内定承諾書には添え状をつけるべき?内々定との違い

このページのまとめ

  • 内々定は内定の口約束のようなものだが、内定は労働契約を結んだ状態を指す
  • 内定承諾書は、企業からの内定を承諾し、入社を誓約するための書類
  • 内定承諾書を企業に返送する際は、添え状を同封するのがマナー
  • 添え状には日付、宛名、差出人、タイトル、本文、記書きを記載する
  • やむを得ず内定を辞退したい場合は、電話で早めに連絡しよう

内定先企業への入社を決めたら、その会社に内定承諾書を送ることになります。
ここでは、内定と内々定の違いのほか、内定承諾書の役割や同封する添え状の書き方、封筒選びのポイントなどをご紹介。当コラムを読み、内定承諾書を企業に返送する際のビジネスマナーを押さえましょう。



 

内定と内々定の違い

「内定」とは、会社から採用通知がきた際、学生が「内定承諾書」あるいは「入社誓約書」を返送して労働契約を結んだ状態のことを指します。

内定と似ている言葉に「内々定」がありますが、こちらは「○月に内定を出します」という口約束のようなもので、法的な拘束力はありません。内々定の場合は労働契約を結ぶわけではないので、基本的には企業と学生のどちらも自由に取り消したり辞退したりすることが可能です。
ただし、企業側が正当な理由なく内々定を取り消すことは少ないほか、学生が辞退する際はマナーを守って早めに連絡することが大切だということを覚えておきましょう。

内々定を出す企業側は、「○月に内定を出します」という連絡を学生にした後、改めてその月に採用通知を出すことになります。その際に、学生が「内定承諾書」や「入社誓約書」を返送することで、正式に内定となる(労働契約を結ぶ)仕組みです。
内々定の連絡・承諾に際して書面でやりとりするケースは少なく、メールや電話での確認が一般的といわれています。



 

内定承諾書とは

内定承諾書は、企業からの内定を承諾し、入社を誓約するための書類。応募先企業から採用通知がきた後、入社の意思が固まったら提出します。

内定承諾書は企業から送られてきますが、その際に労働条件が書かれた「労働契約書(雇用契約書)」あるいは「労働条件通知書」などが同封されているのが一般的。その書類で業務内容や労働時間、賃金などをしっかり確認し、十分に考えた上で内定承諾書を返送してください。

内定承諾書を企業に送った場合、会社側は内定者を受け入れるための準備を進めることになります。
提出後に「やっぱり辞退する」となると企業に迷惑をかけてしまうので、内定承諾書を複数の会社に送ることはせず、入社を決めた企業のみに送るようにしましょう。



 

内定承諾書は添え状と一緒に送る

内定承諾書を企業に返送する際は、添え状を同封するのがマナーです。
添え状とは送付した封筒の中身を知らせるための挨拶状のことで、「送付状」や「送り状」、「カバーレター」とも呼ばれます。添え状には下記の項目を記載し、提出書類と一緒に送りましょう。

・日付
・宛名
・差出人
・タイトル
・本文
・記書き

添え状を作成する際は、手書きとパソコンのどちらでもOK。
前者は丁寧さをアピールできるメリットがありますが、ミスをした際は書き直す必要があります。後者には書き損じの心配がない、文書作成スキルのアピールになるといったメリットがあるので、状況に応じてどちらにするか決めてください。



 

添え状の書き方

ここでは添え状に記載する項目について、それぞれ書き方のポイントをご紹介します。

日付

用紙の右上に、提出する年月日を記載します。
年号は和暦と西暦のいずれでも構いませんが、すべての提出書類でどちらか一方に統一してください。

〈記載例〉
2019年○月○日

宛名

用紙の左上に正式名称で会社名を記載し、改行して部署名や担当者名を書きます。
敬称は、部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」を使うということを覚えておきましょう。

〈記載例〉
株式会社○○
人事部 採用ご担当者様

差出人

自分が所属する大学・学部・学科を書き、氏名、電話番号、メールアドレスをそれぞれ改行して記載します。

〈記載例〉
○○大学□□学部△△学科
就活太郎
電話番号:○○○-✕✕✕✕-△△△△
メールアドレス:○○○@✕✕✕.jp

タイトル

件名は用紙の中央に記載します。「内定承諾書送付の件」「内定承諾書送付につきまして」など、送付書類の内容が一目で分かるタイトルにしてください。

〈記載例〉
内定承諾書送付の件

本文

添え状の本文には「頭語」「時候の挨拶」「結語」を入れます。
頭語は冒頭の挨拶、結語は締めの言葉にあたるもの。本文を「拝啓」ではじめたら「敬具」で締めるというように、頭語と結語はセットで用いるのが基本です。
時候の挨拶は、4月なら「春暖の候」、5月なら「新緑の候」など月ごとにありますが、一年中使える「時下」にしても問題ありません。

〈記載例〉
拝啓
時下、ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、内定の通知をいただきまして誠にありがとうございました。つきましては、内定承諾書を送付いたしますのでご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
                                      敬具

記書き

本文の結語から1行空け、中央に「記」を記載します。その下の行に同封書類の名称と枚数を書き、右下に「以上」と記してください。

〈記載例〉
                   記

                内定承諾書 1部

                                      以上
記書きで「以上」と書いたら、それ以降は何も記載しないようにしましょう。

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封筒選びと書類の入れ方

添え状が完成したら、内定承諾書と一緒に封筒に入れます。

内定承諾書を送る際は、A4サイズの書類が入る角形2号の白封筒を用意しましょう。内定承諾書を折ったり茶封筒を使ったりすることはビジネスシーンにふさわしくないので、角形2号の白封筒を持っていない人は文具店などで購入してください。

なお、添え状や内定承諾書は、雨で濡れたり汚れたりすることがないようにクリアファイルに入れて送ります。
書類を入れる順番は、上から添え状、内定承諾書、そのほかの書類となるようにしてください。



 

内定承諾書を提出したけれど辞退したい…

内定承諾書を企業に送ったものの、やむを得ない事情により内定を辞退したいと考える場合があるかもしれません。

法的には、入社日の2週間前であれば労働者側から労働契約を解約できるとされています。内定承諾書を提出した後でも、この条件を満たせば内定を辞退することが可能です。

内定を辞退する際に気をつけたいのは、内々定を辞退するときと同様に、なるべく早く企業に連絡するということ。先述のとおり、会社側は内定者の入社に向けて準備を進めているので、負担を最小限に抑えるためにもすぐに伝えるようにしてください。

なお、連絡手段には電話やメールがありますが、確実に伝わる前者で行うのが望ましいとされています。
企業に電話をする時間帯は、始業から1時間後~昼休み前、あるいは14時~16時頃が目安。担当者につながったら「内定を辞退させていただきたくご連絡しました」と伝え、お詫びの言葉を述べましょう。

内定をもらった後も気を抜かず、ビジネスマナーを守った上で行動をとるようにしてください。


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