不採用通知に返信って必要？返事をするケースやメールの例文を解説！

「不採用通知に返信は必要か」「お祈りメールは返事しなくてもよいのか」と悩んでいる就活生も多いでしょう。

基本的に、不採用通知への返信は必要ありません。ただし、最終面接まで残った場合やお世話になった人がいる場合には返信してもよいでしょう。

この記事では、不採用通知に返信してもよい場合やメールの書き方などを解説します。ぜひ参考にして返信の必要性を判断し、次のステップに向けて気持ちを切り替えてください。

不採用通知を受けたあとの対応を教えてもらう

 

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

 

不採用通知への返信は必要？要否を判断する方法

基本的に、不採用通知への返信は必要ありません。ただし、返信してもよい場合もあるため、状況に合わせて判断しましょう。

ここでは、不採用通知への返事が必要ない理由や、返信すべきか悩んだ際に判断する目安を解説します。参考にして、返信の要否を判断してください。

不採用通知に返信しなくてよい理由

不採用通知への返信が不要な理由として、多くの企業は就活生に対して事務的に定型文を送っていることが挙げられます。個別に作成し送信されるケースは少ないため、返信しなくても失礼にはあたりません。

不採用通知に記載されている「～ご活躍をお祈り申し上げます。」の言葉通り、やり取りは終了していると線引きをしましょう。

また、一次・二次面接といった段階において、企業は大量の不採用通知を送っていたり、次の選考試験に向けて準備していたりするので、返信しても見られない可能性があります。

そのため、不採用通知にはあえて返信する必要はないでしょう。

不採用通知に返信してもよい場合

基本的に不採用通知への返事は不要ですが、個人的な関わりや紹介された場合など、必要に応じて返信するとよいケースがあります。

不採用通知に返信をしてはいけないルールがあるわけではないため、自分の状況に当てはめて判断しましょう。なお、不採用通知に返信してもよい具体的なケースは以下の通りです。

最終面接まで残ったりよい反応だったりした場合

最終面接で不採用になったり、よい反応をもらえていたりしたのに不採用となり、どうしても自分の気持ちに整理がつかない場合は返信をしても構いません。

企業への熱意や、選考を行ってもらった感謝の気持ちを伝えることで心機一転できるでしょう。内定を辞退する人が出た場合、繰り上げ採用としてチャンスが巡ってくる可能性もあります。

最後まで丁寧にやり抜くことを意識すると、チャンスを掴めるかもしれません。

会社訪問などで担当者にお世話になった場合

会社訪問やインターンシップ、面接など、就職活動で採用担当者に個人的にお世話になることが多かった場合、お礼として返信メールを送ってもよいでしょう。

「△△様にはインターンシップの頃から大変お世話になりました。ありがとうございました。」など、お礼の言葉を記載してください。

紹介されて選考を受けた場合

不採用通知に返信するとよいケースとして、知人やOB・OGからの紹介で選考を受けた場合が挙げられます。

企業は多忙な中でメールを送るため、定型文である場合が多いです。しかし、紹介を通じて選考を受けた場合は、紹介者の立場を考慮して返信するとよいでしょう。

基本的にはビジネスマナーに沿った内容を返信すれば問題ありません。プラスアルファで「この度は、ご期待に沿えず申し訳ございません」といった内容を添えると、より誠実で丁寧な印象のメールになります。

個人的なメッセージが添えられている場合

選考に関して評価していた点や不採用になった理由、次へのアドバイスなど、一言メッセージが添えられるケースがあります。その際は、採用担当者の厚意を素直に受け取り、返信でお礼を伝えましょう。
不採用通知が届いた際の気持ちの切り替え方を知りたい人は、「お祈りメールに返信したらどうなる？要返信のケースや気分転換方法を紹介」を参考にしてみてください。

不採用通知を受けたあとの対応を教えてもらう

 

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

 

不採用通知に返信する際のポイント6選

不採用通知に返信する際は、ビジネスマナーを守ったメールを作成するのが重要です。ここでは、不採用通知に返信する場合のポイントを6つ解説します。

1.件名は変更せずそのまま返信する

メールで届いた不採用通知に返信する場合は、件名を無闇に変えないよう注意してください。

採用担当者に限らず、社会人は日々多くのメールを受信しています。件名によって何の内容か判断しているため、個人から送られてきたメールを不信に思うケースもあるかもしれません。

そのため、届いた不採用通知のままの件名で返信しましょう。

メールの件名について、書き方や例文を参考にしたい人は「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」の記事がおすすめです。

2.宛名や挨拶を忘れない

メールを送る際は、採用担当者の宛名や挨拶文を忘れず記載してください。宛名は正式な会社名や部署名を記載し、誤りのないように注意しましょう。漏れている場合、誰に宛てた内容か判断できず、読まれない可能性が高まります。

また、ビジネスマナーとして「お世話になっております。」などと挨拶を添えるのが大切です。

3.選考のお礼を述べる

採用担当者に面接をはじめ、採用活動に多くの時間を割いてもらったお礼を欠かさず述べましょう。「先日はご多忙の中、面接の機会をいただきありがとうございました。」のように感謝の気持ちを伝えてください。

最終的に不採用だったとしても、個人的にお世話になったり、書類や面接で選考や評価してもらったりしたことは変わりありません。印象深い出来事があれば、簡潔に添えるのもおすすめです。

4.不採用の結果に対する残念な気持ちを示す

不採用の通知に対して、残念に思っている気持ちもメールに記載しましょう。

「誠に残念ながら不採用という結果でしたが」などと一言添えれば、企業に対して思い入れがあったことを伝えられます。

ただし、長々と残念な気持ちを伝えないよう注意してください。

5.今後の抱負を伝える

返信メールには、今後の就職活動への抱負も伝えましょう。「選考結果を謙虚に受け止め、今後も就職活動に励んでいきます」のように前向きな姿勢を伝えてください。

抱負を書くと、自分の気持ちの切り替えにもなるでしょう。

6.メールの末尾に署名を入れる

不採用通知への返信に限らず、ビジネスメールを送る際は、メールの末尾に署名を入れるのがマナー。署名とは、おもに以下の内容をまとめたものを指します。

万が一、選考に関するお知らせなどがある場合、メールに署名を記載しておけば採用担当者も連絡しやすいでしょう。

多くのメールサービスでは自動で挿入できるため、後ほど紹介するメールの例文を参考に、署名を設定しておくのがおすすめです。

就活におけるメールの基本的な書き方や例文を知りたい人は、「【就活】企業向けメールの書き方や送信のマナーとは？例文付き」を参考にするのがおすすめです。

不採用通知を受けたあとの対応を教えてもらう

 

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

 

不採用通知への返信でしてはいけないこと3選

不採用通知に返信する際、採用担当者の手を煩わせるような内容は避けてください。ここでは、不採用通知に返信する際に避けるべきことを3つ解説します。

1.不採用理由の問い合わせや異議申し立てをする

不採用になった理由を問い合わせたり、異議申し立てをしたりするのはマナー違反なので注意してください。企業側に不採用の理由を説明する義務はないため、基本的に取り合ってもらえないのが一般的です。

また、不採用の結果に対して異議を申し立てたからといって、採用になることもありません。自分がネガティブな気持ちになるだけなので控えましょう。

2.不採用結果への不満を伝える

不採用だったことに対する不満を伝えるのも避けてください。結果に対する不満が表れたメールを送ると、採用担当者の印象が悪くなるでしょう。

万が一、内定者の欠員による繰り上げ採用のチャンスが来たり、何らかの形で取引きする機会があったりした際、マイナスな印象が残っていると悪影響を及ぼす可能性がゼロではありません。

企業は、総合的に応募者を見て自社に合う人材か判断しています。その企業とは縁がなかっただけであり、不採用になったからといって自分が否定されているわけではないのです。どうしても不満が募ってしまう場合は落ち着くまで息抜きの時間を取り、自分の気持ちを整理したうえで就活を前に進めましょう。

3.メールでの通知に対して手紙で返信する

不採用通知に対して手紙で返信するのは、今の時代にミスマッチです。

選考の準備や多くの就活生と面接をしている採用担当者に、わざわざ不採用とした学生からの手紙を読んでもらうのは時間や手間をかけさせることになります。

「手紙のほうが丁寧で気持ちが伝わるから」などと、よかれと思ってした行動がかえって悪印象につながる可能性も否定できません。不採用通知にどうしても返信したい場合は、手紙ではなくメールで返事をしましょう。

なかなか内定が得られないと悩んでいる人は、「不採用が続く就活生の特徴とは？今からできる対処法も解説」を参考にしてみてください。

不採用通知を受けたあとの対応を教えてもらう

 

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

 

不採用通知に返信する際の例文2パターン

ここでは、不採用通知に返信する場合の例文を2パターン紹介します。

例文1.最終面接に不採用だった場合

例文2.お世話になった担当者に対し返信する場合

必要に応じてこれらの例文を参考に、自分なりの言葉で感謝の気持ちなどを伝えましょう。

思うように就活が進まないと悩んでいる人は、「就活がうまくいかない原因をまとめました！よくある問題と対処法を解説」を参考にするのがおすすめです。

不採用通知を受けたあとの対応を教えてもらう

 

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

 

不採用通知に返信するべきか悩んでいる人へ

不採用通知は基本的に返信不要ですが、返事をするとよいケースもあります。本記事を参考にして返事の必要性を判断し、返信する際は気をつけるべきマナーを把握したうえでメールを作成しましょう。

しかし、不採用通知への返信をはじめ、細かなルールやマナーなどに戸惑う就活生も多いかもしれません。

不採用通知に返信するべきか迷ったり、不採用の理由に悩んだら、OB・OGや就活エージェントなどの信頼できる第三者に相談するのがおすすめです。キャリアチケットでは不採用通知への返信についての相談はもちろん、自己分析や企業研究のサポートを行っています。

不採用通知を受け取った場合に大切なのは、返信の必要性よりも不採用になった理由を考えて、就職活動に前向きに向き合うことです。さらに自己分析や企業研究のサポートを受ければ、より効率的に就職活動を進められます。

また、あなたの価値観に合った企業を厳選して紹介することもできるので、キャリアチケットに相談して就活の不安を乗り越えましょう。

不採用通知を受けたあとの対応を教えてもらう

 

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら