内定辞退の電話はどうかける？伝えるときのマナーや状況別に例文を解説

内定辞退の連絡は電話で行うのがマナーとされていますが、実際にどのように伝えれば良いのか悩む就活生もいるでしょう。内定辞退の電話では、理由を添えてはっきりと意思を示すことが大切です。

この記事では、内定辞退の電話をする際のマナーや伝え方のポイントを解説しています。また、内定辞退の電話が怖いと感じるときの事前準備や状況別の例文も紹介しているので、これから内定辞退の連絡をする人は、ぜひ参考にしてください。

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内定辞退は電話で伝えるのが基本

内定を辞退する際は、電話で連絡するのがマナーの基本です。メールやメッセージアプリでの連絡も普及していますが、重要な決定を伝える場面では、より誠意が伝わる直接的なコミュニケーションが求められます。

この記事では、なぜ内定辞退を電話で伝えるべきなのか、その具体的な理由を解説します。電話をするべきか迷っている方は、ぜひ参考にしてください。

誠意と感謝を直接示せるから

内定辞退を電話で伝える理由は、誠意と感謝の気持ちを直接相手に伝えられるからです。採用プロセスでは書類選考から面接、内定通知まで複数の担当者が関わり、貴重な時間を割いて対応しています。

そのため、内定辞退という重要な連絡はメールなどの文字だけのやり取りではなく、声を通じて感謝の気持ちを伝えることが重要です。このような丁寧な対応は、今後のキャリアにおいても良好な関係を維持するために役立つでしょう。

「そもそも内定を辞退しても大丈夫なの？」と不安に感じている方は、基本に立ち返ってルールを確認してみるのがおすすめです。内定の意味を確認したい方は、「就活における内定とは？獲得から入社までの流れや採用との違いを解説」の記事で解説してるのでチェックしてみてください。

採用担当者へ迅速に状況を報告できるから

採用担当者へ迅速に状況を報告できるのも、内定辞退の連絡は電話ですべき理由の一つです。内定辞退の連絡は、企業の採用計画に直接影響を与える重要な情報といえます。

メールで連絡すると、相手がいつ確認するか分からず、重要な情報の伝達が遅れるケースも少なくありません。一方、電話であれば、その場で確実に情報を伝達でき、採用担当者も即座に状況を把握して次の対応を検討できます。

特に、採用活動が活発な時期や募集枠が限られている場合は、一刻も早い連絡が求められるでしょう。また、電話での連絡により、採用担当者から追加の質問や確認事項があった場合にも、その場で対応することが可能です。これにより、双方にとって効率的なコミュニケーションが実現できます。

内定辞退の連絡を電話でする人の割合

内定辞退をしている人はいるものの、どのような手段で連絡しているか気になる人もいるでしょう。キャリアチケットが25卒を対象に実施した調査によると、内定辞退の連絡手段で多いのは電話（59.1％）だと分かりました。

次いで、メール（57.7％）も僅差で広く利用されています。メールで連絡する場合には、主に以下のような背景があると考えられます。

・企業から連絡方法を指定されている
・企業との日常的なやり取りがメール中心である
・「言った・言わない」のトラブルを避けるため記録を残したい

電話で辞退の旨を伝えたあとに、改めてメールを送る学生も少なくありません。「電話が苦手だから」とメールだけで済ませたくなる気持ちも分かりますが、基本的には電話で直接伝え、状況に応じてメールを併用するのが望ましいでしょう。

参照元
キャリアチケット
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）

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内定辞退の電話をかけるときの4つのマナー

内定辞退の連絡は、企業との信頼関係を保つためにも適切なマナーを守ることが重要です。電話で辞退を伝える際には、相手への配慮と誠意を示す必要があります。

以下で、内定辞退の電話をかけるときに守るべきマナーを4つ紹介。マナーを守って、企業に失礼のない形で辞退の意思を伝えましょう。

1.内定辞退を決めたらすぐに連絡する

内定辞退を決めたら、できるだけ早く企業に連絡しましょう。企業は内定者の入社を前提として、研修計画や配属先の調整、ほかの候補者への対応などを進めているためです。

辞退の連絡が遅れるほど、企業側の準備や計画に大きな影響を与えてしまいます。たとえば、入社直前の辞退では、企業が急遽代替人材を探す必要が生じ、採用活動の再開や研修スケジュールの変更など、多大な負担をかけることになるでしょう。

「申し訳ない」という気持ちから連絡を先延ばしにしたくなるかもしれませんが、誠意をもって迅速に伝えることこそが、これまで選考に時間を割いてくれた企業に対する最大の礼儀といえます。

2.企業の始業直後や昼休憩を避ける

内定辞退の電話をかける際は、企業の始業直後や昼休憩の時間帯を避けることがマナーです。これらの時間帯は担当者が忙しく、落ち着いて話を聞いてもらえない可能性があります。

電話をかける時間帯は、以下を参考にしてみてください。

ただし、これらの時間帯はあくまで一般的な目安です。企業の就業時間は業種によって異なるため、募集要項などで事前に確認しておくと、よりスムーズに連絡できるでしょう。

3.相手が電話を切るのを待ってから通話を終了する

電話での内定辞退の際は、相手が電話を切るのを待ってから通話を終了してください。自分から先に電話を切ってしまうと、失礼な印象を与えてしまう可能性があるためです。

ビジネスマナーには「かけた側が先に切る」という考え方もありますが、それ以上に「目上の人が先に切る」のが基本の作法。内定辞退のような重要な連絡の場合は、相手への敬意を示すためにも、企業側が電話を切るまで待つことが適切でしょう。

もし相手がなかなか電話を切らない場合は、「それでは失礼いたします」と一言添えてから、少し間を置いて電話を切れば問題ありません。最後まで丁寧な対応を心掛けましょう。

4.電話後にメールを送る

内定辞退の電話をしたあとは、必ずメールでも連絡内容を送ることが重要です。電話だけでは記録が残らないため、後々のトラブルを防ぐためにもメールでの確認が必要になります。

電話後に送るメールには以下の内容を含めましょう。

・電話でお時間をいただいたことへのお礼
・内定辞退の旨を改めて明記
・辞退の理由
・選考にかかわっていただいた方々への感謝の気持ち

メールを送ることで、企業側も正式な記録として残せ、採用担当者間での情報共有もスムーズになります。また、丁寧な対応として評価され、将来的に何らかの形で関係が続く可能性も考慮すると、良好な関係を保てるでしょう。

留守電だった場合もメールを送っておくのがおすすめ

内定辞退の電話をかけた際に留守電になってしまった場合も、メールを送っておくことをおすすめします。留守電だけでは相手が気づかない可能性があり、緊急性の高い内定辞退の連絡が遅れてしまう恐れがあるためです。

留守電の場合は、簡潔に「内定についてご相談があります」という旨を伝え、そのあとすぐにメールで詳細を送りましょう。

メールには、以下のように伝えると丁寧な印象を与えられます。

「お世話になっております、内定をいただいております△△（氏名）です。
採用合否の件でお電話いたしましたが、ご不在とのことでしたので、改めてメールにてご連絡させていただきます。失礼いたします。」

このような対応により、企業側は電話を掛け直す手間を省いて状況を把握でき、そのあとの手続きをスムーズに進められるはずです。

就活で電話をかけるときのマナーは、「就活での電話のかけ方は？基本的なマナーや場面別の会話例を紹介」の記事にもまとめているので、あわせてチェックしてみてください。

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内定辞退の電話が怖い気持ちを解消する事前準備

電話をかける際、怖いと感じたり、緊張したりしがちですが、事前の準備を整えると心に余裕をもって対応できるでしょう。

ここでは、電話をかける前にやっておくべき準備をまとめました。少しでも怖い気持ちを解消して、スムーズに内定辞退の旨を伝えられるよう参考にしてみてください。

伝える内容をリスト化する

内定辞退の電話をかけるのに抵抗があるときは、伝える内容をリスト化しておきましょう。緊張していると頭が真っ白になってしまうことがあるため、話すべき内容を整理しておけば、話し忘れや言い間違いを防げます。

内定辞退の電話で伝えるべき内容は、以下のとおりです。

このリストを手元に置いておくことで、電話中に慌てることなく、順序立てて話を進められます。また、相手からの質問に対する回答も事前に考えておくと、より安心して電話をかけられるでしょう。

辞退理由を整理する

電話をかける前に、辞退する理由を簡潔にまとめておきましょう。企業によっては、電話口で「差し支えなければ、理由を教えていただけますか？」と聞かれることがあります。その際、回答が曖昧だと、理由を深掘りされたり、強い引き止めにあったりして会話が長引くケースも少なくありません。

電話口で迷わず辞退の意思を伝えられるよう、「他社とのご縁があり、そちらへの入社を決意したため」や「自分のキャリアプランを再考し、別の道に進む決意をしたため」など、具体的な社名や条件などの詳細は話し過ぎないようにしましょう。決定事項として一貫した回答を心掛けることで、スムーズに電話を終えられます。

筆記用具とメモを用意する

電話で内定辞退の連絡をする際は、必ず手元に筆記用具とメモ用紙を準備しておくことをおすすめします。内定辞退の電話では、担当者から今後の手続きについて指示があったり、預かっている書類の返却方法について案内されたりすることがあるためです。

緊張している最中に口頭で言われた内容を忘れてしまうと、確認のために再度電話をする必要が出てきます。その場でメモをとることで、漏れなくスムーズに手続きを進められるでしょう。

静かな場所に移動する

内定辞退の電話は、周囲の雑音が入らない静かな場所を選ぶことをおすすめします。騒がしい駅のホームや風の音が強い屋外、電波が不安定な場所などで連絡すると、聞き間違いにつながるためです。

静かな自宅や大学のキャリアセンターの空き部屋など、落ち着いて会話に集中できる場所を選び、電波状況が良いことを確認してから発信してください。また、携帯電話の充電残量も事前に確認し、通話中に電池が切れることがないよう注意しましょう。

静かな環境で電話をかけることで自分自身も集中でき、相手との円滑なコミュニケーションが可能になります。これにより、内定辞退の電話に対する不安も軽減されるでしょう。

大切なのは、相手への誠実さが伝わるよう万全の態勢で臨むことです。事前の準備をしっかり行い、失礼のない対応を心掛けましょう。

「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事では、就活マナーや準備をまとめているのでチェックしてみてください。

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内定辞退を電話で伝えるときの4つのポイント

内定辞退を電話で伝える際は、相手に失礼のないよう適切な伝え方を心掛けることが重要です。曖昧な表現や不適切な言い回しは、企業側に誤解を与えたり、不快な思いをさせたりする可能性があります。

ここでは、内定辞退を電話で伝えるときのポイントを4つ解説するので参考にしてみてください。

1.辞退の意思をはっきりと述べる

内定辞退の電話では、辞退の意思をはっきりと述べることが重要です。曖昧な表現や遠回しな言い方では、相手に誤解を与えてしまう可能性があります。

辞退の意思を伝える際は、以下のような明確な表現を使いましょう。

・「内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」
・「大変恐縮ですが、内定をお断りさせていただきます」
・「この度は内定辞退のご連絡をいたします」

また、引き止められた際に「もう少し時間をください」といった受け身の姿勢をみせてしまうと、かえって引き止めが強まるケースも少なくありません。はっきりとした意思表示により、企業側も次の採用活動に素早く切り替えられます。

2.採用してくれたことへの感謝とお礼を伝える

内定辞退の電話では、採用してくれたことへの感謝とお礼を必ず伝えましょう。多くの応募者の中から自分を選んでくれたことに対し、誠意をもって対応することが大切です。

感謝の気持ちを伝える際の具体的な表現例は、以下が挙げられます。

・「貴重なお時間をいただき、丁寧にご対応いただきありがとうございました」
・「この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます」
・「選考を通じて多くのことを学ばせていただきました」

感謝の意を添えることで、角を立てずに辞退の意向を伝えられます。ただし、感謝の表現が長過ぎるとかえって不自然に聞こえる場合があるため、簡潔で心のこもった表現を心掛けましょう。

3.辞退の理由は詳細を伏せて簡潔に説明する

内定辞退の理由を説明する際は、詳細を伏せて簡潔に伝えることがポイントです。あまりに詳しく説明すると、相手を不快にさせたり、議論に発展したりする可能性があります。

辞退の理由は「一身上の都合」でも失礼にはあたりませんが、より具体的な状況に合わせて以下のような表現を用いるのが効果的です。

・「他社との条件を総合的に比較検討した結果」
・「将来のキャリアプランを再考した結果」
・「家庭の事情により」
・「進路について再検討した結果」

ただし、企業を直接的に批判する内容や嘘をつくことは避けましょう。たとえば、「給与が低いから」「職場環境が悪そうだから」といった理由は、相手企業の意欲を削ぐだけでなく、自身の評価も下げかねません。

また、嘘の理由は万が一、事実と異なることが判明した際、信頼関係に悪影響を与える恐れがあります。真実に基づいた理由を、相手への配慮を込めて簡潔に伝えることが、円満な辞退には不可欠です。

4.期待を裏切ってしまったことへの謝罪を添える

企業の期待を裏切ってしまったことへの謝罪を必ず添えることも、内定辞退の電話で重要なポイントです。企業は採用活動に多大な時間とコストをかけており、内定者への期待も大きいため、その期待に応えられないことへのお詫びが必要です。

謝罪の表現として以下のような言葉を使いましょう。

・「ご期待にお応えできず、申し訳ございません」
・「貴重なお時間をいただいたにも関わらず、このような結果となり深くお詫び申し上げます」
・「最終的にこのような判断となってしまい、誠に申し訳ありません」

謝罪の際は、形式的な言葉ではなく、心からの気持ちを込めて伝えることが大切です。また、謝罪の言葉だけでなく、今後の手続きについても積極的に確認する姿勢を示すことで、責任感のある対応として評価されるでしょう。

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【状況別】内定辞退の電話をかけるときの例文

内定辞退の連絡を電話で行う際は、あらかじめトークスクリプトを用意しておくのがおすすめです。状況に応じた適切な言葉選びをすることで、相手に失礼を与えることなく、スムーズに会話を進められます。

ここでは、内定辞退の電話をかけるときの例文を状況別に解説するので、自分に合ったシチュエーションを選んで参考にしてみてください。

基本的な内定辞退を伝える場合

自分：「お忙しいところ恐れ入ります。△△大学の△△（氏名）と申します。採用担当の△△さまはいらっしゃいますでしょうか？」
（担当者に代わったあと）

自分：「先日内定のご連絡をいただきました△△（氏名）です。その節は誠にありがとうございました。本日は、内定のご回答についてお電話いたしました。

本来であれば直接お伺いしてお伝えすべきところ、お電話にて失礼いたします。慎重に検討を重ねた結果、誠に不本意ながら、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
自身のキャリアを改めて考えた際、別の企業との縁を感じ、そちらへの入社を決めました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり、多大なるご迷惑をおかけして大変申し訳ございません」

採用担当者が不在でかけ直す場合

自分：「お世話になっております。内定をいただいております、△△大学の△△（氏名）です。
採用担当の△△さまはいらっしゃいますでしょうか？」

企業の人：「申し訳ございません。△△はただいま会議に出ております。15時ごろには戻る予定です。伝言を承りましょうか？」

自分：「恐れ入ります。直接お話しできればと思いますので、改めてこちらからお電話させていただきます。15時過ぎに再度ご連絡いたします。
お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」

内定承諾書提出後に辞退する場合

自分：「先日、内定承諾書を提出いたしました△△（氏名）です。
承諾後という大変失礼なタイミングで恐縮ですが、内定を辞退させていただきたくお電話いたしました。」

採用担当者：「えっ、承諾書もいただいているので、すでに受け入れ準備を始めてしまっているのですが…」

自分：おっしゃるとおりです。一度は入社をお約束したにもかかわらず、このような形となり、多大なるご迷惑をお掛けすることを深くお詫び申し上げます。
書類を送付いただいたお手間や、これまでのご期待を裏切る結果となり、本当に申し訳ございません。自身の適性を改めて見つめ直し、別の道で挑戦したいという気持ちが抑えられず、勝手なお願いとは存じますが、辞退させていただきたく存じます。」

採用担当者：「分かりました。非常に残念ですが、手続きはこちらで進めておきます。」

自分：「寛大なご対応をいただき、心より感謝申し上げます。本来であればお伺いして直接お詫びすべきところ、お電話にてこのような形となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。それでは、失礼いたします。」

電話がつながらない場合はメールを送るのがおすすめ

何度電話をかけてもつながらない場合や緊急で連絡が必要な場合は、メールでの連絡も有効な手段です。ただし、メールは電話よりも軽い印象を与える可能性があるため、より丁寧な文面を心掛ける必要があります。

メールでの内定辞退連絡では、件名を「内定辞退のご連絡（氏名）」として一目で内容が伝わるようにし、本文では電話と同様に感謝と謝罪の気持ちを真摯に伝えましょう。なお、数日経っても返信がない場合や、どうしても当日に意思を伝え切りたい場合は、改めて電話をすることで、より確実かつ誠実な対応となります。

内定辞退をメールで伝えるときの例文は、「新卒の内定辞退の伝え方！電話・メールで連絡する際のマナーや例文を紹介！」の記事で解説しているのでチェックしてみてください。

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内定辞退の電話でトラブルにあったときの対処法

内定辞退の連絡は、誠意を持って伝えれば基本的には円満に受理されるものです。しかし、企業の担当者によっては、予期せぬ反応を返してくるケースもゼロではありません。

内定辞退の電話でトラブルに遭ったら、毅然とした態度を保ちつつ、マナーを守って対処することが大切です。ここでは、内定辞退の電話でトラブルにあった場合の対処法を紹介します。万が一の際に落ち着いて対応できるよう、チェックしておきましょう。

面会を求められたら書面やメールでの対応を提案する

内定辞退を伝えた際、「一度会社に来て説明してほしい」と対面での面談を求められたら、書面やメールでの対応を提案しましょう。辞退の意思が固まっている以上、わざわざ足を運ぶ必要はありません。

まずは「検討を重ねたうえでの結論ですので、伺ってもお答えは変わりません」と丁寧に断ります。そのうえで、以下のような代替案を提示して、書面ややり取りを完結させるのがスマートです。

・内定辞退届（書面）を速やかに郵送する
・電話にて改めて辞退の理由とお詫びを伝える
・入社承諾済みの場合、書類の破棄や事務手続きの確認をメールで行う

面談に応じると、強い引き止めにあったり、断りにくい雰囲気になったりするリスクがあります。入社を決めた他社への準備に集中するためにも、曖昧な態度を避け、意思を明確に伝えることが重要です。

強引に引き止められたら意思の固さを伝える

熱心に勧誘されたり、「君が必要だ」といった情に訴える引き止めに遭ったりした場合は、辞退の意思が固まっていることを繰り返し伝えてください。引き止めに負けて曖昧な返事をしてしまうと、さらに辞退しづらくなりかねません。

「高く評価していただき心苦しいのですが、熟考の末に出した結論ですので、変わりありません」と一貫した態度を示しましょう。

内定辞退は権利として認められているため、自分の意思を優先して問題ありません。辞退は理想のキャリアを歩むためのステップです。

後悔しない就活を完走するためのポイントは、「就活とは？基本的な流れやスケジュールとあわせて成功のポイントを解説」の記事で解説しているのでチェックしてみてください。

電話で怒られたら謝罪して冷静に終話させる

内定辞退を伝えた際に電話口で怒られた場合は、謝罪を尽くしたうえで冷静に終話させるのが得策です。厳しい言葉を投げかけたり、怒鳴ったりして相手が感情的になっていたとしても、こちらは決して感情的に言い返さず、冷静さを保つことが最優先です。

まずは「ご期待を裏切る形となり、誠に申し訳ございません」と、相手の怒りに対して謝罪の言葉を述べましょう。不当な罵倒に対して反論したくなるかもしれませんが、火に油を注ぐ結果になりかねません。

感情的になっている相手の対応は、以下のとおりです。

・相手の話を遮らずに聞く
・謝罪の言葉を繰り返す
・「申し訳ございませんが、これ以上はお答えできかねますので失礼いたします」などと告げて電話を切る

もし、あまりにも攻撃的な言動が続き、会話が成立しないようであれば、再度謝罪を伝えたうえで「お電話にて失礼いたします」と区切りをつけて通話を終了させましょう。電話を切ったあとは、念のため大学のキャリアセンターなどへ事の経緯を報告しておくと安心です。

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内定辞退の電話をかけるのが不安な方へ

「電話での内定辞退の伝え方が分からない」「せっかく内定をくれた企業に申し訳ない」と不安になり、なかなか辞退の連絡ができない人もいるでしょう。内定辞退について一人で悩んでいる場合は、就職エージェントに相談するのも一つの手です。

キャリアチケット就職エージェントでは、就活のプロがマンツーマンで就活生をサポートしています。経験豊富なエージェントが内定辞退の進め方に関するアドバイスもお伝えできるので、安心して対応できるでしょう。

また、あなたにぴったりの求人や企業も紹介可能です。企業とのやり取りもエージェントが代行するので、負担を軽減しつつ、納得できる就活がしたい方は、ぜひご相談ください。

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内定辞退の電話に関する質問

ここでは、内定辞退に関して就活生が抱きがちな疑問をQ＆A形式でまとめました。不安を解消して、スムーズに内定辞退の連絡を進めましょう。

Q.内定辞退の連絡はメールと電話どっちが良い？

A.基本的には、電話で伝えるのがマナーです。企業はあなたのために採用枠を確保し、準備を進めています。直接口頭で謝意と辞退の意思を伝えることで、誠意が伝わり、円満な解決につながるためです。

ただし、担当者が不在の場合や、どうしてもつながらない場合はメールで伝えても問題ありません。電話をかけても不在だった場合は、取り次いでくれた方に、追ってメールする旨を伝言してもらうか、留守番電話に一言残したうえでメールを送るのが、最もスマートで誠実な対応です。

Q.内定辞退を伝えるのが怖くて電話したくない…

A.せっかく得た内定を辞退するのは怖いと感じる気持ちも分かりますが、勇気を出して早めに伝えましょう。採用担当者は一定数、辞退者が出ることを想定しています。そのため、怒鳴られるようなことは滅多にありません。

むしろ、連絡を先延ばしにされるほうが、企業側の採用活動に迷惑をかけてしまうでしょう。「他社への入社を決めた」などと辞退理由を簡潔に伝え、誠実な対応を心掛ければ、深追いはされないのが一般的です。

就活辞退に対する不安を抱える就活生は少なくありません。就活生によくある悩みは、「就活でよくある悩み20選！不安を溜め込まないための心構えや解消法を紹介」の記事で解説しているのでチェックしてみてください。

Q.内定辞退は何時ごろするのが適切？

A.内定辞退の連絡は、企業の始業直後や昼休み、終業間際を避けるのがマナーです。具体的には、午前中なら10時〜11時、午後は14時〜16時ごろを目安にするのが良いでしょう。

始業直後や定時前は会議や報告業務で忙しく、12〜13時は休憩に入っている担当者が多いため、配慮が必要です。また、辞退を決意したら「できるだけ早く」連絡することが何よりの配慮になります。

もし、推奨する時間帯に電話がつながらなかったり、どうしても夜間になってしまったりする場合は、まずはメールで一報を入れておきましょう。そのうえで、翌営業日の「マナーに沿った時間帯」に改めて電話を入れるのがおすすめです。

Q.内定承諾後も電話で辞退できる？

A.はい、内定承諾書を提出したあとでも電話で辞退することは可能です。原則として、内定承諾書の提出後も入社を辞退する権利は守られています。

しかし、承諾後に辞退すると企業側に迷惑をかけるのは事実です。誠意を示すためにも、メールだけで済ませず、必ず電話で直接お詫びの言葉を伝えましょう。

「承諾後に辞退したけど内定がなくなった」といった状況になる人もいるでしょう。効率良く内定を獲得する方法は、「無い内定とは？陥ってしまう原因と内定ゲットのコツを解説」の記事で解説しているので参考にしてみてください。

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