内定辞退電話のマナーと状況別カンペ6選！「怖い」の解消法も解説

内定辞退の電話をする際、「怒られるのでは？」「何を伝えれば良いの？」と不安を感じる就活生もいるでしょう。しかし、正しいマナーを理解し、事前にしっかり準備をして臨めば、その不安は大きく和らぎます。
この記事では、内定辞退の電話で押さえておきたいマナーと、状況別にそのまま使えるカンペを6種類紹介。事前準備のコツやよくあるトラブルへの対処法もまとめているので、ぜひ参考にしてください。

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内定辞退の電話は誰でも怖い！それでも大丈夫な理由

内定辞退の電話は、誰にとっても心理的なハードルが高いものです。「せっかく評価してくれた企業に申し訳ない」「電話で怒られたらどうしよう」と、罪悪感や恐怖心を抱く人もいるでしょう。

しかし、内定辞退の電話を過度に怖がる必要はありません。企業の採用担当者は、一定の辞退者が出ることをあらかじめ想定して採用計画を立てているからです。キャリアチケットの「2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）」を見ても、約6割の学生が内定辞退を経験しています。

そのため、真摯に辞退の意思を伝えれば、多くの企業は円満に受け入れてくれるでしょう。理不尽に激怒されるようなことは滅多にありません。

また、内定を辞退することは、法律的に認められている正当な権利でもあります。「民法第627条」では、期間の定めのない労働契約について、労働者が解約の申し入れをしてから2週間が経過すれば、契約が終了すると定められているからです。

就活における「内定」も労働契約の一種とみなされるため、原則として入社日の2週間前までに企業へ伝えれば、法的にはいつでも理由を問わず辞退できます。

内定辞退は決して悪いことでも違法なことでもありません。マナーを守って誠意を尽くせば、企業側も納得して手続きを進めてくれるので、勇気を出して一歩を踏み出してみましょう。

「内定を辞退しても大丈夫なの？」と不安に感じている方は、「【新卒】内定とは？内々定・採用との違いや獲得から入社までの流れを解説」の記事で解説しているので、ぜひチェックしてみてください。

参照元
キャリアチケット
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）
e-GOV 法令検索
民法

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内定辞退は電話で伝えるのが基本

内定を辞退する際は、電話で連絡するのが基本です。メールやメッセージアプリでの連絡も普及していますが、重要な決定を伝える場面では、より誠意が伝わる電話をおすすめします。

先ほどご紹介したキャリアチケット就職の調査によると、内定辞退の連絡手段で最も多いのは電話で59.1％でした。

次いで、メール（57.7％）も広く利用されています。電話ではなくメールで連絡する場合には、主に以下のような背景があると考えられます。

電話で辞退の旨を伝えたあとに、改めてメールを送る学生も少なくありません。「電話が苦手だから」とメールだけで済ませたくなる気持ちも分かりますが、基本的には電話で直接伝え、状況に応じてメールを併用するのが望ましいでしょう。

ここからは、なぜ内定辞退を電話で伝えるべきなのか、その具体的な理由を解説します。電話をするべきか迷っている方は、ぜひ参考にしてください。

参照元
キャリアチケット
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）

誠意と感謝を直接伝えられるから

内定辞退を電話ですべき理由の一つは、誠意と感謝の気持ちを直接相手に伝えられるからです。採用プロセスでは書類選考から面接、内定通知まで企業の複数の担当者が関わり、貴重な時間を割いて対応しています。

そのため、内定辞退という重要な連絡を文字のやり取りだけで済ませるのではなく、自分の声で直接伝えることが大切です。電話であれば、話す内容や声のトーンから、感謝の思いと辞退することへの申し訳なさがより相手に伝わりやすくなるでしょう。

迅速に状況を報告できるから

採用担当者へ迅速に状況を報告できるのも、内定辞退の連絡を電話ですべき理由です。内定辞退の連絡は、企業の採用計画に直接影響を与える重要な情報といえます。

メールで連絡すると、相手がいつ確認するか分からず、重要な情報の伝達が遅れるケースも少なくありません。一方、電話であれば、その場で確実に情報を伝達でき、採用担当者も即座に状況を把握して次の対応を検討できます。また、採用担当者から追加の質問や確認事項があった場合にも、その場で対応が可能です。

お互いの時間を無駄にしないためにも、まずは電話で一報を入れるのが好ましいでしょう。

内定をもらった直後にすべきことや、全体の流れを把握したい方は、「内定をもらったらすることは？電話・メールでの例文や迷ったときの対処法」の記事をご一読ください。

電話したくない場合のメール対応も可

電話での内定辞退が難しい状況では、メールで連絡しても問題ありません。メールが認められる主な状況は、以下のとおりです。

ただし、メールはあくまで電話の補完手段です。可能な限り電話で連絡したうえで、状況に応じてメールを併用するのが望ましいでしょう。

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【そのまま使える】内定辞退の電話カンペ6選

内定辞退の連絡を電話で行う際は、あらかじめカンペ（トークスクリプト）を用意しておくのがおすすめです。緊張して頭が真っ白になってしまいそうなときでも、目の前に読むべき文章があれば、慌てずにスムーズに会話を進められるでしょう。

ここでは、よくある6つのシチュエーションごとに、そのまま使える電話カンペを用意しました。自分の状況に近いものを選び、ぜひ役立ててみてください。

基本：内定辞退を伝える場合

まずは、最もスタンダードな内定辞退のカンペです。感謝の気持ちを伝えたうえで、辞退の意思をはっきりと述べましょう。

不在時：採用担当者が不在でかけ直す場合

担当者が会議や外出などで席を外している場合、伝言を頼むのではなく、改めて自分からかけ直す旨を伝えるのがマナーです。

承諾後：内定承諾書提出後に辞退する場合

一度は入社を約束した内定承諾後の場合、企業側はすでに受け入れ準備を始めています。そのため、通常よりもさらに深い謝罪の気持ちを伝える必要があります。

理由深掘り：辞退の理由を深掘りされた場合

基本的には内定辞退の詳細な理由まで伝える必要はありませんが、企業によっては「今後の採用活動の参考にしたいから」「他社と比較して何が決め手になった？」と深掘りされることがあります。

他社を過度に褒めたり、目の前の企業をおとしめたりしないよう、配慮しながら一貫した意思を伝えましょう。

引き止め：強引に引き止められた場合

内定辞退の電話をかけたにもかかわらず、「ぜひ一緒に働いてほしい」「条件を調整できる」などと強く引き止められる場合があります。どれだけ良い言葉をかけられても、入社の意思がないのであれば、毅然とした態度で意思の固さを伝えることが大切です。

引き止めを受けたときのポイントは、「条件の問題ではない」という点を一貫して伝えること。「少し考える時間をください」などの曖昧な返答は、かえって話が長引く原因になります。意思が固まっているなら、誠実かつ明確に意思表示しましょう。

来社要求：「直接来てほしい」と言われた場合

「辞退する理由を直接会って聞かせてほしい」と来社を求められることがあります。辞退の意思が固まっているのであれば、わざわざ足を運ぶ必要はありません。穏やかに、かつはっきりと断りましょう。

「伺っても意思は変わらない」と丁寧に断ったうえで、必要な手続きがあれば郵送やメールなどの代替手段を提示するのがスマートです。来社を断ることは失礼にはあたりませんが、書類の返却など必要な手続きは誠実に行いましょう。

就活で電話をかけるときのマナーは、「就活の電話のかけ方や出方が不安！基本マナーとそのまま使える会話例を紹介」の記事にもまとめているので、あわせてチェックしてみてください。

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内定辞退の電話で伝えるべき4つのこと

限られた通話時間のなかで誠意を尽くし、企業に意思を受け入れてもらうためには、伝えるべき内容をあらかじめ整理しておくことが大切です。これから紹介する4つの内容を漏れなく、かつ簡潔に相手へ届けることで、誠実な印象を残せるでしょう。

1.内定に対する感謝

内定辞退の電話では、採用してくれたことへの感謝を必ず伝えましょう。数多くの応募者のなかから自分を選んでくれたこと、そしてこれまでの選考に貴重な時間を割いてくれたことに対し、まずはしっかりとお礼を伝えるのがマナーです。

感謝の気持ちを伝える際の具体的な表現例には、以下が挙げられます。

本題に入る前に感謝の意を添えると、角を立てずにスムーズな会話の土台を作れます。ただし、お礼の言葉が長過ぎるとかえって不自然に聞こえてしまう場合があるため、簡潔で心のこもった表現を心掛けましょう。

2.内定辞退の意思

内定辞退の電話では、辞退の意思をはっきりと述べることが重要です。申し訳ないからといって遠回しな言い方をすると、採用担当者に引き止めの余地があると思われたり、現状が正しく伝わらずに誤解を与えてしまったりする可能性があります。

辞退の意思を伝える際は、以下のような明確な表現を使いましょう。

また、引き止められた際に「もう少し時間をください」といった受け身の姿勢をみせてしまうと、かえって引き止めが強まるケースも少なくありません。はっきりとした意思表示をすることは、企業側が次の採用活動へスムーズに切り替えるためにも必要な配慮です。

3.簡潔な辞退理由

内定辞退の電話では、辞退理由を簡潔に説明しましょう。辞退の理由は「一身上の都合」でも失礼にはあたりませんが、自分の状況に合わせて以下のような表現を用いるのが効果的です。

辞退理由をあまりに詳しく説明すると、相手を不快にさせたり、議論に発展したりする可能性があるので注意が必要です。また、企業を直接的に批判する内容や嘘をつくことは避けましょう。円満な辞退には、真実に基づいた辞退理由を、相手への配慮を込めて簡潔に伝えることが不可欠です。

4.辞退してしまうことへの謝罪

内定辞退の電話では、企業の期待に応えられなかったことへの謝罪も必ず添えましょう。企業は採用活動に多大な時間とコストをかけており、内定者に対して大きな期待を寄せているため、その思いを裏切る形になってしまうことへのお詫びが必要です。

適切な謝罪の表現例として、以下が挙げられます。

謝罪の際は、マニュアルどおりの形式的な言葉を並べるのではなく、誠意を込めて思いを伝えることが大切です。また、お詫びを伝えるだけでなく、入社承諾書の返却といった今後の手続きについても自分から確認する姿勢を示すことで、最後まで責任感のある丁寧な対応として受け止めてもらえるでしょう。

円満に内定を辞退したい方は、「【新卒】内定の断り方は？マナーや電話・メール別のコツと例文を紹介」の記事も参考にしてみてください。

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内定辞退の電話をかけるときの4つのマナー

内定辞退の連絡は、これまでの選考でお世話になった企業に対する最後の意思表示です。最後まで良い印象を保ち、円満にやり取りを終えるためには、ビジネスマナーをしっかりと守ることが欠かせません。

ここでは、内定辞退の電話をかけるときに必ず押さえておきたいマナーを4つご紹介します。相手の立場に立った配慮や誠意を示すためのポイントを解説していくので、電話をかける前にぜひチェックしてみてください。

1.内定辞退を決めたらすぐに連絡する

内定辞退を決めたら、できるだけ早く企業に連絡しましょう。企業は内定者の入社を前提として、研修計画や配属先の調整、ほかの候補者への対応などを進めているためです。

辞退の連絡が遅れるほど、企業側の準備や計画に大きな影響を与えてしまいます。もし、入社直前になってから辞退を伝えてしまうと、企業は急遽代わりの人材を探さなければならなくなり、採用活動の再開や研修スケジュールの変更など、多大な負担を強いることになるでしょう。

「断るのが申し訳ない」「気まずい」という気持ちから、つい連絡を先延ばしにしたくなるかもしれません。しかし、意思が固まった時点でいち早く伝えることこそが、これまで選考に時間を割いてくれた企業に対する最大の誠意でありマナーです。

2.始業直後や昼休憩を避ける

内定辞退の電話をかける際は、企業の始業直後や昼休憩の時間帯を避けることも大切です。これらの時間帯は担当者が忙しく、落ち着いて話を聞いてもらえない可能性があります。

電話をかけるのにおすすめの時間帯は、午前中なら10時～11時30分、午後なら2時～4時30分です。以下の表を参考に、相手の状況に配慮して電話のタイミングを選びましょう。

ただし、これらはあくまで一般的な目安です。就業時間は企業によって異なるため、募集要項などで事前に確認しておくと、よりスムーズに連絡できるでしょう。

3.相手が電話を切るのを待つ

電話での内定辞退の際は、相手が電話を切るのを待ってから通話を終了してください。自分から先に電話を切ってしまうと、失礼な印象を与えてしまう可能性があります。

ビジネスマナーには「かけた側が先に切る」という考え方もありますが、それ以上に「目上の人が先に切る」のが基本の作法です。内定辞退のような重要な連絡の場合は、相手への敬意を示すためにも、企業側が電話を切るまで待つのが適切でしょう。

もし相手がなかなか電話を切らない場合は、「それでは失礼いたします」とひと言添えてから、少し間を置いて電話を切れば問題ありません。最後まで丁寧な対応を心掛けましょう。

4.電話後にメールを送る

内定辞退の電話をしたあとは、メールでも辞退の意思を伝えましょう。電話だけでは「言った・言わない」のトラブルになる恐れがありますが、テキストとして形に残すことで、後々の行き違いを防げます。

また、内定辞退の電話をかけた際に担当者が不在だったり、留守電になってしまったりした場合も、すぐにメールを送っておくのが良いでしょう。電話がつながらないからといって連絡を後回しにすると、緊急性の高い内定辞退の伝達がどんどん遅れてしまう恐れがあるからです。

電話後のメールを送る際は、以下の例文を参考にしてみてください。

相手が電話に出ないときのメール例文

担当者が不在、または電話がつながらなかったため、メールにて内定辞退の意思を伝える場合の例文は以下のとおりです。

内定辞退をメールで伝えるときの例文は、「新卒の内定辞退の伝え方！電話・メールで連絡する際のマナーや例文を紹介！」の記事でも解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

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内定辞退の「電話が怖い」を解消する事前準備

内定辞退の電話をかける際、怖さや緊張を感じるのは当然のことです。しかし、あらかじめ万全の準備を整えておけば、心に余裕をもって冷静に対応できるようになります。

ここでは、電話をかける前にやっておくべき4つの事前準備をまとめました。怖さや不安な気持ちを解消し、スムーズに内定辞退の意思を伝えられるよう、ぜひ参考にしてみてください。

辞退理由を短くひと言でまとめる

電話をかける前に、辞退する理由を短くひと言にまとめておきましょう。企業によっては、電話口で「差し支えなければ、理由を教えていただけますか？」と聞いてくることがあります。その際、回答が曖昧だと、理由を深掘りされたり、強い引き止めにあったりして会話が長引くケースが少なくありません。

「他社とのご縁があったため」「職種の適性を熟考した結果」など、15〜20文字程度のひと言で答えられるよう事前に準備しておくのがおすすめです。詳しく聞かれたときの軸が決まっているだけで、安心感が生まれるでしょう。

伝えたい内容をカンペにメモする

内定辞退の電話が怖いときは、話す順番や伝えるべき内容をあらかじめカンペにメモしておきましょう。緊張していると頭が真っ白になってしまうことがあるため、手元にカンペとなるリストを用意しておけば、話し忘れや言い間違いを防げます。

電話をかける前に、以下の項目をメモに書き出して手元に置いておくのがおすすめです。

このようにカンペを手元に置いておけば、電話中に慌てることなく冷静に会話を進められます。事前準備をしっかり整えて、落ち着いて電話に臨みましょう。

電話する時間帯を事前に決める

電話をかける前に、連絡する時間帯を具体的に決めておきましょう。「あとで連絡しよう」と先延ばしにしていると、適切な時間帯を逃したり、連絡自体が後回しになりがちだからです。

具体的な目標時刻（例：「今日の午後3時に電話する」）を決め、スマートフォンのアラームを設定しておくと実行に移しやすくなるのでおすすめ。また、その時間帯に静かな場所を確保できるか、電波状況に問題はないかをあわせて確認しておくと、当日慌てることなく電話に臨めます。

電話するのに適した時間帯は、前述の通り午前10時〜11時30分、または午後2時〜4時30分です。始業直後や昼休憩は担当者が忙しいため、できるだけ避けましょう。

静かな場所に移動する

内定辞退の電話をかける際は、周囲の雑音が入らない静かな場所を選んでください。騒がしい駅のホームや風の音が強い屋外、電波が不安定な場所などで連絡すると、声が聞き取りにくく、聞き間違いやすれ違いにつながるためです。

静かな自宅や大学のキャリアセンターの空き部屋など、落ち着いて会話に集中できる環境を確保し、電波状況が良いことを確認してから発信しましょう。また、通話中に電池が切れることがないよう、携帯電話の充電残量を事前に確認するのもポイントです。

静かな環境に身を置くことで自分自身の緊張もほぐれ、相手との円滑なやり取りが可能になります。

企業とのやり取りで失敗しないためのポイントを知りたい方は、「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事もチェックしてみてください。

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内定辞退の電話から逃げるリスク

「採用担当者に怒られるのが怖い」「気まずくて連絡したくない」という気持ちから、内定辞退の電話を先延ばしにしたり、連絡を無視して逃げ出したりしたくなることもあるかもしれません。

しかし、連絡をせずに放置する行為には、想像以上のリスクが伴います。最悪の事態を防ぐためにも、どのようなリスクがあるのかを正しく知っておきましょう。

企業とほかの応募者の迷惑になる

内定辞退の連絡をしないままでいると、企業だけでなく、ほかの就活生にも多大な迷惑をかける行為です

企業は内定を出した時点から、備品の手配や配属の調整など、あなたを迎えるための具体的な準備を始めています。そのため、連絡を怠ると採用担当者に手間を取らせ、業務に大きな支障をきたしかねません。

また、あなたが辞退の意思を伝えない限り採用枠は埋まったままになります。これは、繰り上げ合格を待っているほかの応募者のチャンスを不当に奪うことと同じです。

「気まずいから」と連絡を後回しにすることは、多くの人の予定や可能性を狂わせる恐れがあると自覚し、誠実な対応を心掛けましょう。

就職後に内定先と関わる場合がある

「どうせ入社しない会社だから、もう二度と関わらないだろう」と考えるのは危険です。

特に、同じ業界内で就職する場合は、仕事を通じて内定先の企業とつながるかもしれません。入社した会社の取引先や協力会社が、かつて内定を辞退した企業だったというケースも考えられます。また、業界の合同セミナーやイベント、勉強会などで、当時の採用担当者と直接顔を合わせる機会が訪れることも十分あり得るでしょう。

将来、その企業とビジネスパートナーとして出会ったときに気まずい思いをしたり、不誠実な対応が原因で仕事がしづらくなったりするリスクもあるため、最後まで礼儀を尽くしておくことが大切です。

悪質な場合は損害賠償を請求される可能性も

著しく不誠実で悪質なケースに該当する場合は、損害賠償を請求される可能性もあるので注意が必要です。

たとえば、入社直前になって突然連絡を絶ち、そのまま入社日を迎えてしまうようなケースです。また、すでに始まっている内定者研修などに何度も参加しており、企業側がその人のためだけに大きなコストを投じたあとに何の相談もなく辞退を強行した場合などがこれに当たります。

企業側も裁判の手間やコストを考慮するため、実際に訴訟を起こすケースは極めて稀ですが、大きなトラブルの火種になることは間違いないでしょう。

「内定辞退は10月以降でもOK？リスクやスムーズに進めるための流れを解説」の記事では、内定を辞退するリスクと回避方法も解説しています。こちらもぜひご参照ください。

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内定辞退の電話でのトラブルと対処法

内定辞退の連絡は、誠意をもって伝えれば基本的には円満に受理されるケースが大半です。しかし、企業の担当者によっては、予期せぬ反応を返してくるケースもゼロではありません。内定辞退の電話でトラブルに遭ったら、毅然とした態度を保ちつつ、マナーを守って対処しましょう。

ここでは、内定辞退の電話で起きる可能性のある3つのトラブルと、その対処法を紹介します。万が一の際に落ち着いて対応できるよう、チェックしておいてください。

電話で怒られたら謝罪して冷静に終話させる

内定辞退を伝えた際に電話口で怒られた場合は、謝罪を尽くしたうえで冷静に終話させましょう。厳しい言葉を投げかけられたり、相手が感情的に怒鳴ったりしていたとしても、決して感情的に言い返さず、冷静さを保つことが大切です。

まずは、「ご期待を裏切る形となり、誠に申し訳ございません」と相手の怒りに対して謝罪の言葉を述べます。不当な罵倒に対して反論したくなるかもしれませんが、火に油を注ぐ結果になりかねないため避けるのが賢明です。

感情的になっている相手へは、以下のように対応してください。

もし、あまりにも攻撃的な言動が続き、会話が成立しないようであれば、再度謝罪を伝えたうえで「失礼いたします」と区切りをつけて通話を終了させましょう。電話を切ったあとは、念のため大学のキャリアセンターなどへ経緯を報告しておくと安心です。

面会を求められたら書面やメールでの対応を提案する

内定辞退を伝えた際、「一度会社に来て説明してほしい」と対面での面談を求められたら、書面やメールでの対応を提案しましょう。辞退の意思が固まっている以上、わざわざ足を運ぶ必要はありません。

まずは「検討を重ねたうえでの結論ですので、伺ってもお答えは変わりません」と丁寧に断ります。そのうえで、以下のような代替案を提示して、書面ややり取りを完結させるのがスマートです。

面談に応じると、強い引き止めにあったり、断りにくい雰囲気になったりするリスクがあります。入社を決めた他社への準備に集中するためにも、曖昧な態度を避け、意思を明確に伝えることが重要です。

強引に引き止められたら意思の固さを伝える

熱心に勧誘されたり、「君が必要だ」といった情に訴える引き止めに遭ったりした場合は、辞退の意思が固まっていることを繰り返し伝えてください。引き止めに負けて曖昧な返事をしてしまうと、さらに辞退しづらくなりかねません。

「高く評価していただき心苦しいのですが、熟考の末に出した結論ですので、考えは変わりません」と一貫した態度を示しましょう。

後悔せずに就活を完走するためのポイントは、「就活とは？いつから何をやる？基本の流れと今からできる準備を解説！」の記事で解説しています。こちらもぜひご覧ください。

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内定辞退の電話をかけるのが不安なあなたへ

「電話での内定辞退の伝え方が分からない」「せっかく内定をくれた企業に申し訳ない」と不安になり、なかなか連絡に踏み切れない人もいるでしょう。内定辞退の進め方や、これからの進路について一人で悩んでいる場合は、就職エージェントに相談してみるのがおすすめです。

キャリアチケット就職エージェントでは、専任のキャリアアドバイザーが丁寧な個別面談であなたの現状や希望をお伺いし、マッチする企業を厳選して紹介します。内定辞退の正しい進め方やマナーについても相談できるため、不安を解消したうえで次のステップへ臨めるでしょう。

また、企業とのやり取りやスケジュール調整の代行も行っているので、精神的な負担を抑えながら納得のいく就活を進められます。「内定を辞退して次の選択肢を見つけたい」という方は、ぜひ一度キャリアチケット就職エージェントへお問い合わせください。

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内定辞退の電話に関するよくある質問

ここでは、内定辞退に関して就活生が抱きがちな疑問をQ＆A形式でまとめました。不安を解消して、スムーズに内定辞退の連絡を進めましょう。

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本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。