内定辞退電話のカンペ・例文8選|伝える内容・順番や連絡時のマナーも解説

このページのまとめ

  • 内定辞退電話はお礼と辞退の意思を先に伝え、理由とお詫びは簡潔に添える
  • 電話は平日の午前10時〜11時30分か午後2時〜4時30分にかけるのがおすすめ
  • 内定辞退の電話をする際は想定外の場面に備えて、カンペを手元に用意しておく

内定辞退の電話をする際、「何をどの順番で話せば良いの?」「何時にかければ良い?」と迷う就活生もいるでしょう。内定辞退電話は、内定への感謝と辞退の理由などを伝え、担当者の業務が比較的落ち着いている時間帯にかけるのがマナーです。
この記事では、伝える内容と順番を解説します。また、状況別にそのまま読めるカンペ・例文やかける時間帯・マナーも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

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目 次
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内定辞退の電話で伝える内容と順番

内定辞退の電話で伝える内容と順番のイメージ

内定辞退の電話では、名乗って相手の都合を確認したあと、「お礼→辞退の意思→理由→お詫び」の順に伝えるのが基本です。要点を絞って話せば、通話自体は数分程度で終わるケースが多いでしょう。

内定辞退の電話を過度に怖がる必要はありません。企業の採用担当者は、一定の辞退者が出ることをあらかじめ想定して採用計画を立てているからです。キャリアチケットの「【就活実態調査】27卒就活終了率は66%|内定者の44%が内定ブルーに」をみても、48.5%の学生が2社以上内定を保有しています。このことから、複数内定のうち辞退を選択することは、就活においてごく自然なステップであるといえるでしょう。

【就活実態調査】27卒就活終了率は66%|内定者の44%が内定ブルーにの引用画像

限られた通話時間のなかで誠意を尽くし、企業に意思を受け入れてもらうためには、伝えるべき内容をあらかじめ整理しておくことが大切です。ここでは、話す順番に沿って5つのステップを紹介します。

参照元
キャリアチケット
【就活実態調査】27卒就活終了率は66%|内定者の44%が内定ブルーに

1.名乗って相手の都合を確認する

電話がつながったら、まず大学名と氏名を名乗り、採用担当者に取り次いでもらいましょう。担当者の名前が分からない場合は、「内定の件でご連絡いたしました。採用ご担当者さまはいらっしゃいますでしょうか」と用件を添えると、受付の方も取り次ぎやすくなります。

担当者に代わったら、改めて名乗ったうえで「ただいま、少しお時間よろしいでしょうか」と相手の都合を確認します。内定辞退は企業にとっても重要な連絡のため、落ち着いて聞いてもらえる状況かを先に確かめるのがマナーです。

「今は手が離せない」と言われたら、都合の良い時間を伺い、その時間に改めてかけ直しましょう。辞退の用件は伝言で済ませず、担当者本人に直接伝えるのが基本です。

2.内定に対する感謝

内定辞退の電話では、採用してくれたことへの感謝を必ず伝えましょう。数多くの応募者のなかから自分を選んでくれたこと、そしてこれまでの選考に貴重な時間を割いてくれたことに対し、まずはしっかりとお礼を伝えるのがマナーです。

感謝の気持ちを伝える際の具体的な表現例には、以下が挙げられます。

・「貴重なお時間をいただき、丁寧にご対応いただきありがとうございました」
・「この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます」
・「選考を通じて多くのことを学ばせていただきました」

本題に入る前に感謝の意を添えると、角を立てずにスムーズな会話の土台を作れます。ただし、お礼の言葉が長過ぎるとかえって不自然に聞こえてしまう場合があるため、簡潔で心のこもった表現を心掛けましょう。

3.内定辞退の意思

内定辞退の電話では、辞退の意思をはっきりと述べることが重要です。申し訳ないからといって遠回しな言い方をすると、採用担当者に引き止めの余地があると思われたり、現状が正しく伝わらずに誤解を与えてしまったりする可能性があります。

辞退の意思を伝える際は、以下のような明確な表現を使いましょう。

・「内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」
・「大変恐縮ですが、内定をお断りさせていただきます」
・「この度は内定辞退のご連絡を差し上げました」

また、引き止められた際に「もう少し時間をください」といった受け身の姿勢をみせてしまうと、かえって引き止めが強まるケースも少なくありません。はっきりとした意思表示をすることは、企業側が次の採用活動へスムーズに切り替えるためにも必要な配慮です。

4.簡潔な辞退理由

内定辞退の電話では、辞退理由を簡潔に説明しましょう。辞退の理由は「一身上の都合」と伝えるだけでも失礼にはあたりませんが、状況に合わせて以下のような表現を用いるのが一般的です。

・「他社からの内定を含め、総合的に検討した結果」
・「自身の将来のキャリアプランを再考した結果」
・「家庭の事情により」
・「今後の進路について深く検討した結果」

辞退理由を詳しく話し過ぎると、かえって相手を不快にさせたり、引き止めなどの議論に発展したりする可能性があります。また、企業への批判や嘘をつくと、企業の印象を損ねたり、思わぬ形で業界内に自身の悪評が広まったりするリスクがあるため避けましょう。

円満な辞退には、真実に基づいた辞退理由を、相手への配慮を込めて簡潔に伝えることが大切です。

5.辞退してしまうことへの謝罪

内定辞退の電話では、企業の期待に応えられなかったことへの謝罪も必ず添えましょう。企業は採用活動に多大な時間とコストをかけており、内定者に対して大きな期待を寄せているため、それに応えられない結果となってしまったことへのお詫びが必要です。

適切な謝罪の表現例として、以下が挙げられます。

・「ご期待にお応えできず、申し訳ございません」
・「貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり深くお詫び申し上げます」
・「最終的にこのような判断となってしまい、誠に申し訳ありません」

謝罪の際は、マニュアルどおりの形式的な言葉を並べるのではなく、誠意を込めて思いを伝えることが大切です。また、お詫びを伝えるだけでなく、入社承諾書の返却といった今後の手続きについても自分から確認する姿勢を示すことで、最後まで責任感のある丁寧な対応として受け止めてもらえるでしょう。

円満に内定を辞退したい方は、「【新卒】内定の断り方|電話・メールで伝える際の例文や承諾後の対応を解説」の記事も参考にしてみてください。

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【状況別】そのまま使える内定辞退の電話カンペ・例文8選

内定辞退の連絡を電話で行う際は、あらかじめカンペ(トークスクリプト)を用意しておくのがおすすめです。緊張して頭が真っ白になってしまいそうなときでも、目の前に読むべき文章があれば、慌てずにスムーズに会話を進められるでしょう。

ここでは、よくある8つのシチュエーションごとに、そのまま使える電話カンペを用意しました。自分の状況に近いものを選び、ぜひ役立ててみてください。

基本:内定辞退を伝える場合

スタンダードな内定辞退のカンペです。感謝の気持ちを伝えたうえで、辞退の意思をはっきりと述べましょう。

内定辞退を伝える場合

採用担当者はい、株式会社△△です。

お忙しいところ恐れ入ります。△△大学の刈谷 知景子と申します。採用担当の△△さまはいらっしゃいますでしょうか?

採用担当者はい、私が採用担当の△△です。

先日内定のご連絡をいただきました刈谷 知景子です。その節は誠にありがとうございました。本日は、内定のご回答についてお電話いたしました。今、少しだけお時間よろしいでしょうか?

採用担当者はい、大丈夫ですよ。

ありがとうございます。本来であれば直接お伺いしてお伝えすべきところ、お電話でのご連絡となり申し訳ございません。慎重に検討を重ねた結果、誠に恐縮ではございますが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。自身のキャリアを改めて考えた際、別のご縁のあった企業への入社を決断いたしました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、ご期待に沿えない結果となり、多大なるご迷惑をお掛けすることを心よりお詫び申し上げます。

不在時:採用担当者が不在でかけ直す場合

担当者が会議や外出などで席を外している場合、伝言を頼むのではなく、改めて自分からかけ直す旨を伝えるのがマナーです。

採用担当者が不在でかけ直す場合

電話口の社員はい、株式会社△△です。

お世話になっております。内定をいただいております、△△大学の刈谷 知景子です。採用担当の△△さまはいらっしゃいますでしょうか?

電話口の社員申し訳ございません。△△はただいま会議に出ております。15時ごろには戻る予定です。伝言を承りましょうか?

恐れ入ります。直接お伝えしたい件でしたので、こちらから改めてお電話させていただきます。15時半ごろにお電話差し上げようかと思いますが、ご都合はいかがでしょうか?

電話口の社員はい、その時間でしたら戻っているかと思います

ありがとうございます。では、その頃に再度ご連絡いたします。お忙しいところご対応いただきありがとうございました。失礼いたします。

留守電:留守番電話につながった場合

担当者の携帯電話や直通番号にかけて留守番電話につながった場合は、大学名と氏名、内定の件で連絡したことを短くメッセージに残し、改めてかけ直す旨を伝えましょう。辞退の詳しい内容まで録音に残す必要はありません。

メッセージを残したあとは、時間を置いてかけ直すのが基本です。その日のうちにつながらない場合は、「お電話いたしましたがご不在でしたので」と添えてメールで辞退の意思を伝えておくと、連絡の行き違いを防げます。

留守番電話につながった場合

自分お世話になっております。△△大学の刈谷 知景子です。内定の件でお電話いたしました。改めてこちらからご連絡いたします。お忙しいところ失礼いたしました。

承諾後:内定承諾書提出後に辞退する場合

一度は入社を約束した内定承諾後の場合、企業側はすでに受け入れ準備を始めています。そのため、通常よりもさらに深い謝罪の気持ちを伝えましょう。

内定承諾書提出後に辞退する場合

採用担当者はい、株式会社△△です。

お世話になっております。
△日に内定の連絡をいただきました、△△大学の刈谷 知景子と申します

採用担当者はい、私が採用担当の△△です。

先日、内定承諾書を提出いたしました刈谷 知景子です。承諾後という大変失礼なタイミングで恐縮ですが、内定を辞退させていただきたくお電話いたしました。

採用担当者えっ、承諾書もいただいているので、すでに受け入れ準備を始めてしまっているのですが…

貴重なお時間を割いてご準備を進めていただいていたにもかかわらず、本当に申し訳ございません。一度はお約束をした身でありながら、自身の将来について慎重に熟考を重ねました結果、大変恐縮ですが別の道を進む決断をいたしました。ご期待を裏切る形となり、多大なるご迷惑をお掛けすることを心よりお詫び申し上げます。

採用担当者分かりました。非常に残念ですが、手続きはこちらで進めておきます。

ご迷惑をおかけしたにもかかわらず、寛大なご対応をいただき、心より感謝申し上げます。本来であれば直接お伺いして直接お詫びすべきところ、お電話でのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。それでは、失礼いたします。

理由深掘り:辞退の理由を深掘りされた場合

基本的には内定辞退の詳細な理由まで伝える必要はありませんが、企業によっては「今後の採用活動の参考にしたいから」「他社と比較して何が決め手になった?」と深掘りされることがあります。

他社を過度に褒めたり、目の前の企業をおとしめたりしないよう、配慮しながら一貫した意思を伝えましょう。

辞退の理由を深掘りされた場合

採用担当者今後の参考にしたいので、差し支えなければ具体的な理由や進路を決めた他社の業界などを教えてもらえますか?

ご質問いただきありがとうございます。具体的な企業名や条件についてはお答えを控えさせていただきますが、より自分の強みを活かせる職種への挑戦を重視し、熟慮の末に判断いたしました。

採用担当者うちでもその職種への挑戦やご希望に沿ったお仕事は経験できると思うし、条件面も含めて相談にも乗るよ?

そのように評価していただけることは大変光栄ですし、心苦しい限りです。しかし、自分自身のキャリアプランを何度も見つめ直し、覚悟をもって出した結論ですので、この意思が変わることはございません。ご期待に添えず、本当に申し訳ありません。

引き止め:強引に引き止められた場合

内定辞退の電話をかけたにもかかわらず、「ぜひ一緒に働いてほしい」「条件を調整できる」などと強く引き止められる場合があります。どれだけ良い言葉をかけられても、入社の意思がないのであれば、毅然とした態度で意思の固さを伝えましょう。

引き止めを受けたときのポイントは、「条件の問題ではない」という点を一貫して伝えることです。「少し考える時間をください」などの曖昧な返答は、かえって話が長引く原因になります。意思が固まっているなら、誠実かつ明確に意思表示しましょう。

強引に引き止められた場合

慎重に検討を重ねた結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

採用担当者こちらとしてはぜひ一緒に働いてほしいと思っております。給与や配属先など、条件の調整も検討しますがいかがでしょうか。

過分なお言葉、誠にありがとうございます。しかし、自分自身のキャリアプランを何度も見直したうえで決断しております。条件の問題ではございませんので、どうかご理解いただけますと幸いです。

採用担当者どうしても難しいでしょうか。

ご期待に応えられず、大変恐縮ではございますが、この意思が変わることはございません。何卒ご了承いただきますようお願い申し上げます。

来社要求:「直接来てほしい」と言われた場合

辞退の連絡をした際、「理由を直接会って聞かせてほしい」と企業から来社を求められることがあります。しかし、辞退の意思が固まっているのであれば、わざわざ足を運ぶ必要はありません。相手の配慮や評価には感謝を示しつつ、穏やかに、かつはっきりと断りましょう。

「せっかくのお申し出ですが、伺っても意思は変わらない」と辞退の意思が揺るがない旨を丁寧にお伝えし、書類の返却など必要な手続きがあれば郵送やメールで対応したい旨を提示するのがスマートです。来社を断ることは失礼にはあたりませんが、必要な手続きは最後まで誠実に対応しましょう。

「直接来てほしい」と言われた場合

採用担当者辞退の件は理解しました。ただ、直接会って話を聞かせてもらえませんか?

お気持ちは大変ありがたいのですが、直接お会いしても決意が変わることはございません。ご期待に沿えず誠に恐縮ですが、辞退の手続きを進めていただけますと幸いです。なお、書類の返却等でお手続きが必要な場合は、郵送やメールにて対応させていただきます。

怒られた:電話口で厳しい言葉を受けた場合

内定辞退を伝えた際に電話口で怒られた場合は、謝罪を尽くしたうえで冷静に対応を終えましょう。厳しい言葉を投げかけられたり、相手が感情的に怒鳴ったりしていたとしても、決して感情的に言い返さず、冷静さを保つことが大切です。

まずは、「ご期待を裏切る形となり、誠に申し訳ございません」と相手の期待に応えられなかった点について謝罪します。不当な罵倒に対して反論したくなるかもしれませんが、火に油を注ぐ結果になりかねないため避けるのが賢明です。

電話口で厳しい言葉を受けた場合

採用担当者時間をかけて選考してきたのに、今になって辞退とはどういうことですか。

ご期待を裏切る形となり、誠に申し訳ございません。何度も検討を重ねたうえでの結論ですので、辞退させていただきたく存じます。

感情的になっている相手へは、以下のように対応してください。

感情的になっている相手への対応のポイント

  • 相手の話を遮らず、最後まで冷静に聞く
  • 不快な思いをさせたことに対し、適切にお詫びを伝える
  • 会話が成立しない場合は、断りの言葉を伝えて通話を終了する

相手が感情的になっている場合は、まず冷静に相手の主張に耳を傾け、不快感を与えた点について適切にお詫びを述べましょう。ただし、過剰に謝罪を繰り返すと事態が悪化する場合があるため注意が必要です。

もし、あまりにも攻撃的な言動が続き、会話が成立しないようであれば、「これ以上はお答えできかねますので失礼いたします」と再度謝罪を伝えたうえで通話を終了させましょう。電話を切ったあとは、念のため大学のキャリアセンターなどへ経緯を報告しておくと安心です。

就活で電話をかけるときのマナーは、「就活の電話のかけ方や出方が不安!基本マナーとそのまま使える会話例を紹介」の記事にもまとめているので、あわせてチェックしてみてください。

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内定辞退の電話をかける時間帯と4つのマナー

内定辞退の電話をかける際は、相手への配慮とマナーを守ることが重要です。適切な対応をとることで、企業の採用担当者に余計な負担をかけず、誠意を伝えられます。

ここでは、内定辞退の電話をかける時間帯と押さえておきたいマナーを紹介します。相手の立場に立った配慮や誠意を示すためのポイントを解説していくので、電話をかける前にぜひチェックしてみてください。

1.内定辞退を決めたらすぐに連絡する

内定辞退を決めたら、できるだけ早く企業に連絡しましょう。企業は内定者の入社を前提として、研修計画や配属先の調整、ほかの候補者への対応などを進めているためです。

辞退の連絡が遅れるほど、企業側の準備や計画に大きな影響を与えてしまいます。特に入社直前の辞退となると、人員の補填が間に合わなくなったり、研修スケジュールの変更を余儀なくされたりと、企業側に多大な負担をかけることになりかねません。

「断るのが申し訳ない」「気まずい」という気持ちから、つい連絡を先延ばしにしたくなるかもしれませんが、意思が固まった時点でいち早く伝えることで、選考に時間を割いてくれた企業に対する誠意を示せます。

2.電話をかけるおすすめの時間帯

内定辞退の電話をかける際は、企業の始業直後や昼休憩の時間帯を避けることも大切です。これらの時間帯は担当者が忙しく、落ち着いて話を聞いてもらえない可能性があります。

電話をかけるのにおすすめの時間帯は、午前中なら10時~11時30分、午後なら2時~4時30分です。以下の表を参考に、相手の状況に配慮して電話のタイミングを選びましょう。

時間帯 おすすめ度 理由
午前9時〜午前10時(始業直後) 始業直後のメール対応や朝礼などが重なり多忙な時間帯のため
午前10時〜午前11時30分 朝の業務が一区切りつき、担当者も落ち着いて対応しやすくなるため
正午〜午後1時(昼休憩) 担当者が休憩に入っており、不在や離席の可能性が高いため
午後1時〜午後2時(昼休み明け) 休憩明け直後は業務の再開やミーティング等で慌ただしい場合があるため
午後2時〜午後4時30分 昼休憩が終わり、比較的忙しさが落ち着いている時間帯のため
午後5時以降(就業間際) 1日の業務の締めや報告などで慌ただしい時間帯のため

これらはあくまで一般的な目安です。就業時間は企業によって異なるため、募集要項やWebサイトなどで事前に確認しておくと、よりスムーズに連絡できるでしょう。

時間帯が決まったら、「今日の午後3時に電話する」のように具体的な時刻まで決めておくと、連絡の先延ばしを防ぎやすくなります。

3.相手が電話を切るのを待つ

電話での内定辞退の際は、相手が電話を切るのを待ってから通話を終了してください。

ビジネスマナーには「かけた側が先に切る」という考え方もありますが、それ以上に「目上の人が先に切る」のが基本の作法です。特に内定辞退のようなお詫びやお願いを兼ねた重要な連絡の場合は、相手への敬意を示すためにも、企業側が電話を切るまで待つのが適切な対応になります。

もし相手がなかなか電話を切らない場合は、「それでは失礼いたします」と改めてひと言添えてから、少し間を置いて電話を切れば問題ありません。

4.電話後にメールを送る

内定辞退の電話をしたあとは、念のためメールでも辞退の意思を送るのがおすすめです。電話だけでは「言った・言わない」のトラブルになる恐れがありますが、テキストとして形に残すことで、後々の行き違いを防げます。

また、電話をかけた際に担当者が不在だったり、留守電になってしまったりした場合も、まずは取り急ぎメールを送っておくと安心です。電話がつながらないからといって連絡を後回しにすると確認が遅れて企業側に迷惑をかけてしまう恐れがあります。そのため、まずはメールで辞退の旨を伝え、あわせて「追って改めてお電話いたします」と書き添えておくと丁寧です。

電話後に送るお礼・確認メールの例文

電話後のメールを送る際は、以下の例文を参考にしてみてください。

内定辞退の電話後のメール例文

件名:【内定辞退のご連絡】(△△大学 刈谷 知景子)

本文:
△△株式会社
採用担当 △△様

お世話になっております。
△△大学△△学部の刈谷 知景子です。

先ほどはお忙しいなか、お電話にてお時間をいただき誠にありがとうございました。
大変心苦しい限りですが、お電話でもお伝えいたしましたとおり、内定を辞退させていただきたく存じます。

多くの時間を割いて選考してくださったにもかかわらず、このような結果となり、ご期待に沿えない形となってしまったことを深くお詫び申し上げます。

本来であれば直接伺ってお詫び申し上げるところ、メールにて誠に恐縮ではございますが、お電話でのお礼とお詫びに重ねてご連絡を申し上げました。

最後になりますが、貴社の今後のますますのご発展と、△△様をはじめとする社員の皆さまのご健勝を心よりお祈り申し上げます。

--------------------------------------------------
△△大学△△学部△△学科 4年
刈谷 知景子(かりや ちけこ)
携帯電話:090-XXXX-XXXX
メールアドレス:kariya.chikeko@example.com
〒123-4567
東京都△△区△△1-2-3 △△マンション101
--------------------------------------------------

相手が電話に出ないときのメール例文

担当者が不在、または電話がつながらなかったため、メールにて内定辞退の意思を伝える場合の例文は以下のとおりです。

相手が電話に出ないときのメール例文

件名:【内定辞退のご連絡】(△△大学 刈谷 知景子)

本文:
△△株式会社
採用担当 △△様

お世話になっております。
△△大学△△学部の刈谷 知景子です。

先ほど、内定の件でお電話を差し上げましたが、ご不在とのことでしたので、誠に勝手ながらメールにてご連絡させていただきます。

この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
素晴らしいご縁をいただき、非常に光栄に思っております。

いただいた内定について自身の適性や今後のキャリアを慎重に検討いたしました結果、大変心苦しいのですが、辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

本来であれば、直接お電話にてお詫びと感謝の気持ちをお伝えすべきところ、メールでのご連絡となってしまいましたことを深くお詫び申し上げます。

貴重なお時間を割いて選考を行っていただいたにもかかわらず、このようなご報告となり、多大なるご迷惑をお掛けすることを心よりお詫び申し上げます。

末筆ではございますが、貴社の今後のますますのご発展と、社員の皆さまのご健勝を心よりお祈り申し上げます。

--------------------------------------------------
刈谷 知景子(かりや ちけこ)
△△大学△△学部△△学科 4年
携帯電話:090-XXXX-XXXX
メールアドレス:kariya.chikeko@example.com
〒123-4567
東京都△△区△△1-2-3△△マンション101
--------------------------------------------------

内定辞退をメールで伝えるときの例文は、「新卒の内定辞退の伝え方!電話・メール例文や困ったときの対処法も紹介」の記事でも解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

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内定辞退は電話で伝えるのが基本

内定を辞退する際は、電話で連絡するのが基本です。メールやメッセージアプリでの連絡も普及していますが、重要な決定を伝える場面では、より誠意が伝わる電話で連絡するのが望ましいでしょう。

実際、多くの就活生が辞退の手段として電話を選んでいます。キャリアチケット就職の調査「2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査(後編)」によると、内定辞退の連絡手段で最も多いのは電話で59.1%でした。(※複数回答)

2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査(後編)の引用画像

次いで、メール(57.7%)も広く利用されています。電話ではなくメールで連絡する場合や、電話と併用する背景には、主に以下のような理由があると考えられます。

・企業から連絡方法を指定されている
・企業との日常的なやり取りがメール中心である
・「言った/言わない」のトラブルを避けるため記録を残したい

実際に、電話で辞退の旨を伝えたあとに、記録や確認として改めてメールを送る学生も少なくありません。「電話が苦手だから」とメールだけで済ませたくなる気持ちも分かりますが、基本的には電話で直接伝え、状況に応じてメールを併用するのが望ましいでしょう。

ここからは、なぜ内定辞退を電話で伝えるべきなのか、その具体的な理由を解説します。電話をするべきか迷っている方は、ぜひ参考にしてください。

参照元
キャリアチケット
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査(後編)

誠意と感謝を直接伝えられるから

内定辞退を電話ですべき理由の一つは、誠意と感謝の気持ちを直接相手に伝えられるからです。採用プロセスでは書類選考から面接、内定通知まで複数の担当者が関わり、貴重な時間を割いて対応しています。

そのため、内定辞退という重要な連絡をメールなどの文字だけで終わらせるのではなく、言葉で直接伝えることが大切です。電話であれば、声のトーンや言葉遣いから、これまでの感謝と辞退することへの申し訳なさがより相手に伝わりやすくなるでしょう。

迅速に状況を報告できるから

採用担当者へ迅速に状況を報告できるのも、内定辞退の連絡を電話ですべき理由です。内定辞退の連絡は、企業の採用計画に直接影響を与える重要な情報であり、一刻も早い伝達が求められます。

メールで連絡すると、相手がいつ確認するか分からず、重要な情報の伝達が遅れるケースも少なくありません。一方、電話であれば、その場で確実に情報を伝えられるため、採用担当者も即座に状況を把握して次の対応にスムーズに移行できます。

さらに、採用担当者から追加の質問や確認事項があった場合にも、その場で対応が可能です。メールのように何度もやり取りを往復させる手間がなく、お互いの負担やタイムロスを最小限に抑えられるため、まずは電話で連絡するのが好ましいでしょう。

内定をもらった直後にすべきことや、全体の流れを把握したい方は、「内定をもらったらすることの流れ|返答別の例文や注意したい点を解説」の記事をご一読ください。

電話したくない場合のメール対応も可

内定辞退の連絡は原則として電話で行うのがマナーですが、電話での連絡が難しい状況であればメールで伝えるのも手段の一つです。メールでの連絡が認められるのは、以下のような状況が挙げられます。

メール連絡が認められる場合のポイント

  • 企業から連絡方法をメールと指定されている
  • 電話をかけてもつながらず、折り返しの連絡もない
  • 体調不良など、電話がかけられないやむを得ない事情がある

なお、メールはあくまで電話の補完手段です。まずは電話での連絡を試み、状況に応じてメールを併用するか、メール送信後に改めて電話を入れるとより丁寧な印象を与えられるでしょう。

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内定辞退はそもそもできる?知っておきたい基本知識

他社からの内定や進路変更により、内定辞退を検討する際「本当に辞退できるのか」と不安になる人は少なくありません。結論から申し上げますと、法的な観点からも内定辞退は可能です。

辞退するにあたって理解しておきたい基本ルールについて、承諾前と承諾後の2つのケースに分けて解説します。

内定承諾前ならいつでも辞退できる

内定承諾前の段階であれば、求職者はいつでも自由な意思で内定を辞退できます。労働者には法律上、原則として契約解約の自由が認められているためです。

そのため、辞退によって法的ペナルティや損害賠償が発生する心配はありません。企業側にとっても、承諾前の辞退は採用活動において想定されている範囲内の事象です。

内定・内々定の意味は、「内定とは?内々定との違いや新卒の場合の獲得から入社までの流れを解説」の記事で確認できます。

内定承諾後でも2週間前までなら辞退できる

内定承諾書を提出したあとの辞退であっても、法律上は入社日の2週間前までに申し出れば解約が可能です。「民法第627条第1項」では、期間の定めのない雇用契約について、解約の申し入れから2週間が経過することで契約が終了すると定められています。

内定承諾によって「始期付解約権留保付労働契約」という労働契約が成立しますが、この民法の規定が適用されるため、原則として企業側が辞退を拒否することはできません。法律上は労働者の辞退する権利が優先される仕組みとなっています。

承諾後の辞退も含め、内定辞退の期限やタイミング別の伝え方は、「内定辞退はいつまで?新卒向けに承諾前・承諾後の期限や電話・メールの例文を解説」の記事で詳しく解説しています。

参照元
e-GOV 法令検索
民法

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内定辞退の電話をかける前の3つの準備

内定辞退の電話をかける際、怖さや緊張を感じるのは当然のことです。しかし、あらかじめ万全の準備を整えておけば、心に余裕をもって冷静に対応できるようになります。

ここでは、電話をかける前にやっておくべき3つの準備をまとめました。不安な気持ちを解消し、スムーズに内定辞退の意思を伝えられるよう、ぜひ参考にしてみてください。

1.辞退理由を短くひと言でまとめる

電話をかける前に、辞退する理由を短くひと言にまとめておきましょう。企業によっては、電話口で「差し支えなければ、理由を教えていただけますか?」と聞いてくることがあります。その際、回答が曖昧だと、理由を深掘りされたり、強い引き止めにあったりして会話が長引くケースが少なくありません。

「他社とのご縁があったため」「職種の適性を熟考した結果」など、15〜20文字程度のひと言で答えられるよう事前に準備しておくのがおすすめです。回答の軸が一つ決まっているだけで、焦らず落ち着いて対応できるでしょう。

2.伝えたい内容をカンペにメモする

内定辞退の電話が怖いときは、話す順番や伝えるべき内容をあらかじめカンペにメモしておきましょう。緊張していると頭が真っ白になってしまうことがあるため、手元にカンペとなるリストを用意しておけば、話し忘れや言い間違いを防げます。

電話をかける前に、以下の項目をメモに書き出して手元に置いておくのがおすすめです。

内定辞退の電話で伝えることチェックリスト

  • 大学名と自分の氏名
  • 用件(採用担当者への取り次ぎ依頼)
  • 内定をいただいたことへの感謝とお礼
  • 内定辞退の意思
  • 簡潔な辞退理由
  • 期待に沿えなかったことへの謝罪

メモの準備ができたら、一度深呼吸をして落ち着いて電話に臨みましょう。

3.静かな場所に移動する

内定辞退の電話をかける際は、周囲の雑音が入らない静かな場所を選びましょう。騒がしい駅のホームや風の音が強い屋外、電波が不安定な場所などで連絡すると、声が聞き取りにくく、聞き間違いやすれ違いにつながるためです。

静かな自宅や大学のキャリアセンターの空き部屋など、落ち着いて会話に集中できる環境を確保し、電波状況が良いことを確認してから発信しましょう。また、通話中に電池が切れることがないよう、携帯電話の充電残量を事前に確認するのもポイントです。

静かな環境に身を置くことで自分自身の緊張もほぐれ、担当者との円滑なやり取りが可能になります。

企業とのやり取りで失敗しないためのポイントを知りたい方は、「就活マナーの基本を解説!失敗しないための準備と対策」の記事もチェックしてみてください。

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内定辞退の電話から逃げるリスク

「採用担当者に怒られるのが怖い」「気まずくて連絡したくない」という気持ちから、内定辞退の電話を先延ばしにしたり、連絡を無視して逃げ出したりしたくなることもあるかもしれません。

しかし、連絡をせずに放置する行為には、想像以上のリスクが伴います。最悪の事態を防ぐためにも、どのようなリスクがあるのかを正しく知っておきましょう。

企業とほかの応募者の迷惑になる

内定辞退の連絡をしないままでいると、企業だけでなく、ほかの就活生にも多大な迷惑をかける行為です。企業は内定を出した時点から、備品の手配や配属の調整など、あなたを迎えるための具体的な準備を始めています。そのため、連絡を怠ると採用担当者に手間を取らせ、業務に大きな支障をきたしかねません。

また、あなたが辞退の意思を伝えない限り採用枠は埋まったままになります。これは、繰り上げ合格を待っているほかの応募者のチャンスを不当に奪うことと同じです。「気まずいから」と連絡を後回しにすることは、多くの人の予定や可能性を狂わせる恐れがあると自覚し、誠実な対応を心掛けましょう。

就職後に内定先と関わる場合がある

「どうせ入社しない会社だから、もう二度と関わらないだろう」と考えるのは危険です。特に、同じ業界内で就職する場合は、仕事を通じて内定先の企業とつながる可能性はゼロではありません。

入社した会社の取引先や協力会社が、かつて内定を辞退した企業だったというケースも考えられます。また、業界の合同セミナーやイベント、勉強会などで、当時の採用担当者と直接顔を合わせる機会が訪れることも十分あり得るでしょう。

将来、その企業とビジネスパートナーとして出会ったときに気まずい思いをしたり、不誠実な対応が原因で仕事がしづらくなったりするリスクもあるため、最後まで礼儀を尽くしておくことが大切です。

悪質な場合は損害賠償を請求される可能性がある

内定辞退において著しく不誠実で悪質なケースに該当する場合は、企業から損害賠償を請求される可能性もあるので注意が必要です。

たとえば、すでに始まっている内定者研修に何度も参加させるなど企業側に大きなコストを負担させたあとや、入社直前になって突然連絡を絶ち、何の相談もなく辞退を強行するケースなどが挙げられます。

企業側も裁判の手間やコストを考慮するため、実際に訴訟を起こすケースは極めて稀ですが、重大なトラブルに発展するリスクがあることを念頭に置いておきましょう。

「内定辞退は10月以降でも可能!電話・メール例文と円満に進める方法」の記事では、内定を辞退するリスクと回避方法も解説しています。こちらもぜひご参照ください。

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内定辞退の電話をかけるのが不安なあなたへ

内定辞退の電話は「お礼→辞退の意思→理由→お詫び」の順番を守り、短く誠実に伝えることが大切です。相手の都合に配慮した時間帯を選び、事前に要点をまとめたカンペを用意しておけば、慌てずスムーズに対応できます。辞退を決めたら放置せず、速やかに連絡するのがマナーです。

内定辞退の電話は誰しも不安を感じるものですが、法的なルールやマナーを正しく理解し、事前にカンペを用意して誠意をもって伝えれば怖がる必要はありません。

「電話での内定辞退の伝え方が分からない」「せっかく内定をくれた企業に申し訳ない」と不安になり、なかなか連絡に踏み切れない方は、キャリアチケット就職エージェントにご相談ください。

キャリアチケット就職エージェントでは、キャリアアドバイザーが状況に応じた具体的な伝え方や対策をアドバイスしてくれるため、不安を解消したうえで落ち着いて連絡を進められます。

さらに、今後の就職活動における企業とのやり取りを代行したりスケジュール調整をサポートしてくれたりするので、精神的な負担を抑えながら納得のいく就活を進められます。「内定を辞退して次の選択肢を見つけたい」という方は、ぜひ一度キャリアチケット就職エージェントへお問い合わせください。

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内定辞退の電話に関するよくある質問

ここでは、内定辞退に関して就活生が抱きがちな疑問をQ&A形式でまとめました。不安を解消して、スムーズに内定辞退の連絡を進めましょう。

内定辞退の電話は何分くらいかかる?

要件を簡潔に伝えれば、内定辞退の電話は3〜5分程度で終わるケースが多いでしょう。お礼と辞退の意思、簡潔な理由、お詫びを順に伝え、相手が了承すれば通話は終了となるのが基本的な流れになります。

ただし、理由を深掘りされたり、引き止められたりすると長引くこともあるため、10分程度は落ち着いて話せる時間と場所を確保してからかけると安心です。

電話をかけること自体に強い不安がある方は、「内定辞退の電話が怖い…企業に連絡する際のマナーや伝え方・例文を解説」の記事もご覧ください。

入社する企業名は伝えるべき?

入社する企業名を伝える義務はありません。「別の企業への入社を決めたため」と伝えれば十分で、企業名を聞かれた場合も「具体的な企業名は控えさせていただきます」と丁寧に断って問題ありません。

企業名を明かすと、「うちのほうが条件が良い」などと比較されて引き止められやすくなります。また、辞退理由を伝える際に、辞退企業への不満や入社先を持ち上げるような発言をするのもトラブルのもとになるため避けるのが無難です。

エージェント経由の内定も電話で辞退する?

就活エージェント経由で内定を得た場合は、まずエージェントの担当者に辞退の意思を伝えましょう。企業への連絡はエージェントが仲介するケースもあり、自分から企業へ電話すべきかどうかも含めて案内してもらえます。

自己判断で企業へ直接連絡すると、エージェントと企業の間で情報の行き違いが起きる可能性があります。辞退を決めたら、できるだけ早く担当者に相談してください。

辞退後に提出書類や備品はどうする?

内定承諾書や入社関連の書類、貸与された備品などを受け取っている場合は、辞退の電話の際に返却方法を確認しましょう。備品などを郵送で返却する際は、辞退のお詫びを記した送付状を同封すると丁寧です。

すでに提出済みの書類の扱いも企業によって異なります。自分から「お預かりしている書類はどのようにすればよろしいでしょうか」と確認すると、最後まで誠実な印象を残せるでしょう。

新卒以外でも同じ流れで良い?

基本的な流れは、新卒以外でも同じです。感謝・辞退の意思・理由・お詫びという順番で伝える構成や、電話をかける時間帯への配慮は、既卒・中途を問わず共通する基本のマナーといえます。

ただし、新卒の場合は「大学名」を、中途の場合は「前職・現職の状況」など、名乗る際に添える情報が変わる点には注意しましょう。

就活全体の基本やスケジュールの概要を知りたい方は、「就活とは?いつから何をやる?基本の流れと今からできる準備を解説!」の記事をご覧ください。

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本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間1位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。

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