就活の折り返し電話のマナーは？正しいかけ方や注意点を例文付きで解説

「就活の折り返し電話はどうかければ良い？」「折り返し電話のマナーについて知りたい」などと悩む就活生も多いでしょう。就活での折り返し電話はできるだけ早く、営業時間内にかけるのがマナーです。
この記事では、就活の折り返し電話をかける際のタイミングや正しいかけ方を解説。また、状況別の例文も紹介するので、失礼のない電話対応に役立ててください。

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就活の折り返し電話は気づいた時点ですぐに連絡しよう

就活中に企業から電話がかかってきた場合、気づいた時点で速やかに折り返し電話をすることが重要です。迅速な対応は、あなたの志望度の高さや社会人としての基本的なマナーを示すことにつながります。

企業の採用担当者は多くの学生とやりとりをしており、連絡が遅れると他の候補者に機会が移ってしまう可能性があります。また、面接の日程調整や内定通知など、重要な連絡である場合が多いため、早めの対応が求められるでしょう。

当日の就業時間内に折り返すのがベスト

就活の折り返し電話は、当日の就業時間内に連絡するのが最も適切です。一般的な企業の就業時間は午前9時から午後6時ごろまでとされており、この時間帯に折り返すことで相手に迷惑をかけずに連絡できます。

当日中に折り返すことで、企業側にあなたの積極性や責任感をアピールできるでしょう。特に面接の日程調整や急ぎの連絡の場合、当日中の対応が選考に好影響を与える可能性があります。

ただし、正午〜午後13時の昼休憩や、午後6時以降の夜間、また始業直後の午前9〜10時ごろは避けましょう。午前10時〜正午、または午後2〜5時ごろの業務に支障をきたさない時間帯を選ぶことが大切です。

就業時間を過ぎた場合は翌日の午前中に折り返そう

企業からの着信に気づいたのが就業時間を過ぎていた場合は、翌日の午前中に折り返し電話をしましょう。夜間や早朝の連絡は、相手に迷惑をかける可能性があるため避けるべきです。

翌日の午前中、具体的には午前10時から正午ごろまでに連絡することで、相手の業務開始時間に合わせた適切なタイミングで対応できます。この時間帯は採用担当者も比較的時間に余裕があることが多く、落ち着いて話ができるでしょう。

折り返しが翌日になってしまった場合は、電話の冒頭で「昨日はお忙しい中お電話をいただき、ありがとうございました」といった挨拶を入れることが重要です。

翌日に折り返す旨をメールに残す場合の例文

就業時間を過ぎてから着信に気づき、メールで一報を入れておきたい場合のメールの例文は以下のとおりです。

急ぎの留守電がある場合は就業時間外でも折り返す

留守電に「至急」「緊急」といった内容が含まれている場合は、就業時間外であっても折り返しを検討しましょう。ただし、常識的な時間帯として、午後8時ごろまでにかけることが大切です。

急ぎの連絡としては、面接の時間変更や内定に関する重要な通知などが考えられます。これらの連絡を放置してしまうと、選考に大きな影響を与える可能性があるでしょう。

時間外に連絡する際は、「お忙しい時間にお電話してしまい申し訳ございません」といった配慮の言葉を必ず添えることが重要です。就活に必要な言葉遣いについては、「あなたの話し方は大丈夫？就活に必要な言葉遣いとは」をご参照ください。

電話がつながらなかった際のメールの例文

就業時間外に連絡をして電話がつながらず不安な場合は、電話に出られなかったことへのお詫びと、翌営業日に改めて連絡する旨をメールで伝えておきましょう。

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電話を折り返す前に確認すべきことのチェックリスト

折り返し電話をかける前には、留守電にメッセージが残っていないか、メモと筆記用具を手元に用意しているかなど以下の項目を確認しましょう。

適切な準備をすることで、電話での会話が円滑に進み、大切な情報を聞き逃さなくなるでしょう。ここでは、電話を折り返す前に確認すべきことのチェックリストについて解説します。

留守電にメッセージが残っていないか

折り返し電話をかける前に、必ず留守電にメッセージが残されていないか確認してみてください。留守電には用件や緊急度、折り返しの希望時間などの重要な情報が含まれている場合があります。

留守電の内容を事前に把握することで、電話での会話をスムーズに進められるでしょう。たとえば、面接の日程調整の連絡であれば、自分のスケジュールを確認してから電話をかけることができます。

留守電がない場合でも、着信履歴から企業名や時間を確認し、どのような用件で連絡があったのかを推測して準備することが大切です。

就活生が留守電設定で守っておきたいポイントについては、「就活生は留守電設定がマナー！折り返し電話の入れ方を例文付きで解説」をご一読ください。

メモと筆記用具は手元にあるか

電話中に重要な情報を聞き逃さないよう、メモと筆記用具を必ず手元に用意しましょう。面接の日時や場所、持参物など、正確に記録する必要がある情報が伝えられる可能性があります。

スマートフォンのメモ機能を使用する場合は、電話中に操作しやすいよう事前に準備しておくことをおすすめします。ただし、紙とペンの方が素早くメモを取れる場合が多いため、筆記用具とメモはいつでも持っておくと良いでしょう。

静かで電波状況が良い場所か

折り返し電話をかける際は、静かで電波状況の良い場所を選ぶことが重要です。雑音が多い環境や電波が不安定な場所では、相手の声が聞きとりにくく、重要な情報を聞き逃してしまう可能性があります。

屋外よりも室内、特に自宅の静かな部屋からかけるのがおすすめです。カフェや電車内など、周囲に人がいる場所は避けましょう。また、電波状況を事前に確認し、通話が途切れるリスクを最小限に抑えることが大切です。

通話中に電波が悪くなった場合は、「大変恐れ入ります、少々電波が乱れているようで、お声が途切れて聞こえております。一度電話を切り、電波の良い場所に移動して1〜2分後に折り返しお電話を差し上げてもよろしいでしょうか」といったように、素直に状況を説明し、場所を移動してかけ直すことを提案しましょう。

企業名と担当者名を把握しているか

電話をかける前に、企業名と担当者名を正確に把握しておきましょう。複数の企業に応募している場合、混同してしまう可能性があるため、着信履歴や応募書類を確認して間違いがないようにしてください。

企業名は正式名称で覚え、担当者名も正確に把握しておく必要があります。不明な場合は、受付で「採用担当者様」としてとり次いでもらうことも可能ですが、事前に把握しておく方が印象が良いでしょう。

また、その企業への応募内容や選考状況も併せて確認し、会話の中で適切に対応できるよう準備することが大切です。

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就活の折り返し電話のかけ方と流れ

就活の折り返し電話は、挨拶をして名前を伝える→担当者にとり次いでもらう→用件を話す→挨拶をして切るという流れが基本です。正しい手順を踏むことで、採用担当者にマナーが身についている良い印象を与え、スムーズなコミュニケーションが取れるようになるでしょう。

ここでは、折り返し電話のかけ方と流れについて解説します。

1.挨拶をして名前を伝える

電話がつながったら、まず丁寧な挨拶をして自分の名前を明確に伝えましょう。「お忙しい中失礼いたします」といった配慮の言葉から始めることで、相手に好印象を与えられます。

名前を伝える際は、大学名と氏名をはっきりと発音することが重要です。「△△大学の△△と申します」というように、相手が聞きとりやすいスピードで話しましょう。

第一印象は重要であり、最初の挨拶で相手に与える印象がそのあとの会話の雰囲気を決定づけます。明るく丁寧な口調を心掛けてみてください。

2.用件を伝えて担当者につないでもらう

受付の方が電話に出た場合は、用件を簡潔に伝えて担当者につないでもらいましょう。「採用の件でお電話をいただいておりまして、△△様はいらっしゃいますでしょうか」といった具合に、要点を整理して伝えることが重要です。

担当者名が分からない場合は、「採用担当者様はいらっしゃいますでしょうか」と尋ねても問題ありません。受付の方も慣れているため、適切に対応してくれるでしょう。

3.担当者につながったら再度挨拶をする

担当者に電話がつながったら、再度丁寧な挨拶をしましょう。受付の方とは別の人物であるため、改めて自己紹介をすることが重要です。「お忙しい中失礼いたします。△△大学の△△と申します」といった挨拶を行い、相手が誰と話しているのかを明確にします。

この時点で、相手も状況を把握しやすくなるでしょう。担当者が電話に出た際の第一声も重要であり、丁寧で明るい口調を維持することが大切です。

4.用件や折り返し電話であることを伝える

担当者につながったら、折り返し電話であることと、その理由を明確に伝えましょう。「先ほどお電話をいただいておりましたので、お忙しい中恐れ入りますが、折り返しご連絡させていただきました」といった表現が適切です。

この時点で、相手も状況を思い出し、本題に入る準備ができます。留守電が残されていた場合は、その内容についても触れると良いでしょう。用件を伝える際は、簡潔で分かりやすい表現を心掛け、相手の時間を無駄にしないよう配慮することが重要です。

5.メモをとりながら用件を聞く

相手が本題に入ったら、重要な情報を聞き逃さないよう、メモをとりながら話を聞きましょう。面接の日時や場所、持参物など、正確に記録する必要がある情報が多く含まれる可能性があります。

メモを取る際は、「少々お待ちください、メモを取らせていただきます」と一言断ると、相手に配慮していることを示せます。聞きながらメモを取れば、後から内容を振り返ることができ、準備不足による失敗を防げるでしょう。

6.聞き取れなかった内容は聞き直す

電話では相手の声が聞きとりにくい場合があります。重要な情報を聞き逃してしまった場合は、遠慮なく聞き直しましょう。「申し訳ございませんが、もう一度お聞かせいただけますでしょうか」といった丁寧な表現で確認します。

特に日時や場所、連絡先などの数字や固有名詞は、間違いがあると大きな問題につながる可能性があります。不明な点は必ず確認し、正確な情報の把握が大切です。

聞き直すことは恥ずかしいことではなく、むしろ責任感の表れとして評価されるでしょう。

7.挨拶をして電話を終える

用件が終わったら、感謝の気持ちを込めて丁寧な挨拶をして電話を終えましょう。「お忙しい中、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました」といった表現で感謝を示すことが重要です。

電話を切る際は、相手が先に切るのを待つのがマナーです。ただし、相手が切るのを待ち過ぎて不自然にならないよう、適切なタイミングを見計らいましょう。

最後の挨拶も第一印象と同様に重要であり、丁寧で感謝の気持ちが伝わる言葉を選ぶことで、良い印象を残せます。

なお、折り返し電話だけでなく、面接の日程調整や辞退の連絡など、就活ではさまざまなシーンで電話対応が求められます。それぞれの場面に応じた適切なマナーを知りたい方は、 「就活で重要な面接の電話マナーを解説！日程調整や辞退する際の伝え方」を参考にしてください。

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折り返し電話の流れが分かる例文

実際の電話での会話例を知ることで、スムーズな対応ができるようになります。状況に応じて適切な表現を使い分けることが重要です。

ここでは、よくある3つのパターンの会話例を紹介します。これらの例文を参考に、自分なりの表現を準備しておくと良いでしょう。

担当者に直接つながった場合の会話例文

受付から担当者につないでもらう場合の会話例文

担当者が不在で伝言をお願いする場合の会話例文

状況に応じた会話の流れを押さえておけば、いざというときも焦らずに対応できます。なお、電話対応だけでなく、身だしなみや言葉遣い、メールの送り方など、就活ではほかにもさまざまな場面でマナーが求められるものです。

選考全体で失敗しないためのトータルなマナーを身につけたい方は、「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」をご参照ください。

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就活で折り返し電話をかける際の注意点

折り返し電話では、社会人にふさわしい言葉遣いや相手が聞きとりやすい話し方をすることが大切です。適切な言葉遣いや話し方は、あなたの人柄や社会人としての素養を示す重要な要素です。

電話でのコミュニケーションは、表情や身振りが見えないため、声のトーンや言葉遣いがより重要になります。ここで解説する注意点を意識して、相手に良い印象を与える電話対応を心掛けましょう。

社会人にふさわしい言葉遣いをする

就活の電話では、学生同士の会話とは異なり、社会人にふさわしい敬語を使用することが重要です。正しい敬語を使うことで、相手に対する敬意を示し、社会人としての基本的な素養をアピールできます。

間違った敬語や馴れ馴れしい表現は、相手に悪い印象を与える可能性があるため注意が必要です。普段から正しい敬語を意識して使う習慣をつけることで、電話でも自然に適切な表現ができるようになるでしょう。

以下では、電話でよく使われる敬語の正しい使い方について詳しく説明します。

電話では「御社」を使う

電話や口頭での会話では、相手の会社を指す際に「御社（おんしゃ）」を使用します。「貴社（きしゃ）」は書面やメールで使用する表現であり、電話では使わないよう注意しましょう。

たとえば、「御社の面接を受けさせていただきたく」「御社で働かせていただきたいと考えております」といった使い方が適切です。この使い分けは社会人の基本的なマナーであり、正しく使用することで好印象を与えられます。

間違って「貴社」を使ってしまっても大きな問題にはなりませんが、正しい使い分けができることで、より丁寧で適切な印象を与えられるでしょう。

名前を呼ぶときは「役職名」か「様」をつける

相手の名前を呼ぶ際は、必ず「役職名」または「様」をつけて呼びましょう。「△△部長」「●●課長」といった役職名が分かる場合は役職名を、分からない場合は「△△様」「●●様」といった敬称を使用します。

呼び捨てや「さん」付けは避け、常に敬意を示す表現を心掛けることが重要です。また、役職名と「様」を同時に使う「△△部長様」は二重敬語となるため避けましょう。

相手の役職が分からない場合は、受付で確認するか、無難に「様」を使用することをおすすめします。

「承知いたしました」など正しい相槌を使う

電話中の相槌は、「わかりました」ではなく「承知いたしました」、「はい」ではなく「はい、承知いたしました」といった丁寧な表現を心掛けましょう。

その他にも、「恐れ入ります」「申し訳ございません」「ありがとうございます」といった表現を適切に使い分けることで、相手に対する敬意と感謝の気持ちを示せます。

相槌は会話のリズムを作る重要な要素であり、適切に使用することで円滑にコミュニケーションをとれるでしょう。

「おっしゃられる」などの二重敬語に注意する

敬語を使おうとするあまり、「おっしゃられる」「いらっしゃられる」といった二重敬語を使ってしまうことがあります。これらは間違った表現であり、正しくは「おっしゃる」「いらっしゃる」です。

以下に、二重敬語を含めた間違いやすい敬語と正しい敬語をまとめました。

二重敬語は丁寧過ぎて不自然な印象を与える可能性があるため、注意が必要です。正しい敬語を身につけるためには、日ごろから意識して使用し、間違いがあれば修正する習慣をつけることが重要です。

就活での言葉遣いについては、「就活の電話のかけ方や出方が不安！基本マナーとそのまま使える会話例を紹介」をご覧ください。

ゆっくりと聞きやすい話し方をする

電話では相手の表情が見えないため、声のトーンや話すスピードがより重要になります。緊張して早口になりがちですが、ゆっくりと明瞭に話すことを心掛けましょう。

適度な間をとりながら話すことで、相手が内容を理解しやすくなります。また、重要な情報を伝える際は、特にゆっくりと話し、相手がメモを取る時間を確保することも大切です。

声のトーンは明るく、相手に好印象を与えるよう意識しましょう。笑顔で話すことで、声にも自然と明るさが表れます。

折り返しが数日遅れた場合は最初に謝罪をする

やむを得ない事情で折り返し電話が数日遅れてしまった場合は、電話の冒頭で謝罪の言葉を述べることが重要です。「お電話をいただいていたにも関わらず、ご連絡が遅くなってしまい、大変申し訳ございませんでした」といった表現で謝罪しましょう。

遅れた理由を簡潔に説明することも大切ですが、言い訳がましくならないよう注意が必要です。体調不良や家庭の事情など、やむを得ない理由であっても、まずは謝罪の気持ちを示すことが重要でしょう。

謝罪をした上で、今後は迅速に対応することを伝え、信頼回復に努めます。

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就活での折り返し電話のマナーを知りたいあなたへ

就活では折り返し電話をかける機会も多いので、マナーを知っておきましょう。マナーを押さえておけば、折り返し電話をしている数分の時間で好印象を与えられます

しかし、電話対応のマナーができているか不安に思う就活生もいるでしょう。折り返し電話のマナーを学びたい、就活の分からないことを質問したい、などと考えている方は、ぜひキャリアチケット就職エージェントに相談してください。

就活エージェントのキャリアチケット就職エージェントでは、就活生のあらゆる悩みをサポートしています。マナーだけではなく、書類選考や面接などの対策もお任せください。キャリアチケット就職エージェントで就活について学び、第一志望の内定獲得を実現しましょう。

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就活での折り返し電話についてのよくある質問

就活での折り返し電話についてのよくある質問をまとめました。

Q.折り返し電話をしたいが担当者がわからない…

A.担当者名がわからない場合は、受付で「採用担当者様」としてとり次いでもらいましょう。「採用の件でお電話をいただいておりまして、採用担当者様はいらっしゃいますでしょうか」と伝えれば、適切な担当者につないでもらえます。

多くの企業では採用専門の部署があるため、受付の方も慣れており、スムーズに対応してくれるでしょう。また、応募時の書類や企業のWebサイトで担当者名を確認できる場合もあるため、事前に調べておくことをおすすめします。

Q.土日に着信があった場合はいつ折り返す？

A.土日に着信があった場合は、翌営業日（通常は月曜日）の午前中に折り返し電話をしましょう。企業の多くは土日が休業日であるため、休日に折り返し電話をしても担当者が不在の可能性が高いです。

ただし、留守電に緊急性を示す内容が含まれている場合や、企業が土日も営業している場合は、常識的な時間帯であれば土日でも連絡することを検討しましょう。

月曜日に折り返す際は、「週末にお電話をいただいておりまして」といった表現で、土日の着信であったことを伝えます。

Q.留守電に「またかけます」とあったら待つべき？

A.留守電に「またかけます」とあった場合でも、気づいた時点で折り返し電話をすることをおすすめします。企業の採用担当者は多忙であり、再度電話をかける時間を確保できない可能性があるためです。

折り返し電話をする際は、「留守電で『またかけます』とおっしゃっていただいておりましたが、お忙しい中恐れ入りますので、こちらから折り返しご連絡させていただきました」と伝えましょう。

積極的な姿勢を示すことで、企業側にも好印象を与えられるでしょう。相手の都合が悪い場合は、改めて連絡をもらう時間を調整すれば問題ありません。

Q.折り返したけれど担当者が不在だった場合は？

A. 担当者が不在だった場合は、折り返し電話をした旨を伝言として残し、自分の連絡先も伝えましょう。「△△大学の△△が折り返しのお電話をさせていただいた旨をお伝えください」と依頼します。

また、担当者の戻り時間を確認し、改めて連絡する時間を調整することも有効です。「何時ごろお戻りの予定でしょうか」と尋ね、適切なタイミングで再度連絡することを伝えます。

数時間後に再度連絡しても不在の場合は、メールを送っておくと良いでしょう。

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本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。