このページのまとめ
- 企業からかかってきた電話には必ず折り返そう
- 電話をかける前に留守電が入っていないかを確認する
- 電話は相手のスケジュールを考慮した時間帯にかける
- 顔が見えないので、電話での印象は「声のトーンの明るさ」「ハキハキ話しているか」に左右される
- 「正しい言葉遣い」を心がけ、敬語や丁寧語に注意しよう
就活を始めると、企業から電話がかかってくる場面が出てきます。重要な内容であっても、いつも電話を取れるわけではありません。出られなかった電話には「折り返し」をする必要があります。
電話は顔が見えない分、面接よりも慎重になるもの。このコラムでは、かける時間帯や言葉遣いなど「この子はマナーがわかっている」と思わせるポイントをお教えします。
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就活で折り返し電話をするときは？
ただでさえ授業やアルバイトなどで忙しい学生にとって、日中にかかってくる電話を取るのは難しいもの。就活で忙しくなると、企業からの電話に出られないという場面が多くなります。企業からかかってきた電話は、しばらくすると再度かかってくることでしょう。しかし社会人としての最低限のマナーとして、着信履歴を見たらすぐに折り返しましょう。
すぐにかけ直す前に、まずは留守電が入っていないかをチェック。留守電のメッセージには、「なぜ電話をかけてきたか」「折り返しが不要か」などが残されています。内容を把握して、もし「折り返しが不要」であれば、そのままかかってくるのを待ちましょう。
折り返しの電話をかける際はスケジュールがわかるものを用意しましょう。電話の内容は次回の選考や個別面談の日程調整といったものである可能性が高いです。予定を聞かれてすぐに対応できる準備をしておきましょう。
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折り返し電話の時間帯は？
折り返しの電話を入れる際は、相手のスケジュールを考える必要があります。相手から指定される場合もありますので、その際は指示に従ってください。指定がなく、何も考えずにすぐに電話をかけても、相手が出にくい時間帯である可能性があります。時間を考慮できる姿勢を見せれば、「社会人としての心遣い」があるとアピールができます。相手の企業の営業時間をきちんと調べた上で、折り返しましょう。
朝の場合
朝に電話をかける際は、相手先の始業時間を調べます。始業前に電話をかけても意味がありませんし、始業したばかりの時間は朝礼やミーティングなどで慌ただしいもの。相手の業務妨害にならないよう、始業時間から時間を空けて電話をすることがポイントです。始業時間がわからない場合は、10時半～11時半にかけると良いでしょう。
昼の場合
社会人の昼食はおおむね12時～14時。この時間帯は休憩時間のため、席を外している社員が多いはずです。休憩の邪魔をしないためにも、お昼には電話はしないのが得策です。
夜の場合
夕方以降の終業時間前後は電話を控えましょう。就業時間は、一般的に17時～18時。その1時間前後は、社会人にとって業務のまとめや追い込みの時間です。相手の帰宅時間にも関わることですから、19時以降の連絡は控えて翌日に折り返しましょう。
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折り返し電話の注意点
電話をかける際は、場所にも気を遣う必要があります。電話では周りの雑音で声がかき消されてしまうことも。場所は静かな室内を選ぶのが無難です。ただし、電波状況が悪い地下などは避けましょう。
電話は相手の顔が見えない分、声や話し方で「どんな人間か」を判断されてしまいます。ボソボソと話したり、声のトーンが暗かったりするとあまり良い印象は持たれません。声はできるだけ明るく、返事はハキハキとすることを意識しましょう。
話す際にもう一つ重要なのが「言葉遣い」。正しい言葉遣いでの会話は社会人の最低限のマナーです。丁寧語や敬語には十分に注意して電話をかけましょう。
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電話でよく使うフレーズ例
よく使う丁寧語・敬語を見ていきましょう。
よく使う丁寧語、敬語の例
挨拶
「お忙しいところ（夜分遅くに）、失礼いたします」
「お忙しいところ（夜分遅くに）、恐れ入ります」
「わたくし、〇〇大学の〇〇〇と申します」
感謝
「ご丁寧にありがとうございます」
何かを頼む
「ただいまお時間よろしいでしょうか」
「恐れ入りますが、お名前をお教えいただけますでしょうか」
「お手数ですが、伝言をお願いできますでしょうか」
電話を切る際
「お忙しい中、ありがとうございました。失礼いたします」
間違いやすい丁寧語、敬語の例
正しい言葉遣いのためにも注意したい敬語や丁寧語。
特に間違えやすいものに以下のようなものがあります。
×わたし 〇わたくし
×すみません 〇申し訳ございません
×いいですか 〇よろしいでしょうか
×ちょっと 〇少々
×貴社（書き言葉）〇御社（話し言葉）
普段アルバイトなどで使っている敬語でも、その場や相手にとってふさわしい言葉ではない可能性もあります。
上記の例を参考にして、電話口でも好印象を得られるように意識しましょう。
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折り返し電話の流れが分かる例文
以上の正しい言葉遣いを踏まえて、電話の流れの例を見ていきましょう。
～電話をかける～
受付「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇〇でございます」
自分「お忙しいところ、失礼いたします。私（わたくし）、▲▲大学の△△△と申します。先ほど人事部の●●様からお電話をいただき、折り返しをさせていただきました。●●様はいらっしゃいますでしょうか」
受付「▲▲大学の△△△様ですね。かしこまりました。ただいま担当の者に繋ぎますので、少々お待ちください」
人事「お電話代わりました。人事部の●●と申します」
自分「お忙しいところ、失礼いたします。私、▲▲大学の△△△と申します」
人事「△△△さんですね」
自分「はい。ただいま、お時間よろしいでしょうか」
人事「はい、大丈夫ですよ」
自分「ありがとうございます。本日14時頃にお電話をいただいておりましたので、折り返しのご連絡をさせていただきました。先ほどは電話に出ることができず、申し訳ありませんでした」
人事「お電話ありがとうございます。またこの度は弊社の新卒採用にご応募いただきましてありがとうございました。実は、書類選考の結果、△△△様にはぜひ一次選考にお越しいただきたく、お電話させていただきました。こちらのお電話で日程調整させていただいてもよろしいでしょうか」
自分「はい。ありがとうございます」
いかがでしたか？これで折り返し電話をかける準備はできました。しかしいざ実践となると、不安がある方も多いと思います。電話も面接も一発勝負。それに備えて十分に事前準備と練習を重ねる必要があります。
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