就活で企業側とやりとりをする際、メインとなる連絡手段はメールですが、進めていくうちに増えてくるのが先輩や人事担当者との電話です。日常的に電話をする機会が減り、若年層の電話スキルが低下しているといわれている現在、正しいマナーを身につけることが、そのまま好印象を残すことにもつながります。このコラムで、電話のマナーについて学び、就活に活かしていきましょう！
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電話をかけるときのマナー
人事担当者への連絡や、先輩へのアポイントを取る際に、どのように電話をかけるのが良いのでしょうか。電話でのマナーについて以下にまとめましたので、参考にしてください。
まず、「話す内容を事前にまとめておくこと」です。質問内容などをメモにしておけば、緊張して言葉に詰まってしまっても、メモを読み上げながら話すことができるので安心です。
次に、「時間帯に注意する」ことです。8時台から10時台までの間にほとんどの方が出社しているでしょう。だからといって、朝一番がベストなタイミングかといえば、そうではないかもしれません。朝一番や16時以降から18時頃までは、慌ただしい時間帯です。午前中なら10時以降から12時までの時間帯、午後なら14時から16時までの間がベストな時間といえるでしょう。
さらに大切な点は、「話し方に注意する」ことです。ハキハキと、丁寧に話すようにしましょう。声だけのやりとりは、口元を見ることができない分、聞き取りやすく話すことが重要になってきます。慌てて早口になってしまうのも禁物です。相手側が何度も聞き返す事のないよう、丁寧に元気よく話すことを心がけましょう。
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電話をかけるときの基本的な流れ
企業側に電話をかけるとき、実際にどのような流れになるのでしょうか？以下に基本的な流れを、参考までにまとめてみました。
まず、名乗るところからスタートです。
名乗る際は「お忙しいところ恐れ入ります」などワンクッションおいてから「明日の面接の件でお電話しました、◯◯と申します。」と述べます。
次に、「面接の件のご担当者様はいらっしゃいますでしょうか？」と担当者につないでもらいます。
そして、担当者に取り次いでもらえたら、再度名乗り用件を伝えましょう。
「今、5分ほどお時間をいただけますでしょうか？」と断りを入れてから「明日、◯◯のため、◯時からの面接に伺えなくなってしまいました。勝手ななお願いで大変恐縮なのですが、別日に再設定いただけないかお願いすることは可能でしょうか？」などと、手短に説明をします。
最後に、「勝手なお願いを聞いていただき、ありがとうございました。」とお礼を伝えてから電話を切ります。
担当者が不在の場合は、「改めますので、いつ頃お戻りか教えていただけないでしょうか？」と尋ねて再度トライしましょう。
以上が、電話の基本的な流れです。
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言葉遣いにはくれぐれも注意しよう！
電話で失敗が出やすいのが「言葉遣い」です。就活時に気を付けたい言葉遣いの例を下記に紹介しますので、普段から正しい言葉遣いを意識してみるようにしましょう。
謝るときは、ついつい「すみません」という言葉が出てきてしまいがちですが、就活では「申し訳ございません」という言葉を使いましょう。
「了解しました」は同僚同士や目下の人に使用する言葉です。目上の方に対して使う場合は「承知致しました」と返事をするようにしましょう。
また、「あとで」は「のちほど」、「今日（きょう）」は「本日（ほんじつ）」、「誰」は「どなた」というのが正解です。
以上のように、ちょっとした言葉遣いで、社会人として通用する話し方をする人か、学生気分が抜けない人かの評価が分かれてしまいがちです。電話だけでなく、説明会や面接の際にも響いてくるので、敬語をしっかり身につけて、普段から使えるようにしておくことをオススメします。
丁寧かつ正しい言葉遣いで、就活を乗り切っていきましょう！
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
