電話する時間に注意!内定辞退の方法とマナーまとめ

このページのまとめ

  • 内定辞退の連絡手段は電話で行い、辞退を決意したらできるだけ早く伝えるのがマナー
  • 電話をするのは12時~14時を避け、営業開始30分後~就業時間30分前までの時間帯が好ましい
  • 最初に自分の名前を名乗る、話し終わってすぐに電話を切らないなど、電話マナーはいろいろある

内定辞退のやり方に自信がない方は、当ページで基本的なマナーをチェックしてみませんか?
他社への入社が決定しているにもかかわらず辞退の連絡をしないでいると、相手企業に多大な迷惑が掛かります。
辞退の連絡をするときは、企業へ電話する時間やマナーに気をつけてトラブルにならないよう心がけましょう。

内定辞退の基本的なマナー

内定を辞退するときの連絡手段は電話が基本。そして辞退を決意したらできるだけ早く伝えるのがマナーです。

とはいえ、電話で伝えることに対し「気まずい雰囲気になりそう」「相手企業から引止めにあうかもしれない」など、さまざまな懸念を抱く人も多く、できればメールや手紙で済ませたいという意見は少なからずあるようです。

メールや手紙は電話よりも緊張しない、気軽に送れるというのが利点ですが、相手からの返事が届くまで確実に伝わったかどうか分からないため、「連絡がきていない」などのトラブルになる恐れも。
さらに、メールや手紙では端的で冷たい印象になってしまいがちなので、感謝やお詫びの気持ちが伝わりにくいというデメリットもあります。

最短で確実に伝える手段としても、内定を貰うまでお世話になった企業(採用担当者)に対する礼儀としても、電話で直接伝えるのが望ましいでしょう。

また、応募者の中には入社日まで電話もメールもしない人もいますが、このような「ドタキャン」は避けましょう。
企業は、例年の状況などからある程度の内定辞退者がでることを予想しているものですが、無断辞退は相手企業に大変な迷惑を掛けるリスクがあります。
ドタキャンで損害賠償を請求される可能性は低いようですが、万が一トラブルを抱えたままの入社となれば、業務に集中できないなど、就職した企業への迷惑になることも考えられます。
「他の企業に決まったから関係ない」ということにはなりませんので、ドタキャンは避け、礼儀をわきまえた振る舞いを心がけましょう。

内定辞退の電話をして良い時間帯は?

内定辞退の連絡をするときは、社会人としてのマナーを守る必要があります。電話を掛ける時間帯もその一つです。
何時頃に電話をしようか悩む方は、「朝は何時から、夜は何時まで連絡してよいのか」「お昼頃は食事休憩を取っているかもしれないため避けた方が良いのか」など、考え出すと色々な懸念が出てくるのではないでしょうか。

電話を掛けるタイミングは、担当者の仕事の邪魔にならないよう配慮するのがポイント。
例えば、営業時間内に掛けるのは基本中の基本です。営業時間外に掛けてしまうと、担当者が不在の場合や残業で忙しくしている可能性があります。そして、営業時間内であっても始業30分間と終業30分前までは避けたほうが無難。1日の中で始業開始直後はメールのチェックやその日の業務確認などで忙しく、終業時間前は業務の追い込みやまとめを行っている場合があり、迷惑になることが考えられます。
また、企業によって異なりますが、大体12時~14時までに昼休憩を取る人が多く、この時間帯もあまり電話連絡に適していません。

これまでお伝えしたポイントを踏まえ、内定辞退の電話をするのは12時~14時を避け、営業開始30分後~就業時間30分前までの時間帯が好ましいと言えます。もちろん、あらかじめ〇時~〇時に掛けるようにとの指定がある場合は、その時間に掛けましょう。
直前に慌てることのないよう、余裕を持って連絡できるようにしておくことが大切です。

内定を辞退するときのポイント

電話で内定辞退を伝えるときのポイントは、3つあります。

1つ目は辞退の理由を考えておくこと。辞退する旨を伝える際に、はじめから詳しい理由を伝える必要はありませんが、相手企業から問われるケースが意外と多くあります。
急に聞かれたときに困らないよう、辞退理由は必ず用意しておきましょう。答えるときは、「希望していた勤務地での仕事に決めた」「やりたい職種に就けることになった」など、できるだけポジティブな理由にします。
「給与が少ないから」「職場の雰囲気が悪いから」といったネガティブな理由は、失礼になるので避けましょう。

2つ目は用件をシンプルに伝えること。辞退する理由をしっかり伝えたい場合や謝罪の気持ちが大きいときなど、ついつい話が長くなってしまう人がいます。
しかし、担当者は仕事中であることを忘れてはいけません。用件はシンプルにまとめておき、スムーズな会話を心がけましょう。
また、引止めに対し気持ちが揺らいでしまう人もいるようですが、電話をする時点で強い意志を持ち、「気持ちは変わりません」とはっきり伝えられるよう心の準備をしておきましょう。

3つ目のポイントは、感謝と謝罪の気持ちを伝えること。選考でお世話になったことはもちろん、せっかく採用の判断をしてくれた企業(採用担当者)に対し感謝やお詫びの気持ちを伝えるのは、社会人としての礼儀です。
言葉遣いや態度に気をつけて、丁寧な印象を心がけましょう。個人的にお世話になった場合などより丁寧に伝えたいときや、入社直前で担当者の大きな負担になりそうなときは、電話をした上で手紙を出すこともできます。
電話と同じようにお詫びやお礼の気持ちを丁寧に伝えることを心がけ、電話をした日からできるだけ間を空けないように出しましょう。

内定辞退の電話のトーク例

内定辞退の電話が不安な方は、トーク例を参考にして心の準備をしてみてはいかがでしょうか。

トーク例

自分:「〇〇大学〇〇学科の〇〇と申します。人事部(採用担当)の〇〇さんはいらっしゃいますでしょうか?」

企業の人:「少々お待ちください。」

採用担当者:「お電話かわりました。人事部の〇〇です。」

自分:「お世話になっております。〇〇大学〇〇学科の〇〇と申します。ただ今お時間よろしいでしょうか?」

採用担当者:「大丈夫です。」

自分:「ありがとうございます。先日は内定をいただきありがとうございました。その後検討しまして、御社の内定を辞退させていただきたくお電話いたしました。大変お世話になったにもかかわらず、このようなご連絡になり誠に申し訳ございません。」

採用担当者:「わかりました。辞退理由はどういったものでしょうか?」

自分:「実は、御社と平行して選考を受けていた企業から内定を貰い、そちらを受けることに決めました。御社には非常に魅力を感じておりとても悩みましたが、将来を考え、より自分の希望に近い仕事ができる企業を選びました。」

採用担当者:「わかりました。仕方ないですね。」

自分:「選考中はたくさんの時間を割いていただき、ありがとうございました。このように迷惑を掛けることになってしまい、大変申し訳ございませんでした。それでは、失礼いたします。」


上記はよくあるトーク例ですが、担当者によっては辞退理由を聞かない人や詳しく質問する人もいます。
緊張しがちな人は、あらかじめメモを用意し、聞かれそうな内容に対する答えをまとめておくと安心でしょう。

ビジネス電話のマナー

これまで内定辞退の電話に関する内容をお伝えしましたが、社会人として普段から気をつけたい電話マナーも押さえておきましょう。

ビジネス電話のマナー

・電話を掛ける前にメモとペンを用意する
・最初に自分の名前を名乗る
・相手の都合(電話をする時間があるかどうか)を確認する
・言葉遣いや話すスピードに気をつける
・大事なことはメモを取り復唱して確認する
・話し終わってすぐに電話を切らない
・相手が不在のときは改めて電話を掛ける

ビジネスの場において、電話マナーは仕事を円滑に進めるために必要です。上記にリストアップした内容は最低限覚えておくようにしましょう。

このページを読んでも内定辞退のやり方がつかめない、まだまだ不安…と言う方は、就職のプロに相談してみるのがおすすめ。新卒向け就職サポートサービスのキャリアチケットに相談してみてはいかがでしょうか?
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