覚えておこう!リクルーターへのメールマナー

このページのまとめ

  • リクルーター制度は優秀な学生を確保することが目的
  • リクルーターに送るメールはマナーを徹底しよう
  • 件名はシンプルに分かりやすく、本文は引用して返信しよう
  • ビジネスメールは24時間以内の返信が好ましい
  • リクルーター面談は指定がなければスーツで行こう

パソコンでメールを送る男性の画像

リクルーターへのメールの書き方が分からない人はいませんか?
リクルーターは企業が優秀な学生を確保することを目的とした制度。学生側にとっても、早期に内定が得られるメリットがあります。リクルーターとはメールや面談でやりとりしますが、マナーが良いと好印象につながり、評価がアップするでしょう。
このコラムでメールの書き方を学べば、自信を持ってリクルーターを連絡を取り合えるようになるはずです!
 

リクルーター制度とは

リクルーター制度とは、社員が自分の出身校の学生や優秀だと評価した学生に接触し、採用につなげる活動のこと。リクルーターと呼ばれる社員が本選考とは別に面談を実施し、学生に自社の魅力を伝えたり、実質的な面接を行ったりします。

リクルーター制度の目的

一番の目的は、本選考前の早い段階で優秀な人材を確保することです。また、学生と1対1で接することで、より効果的に自社をアピールして入社意欲を引き出す狙いもあります。

リクルーターに声をかけられるタイミング

プレエントリーをした後やエントリーシート提出後、会社説明会などのタイミングで声をかけられます。ほかには、OBやOGからコンタクトをとってくることもあるようです。

リクルーターを行う人

リクルーターを行うのは、入社1~5年目の若手社員が多いようです。学生と年が近い社員をリクルーターにすることで、就活生が質問しやすい雰囲気をつくり、コミュニケーションを活発にする意図があるでしょう。

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リクルーター面談ってなに?対象になる就活生は?

 

 

リクルーターにメールを送るときの基本

リクルーターとは面談日程の調整などでメールをやり取りする機会があります。就活中のマナーは評価に関わってくるため、基本をしっかり押さえましょう。

簡潔な件名

「面談日程調整の件(田中太郎)」のように、「本文の内容」と「誰からのメールか」が分かるシンプルな件名をつけます。
相手からきたメールに返信する際は、件名を変える必要はありません。「Re:」マークもそのままにして返信しましょう。そうすることで、相手が何のメールかすぐに理解できます。

引用返信をする

返信用の画面を開くと、相手から送られた本文が引用されていると思います。この本文は残したまま返信内容を記入しましょう。
今までのメールのやりとりが残っていると、相手が何のメールか分かり、過去のメールを検索する手間が省けます。

宛名の会社名・部署名は正式名称

宛名の会社名・部署名は「(株)」などの略称を使用せず、正式名称で記載します。

顔文字や絵文字は使用しない

年が近いリクルーターであっても、就活のメールに顔文字や絵文字、「笑」などのマークは使用しないでください。

24時間以内に返信する

相手からきたメールには24時間以内に返信するのがマナーです。ただし、あまり夜遅いメールは非常識と思われる恐れがあります。返信が深夜になりそうなときは、翌日の朝一番にメールを送るのが良いでしょう。

質問は一度にまとめて送る

リクルーターはほかの業務と併行して就活生とやり取りしています。相手の時間をとらないためにも、質問は1つのメールにまとめてやり取りが最小限で済むよう配慮しましょう。

確認した旨を返信する

相手からのメールを確認したら、自分から伝える事柄がなくても確認した旨を返信しましょう。

誤字・脱字に注意する

メールに誤字・脱字があると、「注意力がない=仕事でもミスが多い」と思われる恐れがあります。送信前に読み直す癖をつけましょう。

 

  

就活で送るメールの基本構成

就活で送るメールの基本構成をご紹介します。リクルーターとのやり取りに限らずどんな場面でも使えるので、ぜひ覚えておいてください。

宛名

メールの冒頭には会社名と部署名、個人名の宛名を記入します。リクルーターの場合、部署名が分からなければ会社名と個人名だけでもOKです。

お世話になっております

メールの最初の一文は、「お世話になっております」で始めるのが定番の型です。初めてメールを送る場合は、「お世話になります」にしましょう。

名前と大学名を名乗る

次に、自分の名前と大学名を名乗ります。

用件を簡潔に説明

用件は分かりやすく簡潔に説明しましょう。結論から述べると相手が内容を理解しやすくなります。
長文になる場合は適度に改行を入れて読みやすくするのがポイントです。

結びの言葉

結びの一文があるかどうかでかなり印象が変わります。

「お忙しい中恐縮ですがよろしくお願いいたします」
「大変勝手ではございますがよろしくお願いいたします」

署名

本文の最後には、自分の連絡先を記載した署名を入れます。署名に盛り込む内容は、氏名、大学名、電話番号、メールアドレス、住所です。

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就活時のメールに使える!基本マナーと例文まとめ

 

リクルーターに送るメール例文

ここでは、リクルーターに送るメールの例文をご紹介します。

面談日程の調整メール(相手からのメールに返信する場合)

件名
相手からのメールの件名を変えずに返信

本文
株式会社□□ 
リクルーター ◯◯様

お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の田中です。
面談の日程をご連絡いただきありがとうございます。
ご提示いただいた日程の中から、下記の日程でお伺いさせて頂けますでしょうか。

〇月〇日(〇)×時~×時

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。


ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
田中太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年
電話:090-0000-0000
メール:abcd@efg.ne.jp
住所:東京都○○市○○町1-2-3
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
 

面談後のお礼メール

件名
面談のお礼(〇〇大学 田中太郎)

本文
株式会社□□ 
リクルーター ◯◯様

お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の田中です。 
本日はお忙しい中、面談の機会を設けていただきありがとうございました。

◯◯様とお話をすることで疑問に思っていたことが解決し、 
さらに貴社で働きたいという気持ちが強まりました。

特に、~~のお話は、大変勉強になります。 
本日の◯◯様のお話を踏まえ、さらに企業研究を進めて参ります。

またご相談させていただこうと思っておりますので、その際はご指導のほど宜しくお願い致します。 
本日は貴重なお時間を頂き、ありがとうございました。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
田中太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年
電話:090-0000-0000
メール:abcd@efg.ne.jp
住所:東京都○○市○○町1-2-3
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 

  

リクルーター面談の服装と振る舞いのマナー

リクルーターの面談では、以下のようなマナーに気をつけましょう。

服装のマナー

企業から指定があった場合は、指示通りの服装をしていきましょう。
就活で「私服」と言われた場合、オフィスカジュアルに準じた格好をすればOKです。男性のオフィスカジュアルはシャツとジャケット、チノパンなどのズボンが基本。女性はシンプルなトップスにジャケットやカーディガンを合わせましょう。ボトムスはスカートでもズボンでも良いですが、スカートは膝丈の長さを選びます。男女ともに、デニムやTシャツといったカジュアルな格好は避けましょう。
企業から指定がなかったときは、普段の就活と同様にスーツを着てください。面談では服装のマナーも見られているので、シワや汚れがないかチェックが必要です。

振る舞いのマナー

面接と同様に、明るくはきはきとした声で挨拶しましょう。年が近いリクルーターはフランクに話してくれる人も多いですが、常に敬語を使うのを忘れずに。
リクルーターから話を聞くときは、メモをとって内容を記録すると良いでしょう。時おり頷いたり、アイコンタクトをとったりすると、相手の話をしっかり聞いていると示せます。

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