採用通知書とは？内定通知書との違いや到着後の対応方法について解説！

「採用通知書が届いたけど、何をすればいいか分からない…」「内定を承諾したいけど、返事の仕方が分からずに困っている」などと悩む就活生も多いでしょう。採用通知書が届いたら、中身を確認し、内定承諾や辞退の返信をすることが大切です。

この記事では、採用通知書が届いたあとに必要な対応や、企業への返信方法について解説しています。最後まで読めば、安心して採用通知書が届いた後の対応ができること間違いなしです。

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採用通知書とは採用の正式決定を伝える書類

採用通知書とは、採用が決まったことを伝える書類です。企業が就活生を採用する意思を固め、「内定を承諾してほしい」と伝える書類になります。

採用通知書は企業側が「採用したい」と伝えている段階であり、就活生の意思確認はまだできていません。入社する意思が確認できていないため、法的な拘束力はない状態になります。

採用通知書に記載されている内容

採用通知書には、次のような内容が記載されていることが一般的です。

「内定承諾書」のように、返送する必要のある書類も同封されているので、必ず確認するようにしましょう。

採用通知書と内定通知書の違い

採用通知書と似た書類に、内定通知書があります。内定通知書とは、「内定の決定」を知らせる書類です。就活生が「企業に入社したい」と意思を伝えたあとに、企業から内定が正式に決まった証として送られます。

採用通知書との違いは、「就活生の入社意思が確認できているか」「法的拘束力があるか」の2点です。

	採用通知書	内定通知書
就活生の意思確認	できていない	できている
法的拘束力	なし	あり

採用通知書が届いた段階では、まだ正式な内定が決まっていません。就活生は企業に入社する意思がある場合、内定を承諾する必要があります。

内定通知書については、「内定通知書が来ない！届くまでの流れを解説」の記事で解説しているので、こちらを参考にしてください。

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採用通知書に同封されている書類の種類

採用通知書には、「内定承諾書」「労働条件通知書」「雇用契約書」の3つが同封されているケースが一般的です。ここでは、それぞれの書類の内容について解説します。

内定承諾書

内定承諾書とは、求職者が内定を受け入れ、入社をする意思を伝えるための書類です。「入社承諾書」や「入社誓約書」も同じ意味を持ちます。

内定を承諾する場合は、内容を確認し、署名と押印をして内定承諾書を返送しましょう。署名時は消せるボールペンは使わず、黒のボールペンや万年筆を使うのがマナーです。

内定承諾書の返送方法については、「内定承諾書には添え状をつけるべき？内々定との違い」の記事を参考にしてください。

労働条件通知書

労働条件通知書とは、給与や勤務時間などの労働条件が記載された書類です。労働条件通知書は書面での通知が義務付けられているため、必ず送付されます。

労働条件通知書が届いたら、事前に伝えられていた労働条件と違いがないか確認しましょう。もし、内容に問題がある場合は、内定承諾書を返送する前に企業に問い合わせてください。

参照元
厚生労働省
労働条件の明示について

雇用契約書

雇用契約書とは、雇用契約が企業と従業員の間で合意されたことを証明する書類です。発行義務はありませんが、トラブルを防止するために発行する企業が多くあります。

雇用契約書も労働条件通知書同様に、労働条件が記載されています。ただし、雇用契約書は返送する必要があるので、署名と押印をして返送してください。

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採用通知書はいつ届く？タイミングを解説

採用通知書が届くタイミングは、最終面接を終えてから1週間から10日間ほどで送られてくるケースが一般的です。多くの企業では、採用通知書を送る前に電話やメールで内定を知らせてくれます。

採用通知書は、封書で届くケースが一般的です。ただし、データをPDF化して送信する企業もあるので、送信方法は確認しておくと良いでしょう。

採用通知書が届かない場合の対処法

採用通知書が届かない場合、企業に問い合わせを行いましょう。送付すると連絡があってから10日以上過ぎても届かない場合、送付漏れやトラブルの可能性があります。

用件を伝える際は、「採用通知書が届いていません」ではなく、「送付はいつごろになりそうでしょうか」と伝えると丁寧な印象を与えられるのでおすすめです。

また、電話で連絡する場合は、営業時間内に連絡しましょう。休憩時間や始業後すぐ、終業間際なども避けるのがマナーになります。メールはいつでも送信できますが、早朝や深夜は避け、営業時間内に送る方が好印象を与えるでしょう。

電話のマナーについては、「内々定が来た時のベストな対応は？電話やメールのマナー」の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてください。

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採用通知書が届いたら何をする？必要な対応を解説

採用通知書が届いたら、中身を確認し、お礼の連絡を送ります。ここでは、採用通知書到着時に必要な対応を4つ解説するので参考にしてください。

内容と同封書類を確認する

まずは採用通知書の内容と、同封されている書類を確認しましょう。同封されている労働条件通知書や雇用契約書にも目を通し、事前に伝えられていた条件と違いがないか確認してください。

内定を受諾するか辞退するか考える

企業からの内定を受け入れるか、辞退するか考えましょう。もし、ほかの企業の選考結果が出ていない場合、受諾期限を延長してもらう方法もあります。

どの選択を選ぶにせよ、企業にはどのような対応を行うのか伝えなければなりません。内定承諾書の提出は1週間以内が目安といわれているので、期限内に伝えられるようにどうするか考えておきましょう。

採用のお礼連絡をする

内定をもらったことに対して、お礼の連絡をしましょう。内定辞退や保留をする場合でも、連絡が必要です。

もし、内定の連絡をすでにもらっており、内定受諾を伝えている場合はあらためて連絡しなくても問題ありません。

書類を返送する

返送が必要な書類が同封されている場合、署名や押印をして返送しましょう。「内定承諾書」「雇用契約書」は基本的に返送します。

書類を返送する場合は、添え状も同封するのがおすすめです。丁寧な印象を与えるだけではなく、採用してもらったお礼も伝えられます。

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採用通知書に対するお礼メールの返信例文

ここでは、採用通知書を受け取った場合のお礼メールの例文を紹介します。お礼メールには、以下の内容を入れるようにしましょう。

お礼メールを送る際の例文は、以下を参考にしてください。

件名は、「採用のお礼」のように、簡潔で分かりやすい件名にしましょう。誰が送ったか分かるように、氏名や大学名も入れておくのがマナーです。

また、宛名は省略せずに、正式名称で書きましょう。採用担当者の名前が分かる場合は「様」を付け、宛先が部署などの場合は「～御中」を付けてください。

宛名の書き方については、「宛や御中の意味は？正しい使い方を知っておこう」の記事で解説しています。

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採用通知書に同封された書類の返送方法

採用通知書に「内定承諾書」「雇用契約書」が同封されていた場合、返送する必要があります。封筒を用意し、封書で送りましょう。

返送する書類は企業によって異なる場合があるので、確認して送り漏れがないようにしてください。

書類に同封するお礼状の例文

採用通知書の同封書類を返送する場合、お礼状も送るようにしましょう。書類の概要を伝える「送付状」の役割も兼ねているので、どの書類を返送しているかもお礼状に記載してください。

採用通知書のお礼状に記載する項目は、次の通りになります。

日付には作成日ではなく、発送日を記載しましょう。西暦か和暦かについては、文書内で統一していればどちらでも使用できます。

お礼状は手書きで書いても、パソコンで作成しても問題ありません。用紙サイズについては、A4で作成しましょう。

お礼状の例文

返送時における封筒の書き方

返送に使う封筒は、白色を選びましょう。サイズはA4用紙を折らずに郵送できる、「角形A4号」または「角形2号」を使ってください。

封筒の表には、企業の住所と宛名を書きましょう。その際、黒の油性ボールペンか万年筆を使用します。摩擦や雨で消えてしまう可能性があるので、消せるボールペンや鉛筆は使用しないでください。

加えて、封筒の左下には「入社書類在中」と書き、四角い枠で囲みましょう。「入社書類在中」の文字のみ、赤いボールペンで記載します。

封筒の裏には、左下に自分の住所と氏名を書きましょう。封筒の選び方や郵送マナーについては、「就活で使う封筒の色やサイズは？封筒の選び方から提出時の注意について解説」の記事も参考にしてください。

返送時における書類の入れ方

書類を送る際は、お礼状を一番上に重ねて封筒に入れましょう。

また、書類が折れたり汚れたりしないように、クリアファイルに入れてから封筒に入れてください。

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採用通知書が届いた後でも内定辞退はできる

採用通知書が届いた場合でも、内定辞退は可能です。まだ内定を承諾していない段階であり、採用通知に法的な拘束力はないからです。

ただし、辞退の連絡が遅くなってしまうと、企業に迷惑をかけてしまいます。辞退者が発生した場合、企業は別の人材を採用しなければなりません。

基本は1週間以内に返答を行うのが目安ですが、決めきれない場合は内定承諾期限の延長を申し出るといいでしょう。

辞退連絡は電話でもメールでもできる

内定辞退をする場合、電話でもメールでも伝えられます。ただし、電話の方が確実に用件が伝わるでしょう。

メールで連絡する場合、送信ミスや確認漏れで伝わらない場合もあります。基本的には電話で連絡し、連絡ミスを防ぐようにしてください。

内定辞退の方法については、「電話する時間に注意！内定辞退の方法とマナーまとめ」の記事で解説しています。伝えにくい内容ではありますが、必ず連絡するようにしましょう。

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採用通知書到着後の対応方法が知りたいあなたへ

採用通知書が届いたあとは、内容を確認し、内定を承諾するか考える必要があります。事前に伝えられた条件面と違いがないかも確認しておきましょう。

採用通知書が届いても、必ず入社するわけではありません。辞退もできるので、ほかの企業と比較を行い、納得のいく選択をしてください。

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