面接結果を知らせる電話への適切な対応方法と例文

このページのまとめ

  • 面接結果は、合格の場合は電話やメールで届くことが多い
  • 面接終了後1週間ほどで結果が届く
  • 面接結果がなかなか届かない場合は、電話で企業に問い合わせても良い
  • 企業からの電話に出られなかったら、その日のうちに折り返す
  • 企業の始業時と就業時、休憩時間を避けてかけ直すのがマナー

面接結果がどのような方法で届くのか分からず、不安を感じている方も多いのではないでしょうか。面接結果の通知方法は、電話やメール、郵送など、合否の結果によっても違いがあるようです。
こちらのコラムでは、電話対応のマナーを分かりやすく解説。電話を受ける場合とかける場合、折り返す場合に分けた例文も掲載しています。
当コラムを読んで、電話対応のマナーをしっかり押さえましょう。
 

面接の結果はどんな連絡方法で届く?

面接の結果を伝える連絡には、どのような方法があるのでしょうか。以下をご覧ください。

合格の場合は電話やメールが多い

合格している場合、電話で連絡がくるケースが多くあります。
面接で合格した応募者が、全員次の選考に進みたいとは限りません。そのため、企業側は電話で早く結果を伝え、応募者の意思確認を行いたいと考えています。このような理由から、面接結果が合格であれば、電話で連絡する企業が多いようです。
次に合格の可能性があるのは、メールでの連絡。電話連絡だけに集中しすぎてメールの確認を怠っていると、対応が遅れ合格が取り消されてしまう可能性もあります。面接後にはメールのチェックもしっかり行いましょう。
<h3>不合格だと郵送で連絡がくるケースも</h3>
不合格の可能性が高いといわれているのは、郵送での連絡。
面接結果が合格の場合、企業側はできだけ早く結果を伝えたいと上記で説明しました。電話やメールに比べ、郵送は届くのが遅く、早く結果を伝えるのには不向き。そのため、郵送での連絡は、不合格の可能性が高いと考えられるのでしょう。
ただし、企業によっては合格を郵送書類で伝えることもあるため注意してください。特に、一次面接の合格者に、郵送で二次面接の案内をすることは多くあるようです。
電話やメールと同様、郵送書類の確認をしっかり行い、チャンスを逃さないよう気をつけましょう。
 

面接結果はどのくらい待てばいい?

面接が終わってから結果が届くまで、どのくらい時間がかかるのでしょうか。

面接から1週間ほどで連絡が届くことが多い

面接結果の連絡は、面接後約1週間で届くことが多いようです。
結果が届くまでは一日一日が長く、「だめだったのかもしれない」と感じてしまう就活生もいるでしょう。企業によって面接結果の通知時期は異なり、連絡まで2、3日の場合もあれば1週間ほどかかる場合もあります。結果が遅くても不安になり過ぎず、他の選考対策を考えながら待ちましょう。

合否の結果や応募者の数により連絡時期が変わることも

連絡が届く時期は、合否によって変わることもあります。特に、企業側が合否を迷っている場合や不合格の場合は、連絡が遅くなることが多いようです。
また、一度合否の連絡をすると、その結果を簡単に取り消すことはできません。間違いがあれば信用を失うことに繋がるため、企業側は連絡をする前に「本当に合格(不合格)でいいのか」「間違いがないか」など、入念な確認作業を行っています。
そのため、応募者が多い場合も確認作業に時間がかかり、連絡が遅くなる傾向があるようです。
 

面接結果がこない場合は企業に問い合わせる

10日ほど過ぎても面接結果の連絡が来ない場合は、企業に問い合わせてみるのも1つの方法です。
結果が遅くなっているのには理由があり、担当者が忙しい可能性もあります。そのため、問い合わせる場合は最低でも10日間は待ち、電話ではなくメールで連絡するのが良いでしょう。メールだと担当者の都合の良い時に対応することができ、催促されていると感じにくいためです。
「電話ですぐに結果を知りたい」という場合は、マナーをしっかり押さえ、悪い印象を与えないように注意しましょう。

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面接結果に関する電話対応のマナーと例文

電話を受ける場合とかける場合、それぞれのマナーと例文をご紹介します。

面接結果の電話を受ける場合のマナー

電話がかかってきたら、できるだけ3コール以内に出ることを心がけましょう。人混みやBGMが流れている場所にいた場合は、電話に対応しながら静かな場所へと移動します。
話の内容をメモできるよう、メモ帳と筆記用具、スケジュール帳をいつでも取り出せるように準備しておきましょう。

例文

応募者「はい、○○です。」

採用担当者「○○株式会社人事部の○○です。先日の面接の件でお電話いたしました。ただいま、お時間はよろしいでしょうか?」

応募者「はい、問題ありません。」

採用担当者「選考の結果、○○さんに二次面接に進んでいただきたいと考えております。」

応募者「ありがとうございます。ぜひ二次面接を受けさせていただきたいと思います。」

採用担当者「ありがとうございます。では、二次面接の日程ですが、○月○日○時から当社5階の受付までお越しいただけますか?」

応募者「○月○日の○時に、御社ビルの5F受付ですね。かしこまりました。」

採用担当者「何かご不明点やご質問ございませんか?」

応募者「いえ、特にございません。」

採用担当者「では、当日お待ちしております。」

応募者「よろしくお願いいたします。本日はお電話いただきありがとうございました。失礼いたします。」

合否を問い合わせる電話をかける場合のマナー

メモと筆記用具、スケジュール帳を準備してから電話をかけましょう。
電話中には相手の言葉を復唱し、メモを取りながら確認します。最後は、相手が電話を切る音を聞き、静かに電話を切りましょう。本来は、かけた側が先に電話を切るのがマナーですが、就活中の電話では相手優先の行動を取る必要があると覚えておきましょう。

例文

応募者「お世話になっております。○月○日に面接をしていただいた、○○大学の○○です。先日の面接の結果についてお電話いたしました。採用担当者の○○様はいらっしゃいますでしょうか?」

受付「はい、少々お待ちください。」

採用担当者「お待たせいたしました、○○です。」

応募者「○月○日に面接をしていただいた、○○大学の○○です。先日は、お忙しい中面接をしていただき、ありがとうございました。先日の面接の結果についてお電話いたしました。ただいま、お時間よろしいでしょうか?」

採用担当者「はい、問題ありません。」

応募者「ありがとうございます。面接から10日ほど経ちましたが、現時点でお返事を頂戴しておりません。お忙しい中急かしてしまうようで大変恐縮ですが、結果についていつ頃ご連絡頂くことができるか、お教え頂くことは可能でしょうか?」 

問い合わせる際は、面接のお礼を必ず述べましょう。また、面接の結果ではなく、合否の連絡をいつ頃もらえるかを聞くようにします。結果ではなく連絡の期日を問い合わせることで、急かしている雰囲気が薄まり、柔らかい印象になります。

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企業からの電話に出られなかったらどうする?

企業からの電話に出られなかったら、必ず折返しの電話をかけましょう。電話に出なかったこと自体は悪い印象を与えることはありませんが、その後の対応は印象を左右する重要なポイントとなります。折返しの連絡をする際には、以下の点に注意しましょう。

できるだけその日のうちに折り返す

電話に出られなかった場合は、気づいたらすぐに折り返すのがマナー。再びかかってくるのを待つのではなく、できるだけ早くかけ直します。その日にうちにかけるのがベストですが、遅くとも24時間以内に連絡することを心がけましょう。
連絡が遅くなると応募者にとって優先度が低いと伝わってしまい、マイナスの印象に繋がります。

かけ直す時間帯は始業時・終業時・お昼休みを避ける

折り返しの連絡は早ければ早いほど良いのはもちろんですが、電話をかける時間帯にも注意する必要があります。
始業直後や終業時は、担当者は仕事が忙しい可能性があります。また、お昼休憩の時間帯にかけるのも厳禁です。かけ直す前に、企業の営業時間を調べ、担当者が席を外しているであろう時間や忙しい時間を避けて電話をかけましょう。

折り返す前に留守電の確認を忘れずに

電話をかける前に、必ず留守電のメッセージを確認をしましょう。
企業によっては、留守電で合否の通知やその後についての指示をする場合もあります。また、「折り返しは不要です」「折返しの電話は○○時にお願いします」などと指定されることも。折り返し不要なのに連絡してしまったり、指定時間外に電話をかけたりしてしまうと、マイナスの印象を与えてしまいます。

折り返し電話をする際の例文

応募者「お忙しいところ恐れ入ります。先日面接していただきました、○○大学の○○と申します。本日、○時○分頃お電話をいただいており、折り返しのお電話をさせていただきました。採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?」

受付「はい、少々お待ちください。」

採用担当者「お待たせいたしました。○○です。」

応募者「お忙しいところ恐れ入ります。先日面接していただきました、○○大学の○○と申します。本日、○時○分頃お電話をいただいており、折り返しのお電話をさせていただきました。授業のため、電話に出れず申し訳ございませんでした。ただいま、お時間よろしいでしょうか?」

上記のように伝えれば、採用担当者から電話の用件を聞くことができるでしょう。折返しの電話はできるだけ早いほうが良いとお伝えしましたが、いざという時に焦らないよう、事前にシュミレーションをして、堂々とした対応ができるように準備しておくことが大切です。
 

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