採用通知書とは？内定通知書との違いや届いたあとの対応・返信マナーを解説

「採用通知書とは何？」「届いたけど何をすれば良いか分からない」と悩む就活生も多いでしょう。採用通知書はあなたの入社が正式に決まったことを伝える大切な書類です。勤務開始日や労働条件など働くうえで重要な内容が記載されているので、手元に届いたらまずはしっかり確認しましょう。
この記事では、採用通知書の役割や混同しやすい書類との違いを解説します。また、受け取り後の対応も紹介しているので、ぜひご覧ください。

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採用通知書とは採用の正式決定を伝える書類

採用通知書とは、企業が応募者に対して採用が正式に決定した旨を通知するための書類です。書面やデータとして届くこの書類は、口頭やメールでの内定連絡から一歩進み、企業への入社が認められたことを明確に証明する重要な役割を担っています。

受け取った側にとっては、就活における大きな区切りとなる通知といえるでしょう。

なお、採用通知書の発行は、法律で義務づけられているものではありません。一般的には、最終面接の合格連絡から数日から1週間程度で郵送、またはPDFなどの電子データで送付されます。記載されている入社手続きの案内や期日をしっかり確かめ、期日内に必要な対応を進めることが大切です。

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採用通知書と混同しやすい書類との違い

採用通知書には、「内定通知書」「労働条件通知書」「雇用契約書」など、名前が似ていて混同しやすい書類がいくつかあります。それぞれ目的や送られるタイミングが異なるため、届いた書類がどれなのかを見分けられると、次にすべきことが分かりやすくなります。

ここでは、採用通知書と混同しやすい4つの書類との違いを解説するので、違いを知っておきましょう。

採用通知書と内定通知書の違い

内定通知書とは、企業と就活生の間で正式な採用内定（始期付解約権留保付労働契約）が成立したことを知らせる書類です。「採用通知書」と「内定通知書」は、どちらも選考の合格を知らせる目的で発行されますが、企業の運用や使用される場面（新卒・中途）によって実務上の役割が異なる場合があります。

どちらの書類を受け取った場合でも、企業に入社する意思がある場合は、指定された期日までに「内定承諾書」や「入社誓約書」を返送・提出することで、入社に向けた手続きを確実に進められます。

採用通知書と労働条件通知書の違い

労働条件通知書とは、給与や勤務時間、休日などの労働条件を書面で伝えるための書類です。原則として書面での交付が必要ですが、労働者が希望した場合はメールや電子ファイル（PDFなど）での交付も認められています。

採用通知書との大きな違いは、法律で交付が義務づけられているかどうかにあります。「労働基準法第15条」では、企業が人を雇い入れるときに労働条件を明示することが義務づけられており、その役割を担うのが労働条件通知書です。一方、採用通知書は「採用が決まったこと」を伝える書類のため、発行の義務はありません。

なお、書類の名称が「採用通知書」であっても、法律で定められた契約期間や勤務時間、賃金の決定方法などの必須事項が明記されていれば、実質的に労働条件通知書としての効力をもちます。

書類のタイトルだけで判断せず、必要な労働条件の詳細がしっかりと網羅されているかを確認することが重要です。

参照元
e-Gov法令検索
労働基準法

採用通知書と雇用契約書の違い

採用通知書と雇用契約書の大きな違いは、「企業からの決定通知（一方的）」か「双方の合意文書（双方向）」かという点にあります。

雇用契約書とは、企業と採用予定者の双方が労働契約の内容に合意したことを確認するための書類です。採用通知書が企業から一方的に送られるのに対し、雇用契約書は双方が署名・押印をして1通ずつ保管します。

雇用契約書の発行も法律上の義務ではありませんが、あとから条件の食い違いが起きるのを防ぐために交付する企業は少なくありません。採用通知書に同封されていた場合は、労働条件をしっかり確認したうえで手続きを進めましょう。

採用通知書と採用証明書の違い

採用証明書と採用通知書では、「発行の目的・役割」と「提出先」が異なります。

採用通知書が企業から応募者本人へ内定・採用の事実を知らせるために届くのに対し、採用証明書は行政機関や公的機関などの第三者に対して「自分が採用されたこと」を証明するために発行してもらう書類です。主な用途として、失業手当を受給している方がハローワークへ再就職手当の支給申請を行う際などに必要となります。

また、採用通知書が企業から自動的に届くのに対して、採用証明書は申請者本人が提出先から用紙を取得し、採用先の企業へ記入・証明を依頼しなければ手に入りません。それぞれの役割や取得手順が大きく異なるため、混同しないように注意しましょう。

内定の通知が来たあとの対応については、「内定をもらったらすることは？電話・メールでの例文や迷ったときの対処法」や「【新卒】内定とは？内々定・採用との違いや獲得から入社までの流れを解説」の記事でも解説しているので、こちらを参考にしてください。

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採用通知書の法的効力は？取り消し・辞退の可否

採用通知書を受け取ると、「これで就職が確定したのか」「あとから取り消されることはないのか」と気になる就活生も多いでしょう。採用通知書は名称にかかわらず、中身が採用内定の通知にあたる場合は、労働契約が成立したものとして扱われます。

ここでは、企業側からの取り消しと、就活生側からの辞退について解説するので確認しておきましょう。

企業から一方的に取り消されることは原則ない

採用通知書の発行後に、企業が一方的に内定を取り消すことは客観的・合理的な理由がない限り認められません。労働契約が成立しているため、採用取消しは解雇と同等として扱われるからです。合理的な理由がない取消しは「権利の濫用」とみなされ、法的に無効となります。

企業が採用を取り消せるのは、以下のような特別な事由がある場合のみです。

通常通りの学生生活を送り、虚偽の報告をしていない限り、企業から一方的に取り消される心配はほとんどありません。

内定取り消しが不安なときの対応は、「内定取り消しは違法？判断基準や就活で不当な扱いを受けた際の対処法を解説」の記事で詳しく解説しています。

採用通知書が届いたあとでも内定辞退はできる

採用通知書が届いたあとでも、就活生側から内定を辞退できます。「民法第627条」において、当事者はいつでも解約の申し入れができると定められているため、企業が強制的に働かせることはできません。

ただし入社を無理に迫られることはないものの、ほかの企業への入社を決めた場合は速やかに辞退の意思を伝えましょう。辞退者が発生すると企業は追加採用などの対応が必要になるため、直前の連絡になると多大な迷惑をかけてしまいます。

内定への返答は企業から指定された期限内または、通知を受けてから1週間以内を目安に行うのが基本です。「他社の選考結果をみてから判断したい」など、どうしても回答を決めきれない場合は、放置せずに早めに内定承諾期限の延長を相談しましょう。

参照元
e-Gov法令検索
民法

辞退連絡は電話でもメールでもできる

内定辞退の連絡は、電話とメールのどちらの手段を使っても法的に有効です。意思表示が企業側に伝わることが最も重要であるため、通知の手段自体に厳格な法的決まりはありません。

ただし、ビジネスマナーとしては、まずは確実かつ迅速に意向を伝えられる電話で連絡するのが一般的です。実際に、キャリアチケットが25卒を対象に実施した調査「2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）」をみると、内定辞退の連絡手段は電話が59.1％と、直接伝えている人が多いことが分かります。

一方で、メールでの連絡も57.7％と電話に迫る割合となっており、メールを活用している人も多いことがうかがえます。このように両方を活用する背景には、電話で誠意を伝えたうえでメールで記録を残し、「言った・言わない」のトラブルを未然に防ぐ目的があります。

こうしたトラブルを防ぎ、効率的に手続きを進めるための連絡手順は以下のとおりです。

メールでも記録を残しておくと、より安心して手続きを進められるでしょう。

内定辞退の方法については、「内定辞退電話の状況別カンペ・例文6選！マナーや怖い気持ちの解消法も解説」の記事で解説しています。伝えにくい内容ではありますが、必ず連絡するようにしましょう。

参照元
キャリアチケット
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）

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採用通知書に記載されている主な項目

採用通知書には、求職者が安心して入社準備を進めるための項目が明記されています。一般的な記載項目は、次のとおりです。

「内定承諾書」のように、返送する必要のある書類も同封されているので、必ず確認するようにしましょう。

ここからは、採用通知書に記載されている主な項目や、それぞれの項目で何を確認すれば良いのかを解説します。

日付・氏名

通知書の発行日と宛名となる求職者の氏名は、書類の正確性を担保するために不可欠な項目です。発行日付によって企業側がいつ正式な意思表示を行ったかが明確になり、宛名によって誰に向けた書類なのかを特定します。

通常、用紙の最上部に配置されるケースが多いといえます。発行日は右寄せで年・月・日を正確に記載し、求職者の氏名は左寄せで「殿」や「様」などの敬称を添えて表示されるのが一般的です。

氏名や日付に誤りがないか、届いたら最初に確認してください。

会社名・代表者氏名

発行元である企業名称や代表者名は、採用通知書などの書類において、その公的な信憑性を示すために必ず記載されます。企業が責任をもって採用を決定した証となるため、非常に重要な項目です。

基本的には用紙の右上、発行日付の下あたりに右寄せで配置します。正式な会社名とともに代表取締役の役職・氏名が並び、その右側に企業の角印（社印）または代表者印（丸印）を、文字に少し重なるように捺印するのが通例です。

書類を作成・確認する際は、社名が（株）などの略称ではなく正式名称で記載されているか、また代表者名や押印に漏れがないかをしっかりとチェックしておきましょう。

応募へのお礼の言葉

本文の冒頭には、自社の選考に応募してくれたことに対する企業からの感謝のメッセージが添えられます。求職者への敬意を表し、丁寧な印象を与えるための礼儀的な文章です。

「拝啓」などの頭語から始まり、時候の挨拶に続けて選考参加への謝意を述べる形式が定着しています。

ビジネスマナーに則った挨拶から本文へ入るのが標準的な構成です。

採用決定に関する言葉

選考の結果として採用が確定した事実を明確に伝える、通知書の核となる部分です。曖昧な表現を避け、結論をはっきりと示すことで誤解を防ぐ役割を果たします。

厳正な選考を行った旨と採用決定の旨が記載されているか確認しましょう。

記載例のような文を確認できれば、企業からの正式な採用意思が証明されたことになります。

同封書類に関する内容

採用通知書と一緒に送付される別添書類のリストが明記されます。同封物の種類を事前に示すことで、受け取った側が書類の不足や入れ違いにすぐ気づけるようにするためです。

本文の最後に「記」と書き、その下に箇条書きで同封書類の名称を一覧化する「記書き」のフォーマットがよく使われます。

手元にある封筒の中身とリストを照らし合わせ、書類に不足がないか必ずチェックしましょう。

書類の返信期限

内定を承諾する場合、同封された誓約書などの返送期限が提示されます。企業側が入社手続きや受入れ準備を期日通りに進めるために、期限の設定は欠かせません。

返送期限は「△月△日必着」などの形で、分かりやすく指定されます。

期日を過ぎると採用が取り消されるリスクもあるため、日付を必ず手帳やカレンダーにメモしておいてください。

入社日時

採用案内には、初出社の年月日や集合時間が記載されています。スケジュールを早期に把握し、入社に向けた準備を滞りなく進めてもらうのが狙いです。

入社式や研修の開始時間、集合場所などが細かく指定されることも少なくありません。

当日遅刻しないよう、事前にアクセス方法や所要時間を再確認しておきましょう。なお、入社案内とは別に「内定式」に関する連絡が事前に届いている場合もあるので、あわせて確認してみてください。

内定式のスケジュールや必要な準備は、「内定式とは？いつ開催される？当日のスケジュールや事前に必要な準備を解説」の記事をご参照ください。

採用担当者の連絡先

疑問点や確認事項が生じた際に連絡できるよう、採用側によって問い合わせ窓口の情報が用意されています。これは、提出書類の不備があった場合や、入社前の質問に対応するための案内です。

具体的には、部署名や担当者氏名、電話番号、メールアドレスなどが書類の末尾に以下のように記載されます。

不明な点が見つかったときは、記載された連絡先へ早めに相談することをおすすめします。

企業へ連絡するときのマナーは、「就活で企業への電話時間は何時にすべき？連絡マナーを守って印象アップ！」の記事で解説しているので確認してみてください。

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採用通知書に同封されている書類の種類

採用通知書には、「内定承諾書」「労働条件通知書」「雇用契約書」「返信用封筒」の4つが同封されているケースが一般的です。ここでは、それぞれの書類の内容について解説します。

内定承諾書

内定承諾書とは、求職者が内定を受け入れ、入社をする意思を伝えるための書類です。「入社承諾書」や「入社誓約書」も同じ意味をもちます。

内定を承諾する場合は記載内容をしっかり確認したうえで、署名と押印をして内定承諾書を返送しましょう。記入時はこすって消せるボールペンは使わず、黒の油性ボールペンや万年筆を使うのがマナーです。

内定承諾書の返送方法については、「内々定承諾書の書き方は？添え状・封筒のマナーや提出後の辞退の可否も解説」の記事を参考にしてください。

労働条件通知書

労働条件通知書とは、企業が労働者に対して給与や勤務時間、休日などの労働条件を明示するための書類です。先述したように、労働基準法により企業側にはこの条件を書面などで通知する義務が定められています。

入社後のトラブルを防ぐために、事前に提示された求人票や面接時の説明と相違がないかを確認することが重要です。特に基本給や残業代の計算方法、年間休日数などは念入りにチェックしておきましょう。

万が一、聞いていた条件と異なる記載を見つけた場合は、労働条件に同意・受諾する前や、雇用契約書へ署名・捺印をする前に、採用担当者へ確認することをおすすめします。

雇用契約書

採用通知書に雇用契約書が同封されていた場合は、返送手続きが必要です。

労働条件通知書とは異なり、雇用契約書は双方の合意を示す書類となるため、内容をしっかり確認したうえで署名・押印をして企業へ返送します。なお、労働条件に不明点や疑問がある場合は、署名する前に必ず採用担当者へ確認しておきましょう。

返信用封筒

返信用封筒とは、内定承諾書などの書類を返送するために、あらかじめ企業が用意している封筒です。宛名や切手があらかじめ印字されていることも多く、同封されている場合はその封筒を使って返送しましょう。

返信用封筒が入っていないときは、自分で封筒を用意して返送します。その場合の封筒の選び方や書き方は、後述の返送方法で解説します。

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採用通知書が届くタイミング

採用通知書が届くタイミングは、最終面接を終えてから1週間から10日間ほどで送られてくるのが一般的です。多くの企業では、採用通知書を送る前に電話やメールで内定を知らせてくれます。

採用通知書は、封書で届くのが主流です。ただし、書類をPDF化してメールで送信する企業もあるため、届く方法は事前に確認しておくと良いでしょう。

メールで届いた採用通知書であっても、記載されている内容が同じであれば、書面で受け取った場合と扱いが変わることはありません。ただし見落としを防ぐため、受信したらすぐに内容を確認し、受け取った旨を返信しておくと安心です。

なお、採用通知書（内定通知書）が届くタイミングや予定より遅いときの対応については、「内定通知書が来ないのはなぜ？届くタイミングや連絡するときの例文を解説」の記事をご覧ください。

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採用通知書が届かない場合の対処法

内定の連絡があったにもかかわらず、採用通知書が届かない場合、企業に問い合わせを行いましょう。送付すると連絡があってから10日以上過ぎても届かない場合、送付漏れやトラブルの可能性があります。

ここでは、口頭で採用と言われたものの、採用通知書が届かない場合の対処法を解説するので参考にしてみてください。

届かない＝不採用とは限らない

採用通知書が届かないからといって、不採用が決まったわけではありません。企業側の送付手続きが遅れていたり、郵便事情で到着が遅くなっていたりするケースも多くあります。

特に、電話やメールですでに内定の連絡をもらっている場合は、採用そのものは決まっている状態です。単に書類の到着が遅れているだけの可能性が高いため、まずは落ち着いて状況を整理しましょう。

一方、選考結果の連絡自体をもらっていない場合は、そもそも採用通知書が送られる段階に至っていないことも考えられます。企業から提示されていた合否連絡の期日を過ぎているなら、まずは選考結果の確認として問い合わせてみてください。

企業へ問い合わせるときのマナー

問い合わせをするときは、用件の伝え方と連絡する時間帯に気を配りましょう。

用件を伝える際は、「採用通知書が届いていません」ではなく、「送付はいつごろになりそうでしょうか」と伝えると丁寧な印象を与えられるのでおすすめです。

また、電話で連絡する場合は、営業時間内にかけるのが原則ですが、始業直後や休憩時間、終業間際などは担当者が忙しい・離籍していることが多いため避けましょう。

具体的には、以下の時間帯を目安に連絡するのが基本的なマナーです。

なお、メールはいつでも送信できますが、早朝や深夜は避け、営業時間内に送るほうが好印象を与えられるでしょう。

電話のマナーについては、「内々定が来た時のベストな対応は？電話やメールのマナー」の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてください。

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採用通知書が届いたときに必要な対応

採用通知書が届いたら、中身を確認し、お礼の連絡を送ります。ここでは、採用通知書到着時に必要な対応を4つ解説するので参考にしてください。

内容と同封書類を確認する

採用通知書が届いたら、まず内容と同封書類を確認しましょう。採用通知書は「あなたを採用します」という意志を伝える重要な書類。また、提示された条件に食い違いや記載漏れがないか、早めに確認しておくことが大切です。

具体的には、採用通知書や同封の労働条件通知書（雇用契約書）に記載されている「採用日（入社日）」「勤務地」「雇用形態」「給与条件」「勤務時間」などが、面接時や募集要項で聞いていた内容と一致しているかをしっかりチェックしましょう。あわせて、返信用封筒や承諾書など提出が必要な書類に不足がないかも確認しておくと安心です。

もし内容に不明点や誤りを見つけた場合は、後々のトラブルを防ぐためにも遠慮せず、早めに採用担当者へ問い合わせましょう。

内定を受諾するか辞退するか考える

採用通知書が届いたら、まずは入社する意思があるかどうかを確認し、内定を受けるか辞退するかを決めることが大切です。

どちらの場合でも、指定された期日までに企業へ意思表示を行いましょう。期日を過ぎると、内定を辞退したとみなされる可能性があるため注意してください。期日の指定がない場合でも、届いてから1週間以内に返答するのがマナーです。

ただし、第一志望以外の企業から先に採用通知書が届き、他社の選考結果が出る前に判断を迫られて迷う場面もあるでしょう。そのようなときは、企業に回答期限の延長を相談する方法もあります。

企業側も求職者が他社と並行して選考を受けていることを想定しているため、延長を認めてくれるケースが大半です。しかし、延長したい理由が曖昧だったり、延長したい期間が長過ぎたりすると応じてもらえない場合もあります。他社の選考状況を確認し、早めの連絡と判断を心掛けましょう。

回答期限の延長を相談するときの伝え方は、「内定承諾期間は延長できる！目安期間と依頼マナー・例文を解説」の記事をご一読ください。

採用のお礼連絡をする

採用通知書が届いたら、まずは内定をいただいたことへのお礼の連絡を入れましょう。自分を評価して採用を決めてくれた企業に対し、感謝を伝えることが信頼関係の第一歩となります。

採用通知書を受け取って承諾する場合は、メールでのお礼・承諾連絡で問題ありません。ただし、内定を辞退（または保留）する場合は、メールだけでなく電話で直接伝えるのがマナーです。誠意と緊急性を伝えるためにも、まずは電話で連絡を入れるようにしましょう。

なお、すでに電話等でお礼を伝えたあとに書類が届いた場合は、あらためての連絡は不要です。

書類を返送する

採用通知書が届いたら、同封されている書類があれば署名・押印して速やかに返送しましょう。返送時には、添え状（送付状）を同封するのがおすすめです。添え状を同封することで丁寧な印象を与えられるだけでなく、採用してもらった感謝の気持ちも伝えられます。

なお、返送期限は企業によって異なりますが、1週間以内を目安に準備・返送するのが安心です。採用通知書が届いたら、必要書類の返送を忘れずに行い、スムーズに入社準備を進められる状態を整えましょう。

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採用通知書に対するお礼メールの返信例文

ここでは、採用通知書を受け取った場合のお礼メールの例文を紹介します。お礼メールには、以下の内容を入れるようにしましょう。

お礼メールを送る際の例文は、以下を参考にしてください。

件名は、「採用のお礼」のように簡潔で分かりやすいものにしましょう。誰からの送信かがひと目で分かるよう、大学名や氏名も併記するのがマナーです。

また、宛名は省略せずに正式名称で記載します。採用担当者の氏名が分かる場合は名前のあとに「様」を付け、担当者名が分からない場合や部署宛てにする場合は「御中」と記載してください。

宛名の書き方については、「宛や御中の意味は？正しい使い方を知っておこう」の記事で解説しています。

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採用通知書に同封された書類の返送方法

採用通知書に「内定承諾書」「雇用契約書」が同封されていた場合、返送する必要があります。封筒を用意し、封書で送りましょう。

返送する書類は企業によって異なる場合があるので、確認して送り漏れがないようにしてください。

書類に同封するお礼状に記載する項目

採用通知書の同封書類を返送する場合、お礼状も送るようにしましょう。書類の概要を伝える「送付状」の役割も兼ねているので、どの書類を返送しているかもお礼状に記載してください。

採用通知書のお礼状に記載する項目は、次のとおりになります。

日付には作成日ではなく、発送日を記載しましょう。西暦か和暦かについては、文書内で統一していればどちらでも使用できます。

お礼状は手書きで書いても、パソコンで作成しても問題ありません。用紙サイズについては、A4で作成しましょう。

返送時における封筒の書き方

採用通知書の返送時は、封筒の書き方や選び方にも気を配ることが大切です。封筒はあなたのビジネスマナーを示すものであり、企業に丁寧な印象を与える大切なポイント。封筒の色・サイズ・記載方法が適切でないと、「マナーを知らない印象」を与えてしまう可能性があります。

具体的には以下のポイントを押さえておきましょう。

これらを守ることで、社会人マナーを守りながら安心して書類返送ができます。

封筒の選び方や郵送マナーについては、「就活での封筒の書き方を紹介！色やサイズなどの選び方や提出時の注意も解説」の記事も参考にしてください。

返送時における書類の入れ方

書類を入れる順番は、以下のとおりです。

書類を送る際は、まずお礼状（添え状）を一番上に置き、その下に内定承諾書や雇用契約書などの必要書類を重ねます。これにより、お礼の気持ちがしっかり伝わり、担当者が確認しやすくなるでしょう。

また、書類が折れたり汚れたりするのを防ぐために、書類一式を透明のクリアファイルに入れてから封筒に入れることが基本です。クリアファイルを使うことで見た目も整い、企業側も書類を取り出しやすくなります。

採用通知書が届いて返送する際は、こうした書類の入れ方にも丁寧さを意識し、社会人としてのマナーを守ってしっかりと準備を整えましょう。

なお、社会人としてのマナーは、就活の全工程で求められる要素です。「就活とは？いつから何をやる？基本の流れと今からできる準備を解説！」では、就活に必要な準備や流れ、マナーなどを解説しています。

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採用通知書到着後の対応方法が知りたいあなたへ

採用通知書が届いたあとは、内容を確認し、内定を承諾するかどうかを検討する必要があります。事前に伝えられた条件面と違いがないかも、事前にしっかり確認しておきましょう。

採用通知書が届いたからといって、必ず入社しなければならないわけではありません。辞退もできるので、ほかの企業と比較検討し、納得のいく選択をしてください。

もし、「就活の結果に納得がいっていない」「内定を承諾するか迷っている」という場合は、キャリアチケット就職エージェントへご相談ください。キャリアチケット就職エージェントでは、あなたの適性や価値観、強みを丁寧にヒアリングしたうえで、一人ひとりに合った企業をご紹介します。自分にぴったりの企業が見つかるため、納得感のある就活を進められるでしょう。

また、企業の紹介だけではなく、履歴書・エントリーシート対策や面接対策のサポートも実施しているので、改めて選考に臨む際もスムーズに進められます。「このまま内定を承諾して良いのかな？」と不安を抱える方は、ぜひキャリアチケットに相談してください。

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