このページのまとめ
- 就活の折り返し電話は営業時間内にかけるのがマナー
- 就活の折り返し電話はできれば当日中にする
- 就活の折り返し電話をかける前にメモを用意しておこう
「就活の折り返し電話はどうかければ良い？」「折り返し電話のマナーについて知りたい」などと悩む就活生も多いでしょう。就活での折り返し電話はできるだけ早く、営業時間内にかけるのがマナーです。
この記事では、就活の折り返し電話をかける際のタイミングやマナーについて解説します。最後まで読めば、自信を持って折り返し電話の対応ができるようになるはずです。
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- 就活の折り返し電話はいつかける？タイミングを解説
- 営業時間内に折り返す
- 忙しい時間帯は避ける
- 就業時間を過ぎたら翌日にする
- 就活の折り返し電話をかける際のかけ方と流れ
- 1.挨拶をして名前を伝える
- 2.用件を伝えて担当者につないでもらう
- 3.担当者につながったら再度挨拶をする
- 4.用件や折り返し電話であることを伝える
- 5.メモを取りながら用件を聞く
- 6.挨拶をして電話を終える
- 就活で折り返し電話をかける際の注意点
- 静かな場所で電話をする
- メモを用意しておく
- 社会人にふさわしい言葉遣いをする
- ゆっくりと聞きやすい話し方をする
- 分からない内容や聞き逃したことは聞き直す
- 折り返し電話の流れが分かる例文
- 就活での折り返し電話などマナーを知りたいあなたへ
就活の折り返し電話はいつかける？タイミングを解説
就活の折り返し電話は、かけるタイミングも大切です。マナー違反にならないために、いつかければよいかを知っておきましょう。
営業時間内に折り返す
折り返し電話は営業時間内にかけるのがマナーです。企業によっても変わりますが、午前9時から午後6時で営業している企業が多いでしょう。
営業時間外に電話すると、残業が増えたり準備の時間が減ったりと迷惑をかけてしまう恐れもあります。企業の営業時間を確認してからかけるようにしてください。
忙しい時間帯は避ける
始業直後や終業間際など、忙しい時間帯に電話をかけるのは避けましょう。ほかの業務対応を行っており、作業の手を止めてしまう恐れがあります。
たとえば、始業直後はメールチェックをしていたり、取引先からの連絡を受けたりと忙しくなりやすい時間帯です。終業間際も残業にならないように作業している場合が多く、避けたほうがよいでしょう。
電話をかける目安としては、午前中なら10時から12時、午後は2時から4時ごろがおすすめです。就業時間内の電話であっても、配慮は欠かさないようにしましょう。
就業時間を過ぎたら翌日にする
折り返しに気づいたのが就業時間後だった場合、翌日に電話しても問題ありません。1日連絡が遅れただけで、選考に悪影響を及ぼすことはないでしょう。
もし、連絡を取らないと不安に思うのであれば、メールを送っておく方法もあります。折り返し電話に出られなかったことと、翌日改めて電話することを伝えておくとよいでしょう。
就活でのメールマナーは「就活メールの正しい書き方は？基本のマナーと構成のポイント」の記事で解説しているので、あわせて参考にしてください。
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就活の折り返し電話をかける際のかけ方と流れ
折り返し電話がかけられるように、かけ方とやり取りの流れを知っておきましょう。ここでは、基本的な流れをまとめました。
1.挨拶をして名前を伝える
電話をかけたら挨拶し、大学名と名前を伝えましょう。「お忙しいところ恐れ入ります。△△大学の△△と申します」のように伝えます。いきなり用件を伝えるのではなく、まずは名乗ることから始めてください。
2.用件を伝えて担当者につないでもらう
挨拶をしたら、電話をした用件を伝えましょう。電話口の人が担当者とは限らないので、「折り返しお電話いたしました。△△さまはいらっしゃいますか」のように聞いてみましょう。
状況によっては、誰からの電話か分からない場合もあります。その場合は、「折り返しでお電話しました。恐らく面接の件かと思いますが、担当者さまはいらっしゃいますか」のように、分かる範囲で伝えれば問題ありません。
3.担当者につながったら再度挨拶をする
担当者につながったら、再度挨拶をしましょう。「お世話になります。△△大学の△△です」のように伝えます。
4.用件や折り返し電話であることを伝える
電話した要件と、折り返し電話であることを伝えましょう。折り返し電話だと伝えると、何の件で誰に電話をしたか思い出す担当者の方もいるからです。
この際、「△時ごろにいただいたお電話の折り返しで」と伝えると、さらに丁寧で分かりやすくなるのでおすすめです。
5.メモを取りながら用件を聞く
担当者の人の話は、メモを取りながら聞きましょう。メモをとったら、その場で復唱するのがおすすめです。聞き間違いや聞き漏れを防げます。
6.挨拶をして電話を終える
用件が終わったら挨拶し、電話を終えましょう。「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします」などと伝えます。
折り返し電話をかける前に、電話マナーについて勉強しておきましょう。基本的なマナーを「就活の電話はどう話す？基本的なマナーや苦手を克服する方法を解説」の記事で紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
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就活で折り返し電話をかける際の注意点
折り返し電話をかける際の注意点を5つ解説します。
静かな場所で電話をする
内容が聞き取れるように、静かな場所で電話をしましょう。何度も聞き返すと印象が良くありません。
また、周囲の音がうるさいと、自分の声が相手に届かない場合があります。できるだけ外は避け、静かな場所で電話をかけてください。
メモを用意しておく
内容を記録できるように、メモを用意して電話しましょう。聞き間違いや聞き漏らしを避けることにつながります。
就活では、説明会や面接の日程調整などで電話をするケースがよくあります。日程の勘違いは自分が損するだけではなく、企業にも迷惑をかけてしまうのです。
内容を忘れて再度確認することがないように、メモに残しておきましょう。
社会人にふさわしい言葉遣いをする
社会人としてふさわしい言葉遣いで話すことも大切です。電話は選考に関係ないものの、好印象を残すことはできます。
折り返し電話のように数分話しただけでも、話し方や言葉遣いは印象に残るものです。入社すると電話対応を行うことも多いので、入社後も活躍できそうだと思われるように言葉遣いは気をつけましょう。
就活での言葉遣いについては、「あなたの話し方は大丈夫？就活に必要な言葉遣いとは」の記事を参考にしてください。
ゆっくりと聞きやすい話し方をする
電話では普段よりもゆっくりと、聞きやすい話し方にしましょう。緊張して早口にならないように意識してください。
電話は直接話すよりも聞きづらく、電波が悪くなることもあります。「普段よりも遅いかな」というくらいがちょうど良い早さです。意識的に話し方を変えるようにしてみてください。
分からない内容や聞き逃したことは聞き直す
話を聞いても分からなかったり、聞き逃してしまったことは聞き直しましょう。分かったふりをしてしまうと、あとでミスにつながる場合があります。
真剣にきいても分からなかったり、メモに必死で聞き逃したりしてしまうのはよくあることです。正直に、「申し訳ございません。△△についてもう一度お願いできますでしょうか」と聞き直してください。
聞き直したからといって評価が下がることはないので、分からないことを放置するのはやめましょう。
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折り返し電話の流れが分かる例文
折り返し電話の流れが分かる例文を紹介します。
～電話をかける～
受付「お電話ありがとうございます。株式会社△△でございます」
自分「お忙しいところ、失礼いたします。私、△△大学の△△と申します。先ほど人事部の△△さまからお電話をいただき、折り返しをさせていただきました。△△さまはいらっしゃいますでしょうか」
受付「△△大学の△△さまですね。かしこまりました。ただいま担当の者に繋ぎますので、少々お待ちください」
人事「お電話代わりました。人事部の△△と申します」
自分「お忙しいところ、失礼いたします。私、△△大学の△△と申します」
人事「△△さんですね」
自分「はい。ただいま、お時間よろしいでしょうか」
人事「はい、大丈夫ですよ」
自分「ありがとうございます。本日14時ごろにお電話をいただいておりましたので、折り返しのご連絡をさせていただきました。先ほどは電話に出ることができず、申し訳ございませんでした」
人事「お電話ありがとうございます。また、この度は弊社の新卒採用にご応募いただきましてありがとうございました。
実は、書類選考の結果、△△さまにはぜひ一次選考にお越しいただきたく、お電話させていただきました。こちらのお電話で日程調整させていただいてもよろしいでしょうか」
自分「はい。ありがとうございます」
就活は説明会や面接の日程調整だけではなく、内定承諾の折り返しをすることもあります。内定承諾時の電話対応については、「内定承諾の連絡は電話ですべき？連絡マナーや保留時の伝え方も解説」の記事を参考にしてください。
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就活での折り返し電話などマナーを知りたいあなたへ
就活では折り返し電話をかける機会も多いので、マナーを知っておきましょう。マナーを押さえておけば、折り返し電話をしている数分の時間で好印象を与えられます
しかし、電話対応のマナーができているか不安に思う就活生もいるでしょう。折り返し電話のマナーを学びたい、就活の分からないことを質問したい、などと考えている方は、ぜひキャリアチケットに相談してください。
就活エージェントのキャリアチケットでは、就活生のあらゆる悩みをサポートしています。マナーだけではなく、書類選考や面接などの対策もお任せください。キャリアチケットで就活について学び、第一志望の内定獲得を実現しましょう。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
