採用通知書とは?内定承諾のお礼文や辞退する際の返信方法を紹介

このページのまとめ

  • 採用通知書とは、内定を正式に知らせる書類のことで、新卒の場合は「内定通知書」、中途採用では「オファーレター」とも呼ばれる
  • 採用通知書とは、企業が求職者に内定したことを正式に伝えるための書類
  • 採用通知書は「内定通知書」「オファーレター」と呼ばれることもある
  • 面接から10日間経っても届かない場合は、企業に問い合わせたほうが良い
  • 採用通知書をもらったら、企業にお礼のメールを早めに送ろう
  • 内定承諾書や雇用契約書などが同封されていた場合は、お礼状を添えて返送しよう

お礼は伝えるべき?採用通知書を受け取ったときのマナーの画像

「採用通知書ってどんな書類?」「返信はするべき?」とお悩みの就活生もいるのではないでしょうか?
採用通知書は内定を正式に伝える書類です。企業にお礼メールを送りましょう。
このコラムでは、採用通知書の概要や返事の仕方、例文を紹介。また、同封される内定承諾書や労働条件通知書などについても解説しています。
そのほか、採用通知書が届かない場合や内定辞退したいときの対処法も載せているので、ぜひ参考にしてください。 

採用通知書とは?

「採用通知書」とは、内定が決まったことを正式に伝えるための書類です。企業から求職者へ送付されます。
「採用通知書」は、新卒の就活においては「内定通知書」、転職活動においては「オファーレター」と呼ばれることが多いです。

採用通知書の内容

採用通知書に記載されている内容は以下のとおりです。
なお、採用通知書は法的に定められている書類ではないため、企業によって多少内容が異なる場合があります。

・新卒採用応募へのお礼
・内定が決まった旨
・今後のスケジュール
・同封した書類の一覧
・書類の返送期限
・返送の宛先
・企業への問い合わせ先

返送するべき書類が同封されていることがあるので、届いたらすぐに開封してください。

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採用通知書と同封される主な書類

採用通知書の内容の画像

採用通知書が送られてくる際、ほかの書類が同封されることがあります。送付される書類は主に以下の3つです。署名・捺印をして返送しなければならない書類もあるので、よく確認しましょう。

内定承諾書

「内定承諾書」とは、求職者が内定を聞き入れ、入社を約束したことを証明する書類です。「入社承諾書」や「入社誓約書」との意味の違いはなく、同じ役割を果たします。
内容を確認したら署名と捺印をして、返送してください。なお、署名する際は消せるボールペンは使用禁止。黒のボールペンや万年筆で書くのがおすすめです。

内定承諾後も辞退は可能

内定承諾書には法的拘束力がないため、書類を提出したあとでも辞退できます。しかし、学生に内定承諾後に辞退されることは、企業にとっては大きな損失です。慎重に考えましょう。
もし内定を承諾したあとに辞退することを決めた場合は、できるだけ早く企業に連絡してください。内定辞退は重要な連絡にあたるため、メールではなく電話を利用します。礼儀正しく対応し、用件を伝えましょう。

労働条件通知書

「労働条件通知書」とは、給与や勤務時間などの労働条件が記載された書類です。労働条件通知書は書面での通知が義務付けられているので、必ず送付されます。
労働条件通知書が届いたら、事前に提示されていた労働条件と相違がないか確認しましょう。もし内容に問題がある場合は、内定承諾書を返送する前に企業に問い合わせてください。

雇用契約書

「雇用契約書」とは、雇用契約の内容が企業・従業員間で合意されたことを証明する書類です。発行義務はありませんが、トラブル防止のために作成する企業が増えています。
労働条件が書かれているので確認しましょう。書類の記載内容は労働条件通知書とほぼ同じですが、雇用契約書に関しては返送が必要です。確認後、黒の油性ボールペンなどで署名をし、捺印をして返送してください。

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採用通知書はいつ届く?

採用通知書は、最終面接を終えて1週間から10日間ほどで送られてくるのが一般的です。多くの場合、企業は採用通知書を送る前に電話やメールで内定を知らせてくれます。
採用通知書の一般的な送付方法は封書です。採用通知書のPDFデータをメールに添付して送ってくる企業もあります。

採用通知書が届かない場合の対処法

送付期間の目安である10日が過ぎても採用通知書が届かない場合は、企業に問い合わせてください。送付漏れや郵便事故の可能性があります。
メールや電話で採用担当者に連絡をとりましょう。電話をする場合は始業・昼休み・終業の時間を避けた、営業時間内に掛けるのがマナーです。メールはいつでも読めるものですが、早朝や深夜などは避けたほうが良いでしょう。
用件を伝える際は、「採用通知書が届いていません」という表現ではなく「送付はいつごろになりそうでしょうか」という書き方をすると、丁寧な印象になります。正しい敬語を使い、連絡しましょう。

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採用通知書が届いたら返事をしよう

採用通知書が届いたらお礼を伝えようの画像

採用通知書が送られてきたら、まずは早めにお礼の返事をメールで送りましょう。書類を返送する場合でも、別途メールでお礼を伝えておくと好印象です。

内定を承諾する場合は、採用のお礼と入社するつもりであることを伝えてください。
内定を承諾しないときはお礼を伝えたのち、お詫びとともに辞退する旨を伝えましょう。
まだ迷っていて決められない場合はお礼を伝え、「返事を待ってほしい」とお願いします。返事を待ってもらうときは「〇日までにお返事させていただきたいと考えています」など、期日を決めましょう。

お礼メールの書き方と例文

ここでは、お礼のメールの書き方と例文を紹介します。
採用通知書に対してお礼のメールを書くときは、以下の項目を入れてください。

・件名
・宛名
・挨拶
・お礼の旨
・入社後の目標
・結びの言葉
・署名

件名は用件が伝わる簡潔なものにしましょう。また、件名には氏名も入力してください。
宛先は省略せず、正式名称を書くのがマナーです。採用担当者の名前が分かる場合は「~様」を付けて、宛先が部署などの場合は「~御中」を付けます。

例文

件名:内定への御礼/田中太郎

〇〇株式会社
人事部 新卒採用課
鈴木 花子 様

お世話になっております。
〇〇大学の田中太郎です。
先日はお忙しい中、面接をしていただきまして誠にありがとうございました。
本日、採用通知書を受け取りました。内定のご連絡ありがとうございます。
入社承諾書と雇用契約書を近日中にご返送させていただく予定です。

貴社のご期待に添える社員になれるよう、日々努力を重ねてまいります。
入社した際にはご指導のほど何卒よろしくお願いいたします。

まずは取り急ぎ御礼を申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 4年
田中 太郎(たなか・たろう)
携帯電話:080-XXXX-XXXX
メールアドレス:taro.tanaka.XXX.ac.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
 

ビジネスマナーを守り、丁寧なメールを作成しましょう。メールは常識的な時間帯に送るように注意してください。

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書類の返送方法と例文

採用通知書とともに返送しなければならない書類が送られてきたときは、封書で送る必要があります。封筒を用意し、お礼状と必要書類を入れて返送しましょう。
内定承諾書や雇用契約書など、返送する書類は企業によって異なることがあるので、しっかり確認して送り忘れがないようにしてください。

書類や封筒に文字を書くときは、黒色インクの油性ボールペンか万年筆を使用します。正式な書類のため、消せるボールペンは使ってはいけません。また、間違えてしまった際は修正テープや修正液は使わず、新しいものに書き直しましょう。

お礼状の書き方と例文

採用通知書のお礼状は、書類の概要を相手に伝える「送付状」の役割も兼ねます。そのため、同封書類の内訳もお礼状に書いてください。
採用通知書のお礼状に必要な項目は以下のとおりです。

・日付
・宛名
・差出人
・件名
・頭語と結語
・挨拶
・お礼の旨
・入社後の目標
・同封書類の内容と部数
・「以上」の表記

日付には作成日ではなく、書類を発送する日を設定します。西暦・和暦は文書内で統一されていればどちらでも構いません。
お礼状はパソコンで作成しても手書きしてもどちらでも良いですが、パソコンで作るのが一般的です。サイズはA4が良いでしょう。
このコラムでは、パソコンで作成する場合の例文を紹介します。

例文

令和〇年〇月〇日

〇〇株式会社
人事部 新卒採用課
鈴木 花子 様

〇〇大学〇〇学部〇〇学科 4年
田中 太郎(たなか・たろう)
〒ooo-oooo          
東京都渋谷区渋谷o丁目o番地o 
メゾンLEV 104号室
携帯電話:080-XXXX-XXXX
メールアドレス:taro.tanaka.XXX.ac.jp

内定の御礼と書類送付のお知らせ


拝啓 貴社におかれましては益々ご盛栄のこととお慶び申し上げます。

この度は内定のご連絡をくださいまして誠にありがとうございました。貴社に入社できることを大変光栄に存じます。
貴社のご期待に添える社員になれるよう、日々努力を重ねていくつもりです。入社した際にはご指導くださいますよう何卒よろしくお願いいたします。

つきましては下記の書類を送付いたします。ご査収のほどよろしくお願いいたします。

敬具


・内定承諾書 1部
・雇用契約書 1部

以上


お礼状は送付状の代わりにもなるため、同封する書類の一番上に重ねて封筒に入れてください。
また、書類はお礼状を含め、透明のクリアファイルに入れてから封入しましょう。

封筒の書き方

封筒の色は白で、サイズはA4用紙を折らずに封入できる角形A4号か角形2号を選びましょう。

封筒の表には宛先の住所と宛名を書きます。また、左下に赤色のボールペンで「入社書類在中」と書いて、四角い枠で囲んでください。
切手は過不足のない料金のものを貼ります。料金が分からない場合は、郵便局で量ってもらうと安心です。

封筒の裏には自分の住所と氏名を書いてください。
書類をクリアファイルにまとめて封入したら封筒の蓋を貼って閉じて、閉じ口に「〆」「封」「緘」などの封字を書きましょう。

 

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