就活メールの書き方とマナー｜返信・日程調整の例文17選

就活メールを企業に送る際に、「失礼な表現はない？」「敬語の使い方はこれで合っている？」と不安になる学生もいるでしょう。ビジネスメールに慣れていないうちは、誰もが緊張するものです。

この記事では、就活メールの基本構成とマナー、返信のポイントを解説し、選考前から内定後まで使える17の例文を紹介します。正しい就活メールの送り方をマスターし、自信をもって企業とのやり取りに臨みましょう。

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就活メールの基本構成と正しい書き方

就活メールには、基本となる構成が存在します。件名や宛名、挨拶、本文、結び、署名といった基本構成を理解しておくことで、どんな場面でも迷わずメールを作成できるようになるでしょう。

まずは、以下で就活メール全体の型を確認してみてください。

ここからは、採用担当者が読みやすいと感じるメールにするために、6つのパーツごとの書き方を紹介します。

1.件名は「用件・大学名・氏名」で書く

企業にメールを送るときの件名は、「用件・大学名・氏名」にするのが基本。採用担当者は毎日多くのメールを受け取っているので、誰からどのような用件で送られてきたのかすぐに分かるようにしておくことがポイントです。

たとえば、「【面接日程変更のお願い】△△大学 名前」「【ES提出に関して】△△大学 名前」のように重要な情報を簡潔にまとめましょう。ひと目で内容が伝わる件名にすることで、見落としの防止につながります。

反対に、件名だけで用件が分からないメールは、見落としの原因になるため避けましょう。たとえば、「お世話になっております」や「こんにちは」といった挨拶のみの件名や、「質問です」「お願いします」といった具体性に欠ける件名はNGです。

件名だけで内容が判別できない場合は後回しにされたり、見落とされたりする可能性があります。常に「相手の視点」に立ち、ひと目で用件が伝わる明確なタイトルをつけましょう。

なお、企業からのメールに返信するときの件名は、後述の「就活メールの返信マナー」で解説します。用件別の件名の具体例については、「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」をご覧ください。

2.宛名は企業名・部署名・氏名を正式名称で書く

メールの宛名は「企業名・部署名・担当者名」を正式名称で書きます。ビジネスの場で略称を使うのはマナー違反となるため、（株）と略さずに「株式会社」と正式名称で書きましょう。

宛名の書き方は、担当者名が分かっているかどうかと、送り先が個人か部署かによって変わります。宛名の書き方に迷った際は、以下の3つのパターンを確認してみてください。

担当者名が分かる場合

担当者名が分かる場合は、「企業名＋部署名＋氏名＋様」の順に書きます。役職が分かるときは「人事部 部長 △△様」のように、氏名の前に役職名を添えましょう。

「部長様」のように役職名に「様」を重ねるのは、敬称の重複になるため避けるのが無難です。氏名の漢字は、企業からのメールの署名や名刺を見て正確に写しましょう。

担当者名が分からない場合

担当者の名前が分からないときは、「人事部御中」または「人事部 採用担当者様」とします。ただし、組織に宛てる「御中」と個人に宛てる「様」は、「人事部御中 採用担当者様」のように併用しないのがルールです。

部署宛てに送る場合

特定の担当者ではなく、部署や窓口そのものに送る場合は、組織名のあとに「御中」を付けます。たとえば「人事部御中」「新卒採用事務局御中」のように書きましょう。

「御中」の使い方は、「メールで『御中』は使う？事務局や係宛てのときは？正しい書き方を解説」の記事で詳しく解説しています。

3.書き出しは「挨拶＋名乗り」から始める

本文を書き始めるときは、「挨拶＋名乗り」から始めるのがマナーです。ここでは、特に迷いやすい挨拶の使い分けについて解説します。

初回と2回目以降で挨拶を使い分ける

挨拶は、その企業へ初めて連絡するのか、2回目以降なのかで使い分けが必要です。以下では、初回と2回目以降、それぞれの挨拶の記載方法についてまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

初めて連絡する場合は、「はじめまして」であることが分かる挨拶にしましょう。2回目以降は「お世話になっております」が一般的です。採用担当者は多くの学生とやり取りをしているので、氏名だけでは同姓同名の学生と間違われたり、データの確認に時間がかかったりする可能性があります。

スムーズに本人特定ができるよう、挨拶のあとの「大学名・名前」は必ずセットで書きましょう。

また、状況に合わせて「先ほどは貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました」「先日は△△の件で大変お世話になりました」などの言葉を付け加えると、より丁寧な印象になります。

なお、説明会などで一度顔を合わせている場合や、企業から先に連絡をもらっている場合は、初めてのメールでも「お世話になっております」を使って問題ありません。迷ったときは、相手との接点があるかどうかで判断してみてください。

4.本文は結論から簡潔に書く

本文は、結論から先に伝える「結論ファースト」を意識しましょう。ダラダラとした長文は、要点が伝わりにくく、多忙な採用担当者の負担になってしまいます。

「本日は、△△の件でご連絡いたしました」と目的を先に示し、そのあとに詳細を述べる構成が理想的です。一文を短く保ち、必要に応じて箇条書きを活用することで、視覚的に理解しやすくなります。

5.結びの挨拶で締める

本文の最後は、結びの言葉で締めくくります。以下のような挨拶を、状況に合わせて使い分けましょう。

適切な言葉で締めくくることで文章全体が引き締まり、丁寧な印象にまとまります。唐突に文章を終わらせず、相手への配慮を示すひと言を添えましょう。

6.署名は必ず入れる

メールの最後には、自分の情報をまとめた「署名」を必ず挿入します。署名には「大学名・名前・メールアドレス・電話番号・住所」を記載するのが基本です。

署名がないと、担当者があなたの連絡先をデータベースから探し直さなければならず、余計な手間をかけさせてしまいます。

このうち「住所」は、企業と郵送でやり取りする可能性がある場合に記載しておくと親切ですが、ないからといって失礼には当たりません。

署名を作成したら、メールの署名登録機能を活用し、メールを作成する際、自動的に署名が入るような設定にしておくと便利です。

氏名

署名の一番上には、自分の名前を記載します。名字と名前の間にスペースを入れたり、ふりがなを振ったりすると親切です。漢字が難しい場合は、特に配慮が必要でしょう。

大学名

所属している大学・学部・学科を明記します。「△△大学△△学部△△学科」と、省略せずに正式名称で記載しましょう。学年まで入れると、担当者があなたの年次を把握しやすくなります。

連絡先

日中連絡が取れる電話番号と、メールアドレスを記載します。電話番号はハイフンを入れて読みやすくしましょう。これらは、企業側があなたに緊急で連絡したい際に参照される重要な項目です。

けい線

署名の上下をハイフン（-）やイコール（=）などの記号で区切り、本文と明確に区別させます。あまり派手な装飾は不要ですが、シンプルな線があることで「ここからが署名である」とひと目で判断できるでしょう。

「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事でも就活メールの署名について詳しく解説しているので、あわせてご参照ください。

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就活メールを送るときの8つの基本マナー

就活におけるメールのやり取りには、学生同士とは異なるルールが存在します。

総務省の「令和7年通信利用動向調査の結果」によると、インターネットの利用目的で最も多いのは「SNS（無料通話機能を含む）の利用」で、割合は82.3%という状況です。

このことから、多くの学生にとって日常の連絡手段はSNSが主流であることが分かるでしょう。しかし、気軽なSNS感覚のまま就活でメールを送ってしまうと、知らず知らずのうちに不快感を与えてしまう恐れがあります。

採用担当者に「社会人としての基礎がある」と安心して評価してもらうためにも、まずはメールにおける基本マナーを押さえ、信頼を得るための土台を固めていきましょう。

参照元
総務省
通信利用動向調査：報道発表資料

1.就活用のメールアドレスを使用する

企業にメールを送るときは、シンプルなメールアドレスを使いましょう。「ニックネーム@～」や「好きな単語@～」などのアドレスはカジュアルな印象を与え、ビジネスの場にはふさわしくありません。

具体的には、以下のようなシンプルなものが無難です。

採用担当者は日々多くのメールを受け取るため、名前が入ったアドレスを使うことで、自分を識別してもらいやすくなります。

また、プライベート用の携帯アドレスではなく、大学指定のものや就活用に取得したフリーアドレス（Gmail、Yahoo!メールなど）を活用しましょう。専用のアドレスで就活の情報を一括管理することで、大切な通知の見落としを防ぎやすくなります。

どのようなアドレスが無難か迷ったときは、「就活のメールアドレスは『無難』が正解！失敗しない作り方と3つのNG例」の記事も参考にしてください。

2.企業の営業時間内に送る

就活メールは、企業の営業時間内に送るのが基本です。平日の午前9時〜午後6時ごろが、一つの目安になります。採用担当者によっては深夜の返信を非常識に感じる場合もあるので、できるだけ企業の営業時間内にメールを送りましょう。

授業やアルバイトなどで、平日の日中になかなか返信ができないという場合は、あらかじめ作成していたメールを指定時間に送れる「送信予約機能」を使うのがおすすめです。送信予約時刻を翌日の午前中にしておけば、メールを適切な時間に忘れずに送信できます。

どうしても土日や深夜に送信しなければならない場合は、冒頭に「お休みのところ（夜分に）失礼いたします」といったひと言を添えましょう。ただし、企業からの返信は翌営業日以降になる可能性が高いことを念頭に置いておく必要があります。

送信に適した時間帯は、「就活メールを送る時間は何時がベスト？マナーと例文まとめ」の記事で詳しく解説しています。

3.To・CC・BCCを正しく使い分ける

メールの宛先には「To」「CC」「BCC」の3つの形式があります。メインの宛先は「To」を使用し、自分以外にも共有すべき相手がいる際は「CC」を使いましょう。「BCC」はほかの受信者にアドレスを表示させたくないときに使用します。

就活生がBCCを使う場面は少ないものの、一斉送信の際にBCCにすべきところをCCにすると個人情報漏洩につながるため、各機能の役割を正しく理解しておきましょう。

CCが入ったメールは全員に返信する

また、返信の際はメールを送ってきた個人だけではなく、CCに指定されている人も含め、全員に返信するのがマナーです。そうすることで、宛先に含まれる全員に内容が共有され、情報の連携がスムーズになります。

メールソフトの「全員に返信」を選べば、CCの宛先も自動で引き継がれるため、ぜひ活用してみてください。企業から指示がない限り、自分でCCに宛先を追加したり削除したりする必要はありません。

4.文字の装飾や絵文字は使わない

就活メールでは、文字を装飾しないのがマナーです。目立たせたい文字に色をつけたり、太字にしたりするのは避けましょう。相手のメールソフトやブラウザの設定によっては、正しく反映されずに文字化けしたり、文字サイズや行間がバラバラになってしまう可能性もあります。

送信時は「テキスト形式（プレーンテキストモード）」の設定にするか、送信前に「書式のクリア」を行い、装飾のないシンプルな状態で送ることを心掛けましょう。

感情を表現したい場合は、記号に頼るのではなく「大変嬉しく存じます」といった言葉を選び、丁寧な文章表現で伝えるのが社会人としての正しいマナーです。

5.適度に改行を入れる

パソコンやスマートフォンなど、どの端末から見ても読みやすいよう、適度な改行を意識しましょう。一文が長過ぎたり、改行のない密度の高い文章が続いたりすると、読みにくさから要点が伝わりにくくなってしまいます。

また、切り替わるタイミングや内容のまとまりごとに空行を挿入することも重要です。視覚的に情報のブロックを分けることで、全体が整理された印象になり、内容をスムーズに理解してもらえるようになるでしょう。

改行とあわせて、句読点の位置にも注意を払いましょう。適切な位置に「、」や「。」を打つことで、読みやすさはさらに向上します。

6.敬語や言葉遣いの間違いに注意する

正しい敬語を使用することは、社会人としての基本的なマナーです。就活メールでは丁寧な言葉遣いが求められますが、不自然な表現を使用してしまうと、逆に「ビジネスマナーを習得できていない」と判断されるリスクがあります。

言葉ひとつで印象が大きく変わるため、正しい知識を身につけることが大切です。

ここでは、以下の3つについて解説します。

上記とあわせて、相手への配慮を示す「クッション言葉」も使えるようにしておくと安心です。

尊敬語、謙譲語、丁寧語を正しく使う

敬語には「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3種類があります。就活でメールを送る際は、これらを適切に使い分けることが大切です。相手の動作には「尊敬語」、自分の動作には「謙譲語」、そして文末を整える「丁寧語」を組み合わせます。

就活メールで特によく使う動詞の使い分けを以下の表にまとめました。

たとえば、自分が企業へ訪問する際は「私が貴社にいらっしゃいます」ではなく、自分を低める謙譲語を使って「私が貴社に伺います」と表現するのが正解です。主語が「相手（企業側）」なのか「自分」なのかを意識することで、スムーズに正しい敬語が使えるようになるでしょう。

二重敬語に注意する

一つの言葉に対して同じ種類の敬語を重ねる「二重敬語」にも注意が必要です。よくある間違いとして「おっしゃられる（おっしゃる＋られる）」や「拝見させていただく（拝見する+させていただく）」などが挙げられます。

文化庁の「敬語の指針」でも、同じ種類の敬語を二重に使った「二重敬語」は、一般に適切ではないとされています。

丁寧にしようとするあまり、過剰な表現になってしまうことがありますが、かえって教養がない印象を与える可能性があるので注意しましょう。「おっしゃる」「拝見する」のように、シンプルかつ正しい敬語を心掛けることが大切です。

参照元
文化庁
報告・答申・建議等

「貴社」と「御社」を使い分ける

メールや手紙などの書き言葉では「貴社」、面接などの話し言葉では「御社」と使い分けましょう。メールの本文中で「御社」を使用するのは間違いです。就活ではこうした基本的な言葉の使い分けが、一般常識の有無を判断する材料になることがあります。

送信前に必ず「貴社」になっているかチェックする習慣をつけてみてください。

「貴社」と「御社」の使い分けについては、「間違えやすい『御社』と『貴社』、例文付きで解説します！」の記事で解説しているので参考にしてみてください。

クッション言葉を使う

クッション言葉とは、お願いやお断りを伝える前に添えて、表現をやわらかくする言葉のことです。用件だけを伝えると冷たい印象になりやすいため、ひと言添えるだけで相手への配慮が伝わります。

就活メールでよく使うクッション言葉の例は以下のとおりです。

ただし、1通のメールで何度も使うと、かえって回りくどい印象になることも。お願いやお断りの直前など、必要な場面に絞って使いましょう。

7.添付ファイルは指定がなければPDF形式で送る

履歴書やエントリーシートをメールで送る際は、PDF形式に変換するのが基本です。

ExcelやWordのままでは、OSやソフトのバージョンによってレイアウトが崩れたり、誤って内容を書き換えられたりするリスクがあります。PDFであれば作成したとおりの見た目を維持でき、どのデバイスでも閲覧可能です。

なお、ファイル名については「202X0101_履歴書_名前」のように日付・内容・氏名を明記しておくと、採用担当者が判別しやすくなるでしょう。

8.送信前に必ず見直しをする

メールを送信する直前には、必ず最初から最後まで見直しを行うことが大切です。宛先の会社名や名前に間違いはないか、誤字脱字はないか、添付ファイルを忘れていないかなど、チェック項目は多岐にわたります。

送信前は、以下の項目を一つずつ確認すると漏れを防げます。

特に「名前の間違い」は非常に失礼にあたるため、細心の注意を払いましょう。一度送信したメールは取り消せません。自分宛にテストメールを送って表示を確認するなど、万全を期してから「送信」ボタンを押しましょう。

「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事では、メールだけでなく就活全般に関する基本的なマナーを解説しています。ぜひあわせてご覧ください。

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就活メールの返信マナー

企業から届いたメールへの返信は、就活中に特に多く発生するやり取りです。返信の速さや書き方によって、採用担当者に与える印象も変わります。

ここでは、企業からのメールに返信するときに押さえておきたい6つのマナーを紹介するので、送信前に確認してみてください。

1.返信は24時間以内に送る

企業からメールを受信したら、できるだけ早く返信することが大切です。特に日程調整など、相手が回答を待っているのが明確な場合は、確認次第すぐに返信することを意識しましょう。迅速に対応することで、「仕事も丁寧で早そう」というポジティブな印象にもつながる可能性があります。

すぐに返信できない内容であっても、「確認して改めてご連絡いたします」と一報を入れると、丁寧な印象を与えられるでしょう。

2.件名は変えずに「Re:」を残す

企業からのメールに返信する際は、件名を書き換えず、自動で先頭に付く「Re:」も残したまま送信しましょう。これにより、担当者はどのスレッドに対する返信なのかを即座に把握できます。

件名を変えるとやり取りの履歴がバラバラになり、担当者を混乱させてしまう可能性も。件名にこだわり過ぎず、そのままのタイトルで返信を行ってみてください。

3.本文を残して返信する

企業からのメールは、送られてきた本文をそのまま残し、全文引用で返信しましょう。本文を残せば1通のメールで過去のやり取りが分かるので、採用担当者が内容を確認しやすくなります。

本文を消してしまうと何のやり取りか分からず、過去のメールを探す手間がかかる可能性も。採用担当者に余計な手間を取らせないためにも、メールは全文引用で返信することを覚えておきましょう。

4.確認の連絡だけでも返信する

企業からの連絡には、「内容を確認しました」と伝えるだけでも返信するのが基本です。企業側は、あなたがメールを無事に受け取り、内容を理解したかどうかを確認したいと考えています。

そのため、返信がないと「届いていないのではないか」と不安にさせてしまう可能性も。「ご連絡ありがとうございます。内容を確認いたしました」とひと言添えるだけで、丁寧にコミュニケーションができる人物だという評価につながるでしょう。

「就活メールで好感度アップ！好印象につながる書き方や返信方法を例文とともに解説」では、好感度の高いメールの書き方をまとめているので、参考にご覧ください。

「返信不要」とある場合は返信しなくて良い

基本的には、企業の指示に従って返信を控えて問題ありません。多忙な担当者の手間を増やさないという配慮も、一つのマナーだからです。ここで無理に返信をしてしまうと、「指示に従えない」「意図を汲み取れない」と判断される可能性もあります。

ただし、企業側が誤って「返信不要」と記載している可能性もゼロではありません。メールの内容をよく確認し、状況に応じて相手の意図を汲み取った対応を心掛けましょう。

5.返信が遅れたときはお詫びを添える

返信漏れに気づいた際は、気づいた時点ですぐに返信しましょう。メールの冒頭で「返信が遅くなり、誠に申し訳ございません」と、まずは素直に謝罪の意を伝えます。

遅れた理由を長々と言い訳するのではなく、簡潔に非を認めたうえで、本来の用件を伝えることが大切です。ミスをしたあとのリカバリーの早さこそが、評価を左右すると考えましょう。

返信が遅れた場合の対応や注意点は、「就活メールの返信はどこまで必要？返信不要の判断基準と例文を解説」の記事でも解説しています。

6.やり取りは自分の返信で終える

原則として、やり取りは「自分」で終わらせるのがマナーです。企業側から「承知いたしました」といった簡潔な返信が来た場合でも、それに対して「ありがとうございました。引き続きよろしくお願いいたします」と返しましょう。

ただし、一問一答のようなやり取りが何度も続き、内容が完結しているようであれば、キリの良いところで終えても構いません。状況を見て、これ以上情報が必要ない段階で止める判断も必要です。

メールの返信については、「【新卒】就活メールの返信はどこまで？終わるタイミングと基本マナーを解説」で詳しくまとめています。

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選考前に送る就活メール例文6選

「こんなとき、どのようなメールを送れば良いの？」と迷った際に役立つ、実践的な例文を17パターン用意しました。選考前・選考中・内定後の3つの時期に分けて紹介するので、自分の状況に近いものから確認してみてください。

まずは、OB・OG訪問や説明会、書類提出など、選考が始まる前に送る機会が多いメールの例文を紹介します。

OB・OG訪問を依頼するときのメール

OB・OG訪問を依頼するときは、誰から連絡先を聞いたのか最初に伝えます。依頼を受けてくれるかはOB・OGの判断次第なので、謙虚な姿勢でお願いしましょう。

インターンシップに応募するときのメール

応募メールは第一印象を左右するため、丁寧に作成しましょう。なぜその企業のインターンに参加したいのか、簡潔な動機を添えると担当者の目に留まりやすくなります。

会社説明会の案内に返信するときのメール

会社説明会の日時や場所を復唱して記載することで、企業と自分との認識の齟齬を防ぐ効果があります。多忙な採用担当者の手間を減らすため、返信であることを示す「Re:」は消さず、簡潔かつ分かりやすい文章を心掛けましょう。

会社説明会をキャンセルするときのメール

会社説明会のキャンセルは、分かった時点でできるだけ早く連絡しましょう。予約した日時を明記すると、採用担当者がどの回の予約かをすぐに確認できます。理由は「やむを得ない事情により」とし、詳しく書かなくても問題ありません。

予約サイトからキャンセルの手続きができる場合は、その手続きを優先します。開催の前日や当日にキャンセルする場合は、メールではなく電話で連絡するのがマナーです。

会社説明会のキャンセルについては、「会社説明会のキャンセルメールの送り方は？送信時のマナーや例文を解説」の記事で詳しく解説しています。

企業に質問や問い合わせをするときのメール

質問内容が複数ある場合は、まずは質問が何点あるのかを明確にしたうえで、簡潔に質問内容を記載しましょう。担当者は忙しい業務の時間を割いて質問に対応します。そのことを配慮した内容や読みやすい文面を心掛けることが大切です。

「就活における問い合わせメールの書き方とは？例文付きでご紹介！」の記事では、就活で企業にメール問い合わせをする際の書き方や注意点を詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

履歴書などの応募書類を送るときのメール

添付ファイルを送るときは、採用担当者が、どのファイルが何の書類かをすぐに判別できるように、送った書類の名前と添付ファイルの形式を記載しておきましょう。また、ファイルを添付し忘れないよう、送信前にチェックをしておくのがベターです。

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選考中に送る就活メール例文8選

ここでは、面接日程の調整や面接後のお礼など、選考が進む中で送るメールの例文を紹介します。日程に関するやり取りは特に多いため、返信のマナーとあわせて確認しておきましょう。

面接の候補日から希望日を選ぶときのメール

企業から複数の候補日を提示されたときは、希望する日時を1つ選び、日付・曜日・時間を正確に書いて返信します。ほかに参加できる日時も添えておくと、希望日が埋まっていた場合でも、採用担当者が再調整しやすくなるでしょう。

日程調整のメールはほかの学生との調整にも関わるため、受信後はできるだけ早く返信するのがポイントです。候補日のいずれも都合が合わない場合は、その旨をお詫びしたうえで、参加できる日時を複数提示しましょう。

面接の日程調整メールへの返信は、「面接の日程調整メールに返信する際のマナーを紹介！書き方や例文も解説」の記事で詳しくまとめています。

指定された面接日で参加するときのメール

指定された面接日で参加できる場合は、日時と場所を引用して返信し、認識にずれがないことを明確にしましょう。

面接日程の変更をお願いするときのメール

面接日程の変更をお願いするときは、まず指定した日時に行けないことをお詫びします。行けなくなった理由は差支えのない範囲で述べ、やむを得ない事情があることを伝えましょう。

面接日程を変更してもらったあとのお礼メールは、冒頭で感謝の気持ちを表し、調整した日時を引用して返信します。

また、再度日程の変更が必要になった場合は、担当者に電話で直接謝罪し、再調整をお願いしたのちにメールを送るのがマナーです。

交通費を企業に知らせるときのメール

交通費の請求や報告は、正確さが求められます。利用した路線名や区間、金額を分かりやすく記載しましょう。

領収書が必要な場合は、スキャンして添付するか郵送の有無を確認します。お金に関わるやり取りは、後回しにすると企業側の経理処理に影響するため、なるべく早めに対応するのがおすすめです。

面接後にお礼を伝えるときのメール

すぐに合否が出る可能性もあるので、お礼メールは面接後できるだけ早く、遅くとも面接翌日までに送るのが基本です。お礼と一緒に面接で感じたことや入社への意欲を伝え、自分ならではの言葉になるよう工夫しましょう。

また、OB・OG訪問や説明会、インターンシップ参加後のお礼メールを送信する場合も、上記、面接のお礼メールと基本は同じです。「できるだけ早く送る」「具体的なエピソードを入れる」「感謝の気持ちを伝える」の3つの点を意識しましょう。

「面接のお礼メールや手紙の書き方を例文付きで紹介！注意点やマナーも解説」の記事では、面接のお礼メールについて詳しく解説しています。

選考通過の連絡に返信するときのメール

選考通過の連絡を受けたら、まずは次の選考に進めたことへのお礼を伝えます。次の面接日時などの案内があれば復唱して記載し、内容を確認したことを明確にしましょう。

企業によっては、選考通過の連絡に「返信不要」と記載されている場合もあります。その際は指示に従い、次の選考の準備に集中しましょう。

書類選考通過への返信方法は、「書類選考通過メールへの返信方法！そのまま使える例文8選とマナーを解説」の記事も参考にしてみてください。

面接を辞退するときのメール

面接を辞退するときは、採用担当者がすぐに確認できるよう、面接日を書いておくことがポイント。辞退の理由について詳しく書く必要はありませんが、丁寧な文章で謝罪の気持ちを伝えましょう。

返信を催促するときのメール

催促のメールは、相手を責めるような表現にならないように注意が必要です。「行き違いがあったら申し訳ございません」とクッション言葉を使い、あくまで確認であることを強調しましょう。

指定の期日を過ぎてから数日待って送るのがマナーです。多忙な採用担当者を急かす形になるため、低姿勢かつ簡潔に問い合わせてみてください。

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内定後に送る就活メール例文3選

内定の連絡を受けたあとは、承諾・保留・辞退のいずれの場合も、できるだけ早く企業へ意思を伝えることが大切です。ここでは、内定後に送るメールの例文を紹介します。

内定を承諾するときのメール

内定への承諾は、入社の意志を固めたことを示す重要な連絡です。まずは「謹んでお引き受けいたします」とはっきりと意思表示をしましょう。あわせて、内定をいただけたことへの感謝と、入社後に貢献したいという前向きな抱負を添えます。

承諾の返信で押さえたいマナーや別パターンの例文は、「内定承諾メールの書き方は？新卒が知っておきたいマナーと例文5選を紹介！」の記事でも紹介しています。

内定を保留したいときのメール

内定保留は早めに依頼し、「いつまで待ってほしいか」日にちを明確に示します。理由は簡略に述べ、あくまでも入社したい気持ちはあることをアピールしましょう。

内定を辞退するときのメール

内定辞退は、企業に多大な影響を与えるため誠意をもって連絡しましょう。他社への入社を決めた場合でも、その企業を否定するような表現は避け、これまで選考に時間を割いてくれたことへの感謝とお詫びを伝えます。

理由は「自分の適性」など角が立たないものにするのがおすすめです。

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就活メールで失敗したくない就活生へ

就活を始めたばかりの学生は、企業や社会人相手のやり取りの経験が少ない場合が多いでしょう。しかし、企業は就活メールをとおして、ビジネスマナーが身についているのかという部分や、気遣いができる人材なのかを判断している可能性があります。

メールの送り方やマナーに自信がもてない場合は、就活のプロのサポートを受けるのがおすすめです。キャリアチケット就職エージェントでは、キャリアアドバイザーが就活をマンツーマンでサポートし、些細な悩みにも親身になってお答えします。

求人の紹介や選考対策はもちろん、企業への質問や面接の日程調整などのやり取りはすべて代行するので、直接自分でやりとりすることに自信がない方も安心。内定後のフォローや入社準備もお手伝いします。サービスはすべて無料なので、ぜひお気軽にご相談ください。

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就活メールに関するよくある質問

企業とメールのやり取りを行っていると「スマホから送っても大丈夫？」「急ぎの用件もメールで良い？」といった細かな疑問が湧いてくるものです。

ここでは、就活生が迷いやすい3つの質問に回答しました。自信を持ってメールを送信できるよう、参考にしてみてください。

スマホから就活メールを送っても大丈夫？

急ぎの連絡もメールで良い？

就活メールの内容は選考に影響する？

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