このページのまとめ
- 就活メールは、なるべく相手の就業時間内に送る
- 就活メール送信の際の件名は、ひと目見て内容が分かるものを作成
- 就活メール返信の際の件名にある「Re:」は消さずに残す
「企業にメールを送る時間は何時が良い？」「印象が良い書き方は？」など、不安を抱いている方もいるでしょう。マナーを守ってメールのやり取りができているかどうかも、就活で評価を左右する要素の1つです。このコラムでは、送るべき時間帯や注意点についてまとめています。正しいマナーで企業とメールのやり取りを行い、就活を少しでも有利に進めましょう。
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就活メールの送信は何時がいい？
メールは好きな時間に読むことができ、相手の時間を拘束しません。電話連絡の場合は、企業側の営業時間内に入れるのがマナーですが、メールの場合は基本的にはいつ送信しても良いとされています。しかし、なかには送信時間をチェックしている企業がいるのも事実です。ここでは、好印象なメールの送信時間を解説します。
企業の営業時間に合わせて送るのが基本
基本的には、企業の営業時間に合わせて送るのが良いでしょう。深夜や明け方などの時間帯に送られたメールを「非常識だ」「不規則な生活を送っているのか」というように判断する企業は少なくありません。以下では、一般的な9:00～18:00の勤務時間を基に、就活メールを送る時間帯を解説します。
9:00～10:00
出社直後の朝9:00～10:00は、前日の退勤以降から来ているメールをチェックする人が多い傾向にあります。この時間にメールを送れば見てもらいやすいでしょう。
12:00～13:00
12:00～13:00は昼休憩で業務が一段落するタイミングのため、この時間に送るのも良いでしょう。
17:00以降
17:00以降も一日の業務が一段落してくる時間帯なので、メールをチェック・処理する人は多いでしょう。この時間にメールを送るのもおすすめです。
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基本的なメールのマナー
相手を配慮した時間帯にメールを送ることができても、内容が伴っていなければマイナスな印象を与える恐れがあります。最低限気をつけておきたいマナーについて把握しておきましょう。
件名は簡潔に分かりやすく
メールの件名は、誰からどのような用件なのか、ひと目見ただけで理解してもらえる内容を目指しましょう。相手がすぐに読むべきか後でチェックしても大丈夫かどうかを判断できる件名がベストです。件名に入れるべき文言は、学校名・氏名・用件の3つ。用件はメールの本文の主題を指します。例えば「◯日の面接の日程変更のお願い ◯◯大学 山田太郎」という件名なら、用件を明確に理解できるでしょう。
本文は構成を守る
本文は、宛先・挨拶・内容・締め・署名が基本的な構成の順番です。この流れに従って本文を作成しましょう。それぞれどのような内容なのかご紹介いたします。
宛先
相手の企業名と部署、氏名を記載します。株式会社などは略さずに正式名称で記載し、部署や氏名が分からない場合は「採用ご担当者様」と記載しておくと良いでしょう。
挨拶
就活メールの挨拶は「お世話になっております」が基本ですが、最初のやり取りでは「お世話になります」と記載しましょう。続けて、自身の学校名と氏名を記載します。
内容
具体的な用件を記載しましょう。なぜメールをしたのかの理由にあたる部分です。
締め
最後に読んでくれたことへの感謝といった結びの言葉で締めます。
署名
最後に、大学名・学部・氏名・メールアドレス・電話番号など自身の連絡先を書きましょう。
返信は極力早めにする
返信は極力24時間以内には対応するようにしましょう。企業としては何か依頼や確認をする際、早く知りたいことがほとんどです。社会人になっても返信が早い方が信頼されるので、こまめにメールをチェックすることも心がけると良いでしょう。
Re:は残したまま
返信する際は、件名の「Re:」は残しておきましょう。どのような用件への返信なのかがひと目で分かるため、件名は書き換えなくても問題ありません。
また、やり取りが続いて件名が見えなくなった場合には、「Re:」を数個消去しても大丈夫でしょう。
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印象が悪くなるメールの特徴
内容のほかにも、メールアドレスや装飾など、思わぬところで採用担当者からの印象が悪くなることもあります。以下のようなマイナスポイントに当てはまっていないかチェックしてみましょう。
プライベートのアドレス
「＠」より前のアドレスは自由に決められますが、この部分に好きなアーティストの名前や趣味、顔文字などが入っているものは就活用として適していません。
文字列が意味もなく羅列されたものも、企業側が打ち間違えてしまう恐れがあるので避けましょう。
大学で付与されるメールアドレスを使用するか、フリーメールを取得して自分の名前を設定するのが無難です。
装飾しない
相手が読みやすいようにと太字で強調したり、色をつけたりするのは好ましくありません。相手のPCの設定によっては文字サイズや行間がバラバラになったり、文字化けしたりと正しく表示されない恐れがあります。
また、装飾自体に良い印象を抱かない担当者も多いので、シンプルなままで送信しましょう。
改行されていない
改行されずに作成された文章はスマホ表示では気にならないものの、PC表示では横幅が長く読みづらい印象を与えてしまいます。多くの採用担当者がPCでメールチェックするので、適宜改行して相手が読みやすいよう考慮しましょう。
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就活全般のメール例文
最後に、就職活動中にやり取りの多いメールの例文をシチュエーション別にご紹介します。メール本文の作成に困った際にぜひ参考にしてみてください。
説明会参加後のお礼の場合
件名：○月○日会社説明会参加のお礼 ○○大学 山田太郎
本文：
お世話になっております。○○大学○○学部の山田太郎と申します。
本日は、貴社の会社説明会に参加させていただきありがとうございました。
貴社の業務内容について詳しくご説明いただいたこと、社風についてイメージできるような具体的なエピソードをお話いただいたこと、大変参考になりました。
より一層貴社でお仕事したいという気持ちが強まる貴重な時間になりました。
また、お時間をいただき質問にご回答いただき感謝しております。
いただいた資料に目を通し、さらに理解を深めたいと思います。
丁寧にご対応いただいたことへのお礼を一言お伝えしたく、メールを送らせていただきました。
今後もどうぞよろしくお願いいたします。
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○○大学○○学部
山田 太郎
×××＠××.co.jp
090-1234-5678
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面接日程を調整する場合
件名：○日の面接日調整のお願い ○○大学 山田太郎
本文：
株式会社○○ 人事担当 鈴木様
お世話になります。○○大学○○学部の山田太郎と申します。
この度は面接日のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
○月○日の○時より面接のご案内をいただいておりましたが、貴社にお伺いするのが難しくなりました。
大変申し訳ございませんが、日程の調整ができないかと思いご連絡いたしました。
誠に勝手ではございますが、お伺い可能な日程について以下に記載いたします。
お忙しい中大変恐縮ではありますが、ご検討いただけると幸いです。
・○月○日○時～
・○月○日○時～
・○月○日○時～
何卒よろしくおねがいいたします。
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○○大学○○学部
山田 太郎
×××＠××.co.jp
090-1234-5678
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面接後のお礼の場合
件名：本日の面接のお礼 ○○大学 山田太郎
本文：
お世話になっております。○○大学○○学部の山田太郎と申します。
本日は、お忙しい中面接の時間をいただきありがとうございました。
○○さまのお話を伺う中で、貴社で提供しているサービスの社会貢献度の高さや社員の方が活き活きと意見を出し合い働かれていることがとても印象に残りました。
貴社の一員として活躍したいという思いがますます強くなりました。
まずは面接のお礼を申し上げたく、取り急ぎメールを送らせていただきました。
末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
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○○大学○○学部
山田 太郎
×××＠××.co.jp
090-1234-5678
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企業に就活メールを送る際は、このコラムで紹介したマナーを参考にしてみてください。
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本記事の執筆者
梶川沙綺（かじかわさき）
新卒でレバレジーズ株式会社に入社。年間1000名以上の就活生の支援を行い、入社3年目で神戸支社の立ち上げに携わる。現在は本社でサービスの向上にも関わりながらキャリアコンサルタント国家資格取得に向けてスキルアップ奮闘中。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
