内定承諾を電話でするときのマナーは?保留や延期にしたい場合の伝え方も!

このページのまとめ

  • 内定承諾の連絡は電話でするのが一般的
  • 内定承諾の電話は、できるだけ内定通知を受けた日に掛ける
  • 内定承諾の意思は、簡潔に伝えることがポイント
  • 内定承諾を保留にしたい場合は、電話で期限を伝える

「内定承諾の連絡を電話でしようと思っているけど、どうやって伝えたら良いか分からない」と悩んでいませんか?内定承諾の連絡をするときは、内容を簡潔に伝えることがポイント。このコラムでは、内定承諾の連絡を電話でするときの、基本的なマナーや会話例についてご紹介しています。正しい作法を身につけ、内定企業との会話をスムーズに進めましょう。

 

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内定承諾の連絡は電話でするのが基本

企業に内定承諾の意思を伝えるときは、電話を掛けるのが基本。声で直接気持ちを届けることで、相手に誠意が伝わります。内定を頂くということは、企業がそれだけあなたを評価してくれたということです。内定企業が向けてくれた誠意に対して、あなたも同じように誠意をもって対応しましょう。ただし、内定企業にメールでの返事を許可された場合は、メールで連絡をしても構いません。

 

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内定承諾の連絡を電話でするときの7つのマナー

この項目では、内定承諾の連絡を電話でするときの、基本的なマナーについてご紹介します。

1.できるだけ内定通知を受けた日に電話する

内定承諾の電話は、内定通知を受けた日に掛けるのがおすすめです。遅くても、内定通知から1週間以内には連絡しましょう。内定通知から時間が経ってしまうと、企業側に「就職する気がない」とみなされてしまう可能性があります。就職を希望している企業からの内定であれば、その日のうちに承諾の意思を伝えましょう。

2.就業時間内に電話する

内定承諾の電話は、企業の就業時間内に掛けるのがマナー。電話を掛ける時間は、午前10時から午前11時30分ごろ、もしくは午後14時30分から午後17時ごろがおすすめです。一般的な企業では、始業から午前10時ごろまでと、午後17時ごろから終業までが忙しいとされています。また、正午から午後14時ごろは、お昼休憩中の可能性があるため、電話は避けましょう。ただし、内定企業によって就業時間やお昼休憩の時間は異なります。可能であれば、連絡して良い時間を事前に確認しておきましょう。

3.メモを準備しておく

内定承諾の電話を掛ける前に、メモを取る準備をしておきましょう。内定承諾後、採用担当者から、労働条件の詳細や今後の予定について伝えられる場合があります。重要な情報を忘れてしまわないように、紙にしっかりと記録しておきましょう。電話で伝えられた詳細は、別途メールで届くこともありますが、電話中にもメモを取っておくと安心です。

4.静かで電波の良い環境を選ぶ

内定承諾の電話をするときは、静かで電波状況の良い場所を選ぶのがおすすめ。周りが騒がしかったり、電波の状態が悪かったりすると、採用担当者の声が聞き取りづらくなってしまいます。電話で何度も同じことを聞き返すのは失礼とされているため、電話をする場所には十分注意しましょう。

5.お礼や承諾の意思は簡潔に伝える

内定を頂いたお礼や承諾の意思は、簡潔に伝えることがポイント。内定承諾の電話は、ビジネス上の連絡です。仕事の連絡において、必要のないことを長々と話すのは、あまり好ましくないといえます。社会の一員になったつもりで、要点を絞って話すことを意識しましょう。

6.落ち着いて話す

内定承諾の電話を掛けるときは、落ち着いて話すことが重要です。緊張して早口になってしまうと、相手に落ち着きのない印象を与えてしまう可能性があります。電話中は、自分が思っている以上にゆっくり話すことを意識しましょう。

7.話が終わったあとすぐに電話を切らない

内定承諾の連絡が終わっても、すぐに電話を切らないようにしましょう。自分が掛けた電話は自分から切るのがマナーです。ただし、要件が終わったからといってすぐに電話を切ってしまうと、相手に雑な印象を与えてしまう可能性があります。電話での会話が終わったら「失礼いたします」と言い、一呼吸置いてから切るのがおすすめです。

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内定承諾の電話中に確認するべきこと

内定承諾の電話中に企業に確認するべきこととしては、主に以下の4つが挙げられます。

・労働条件について
・入社までに準備するもの
・今後のスケジュール
・入社するまでの連絡先

上記の4項目は、採用担当者の方から教えてくれる場合がほとんどですが、万が一説明がなかった場合は自分から確認しましょう。

 

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内定承諾を電話でする場合の会話例

内定承諾の電話をするときは、以下の会話例を参考にしてください。

採用担当者:はい、株式会社◯◯です。

あなた:お世話になっております。◯日に内定の連絡を頂きました、◯◯大学の◯◯と申します。採用担当の◯◯様はいらっしゃいますか。

採用担当者:はい、私が採用担当の◯◯です。

あなた:この度は内定のご連絡を頂き、ありがとうございます。御社からの内定をありがたくお受けしたいと考え、お電話を差し上げました。入社後は1日も早く御社に貢献できるよう努力いたします。これからどうぞよろしくお願いいたします。

採用担当者:ありがとうございます。◯◯さんに入社していただけること、大変うれしく思います。こちらこそ、よろしくお願いいたします。

あなた:ありがとうございます。入社までに準備しておくべきことなどはございますでしょうか?

採用担当者:ご確認いただきありがとうございます。今後の流れや労働条件などについて説明させていただきます。今後のスケジュールは、~~~~~(略)。ただ今ご説明した内容につきましては、別途メールで詳細をお送りいたします。ご確認のほどよろしくお願いいたします。

あなた:かしこまりました。よろしくお願いいたします。本日はお忙しい中、お時間を頂きありがとうございました。

採用担当者:こちらこそ、ありがとうございます。◯◯さんのご入社を心待ちにしております。

あなた:ありがとうございます。それでは、失礼いたします。

採用担当者:失礼いたします。

 

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内定承諾を延期・保留したい場合は電話で期限を伝える

内定承諾を延期や保留にしたい場合は、「いつまでに返事するか」を電話で伝えましょう。延期や保留の期間は、内定通知が来てから4日までが目安です。長くても1週間までが限度とされているため、注意しましょう。電話での伝え方は、以下の例文を参考にしてください。

「お世話になっております。◯日に内定の連絡を頂きました、◯◯大学の◯◯と申します。この度は内定のご連絡を頂き、ありがとうございます。内定承諾のお返事をしたいところですが、他社からも内定を頂いており、すぐにお返事することが叶いません。大変恐縮ではございますが、◯月◯日まで返事をお待ちいただくことは可能でしょうか。」

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内定承諾の連絡をメールでするときの5つのマナー

この項目では、内定承諾の連絡をメールでするときの、基本的なマナーについてご紹介します。

1.できるだけ早く返信する

内定承諾の意思をメールで伝えるときは、できるだけ早く連絡することが重要です。内定通知に対する返事が遅くなってしまうと、入社意欲が低いとみなされてしまう可能性があります。内定企業への就職が決まっているのであれば、24時間以内に連絡するのが理想です。

2.件名は変更しない

内定承諾の連絡をメールでする場合、件名は変えずに送信しましょう。採用担当者は、毎日さまざまな内容のメールを受け取ります。件名を変えてメールを送信してしまうと、相手は「何に対する返事なのか」をフォルダ内から探さなくてはなりません。連絡をスムーズに行うためにも、件名は変えずにメールを送りましょう。

3.宛名は「社名」「部署名」「氏名」の順に入力

宛名は、「社名」「部署名」「氏名」の順に入力します。宛名は、すべて正式名称で入力しましょう。敬称は、会社や部署宛の場合は「御中」、個人宛の場合は「様」を使用します。

4.お礼と承諾の意思を簡潔に伝える

内定承諾の連絡をメールでするときは、内容を簡潔に伝えることが重要です。要点を絞ることで、大事な情報が相手に伝わりやすくなります。お礼と承諾の意思を伝えたあとに、入社後の意気込みなどを添えると、より良い印象を与えられるでしょう。

5.メールの最後には署名を忘れずに入力

メールの最後には、署名を入力します。署名には「氏名」「学校名」「学部」「学科」「住所」「電話番号」「メールアドレス」などの項目を入れましょう。署名は、すべて正式名称で入力するのがポイントです。

 

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