【就活生向け】不採用メールの返信例文5選｜書き方とNG例も紹介

不採用メールが届いたとき、「返信は必要なのか」「何と書けば良いのか」と迷う就活生は多いでしょう。結論として返信は基本的に不要ですが、最終選考まで進んだ場合や担当者にお世話になった場合は、返信しても問題ありません。
この記事では、不採用メールに返信したほうが良い5つのケースと、そのまま使える例文をまとめました。また、書き方のポイントやNG行動も解説するので、ぜひご覧ください。

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不採用メールへの返信は基本的にしなくて良い

基本的に、不採用メールへの返信は必要ありません。不採用メールへの返信が不要なのは、多くの企業が学生に対して定型文を送っているためです。一斉送信で定型文を利用しているので、返信しなくても失礼には当たらないでしょう。

特に一次・二次面接といった段階では、企業は大量の不採用メールを送っていたり、次の選考試験に向けて準備していたりするので、返信しても見られない可能性があります。

また、不採用メールには、「ご活躍をお祈り申し上げます」と記載されているケースが一般的。やり取りを終える結びの文でもあるので、基本的に返信は不要です。

なお、不採用メールは結びの言葉から「お祈りメール」と呼ばれることもあります。呼び方が違うだけで、返信の考え方は同じです。

お祈りメールの受け止め方や逆転の可能性については、「お祈りメールに返信するべきか分からない！逆転はある？例文や注意点を紹介」の記事にまとめているので、あわせてご覧ください。

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【例文つき】不採用メールに返信して良い5つのケース

不採用メールに返信したほうが良いケースもあります。ここでは5つのケースを、そのまま使える返信例文とあわせて紹介するので、返信するかどうか迷ったら参考にしてください。

企業への志望度が高い場合の例文

企業への志望度が高い場合、返信するのがおすすめです。返信し志望度の高さや意欲を丁寧に伝えることで、再応募や今後の機会に向けたアピールにつなげられる可能性があるでしょう。

また、落ちた企業のグループ会社に応募し、選考に進む場合もあります。「グループ会社の採用担当者が同じだった」「送られたメールを別の採用担当者も読んでいた」などのケースもゼロではありません。好印象を残せるように、不採用メールへの返信をするのがおすすめです。

例文

採用担当者にお礼を伝えたい場合の例文

採用担当者にお礼を伝えたい場合も、返信すると良いでしょう。採用担当者個人のメールアドレスを知らないケースも多く、不採用メールへの返信でしか連絡できない場合があります。

たとえば、「インターンからお世話になっていた」「面接での対応が印象に残った」など、お礼を伝えたい場合も出てくるでしょう。不採用でもお礼を伝えることはできるので、感謝の気持ちを伝えてください。

例文

最終選考に残っていた場合の例文

最終選考に残った場合、お礼もかねて返信しておくと良いでしょう。

企業によっては内定辞退者が出た際、最終選考まで残った学生に繰り上げ内定の打診をするケースがあります。その際、メールの返信をしておくと採用担当者の印象に残り、「返信してくれたマナーの良いあの学生に連絡をしてみよう」と思ってもらえる可能性が高まるでしょう。

キャリアチケット就職エージェントの調査によると、内定獲得後に承諾せず辞退した就活生は、62.6％にのぼりました。

さらに、別の調査によると、1社目の内定承諾後には約半数の学生が就活を継続していたことが分かっています。

これらの調査から、内定辞退をする学生が一定数おり、採用人数が足りず再応募を行う企業が存在することが読み取れるでしょう。

再応募の際、一から募集をする企業もあれば、最終面接の候補者から選ぶ場合もあります。企業への志望度が高かった場合は、再選考に備えて印象に残るメールを送るのも一つの手でしょう。

例文

参照元
キャリアチケット就職エージェント
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（前編）
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）

紹介経由で選考を受けた場合の例文

知人や大学の教授など、紹介で選考を受けた場合もメールに返信するのがおすすめです。選考に対応してもらったお礼を伝えるようにしてください。

メールで選考への感謝を伝えると、自分自身のマナーが評価されるだけではなく、紹介者の顔を立てられます。

反対に、返信しないことで企業から「配慮や礼儀が足りない」と受け取られかねません。その結果、自分の評価が落ちるだけではなく、「マナーがなっていない学生を推薦した」として紹介者の立場や信用まで傷つけてしまう恐れがあります。

選考に時間を割いてくれた企業へのマナーとしてはもちろん、お世話になった紹介者の信頼を守るためにも、選考結果にかかわらずメールの返信は忘れずにしましょう。

例文

個人宛にメッセージが書かれていた場合の例文

不採用メールのなかには、個人に向けた面接のフィードバックやアドバイス、温かい労いの言葉が添えられていることがあります。多忙な業務のなかで個別メッセージを残してくれた採用担当者の心遣いに感謝を伝えるためにも、しっかりと返信しましょう。

例文

「就活メール例文14選！マナーや書き方・返信のポイントを紹介」の記事では、就活におけるメールの例文を紹介しているので、あわせてご覧ください。

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不採用メールに返信する際のポイント6選

不採用メールに返信する際は、いくつかのマナーを守った丁寧なメールを作成するのが大切です。不採用という残念な結果であっても、以下のポイントを押さえて誠実に対応することで、採用担当者に「マナーが良く、人間性の素晴らしい学生だった」という好印象を残せます。

ここでは、不採用メールに返信する場合のポイントを6つ解説するので、最後まで礼儀正しく終えて自分の印象を守りたい方はぜひ参考にしてみてください。

1.件名は変更せずそのまま返信する

不採用メールに返信する場合は、件名を変えずにそのまま送りましょう。件名が変わることで、どのような内容だったか分からなくなる場合があるからです。

採用担当者は日々多くのメールを受信しています。件名によって何の内容か判断しているため、自分で勝手に変えないようにしてください。

メールの件名について、書き方や例文を参考にしたい人は「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」の記事がおすすめです。

2.宛名や挨拶を忘れない

メールを送る際は、採用担当者の宛名や挨拶文を忘れず記載してください。宛名は正式な会社名や部署名を記載し、誤りのないように注意しましょう。漏れている場合、誰に宛てた内容か判断できず、読まれない可能性が高まります。

なお、ビジネスマナーとして「お世話になっております。」などと挨拶を添えるのが大切です。

メールを返信する際のマナー全般については、「就活メールの返信はどこまですれば良い？遅れた場合の対応や注意点を解説」の記事をご参照ください。

3.選考のお礼を述べる

採用担当者に面接をはじめ、採用活動に多くの時間を割いてもらったお礼を欠かさず述べましょう。「先日はご多忙のなか、面接の機会をいただきありがとうございました」のように感謝の気持ちを伝えてください。

最終的に不採用だったとしても、個人的にお世話になったり、選考のチャンスをもらったりしたことは変わりありません。印象深い出来事があれば、簡潔に添えるのもおすすめです。

4.不採用の結果に対する残念な気持ちを示す

不採用の通知に対して、残念に思っている気持ちもメールに記載しましょう。「第一志望として臨んでいたため大変残念に感じておりますが」などとひと言添えれば、企業に対して思い入れがあったことを伝えられます。

ただし、長々と残念な気持ちを伝えないよう注意してください。

5.今後の抱負を伝える

返信メールには、今後の就職活動への抱負も伝えましょう。「選考結果を謙虚に受け止め、今後も就職活動に励んでいきます」のように前向きな姿勢を伝えてください。

抱負を書くと、自分の気持ちの切り替えにもなるでしょう。

6.メールの末尾に署名を入れる

不採用メールへの返信に限らず、ビジネスメールを送る際は、メールの末尾に署名を入れるのがマナーです。署名とは、主に以下の内容をまとめたものを指します。

万が一、選考に関するお知らせがある場合、メールに署名を記載しておけば採用担当者も連絡しやすいでしょう。署名の例は、以下を参考にしてください。

メールサービスのなかには、署名を自動で挿入できるサービスもあります。署名忘れを防げるので、設定しておくのがおすすめです。

署名の書き方やルールについては、「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事も参考にしてください。

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不採用メールへの返信でしてはいけないこと3選

ここでは、不採用メールに返信する際に避けるべきことをまとめました。また、避けたほうが良い理由もあわせて解説するので、自分の行動を振り返って当てはまる行動がないか確認してみましょう。

1.不採用理由の説明やフィードバックを求める

不採用になった理由を問い合わせたり、選考へのフィードバックを求めたりするのは避けるのがマナーです。

多くの企業では、選考の公平性や機密保持の観点から、不採用の具体的な理由を開示しない方針をとっています。また、多忙な選考期間中、応募者一人ひとりに対して個別のアドバイスを作成・返信するのは時間的に難しいのが実情です。

不採用の理由を聞けないのはもどかしいことですが、気持ちを切り替えて、選考の振り返りや改善に時間を使うのが望ましいでしょう。

もし、選考突破のコツが知りたい方は、就活セミナーや就職エージェントに相談するのがおすすめです。選考対策ができる就活セミナーについては、「就活セミナーとはどんなもの？基本的な内容や参加メリットを理解しよう」の記事で詳しく解説しています。

2.不採用結果への不満を伝える

不採用だったことに対する不満を伝えるのも避けてください。結果に対する不満が表れたメールを送ると、採用担当者からの印象が悪くなる恐れがあります。

選考に落ちた企業でも、内定辞退によって繰り上げ採用のチャンスがくる場合も。また、同業他社に入社後、落ちた企業と取引する機会が訪れることもあるでしょう。

もし、選考時のマイナスな印象が残っていると、今後に悪影響を及ぼす可能性もあります。不満は企業にぶつけるのではなく、自分の中でしっかりと消化するようにしてください。

3.メールでの通知に対して手紙で返信する

感謝の気持ちをより深く伝えたいという思いから、「手紙を送った方が好印象なのでは」と考える方もいるかもしれません。しかし、メールで届いた通知には、メールで返信するのがおすすめです。

多くの選考業務を抱える採用担当者にとって、郵便の開封や保管が必要な手紙は、かえって確認の手間を増やしてしまうことがあります。「相手が使った連絡手段に合わせて迅速に返すこと」も大切なビジネスマナーの一つです。

相手の状況に配慮したメール返信で、最後まで心地良いコミュニケーションを心がけましょう。

就活ではメール以外にも、面接での立ち居振る舞いといった重要なマナーがあります。「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事で、就活マナーを解説しているので、ぜひチェックしてみてください。

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不採用メールへの返信や今後の就活に悩んでいる人へ

不採用メールは基本的に返信不要ですが、返事をすると良いケースもあります。この記事を参考にして返事の必要性を判断し、返信する際は気をつけるべきマナーを把握したうえでメールを作成しましょう。

しかし、不採用メールへの返信をはじめ、細かなルールやマナーなどに戸惑う学生は多くいます。不採用メールに返信するべきか迷ったり、不採用の理由に悩んだりしたら、OB・OGや就職エージェントなどの信頼できる第三者に相談するのがおすすめです。

キャリアチケット就職エージェントでは、就活生一人ひとりに合った企業の紹介はもちろん、就活で欠かせないルールやマナーに関するアドバイスも行っています。加えて、自己分析や企業研究、面接対策などのサポートも実施しているため、「プロの意見をもらって就活を効率的に進めたい」と感じている方にはおすすめです。ご利用はすべて無料なので、ぜひお問い合わせください。

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不採用メールの返信に関するよくある質問

最後に、不採用メールの返信について就活生から寄せられることの多い疑問をまとめました。返信するかどうかを決めたあとの、細かい迷いを解消するのに役立ててください。

書類選考の不採用メールも返信すべき？

返信はいつまでに送れば良い？

返信後に企業から返事は来る？

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