就活メールの作成・管理・返信のマナーは?

このページのまとめ

  • 会社説明会や面接の参加表明、日程調整など、就職活動ではメールのやりとりをする機会が多い
  • メールを作成する際は、結論から述べ、簡潔にまとめるように心がけよう
  • 企業からのメールには、なるべく当日中に返信しよう
  • 就職活動中は、受信したメールは消さずに残しておこう
  • 例文を参考にし、シチュエーションに合わせた内容のメールを作成しよう

就職活動において、メールは企業との重要な連絡手段の1つです。
メールのマナーをしっかり身につけておけば印象アップに繋がる可能性があるので、ぜひ覚えておきましょう。

就活でメールを送るシーン

就職活動では、主に以下のようなシチュエーションでメールを送ることがあります。

会社説明会の連絡のお礼

会社説明会の案内メールが来た際に、参加する旨と希望の日程を明記して返信します。

選考通過の連絡のお礼

一般的に書類選考を通過すると、企業から面接の日時と会場を表記した案内メールが送信されます。
参加表明として、指定された日時と会場を引用して返信しましょう。

面接日程の調整時

面接予定日と学校の都合が重なったなど、やむを得ない用事で面接に参加できなくなってしまった場合は、日時の変更を依頼するメールを送信します。

内定のお礼or内定辞退

企業から内定のメールが来たら、受諾する場合はお礼のメール、辞退する場合はお詫びのメールを返信しましょう。

このように、就職活動では企業とメールのやり取りをする機会が多くあります。
そのため、就職活動をする上でシーンに合わせたメールマナーを身につけることは、必須といっても良いでしょう。

企業とメールをする上で、少しでも誤字脱字などの間違いがあると印象ダウンに繋がってしまいます。
辞書登録や署名のテンプレートなどを活用し、ミスなく効率的にメールを作成しましょう。
書き終わった後の見直しも忘れずに。

メールアドレスは、携帯ではなく、PCのアドレスであることが基本です。
学校から付与されている個人アドレスがあればそれを使用し、なければGmailなどのアカウントを作成して対応しましょう。

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就活中のメール作成・管理のポイント

就職活動用のメールを作成、管理するポイントは、下記の通りです。

作成

結論から書く

最初に結論から述べると、話の内容が伝わりやすくなります。
これはメールだけでなく、応募書類の作成や面接の受け答えといったシーンにも用いる方法なので、覚えておきましょう。

返信はなるべく当日中にする

企業からのメールには、なるべく当日中に返信するのが理想的です。
先方の状況を考え、早めの返信を心がけましょう。

簡潔で伝わりやすい内容を心かげる

不要なやり取りを繰り返さないよう、要点を簡潔にまとめ、分かりやすい内容のメールを作成しましょう。

管理

メールを消去しない

選考状況の進捗管理やその他伝達事項など、就職活動中のメールには大切な情報が記録されています。
たびたび確認できるよう、今まで受信したメールは消去せずに残しておきましょう。

返信時は件名を変更しない

件名を「Re: ○○」のままだと相手に失礼と感じるかもしれませんが、変更してしまうと返信だとわからず、かえって混乱を招く可能性があります。
企業にメールを返信するときは、件名は変更しないでおくのが基本です。

宛名は敬称を登録しておく

宛名は先方が確認した時に表示されます。
登録する際は、失礼がないよう必ず敬称を付け、誤字脱字にも注意しましょう。

上記に示したマナーは就職活動中はもちろん、社会人になった後も求められるので、覚えておくと便利です。

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ケース別の例文

就職活動でやり取りするメールの例文を、下記でケース別に挙げています。

会社説明会の連絡のお礼

件名:会社説明会のご案内ありがとうございます(畑楽大学○○部 キャリア太郎)

株式会社○○ ☓☓部
△△様

畑楽大学○○部のキャリア太郎と申します。
この度は会社説明会のご連絡をいだだき、ありがとうございました。
○月○日○時に○○会場へお伺いいたします。
ご担当者様からお話をお聞きできることを楽しみにしています。

当日はよろしくお願い致します。
 

選考通過の連絡のお礼

件名:書類選考通過の御礼(畑楽大学○○部 キャリア太郎)

株式会社○○ ☓☓部
△△様

お世話になっております。
畑楽大学○○部のキャリア太郎です。

この度は、書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

ご指示いただきました

日時:○月○日 15:00~
場所:☓☓☓☓ビル 7F

にお伺いいたします。
当日はよろしくお願い致します。
 

面接日程の調整時

件名:面接日程変更のお願い(畑楽大学○○部 キャリア太郎)

株式会社○○ ☓☓部
△△様

お世話になっております。
畑楽大学○○部のキャリア太郎です。

○月○日に面接のお約束をさせていただいておりましたが、大学のゼミ発表と重なってしまったため、日程の変更をお願いしたいと考えております。

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、下記日程から調整していただければ幸いです。

○月☓日 終日
○月△日 13:00~18:00
○月□日 終日

お手数おかけしますが、何卒よろしくお願い致します。

内定のお礼

件名:採用の御礼(畑楽大学○○部 キャリア太郎)

株式会社○○ ☓☓部
△△様

お世話になっております。
本日、採用のお知らせをいただきました、畑楽大学○○部のキャリア太郎です。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
光栄であると同時に、身の引き締まる思いです。

1日でも早く貴社の戦力として活躍できるよう、努力していく所存です。
未熟な点もありますが、今後ともご指導ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます。

内定の辞退

件名:内定辞退のご連絡(畑楽大学○○部 キャリア太郎)

株式会社○○ ☓☓部
△△様

お世話になっております。
本日貴社より内定のお知らせをいただきました、畑楽大学○○部のキャリア太郎です。
お電話しましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼致します。

このような嬉しいご連絡をいただきながら誠に恐縮なのですが、貴社への内定を辞退させていただきたく存じます。

内定をいただいてから自分が貴社にできることや適性などについて真剣に考えた結果、このような結論に至りました。

お世話になった○○様をはじめ、選考に関わってくださった方々に多大なご迷惑をおかけすることとなってしまい、誠に申し訳ございません。

末筆ながら、貴社益々のご発展をお祈り申し上げます。


企業とのメールは、印象を左右する大切なやり取りです。
正しいマナーを身につけておけば、社会人としてのアピールに繋がるでしょう。

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