就活内定メールにはどう返信する?シーン別例文3選

このページのまとめ

  • 内定メールが届いたら24時間以内に返信
  • 内定を承諾するのか辞退するのかを明確に伝える
  • 内定を保留したい場合は、保留する理由が大切
  • 保留する場合でも、遅くとも2週間以内に承諾か辞退かを連絡する

就活において企業から内定のメールが来た場合、どのように返信すれば良いのでしょうか。内定を承諾する場合と辞退する場合それぞれのマナーについて、例文を交えながらご紹介します。第1志望の企業の選考結果がまだ出ていない、もう少し考えてから決断したい、ということもあるかもしれません。その場合の企業側への伝え方についても、あわせて解説していきます。

 

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内定メールに返信する際の作法とは

内定メールは、ビジネスマナーに沿って対応することで、承諾する場合でも、辞退する場合でも円滑に話を進めることができます。逆に、内定が出たからといって安心して返信しなかったり、マナー違反の対応をしたりすると印象が悪くなってしまうので注意しましょう。

24時間以内に返信

企業からメールで内定の連絡が届いた場合は、できるだけ早く返信するようにしてください。返信が遅くなってしまうと、採用担当者は「内定の連絡メールが届いていないのかもしれない」「内定の承諾が得られないのだろうか」と心配してしまう可能性があります。
すぐに返信ができない場合でも、内定の連絡メールを確認してから遅くとも24時間以内に返信するようにしましょう。

「Re:」はつけたまま

企業から来たメールに返信する際、件名には「Re:」をつけたまま返信してください。
やりとりが長くなって、「Re:」の数が多くなると件名が長くなってしまうことがあるかもしれません。その場合には、件名の横に「Re:」の数を括弧書きにしておくと、何回やり取りしたのかがひと目で分かります。
また、件名は読めばメールの結論が分かるものにしましょう。

承諾か辞退かを明確に

本文では、まず内定を出してもらったことに対するお礼を述べ、内定を承諾するのか、辞退するのかを明確に記載するのが大切です。承諾する場合は、入社に向けた前向きな気持ちを書き添えても良いかもしれません。辞退する場合は、理由をぼかしても大丈夫です。詳しくは後述の例文の項目でご紹介していきます。

 

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内定承諾・辞退のメール例文

内定を承諾する場合と、辞退する場合、それぞれのメールの例文をご紹介します。

内定承諾メール例文

件名:Re:内定承諾のご連絡(〇〇大学〇〇学部 鈴木太郎)

本文:
××株式会社
○○部△△課
山田 二朗 様

大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の鈴木太郎と申します。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
内定をお受けいたしますことをご連絡申し上げます。

貴社に内定をいただくことができ、大変うれしく思っております。
一日も早く貴社で活躍できるよう、努力する所存です。
何卒、宜しくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学〇〇学科〇〇学部
鈴木太郎(Suzuki Taro)
電話:00-111-2222
携帯:090-123-4567
Mail:T_Suzuki@××××.ac.jp
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内定辞退メール例文

件名:Re:内定辞退のご連絡(〇〇大学〇〇学部 鈴木太郎)

本文:
××株式会社
○○部△△課
山田 二朗 様

大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の鈴木太郎と申します。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

このようなうれしいお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いて選考をしていたただき、採用に関わってくださった皆さまには大変お世話になりましたことを、心より感謝いたします。

本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたことを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学〇〇学科〇〇学部
鈴木太郎(Suzuki Taro)
電話:00-111-2222
携帯:090-123-4567
Mail:T_Suzuki@××××.ac.jp
ーーーーーーーーーーーーーーー

ポイントは、相手の好意を無にしてしまったことに対するお詫びを述べること。最後に、メールでの謝罪になったことについて断りを入れることも大切です。

 

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内定を保留したい時はどうする?

内定をもらったけれども、他の企業の選考結果がまだ出ていない、内定を承諾する前にもう少し考えたいということがあるかもしれません。内定を保留したい旨を企業側に伝える際のポイントについてご紹介します。

内定保留のポイント

ポイントとなるのは、内定保留をする理由です。どういった意図で保留をしたいのかを企業の担当者に伝え、きちんと納得してもらう必要があります。意図が伝わらない内定保留をしてしまうと、企業側に悪い印象を与えてしまうかもしれません。
内定保留する場合は、相手に嘘を言ってごまかすのではなく、正直に理由を伝えることが重要です。ビジネスシーンにおいては信用が大切なので、誠意のある対応を忘れないようにしましょう。

他の企業からも内定が出ていて悩んでいる場合

他の会社からも内定が出ていて悩んでいるので、もう少し待って欲しいという旨を正直に伝えてください。長い期間悩むのは両方の企業に迷惑をかけることになるので、期限を伝えた上で内定保留にして欲しいと伝えることが大切です。
どんなポイントで迷っているのかも伝えると良いでしょう。たとえば海外で働くチャンスがあるかどうかという観点で迷っているならば、その旨を伝えます。そうすることで企業側は懸念や疑問を解消しようと適切な情報をくれるかもしれません。

第1志望の結果がまだ出ていない場合

他の企業の面接選考が進んでいて、その結果を踏まえた上で判断したいと伝えましょう。注意すべき点は、他の企業が第1志望と言わないことです。第1志望が他にあるから内定保留をしたいと伝えるのではなく、他の企業の面接選考があると伝えるようにしてください。

本当にその企業に入社して良いかどうか迷っている場合

入社するかどうかの決断は人生に大きく関わるので、両親などに伝えて判断したいと申し出ましょう。この場合にも、きちんと期日を設けてください。内定をもらってから遅くとも1週間から2週間以内に返事をするのが目安です。

内定保留メール例文

件名:Re:内定保留のご連絡(〇〇大学〇〇学部 鈴木太郎)

本文:
××株式会社
○○部△△課
山田 二朗 様

大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の鈴木太郎と申します。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

内定承諾のお返事に関して、大変申し訳ありませんが、○月○日までお待ちいただくことは可能でしょうか。

現在、貴社の他にも選考中の企業があり、その最終選考が○月○日にございます。貴社への入社を検討しておりますが、就職活動は私の人生を大きく左右する決断となります。
それ故、しっかりと検討した上で判断させていただきたく存じます。

ご多忙のなか、大変ご迷惑をおかけいたしまして大変申し訳ありませんが、何卒ご理解くださいますと幸いです。

よろしくお願い申し上げます。

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〇〇大学〇〇学科〇〇学部
鈴木太郎(Suzuki Taro)
電話:00-111-2222
携帯:090-123-4567
Mail:T_Suzuki@××××.ac.jp
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