就活メールの正しい書き方は?基本のマナーと構成のポイント

このページのまとめ

  • 就活中のメールはすぐに返信する
  • 「件名には簡潔に用件を書く」「就活用のメールアドレスを使う」「誤字脱字に注意」が基本のマナー
  • 本文は「宛名→挨拶→用件→結び→署名」の順で構成

就活中は会社説明会の参加申し込みや選考の案内など、企業とメールでやりとりすることがあります。慣れていない人は「このメール、失礼になってないかな?」「送るタイミングはいつが良い?」など、戸惑うことも多いでしょう。連絡の際のマナーやメールの書き方について、このコラムにまとめました。
 

就活中のメールはすぐに返信する

就活中に企業からもらったメールには、できるだけ早く返信するのがマナーです。返事が早くて印象が下がることはありませんから、「確認後すぐに返信」という意識を持っておきましょう。速やかな対応が無理な場合でも、「24時間以内の返信」を目指すことが大切です。

ただし、メールを送る時間帯には注意が必要。「確認後すぐ」といっても、深夜や早朝などに送信すると、生活リズムが不規則な印象を与えてしまう可能性があります。メールは企業の就業時間内に送ることが常識です。

また、スケジュール調整などで24時間以内の返信が難しいときには、「ご連絡ありがとうございます。○日までに返答いたします」などのように、「取り急ぎの返信」をしましょう。

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就活メールの基本マナー

次に、メールの基本マナーをチェックしていきます。気をつけるべきポイントを下記にまとめましたので、参考にしてみてください

件名には用件と名前を簡潔に書く

件名はメールの用件をひと目で把握する役割を持ちます。「誰が」「何のために」連絡をしているか相手がすぐに判斷できるように、件名には用件と名前を簡潔に記載しましょう。件名にお礼や挨拶を入れてしまうと、用件が把握できず優先順位が下がってしまう可能性があるので、注意してください。

また、「Re:」があることで新規のメールではなく返信メールだと理解できるので、返信メールの件名に付く「Re:」は消さずに残しておきましょう。また、件名そのものについても変更したり消したりせず、そのままにしておきます。

とはいえ、やりとりが長引いて「Re:」の数が増えているときは、件名が読みやすくなる程度まで削除してOKです。

就活用のメールアドレスを使う

企業との連絡で使うメールアドレスは、プライベートと混同しない方が無難です。フリーメールのアドレスなどで問題ありませんので、就活用のものを取得しておきましょう。

その際、アドレス名に趣味や好みを反映させるのは避けること。社会人を相手に使用するメールですから、名前や大学名を用いたシンプルなアドレス名に設定することをおすすめします。

誤字脱字に注意

また、当然ですが誤字脱字にはよく注意すること。相手の企業名や部署名、日付や時間といったスケジュールに関わる部分などを重点的に、送信前に全体の文章をきちんと確認しておきましょう。

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本文は「宛名→挨拶→用件→結び→署名」の順で構成

メールの本文は下記の順番で構成します。

(1)宛名
(2)挨拶
(3)用件
(4)結び
(5)署名

それぞれの項目のポイントを以下より解説していきましょう。

宛名

宛名には相手の会社名、部署名、氏名を記します。会社名は(株)などと略さず、正式名称で書くように注意しましょう。氏名が不明のときには「採用ご担当者様」などのようにしてもOKです。

挨拶

用件に入る前に、「お世話になっております」などのように、冒頭で挨拶をします。続いて、「○○大学□□部の(フルネーム)です」と名乗りましょう。

用件

用件は分かりやすく簡潔にまとめ、長くなるときは改行や段落分けをして、読みやすいように記述します。具体的な文章については、シチュエーションごとに次項で詳しく紹介します。

結び

用件を述べ終えたら、「何卒よろしくお願い致します」などのように、結びの一文を以て本文を締めます。このとき、「ご多忙中恐れ入りますが」などといった、相手を気遣う言葉を添えると好印象です。

署名

メールの最後には署名を記載します。署名に含める基本的な情報は「氏名」「所属(学校名・学部・学科・学年)」「連絡先(電話番号・メールアドレス)」です。署名の前には、本文との区切りをつける意味で罫線を入れておきましょう。

署名はメールの設定機能を使うとあらかじめ登録ができるので、最初にテンプレートを設定しておくことをおすすめします。

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シチュエーション別メール例文

最後に、よくある就活のシチュエーションごとに、メールの例文を紹介しましょう。下記の項目をチェックしてみてください。

質問がある場合

(件名)
ご質問:○月□日の企業説明会について(□□大学 氏名)

(本文)
株式会社△△
人事部
採用ご担当者様

初めまして。□□大学○○学部△△学科の(氏名)と申します。
この度、○月□日の企業説明会につきまして、ご質問させていただきたくご連絡いたしました。

当日の服装について概要に記載がなかったのですが、スーツという認識でよろしいでしょうか。

ご多忙中恐れ入りますが、ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

(以下署名)

質問メールのポイントは、質問内容を分かりやすく明確に示すこと。回りくどい記述は避け、担当者が一読で理解できる文章を心がけましょう。

面接の日程調整

(件名)
面接日程調整のお願い(〇〇大学 氏名)

(本文)
△△株式会社
○○部
□□様

お世話になっております。○○大学△△学部□□学科の(氏名)と申します。
この度、○月□日(曜日)実施予定の一次面接につきまして、日程の調整をお願いしたく、ご連絡いたしました。

誠に勝手ながら、該当日はゼミの研究発表会があるため、面接日をご調整いただきたく存じます。
以下のいずれかの日程に変更いただくことは可能でしょうか。

・○月○日(曜日)〇時~
・○月△日(曜日)終日
・○月□日(曜日)○時~○時

大変恐れ入りますが、ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

(以下署名)

日程変更の依頼メールでは、希望日程の候補をいくつか提示しましょう。こうすることで何往復もやりとりをする手間が省けます。

選考辞退の連絡

(件名)
○月○日(曜日)の二次面接辞退のお願い(□□大学 氏名)

(本文)
□□株式会社
人事部
○○様

お世話になっております。□□大学△△学部○○学科の(氏名)と申します。

○月○日(曜日)○時より、貴社の二次面接のお時間を頂戴しておりましたが、
選考を辞退しさせていただきたく、ご連絡いたしました。

ご多忙の中、日程を調整していただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。

誠に恐れ入りますが、ご了承いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

(以下署名)

選考辞退のメールを送るときは、辞退する面接の日程を具体的に記載します。企業の採用担当は多くの就活生を同時に選考していますから、「誰が」「いつの面接」を辞退するのか、分かりやすく明示しましょう。

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