内定承諾を電話で伝えるには？新卒向けの受け答え例文やマナーを解説！

「内定承諾は電話でどのように伝える？」「電話が苦手だからメールで返事をしたらダメ？」と疑問を感じる就活生もいるでしょう。内定承諾は重要な連絡のため、企業からの指示がない限りは電話で行うのがマナーです。時間帯や声のトーンに注意し、好印象を与えられるようにしましょう。

この記事では、内定承諾の電話のかけ方や基本マナーを解説します。ケース別の受け答え例文も紹介するので、企業とのやり取りにお役立てください。

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内定承諾は電話で伝えるべき？連絡手段の選び方

企業から内定の通知を受けた際、「電話とメール、どちらで返事をするのが正しいのだろう」と迷う方は少なくありません。入社後のコミュニケーションをスムーズにするためにも、相手に失礼のない適切な手段で意思を伝えたいものです。

結論からお伝えすると、内定承諾の連絡は「電話」で行うのが基本となります。

ここでは、内定承諾の返事を電話で伝えるべき理由と、例外的に電話連絡がマナー違反になってしまうケースについて解説。内定承諾の連絡手段にお悩みの方は、ぜひチェックしてみてください。

内定承諾の返事は電話で行うのが基本

内定を承諾する旨は、原則として電話で伝えるのがマナーとされています。企業に対する感謝の気持ちや入社への熱意を、自分の言葉と声のトーンで直接届けられるからです。

文字だけのメールでは、どうしても事務的な印象を与えやすくなりますが、電話口で明るく前向きな受け答えをすれば、「ぜひ御社で働きたい」という誠意がダイレクトに伝わります。採用担当者も、直接声を聞くことで「この人を採用して良かった」という安心感につながるでしょう。

また、入社に関する実務的なやり取りをスムーズに進められることもメリットです。内定を承諾したあとは、入社手続きや書類の提出、入社前研修のスケジュールなど、確認すべき事項が多数発生します。電話であれば、双方がその場で内容をすり合わせることができ、疑問点があればすぐに質問して解消できるため、認識のズレを防げるでしょう。

お互いに気持ち良く新しいスタートを切るためにも、まずは電話でしっかりと承諾の意思を伝えるのがおすすめです。

メール指定の場合は指示に従うのがマナー

基本は電話での連絡がおすすめですが、企業側から「内定に関するご連絡・返信はメールでお願いします」と明確に指定されている場合は、その指示に従いましょう。

採用担当者は「応募者とのやり取りの履歴を文面で残したい」という意図で、メール連絡を指定している可能性があるからです。また、多忙な業務の合間に電話対応で時間を奪われることを避ける目的も考えられるでしょう。

「熱意を伝えたい」と良かれと思って電話をかけてしまうと、かえって「相手の意図を汲み取れない」「指定されたルールを守れない」とマイナスな印象を与えてしまう恐れがあります。連絡手段が指定されているときは、自分の希望よりも企業のルールを優先し、速やかにメールで返信するようにしましょう。

内定承諾メールの作成例

企業からメールでの返信を指定されている場合は、以下の文面を参考に内定承諾メールを作成してみましょう。

内定をもらってからの対応やマナーについては、「内定をもらったらすることは？電話・メールでの例文や迷ったときの対処法」や「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事で詳しく解説しているので、こちらもあわせて参考にしてみてください。

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【ケース別】電話での内定承諾の受け答え例文

内定承諾の電話をかける際は、状況に合わせた柔軟な対応が求められます。担当者が不在だったり、折り返しの連絡になったりと、想定外の事態に焦ってしまうこともあるでしょう。

ここでは状況別の具体的な受け答え例文をご紹介します。いざというときに慌てず対応できるよう、自身の状況に合うものを参考に、あらかじめ声に出してシミュレーションしておきましょう。

基本の受け答え

まずは内定をいただいたことへのお礼を述べ、次に内定を承諾する意思をはっきりと伝えましょう。その際、「一日も早く貢献したい」といった今後の抱負や前向きな気持ちを添えると、入社への意欲が伝わり好印象につながります。

また、ただ承諾して電話を切るのではなく、入社に向けた今後のスケジュールや準備しておくべき書類などについても、このタイミングで忘れずに確認しておくことが大切です。

担当者が不在だった場合

担当者が不在だった場合の対応は、電話に出た相手によって異なります。以下をチェックして、担当者ではない社員につながった場合と、留守番電話につながったとき両方のパターンを覚えておきましょう。

担当者ではない社員につながったとき

採用担当者ではない社員が電話に出た場合であっても、何の用で連絡したのかを簡潔に伝えてください。担当者の戻り時間を確認し、電話がつながる時間に再度連絡することを伝えて電話を切りましょう。

留守番電話につながったとき

留守番電話につながった場合は、用件に加えこちらから改めてかけ直す旨を合わせて伝えてください。長過ぎるメッセージは相手の負担となるため、留守番電話の時点では内定を承諾するという話までは伝えなくても問題ありません。簡潔に、内定通知を受けた件についての話があるという点のみを伝えましょう。

企業から折り返しの電話をもらった場合

折り返しの電話をもらった際は、まず「お忙しいなかありがとうございます」と感謝を伝えましょう。次に、内定を出してくれたことに対する感謝と承諾の意思、入社に向けた抱負を伝えます。以降は労働条件や今後のスケジュールなどについて説明される可能性があるので、基本の受け答えの流れに従ってください。

また、企業から折り返しの連絡が来たときに備えて、電話に出られない場合は留守電の設定をしておくのがおすすめです。詳しくは「就活生は留守電設定がマナー！折り返し電話の入れ方を例文付きで解説」の記事をご覧ください。

企業からの不在着信にかけ直す場合

大学の講義やアルバイトなどで企業からの着信に出られずかけ直した場合は、まず電話に出られなかったことへのお詫びを伝えましょう。謝罪の言葉を挟むことで、丁寧な印象を与えられます。内定を通知されてその場で承諾する場合は、先述した基本の受け答えと同じ流れで続ければ問題ありません。

保留していた企業の内定を承諾する場合

内定を保留したのちに承諾する場合は、保留期間をいただいたことへの感謝をまず伝えましょう。単に承諾するだけでなく、「しっかりと考えた結果、御社に決めた」というニュアンスを出すことで、迷っていたというマイナスイメージを払拭し、熱意をアピールできます。

就活における電話の基本マナーについては、「就活の電話のかけ方や出方が不安！基本マナーとそのまま使える会話例を紹介」の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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内定承諾を電話で伝える前にすべき準備

内定承諾の電話をかける前に、まずは落ち着いて話せる環境と必要なものをそろえることが大切です。準備が不十分なまま電話をかけてしまうと、企業からの重要な指示を聞き漏らしたり、スケジュール調整で手間取ったりする恐れがあるでしょう。

ここでは、スムーズに、そして自信をもって会話を進めるための3つの事前準備をご紹介します。

1.スケジュール帳と筆記用具を用意する

内定承諾の電話をかける前には、自身の予定が把握できるスケジュール帳と筆記用具を手元に準備しましょう。

前述したとおり、内定承諾の電話では、入社に向けた今後のスケジュールや提出が必要な書類、次回の来社日時など、重要な情報を伝えられるケースがあります。緊張している場面では聞き間違いや度忘れが起きやすいため、指示や今後の予定はすぐに書き留めましょう。

なお、スマートフォンで予定を管理している場合は、通話中でもカレンダー画面をすぐに開けるよう準備しておいてください。

2.企業に聞くべき内容を整理する

内定承諾の意思を伝える際は、入社に向けた準備事項や不明点について、その場でしっかりと確認しておくことも大切です。電話を切ったあとに「あれを聞き忘れてしまった」と慌てないよう、あらかじめ確認すべき項目をリストアップしておきましょう。

これらの項目について、具体的にどのような内容を確認すれば良いかは、以下で詳しく解説します。

労働条件の最終確認

内定承諾の際は、給与や休日、勤務地といった基本条件に相違がないかを確認しておきましょう。一般的に、詳細な労働条件は「内定通知書」や「労働条件通知書」といった書面で提示されます。もし電話をする時点でこれらの書類が手元に届いていない場合は、「労働条件に関する書類はいつごろ発送されますでしょうか」と質問し、確実にもらえるタイミングを把握しておくことが大切です。

すでに書類を受け取っていて記載内容に不明点があるケースでも、この電話の機会を利用して以下を確認しておくと、不安なく入社準備を進められます。

参考：厚生労働省「採用時に労働条件を明示しなければならないと聞きました。具体的には何を明示すれば良いのでしょうか。」

内定通知書について詳しくは、「内定通知書が来ないのはなぜ？届くタイミングや連絡するときの例文を解説」の記事で解説しています。

参照元
厚生労働省
労働基準法に関するQ＆A

入社日までに用意しておくもの

入社に向けて手配が必要な書類や備品がないかも、忘れずに確認しておきましょう。

新卒・中途に関わらず、企業からは以下のような書類の提出を求められるケースが一般的です。

役所や学校の窓口で発行手続きが必要な書類は、手元に届くまで数日かかることもあります。電話口で「入社までに準備しておくべき書類などはございますか？」とひと言確認し、早めに手配を始めるのがスムーズです。

また、書類や備品以外にも、入社までに取得が推奨されている資格や、あらかじめ勉強しておいた方が良い業務知識がないか聞いておくのもおすすめです。事前に自ら学習を進める姿勢を見せることで、仕事に対する意欲の高さをアピールできるでしょう。

入社日の流れやスケジュール

内定承諾の電話では、今後のスケジュールを把握しておくことも欠かせません。内定式の有無や日程、入社前研修の予定、今後の書類郵送のタイミングなどを確認しましょう。

電話口で「今後の手続きや流れについて、現時点で決まっている予定があれば教えていただけますでしょうか」と質問してみてください。今後の流れが分かっていれば、残りの学生生活を有意義に過ごすためのスケジュールも立てやすくなります。

また、自分から主体的にスケジュールを確認する姿勢は、社会人としての自覚が芽生えている証拠として、好印象にもつながるでしょう。

内定獲得から入社までの基本的な流れについては、「【新卒】内定とは？内々定・採用との違いや獲得から入社までの流れを解説」の記事でも解説しています。

担当者の連絡先

内定承諾の際は、今後の連絡窓口を確認することも大切です。選考を担当してくれた人事のメンバーと、入社手続きを管轄する労務などの担当者が異なるケースは珍しくありません。誰が今後の窓口になるのかを明確にしておくことで、入社までの期間に不明点やトラブルが生じた際にも、迷わずスムーズに連絡をとれます。

電話口では、「今後、入社手続きなどで相談がある場合の窓口は、どちらの部署のどなた様になりますでしょうか」と尋ねるとスムーズです。教えてもらった担当者の氏名や部署名、直通の電話番号、メールアドレスは、聞き間違いのないよう正確にメモをとるように注意してください。

3.静かで電波の安定した場所を確保する

電話をかける環境選びも、スムーズなコミュニケーションには欠かせない要素です。街中の雑踏やにぎやかなカフェ、風の強い屋外などは避け、落ち着いて会話ができる場所を選びましょう。

周囲が騒がしいと、採用担当者の大切な指示を聞き漏らしてしまう危険性があります。それだけでなく、こちらの声が相手に届きにくくなり、「何度も聞き返される」「配慮に欠ける印象を与える」といった事態を招きかねません。

また、電波状況が不安定な場所からかけるのも禁物です。通話が途中で切れてしまうと、企業側にかけ直しの手間をかけさせるなど、余計な迷惑がかかってしまいます。スマートフォンの電波マークや充電量をしっかりと確認し、静かな空間から電話をかけましょう。

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内定承諾の電話で押さえておきたい6つのマナー

内定承諾の電話は、単に承諾の意思を伝えるだけでなく、社会人としてのマナーが身についているかを見られる瞬間でもあるため、最後まで油断は禁物です。些細な配慮を欠いたことで入社前の印象を下げてしまわないよう、注意して対応しましょう。

ここでは、内定承諾の電話で押さえておきたいマナーを6つご紹介します。電話のやり取りで好印象を残したい方は、ぜひご一読ください。

1.できるだけ内定通知を受けた日に連絡する

内定の連絡を受けたら、できるだけその日のうちに承諾の返事をしましょう。企業にとって、内定を出した就活生が本当に承諾してくれるかどうかは大きな関心事だからです。

当日中に迷わず返事を入れることで、企業側は「自社を強く志望してくれている」と確信でき、入社手続きなどの受け入れ準備を安心して進められます。また、ビジネスにおいてもレスポンスの早さは信頼に直結するため、入社前から「行動力のある誠実な人」というポジティブな評価を得られるのもメリットです。

スタートダッシュで信頼を勝ち取るためにも、決意が固まり次第、その日のうちに電話をすることを心掛けましょう。

内定を承諾するかでお悩みの方は、「今の内定先に決めるか、就活継続するか、どう見極めたらいいですか？」の記事をご参照ください。

2.営業時間内の忙しくないタイミングを狙う

電話をかける時間帯は、企業の「就業時間内」であることが大前提のマナーです。ただし、営業時間内であればいつでも良いというわけではなく、相手の業務が比較的落ち着いているタイミングを見計らう配慮が求められます。

そのため、朝の始業直後やお昼休憩の時間帯、終業間際の連絡は避けましょう。企業の状況に配慮するのであれば、午前10時〜午前11時半、午後2時〜午後4時ごろを狙うのがおすすめです。相手の仕事のサイクルを想像し、業務の負担になりにくい時間を選ぶことも、大切なビジネスマナーの一環といえます。

企業への電話の時間帯については、「就活で企業への電話時間は何時にすべき？連絡マナーを守って印象アップ！」の記事も参考にしてみてください。

3.お礼や承諾の意思は簡潔に伝える

内定承諾の電話では、用件を端的に伝えることも意識してください。採用担当者は多忙な業務の合間に電話対応をしてくれているため、必要のないことを長々と話すのは好ましくありません。

「内定のお礼」「承諾の意思」「今後の抱負」の3点を短くまとめれば、十分に気持ちは伝わります。たとえば、「内定のご連絡ありがとうございます。ぜひお受けいたします。一日も早く御社に貢献できるよう努めてまいります」といったように、一つひとつの要点を短く区切って伝えるイメージです。

熱意のあまり長く話し過ぎてしまうと、かえって相手の時間を奪ってしまう恐れがあります。「〜ですので」「〜だから」と文章をつなげて話すのではなく、一文一文を短く区切って発言することを心掛けましょう。

4.明るくハキハキと話す

電話でのコミュニケーションでは、声のトーンが印象を左右します。対面よりも少し高めのトーンで、口角を上げて話すことを意識してみてください。

モゴモゴとした話し方では、せっかく承諾の意思を伝えても「本当にうちで良いのかな？」と不安を与えてしまう可能性があります。背筋を伸ばし、一つひとつ丁寧に発音することで、自信に満ちた前向きな姿勢が伝わるでしょう。

これから一緒に働く仲間として「明るく元気な新卒だ」と感じてもらうことが、入社前の信頼構築につながります。

5.話が終わったあとすぐに電話を切らない

内定承諾の連絡が終わっても、すぐに電話を切らないように注意しましょう。用件が終わったからといってすぐに電話を切ってしまうと、雑な印象を与えてしまう恐れがあります。

ビジネス通話では、かけた側から切るのが基本マナーではありますが、大切なのはその「間」です。会話の最後に「失礼いたします」と述べたあと、心の中で一呼吸（2〜3秒程度）置いてから静かに切りましょう。最後の一秒まで丁寧な対応を心掛けることが大切です。

6.確認とお礼のメールを送る

電話で内定承諾の意思と感謝を伝えたあとは、改めて「確認とお礼のメール」を送るとより丁寧な印象を与えられます。また、口頭でのやり取りだけでなく文面にも残すことで、言った・言わないのトラブルを防ぐことにもつながるでしょう。

メールは電話を切ったあと、できるだけその日のうちに送信することが大切です。

確認・お礼メールの作成例

電話での内容を踏まえ、以下のような構成で作成してみてください。

メールでのやり取りは、文面として形に残るからこそ、誤字脱字や言葉遣いのミスがないよう慎重に作成する必要があります。状況に応じたお礼メールの書き方や、承諾・保留時の具体的なマナーについて詳しく知りたい方は、「内定のお礼メールの書き方を例文付きで紹介！承諾や保留のマナーも解説」の記事をご一読ください。

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内定承諾の電話のかけ方にお悩みのあなたへ

内定承諾の連絡は電話で行うのが基本ですが、慣れないビジネス通話に「緊張してうまく話せるか不安」「マナー違反にならないか心配」と悩む方も少なくありません。これから始まる社会人生活の最初の一歩を良いものにするためにも、かける時間帯への配慮、用件を絞った簡潔な会話、必要事項の確実なメモという3つのポイントを押さえましょう。

もし、就活での企業とのやり取りに不安がある場合は、就職エージェントを活用するのも一つの手です。

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内定承諾の電話に関するよくある質問

ここでは、内定承諾の電話をかけるにあたって、多くの就活生が抱く疑問や不安をQ&A形式でまとめました。落ち着いて内定承諾の手続きを進めるために、ぜひお役立てください。

内定の電話にその場で承諾してしまった…辞退できる？

他社と迷っていることは正直に伝えて良い？

内定を保留するときの注意点は？

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本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。