就活メールの書き方は?送る際の注意点

このページのまとめ

  • 就活メールの件名には、用件と氏名を記載する
  • メールの構成は宛名、挨拶、用件、署名が基本
  • 送信前に読み直し、送る時間帯に注意しよう
  • 面接に遅れそうなときなど、急を要する場合は電話で連絡するのがマナー

「就活メールの書き方が分からない…」と悩んでいる方はいませんか?
このコラムでは、就活メールの基本構成や送る際の注意点などをご紹介します。採用担当者に良い印象を与えられるよう、コラムの内容をチェックしてみてください。

 

就活メールの書き方

企業にメールを送る際は、以下のポイントを参考にしてください。

件名

件名には用件と氏名を記載します。採用担当者は多くの就活生からメールを受けとるということを念頭に置き、「面接日時について(氏名)」のようにひと目で内容が分かる件名にしましょう。
企業からのメールに返信する際は、「Re」を残しておくのが適切。何の用件に対する返信であるかすぐに分かるため、件名もそのままで問題ありません。

宛名

企業名は正式名称で記載し、(株)というような略称を使わないようにしましょう。部署名や担当者の名前を続けて書き、担当者名が分からないときは「採用ご担当者様」と記載します。

本文

初めてメールを送る際は「お世話になります」、2回目以降は「お世話になっております」から書き始めます。
その後に学校名と学部、氏名を記載し、本文は3~5行に一度改行して見やすくしましょう。

署名

氏名や学校名、学部、連絡先(電話番号とメールアドレス)を記載します。本文と区別するために、「-」や「=」などの記号を使って署名の上に罫線を引くのも1つの方法です。

上記が企業にメールを送る際の基本構成です。好印象を与えられるよう、マナーをしっかり押さえましょう。

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メールを送る際の注意点

企業にメールを送る際の注意点は、以下のとおりです。

送信前に読み直す

メールに誤字・脱字があると「注意不足」「確認をしっかりしていない」と思われてしまいます。そのほか、面接日時の記載ミスなどは再調整の手間を取らせてしまうため、事前の確認が大切です。

送る時間帯に気を付ける

「忙しくて夜にメールを作成した」という場合でも、深夜の時間帯に送るのはマナー違反。担当者の勤務時間中に送るのが望ましいため、夜に作成した際は翌日の午前中に送信すると良いでしょう。

絵文字や略称は使わない

絵文字や略称を使ってメールを送ると、「ビジネスマナーが身についていない」という印象を与えてしまいます。
目上の人に対するメールであることを意識し、失礼のない内容になっているか確認しましょう。

正しい敬語を使う

「分かりました」「了解しました」などはビジネスメールに不適切なため、「承知しました」「かしこまりました」と表現します。そのほか、話し言葉では「御社」、書き言葉では「貴社」というような使い分けにも注意が必要です。

選考活動をスムーズに進めるためにも、メールの内容や時間帯に注意して送りましょう。

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就活メールのマナーは採用に影響する!正しい書き方を例文付きで解説
 

 

こんなときはどうする?パターン別対処法

この項目では、就活メールに関するパターン別の対処法をご紹介します。

メールの作成に時間がかかってしまう場合

「毎回メールの作成に時間がかかる…」という場合、挨拶文や署名などはテンプレートを用意すると良いでしょう。あらかじめ作っておけば時間を短縮でき、一から作成しなくて良いため打ち間違えも防げます。

受信メールの確認漏れが不安な場合

確認漏れが心配なときは、専用フォルダを作ったり、フラグ設定をしたりすると良いでしょう。専用フォルダを用意しておけば、面接日時を確認したいときなどにも便利です。

急な連絡が必要な場合

電車の遅延で面接に遅れそうなときなど、急を要する場合は電話で連絡するのがマナーです。電話の際は、学校名と氏名を名乗ってから用件を伝えましょう。

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