就活時のメールに使える!基本マナーと例文まとめ

このページのまとめ

  • メールは、なるべく企業の営業時間内に送る
  • 送信の際の件名は、ひと目見て内容が分かるものを作成
  • 返信の際の件名にある「Re:」は消さずに残す
  • アドレスは、大学から付与されたものを使用するのがベター
  • 本文の文字は、太字や色付けなどの装飾は避ける

就活では、面接の日程や合否の連絡など、企業とメールでやり取りをすることがあります。マナーを守りメールのやり取りができているかどうかも、評価を左右する要素の1つです。
そこで今回は、送るべき時間帯や注意点についてまとめています。正しいマナーで企業とメールのやり取りを行い、就活を少しでも有利に進めましょう。

就活メールの送信は時間を気にすべき?


好きな時間に読むことができ相手の時間を拘束しないメール。電話連絡の場合は、企業側の営業時間内に入れるのがマナーですが、メールの場合は基本的にはいつ送信しても良いとされています。
しかしながら、中には送信時間をチェックしている企業がいるのも事実です。深夜や明け方などの送信は「非常識だ」「不規則な生活を送っているのか」などと判断する企業は少なくありません。
時間帯でマイナスな印象を与えないためにも、メールも電話での場合と同様企業の営業時間内での返信がベター。やむを得ず、営業時間外や夜中、土日などになってしまう場合は、一言添えておくと良いでしょう。

また、企業からの連絡に返信する場合は、できれば確認後すぐに送ることが大切です。あなたの返事次第で企業側の仕事がスムーズに進む可能性があるため、なるべく素早く返信できるよう、こまめにメールチェックすることをおすすめします。
遅くても24時間以内の返信を目指しましょう。返信の場合も送信と同様、企業の営業時間内が理想です。どうしても返信が遅くなった場合は、一言謝罪文を入れておきましょう。

基本的なメールマナー


相手を配慮した時間帯にメールを送ることができても、内容が残念であればマイナスな印象を与えかねません。最低限気をつけておきたいマナーについて把握しておきましょう。

件名は簡潔に分かりやすく

メールで最初に目に入るのが件名です。誰からどのような用件なのか、件名を見ただけで理解してもらえる内容を目指しましょう。相手がすぐに読むべきか後でチェックしても大丈夫かどうかを判断できる内容がベストです。
入れるべき文言は、学校名・氏名・用件の3つ。用件にはメールの本文の主題を指します。例えば「◯日の面接の日程変更のお願い ◯◯大学 山田太郎」など。ひと目で用件を明確に理解することができます。

Re:は残したまま

返信の場合、件名に「Re:」が入りますがこれはそのまま残すのが正解です。どのような用件への返信なのかがひと目で分かるため、件名を書き換えずにそのままにしておいて問題ありません。
万が一やり取りが続いて件名が見えなくなった場合には、「Re:」を数個消去してしまっても大丈夫でしょう。

本文は構成を守る

本文は、宛先・挨拶・内容・締め・署名が基本的な構成の順番です。この流れに従って本文を作成しましょう。それぞれどのような内容なのかご紹介いたします。

宛先
相手の企業名と部署、氏名を記載します。株式会社などは略さずに正式名称で記載し、部署や氏名が分からない場合は「採用ご担当者様」と記載しておくと良いでしょう。

挨拶
「お世話になっております」が基本ですが、一番初めのやり取りに関しては「お世話になります」と記載。続けて、自身の学校名と氏名を記載します。

内容
具体的なトピックを記載。なぜメールをしたのかの理由にあたる部分です。

締め
最後に読んでくれたことへの感謝などの結びの言葉で締めます。

署名
最後に、大学名・学部・氏名・メールアドレス・電話番号など自身の連絡先を書きましょう。

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印象が悪くなるメール


内容のほかにも、メールアドレスや装飾など、思わぬところで採用担当者からの印象が悪くなることもあります。以下のようなマイナスポイントに当てはまっていないかチェックしてみましょう。

プライベートのアドレス

@より前のアドレスは自分で自由に決めることができますが、この部分に好きなアーティストの名前や趣味、顔文字などが入っているものは就活用として適していません。
文字列が意味もなく羅列されたものも、企業側が打ち間違えてしまう恐れがありますので避けましょう。
大学で付与されるメールアドレスを使用するか、もしくはフリーメールを取得しシンプルに自分の名前を設定するのが無難です。

装飾しない

相手が読みやすいようにと太字で強調したり色付けしたりは好ましくありません。相手のPCの設定によっては、文字サイズや行間がバラバラになったり文字化けしたりと正しく表示されない恐れがあります。
また、装飾自体に良い印象を抱かない担当者も多いものです。わざわざ装飾をせず、シンプルなまま送信するようにしましょう。

改行されていない

改行されていない字続きで作成された文章は、スマホ表示では気にならないもののPC表示では横幅が長く読みづらい印象を与えてしまいます。ほとんどの採用担当者がPCでメールチェックしますので、適宜改行し相手が読みやすいよう考慮しましょう。

就活全般のメール例文


最後に、就職活動中にやり取りの多いメールの例文をケース別にご紹介いたします。メール本文の作成に困った際にぜひ参考にしてみてください。

説明会参加後のお礼の場合

件名:○月○日会社説明会参加のお礼 ◯◯大学 山田太郎

本文:
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の山田太郎と申します。
本日は、貴社の会社説明会に参加させていただきありがとうございました。

貴社の業務内容について詳しくご説明いただいたこと、社風についてイメージできるような
具体的なエピソードをお話いただいたこと、大変参考になりました。
より一層貴社でお仕事したいという気持ちが強まる貴重な時間になりました。
また、お時間をいただき質問にご回答いただき感謝しております。
いただいた資料に目を通し、さらに理解を深めたいと思います。

丁寧にご対応いただいたことへのお礼を一言お伝えしたく、メールを送らせていただきました。
今後もどうぞよろしくお願いいたします。

--------------------------
◯◯大学◯◯学部
山田 太郎
×××@××.co.jp
090-1234-5678
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面接日程を調整する場合

件名:◯日の面接日調整のお願い ◯◯大学 山田太郎

本文:
株式会社◯◯ 人事担当 鈴木様

お世話になります。◯◯大学◯◯学部の山田太郎と申します。
この度は面接日のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

◯月◯日の◯時より面接のご案内をいただいておりましたが、貴社にお伺いするのが難しくなりました。
大変申し訳ございませんが、日程の調整ができないかと思いご連絡いたしました。
誠に勝手ではございますが、お伺い可能な日程について以下に記載いたします。
お忙しい中大変恐縮ではありますが、ご検討いただけると幸いです。

・◯月◯日◯時~
・◯月◯日◯時~
・◯月◯日◯時~

何卒よろしくおねがいいたします。

--------------------------
◯◯大学◯◯学部
山田 太郎
×××@××.co.jp
090-1234-5678
--------------------------

面接後のお礼の場合

件名:本日の面接のお礼 ◯◯大学 山田太郎

本文:
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の山田太郎と申します。
本日は、お忙しい中面接の時間をいただきありがとうございました。

◯◯さまのお話を伺う中で、貴社で提供しているサービスの社会貢献度の高さや
社員の方が活き活きと意見を出し合い働かれていることがとても印象に残りました。
貴社の一員として活躍したいという思いがますます強くなりました。

まずは面接のお礼を申し上げたく、取り急ぎメールを送らせていただきました。
末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

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◯◯大学◯◯学部
山田 太郎
×××@××.co.jp
090-1234-5678
--------------------------

以上、メール送信時に気をつけておきたいマナーについてご紹介しました。
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