内定辞退の電話をするのが怖い…基本的なマナーとそのまま読める例文を紹介

内定辞退を電話で伝えたい方のなかには、「怒られないか不安」「何を話せば良いの？」とお悩みの方もいるでしょう。内定辞退で怒られることは稀なので、心配し過ぎる必要はありません。誤解のないよう、はっきりと自分の意思を伝えることが大切です。

この記事では、内定辞退の電話でのマナーやそのまま使える例文をご紹介します。事前準備やトラブルへの対処法もまとめているので、円満に内定辞退をするための参考にしてください。

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内定辞退の電話を怖がる必要はない！

内定を辞退するとなると、「せっかく評価してくれた企業に申し訳ない」「電話で怒られたらどうしよう」と考える人も多いでしょう。あなたと同じように、多くの就活生が、内定辞退の連絡で緊張したり気まずいと感じたりしています。

しかし、内定辞退の電話を過度に怖がる必要は全くありません。第一に、企業の採用担当者は、一定数の辞退者が出ることをあらかじめ想定して採用計画を立てているからです。キャリアチケット就職の「2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）」を見ても、約6割の学生が内定辞退を経験しています。

そのため、真摯に辞退の意思を伝えれば、多くの企業は円満に受け入れてくれるでしょう。理不尽に激怒されるようなことは滅多にありません。

また、内定を辞退することは、法律的に認められている正当な権利でもあります。「民法第627条」では、期間の定めのない労働契約について、労働者が解約の申し入れをしてから2週間が経過すれば、契約が終了すると定められているからです。就活における「内定」も労働契約の一種とみなされるため、原則として入社日の2週間前までに企業へ伝えれば、法的にいつでも、理由を問わず辞退できます。

内定辞退は決して悪いことでも違法なことでもありません。マナーを守って誠意を尽くせば、企業側も納得して手続きを進めてくれるので、勇気を出して一歩を踏み出してみましょう。

「内定を辞退しても大丈夫なの？」と不安に感じている方は、基本に立ち返ってルールを確認してみるのがおすすめです。「【新卒】内定とは？内々定・採用との違いや獲得から入社までの流れを解説」の記事で解説しているので、ぜひチェックしてみてください。

参照元
キャリアチケット就職
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）
e-GOV 法令検索
民法

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内定辞退は電話で伝えるのが基本

内定を辞退する際は、電話で連絡するのが基本です。メールやメッセージアプリでの連絡も普及していますが、重要な決定を伝える場面では、より誠意が伝わる電話をおすすめします。

先ほどご紹介したキャリアチケット就職の調査によると、内定辞退の連絡手段で最も多いのは電話で59.1％でした。

次いで、メール（57.7％）も広く利用されています。電話ではなくメールで連絡する場合には、主に以下のような背景があると考えられます。

電話で辞退の旨を伝えたあとに、改めてメールを送る学生も少なくありません。「電話が苦手だから」とメールだけで済ませたくなる気持ちも分かりますが、基本的には電話で直接伝え、状況に応じてメールを併用するのが望ましいでしょう。

ここからは、なぜ内定辞退を電話で伝えるべきなのか、その具体的な理由を解説します。電話をするべきか迷っている方は、ぜひ参考にしてください。

参照元
キャリアチケット就職
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）

誠意と感謝を直接伝えられるから

内定辞退を電話ですべき理由の一つは、誠意と感謝の気持ちを直接相手に伝えられるからです。採用プロセスでは書類選考から面接、内定通知まで企業の複数の担当者が関わり、貴重な時間を割いて対応しています。

そのため、内定辞退という重要な連絡を文字のやり取りだけで済ませるのではなく、自分の声で直接伝えることが大切です。電話であれば、話す内容や声のトーンから、感謝の思いと辞退することへの申し訳なさがより相手に伝わりやすくなるでしょう。

迅速に状況を報告できるから

採用担当者へ迅速に状況を報告できるのも、内定辞退の連絡を電話ですべき理由です。内定辞退の連絡は、企業の採用計画に直接影響を与える重要な情報といえます。

メールで連絡すると、相手がいつ確認するか分からず、重要な情報の伝達が遅れるケースも少なくありません。一方、電話であれば、その場で確実に情報を伝達でき、採用担当者も即座に状況を把握して次の対応を検討できます。また、採用担当者から追加の質問や確認事項があった場合にも、その場で対応が可能です。

お互いの時間を無駄にしないためにも、まずは電話で一報を入れるのが良いでしょう。

内定をもらった直後にすべきことや、全体の流れを把握したい方は、「内定をもらったらすることは？電話・メールでの例文や迷ったときの対処法」の記事をご一読ください。

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【そのまま読める】内定辞退の電話テンプレート

内定辞退の連絡を電話で行う際は、あらかじめトークスクリプトを用意しておくのがおすすめです。緊張して頭が真っ白になってしまいそうなときでも、目の前に読むべき文章があれば、慌てることなくスムーズに会話を進められます。

ここでは、よくある4つのシチュエーションごとに、そのまま使える電話テンプレートを用意しました。自分の状況に最も近いものを選び、受話器を持つ前のシミュレーションにぜひ役立ててみてください。

内定辞退を伝える場合

まずは、最もスタンダードな内定辞退のテンプレートです。感謝の気持ちを伝えたうえで、辞退の意思をはっきりと述べましょう。

採用担当者が不在でかけ直す場合

担当者が会議や外出などで席を外している場合、伝言を頼むのではなく、改めて自分からかけ直す旨を伝えるのがマナーです。

内定承諾書提出後に辞退する場合

一度は入社を約束した内定承諾後の場合、企業側はすでに受け入れ準備を始めています。そのため、通常よりもさらに深い謝罪の気持ちを伝える必要があります。

辞退の理由を深堀りされた場合

基本的には内定辞退の詳細な理由まで伝える必要はありませんが、企業によっては「今後の採用活動の参考にしたいから」「他社と比較して何が決め手になった？」と深堀りされることがあります。他社を過度に褒めたり、目の前の企業をおとしめたりしないよう、配慮しながら一貫した意思を伝えましょう。

就活で電話をかけるときのマナーは、「就活の電話のかけ方や出方が不安！基本マナーとそのまま使える会話例を紹介」の記事にもまとめているので、あわせてチェックしてみてください。 

内定辞退の電話で伝えるべき4つのこと

限られた通話時間のなかで誠意を尽くし、企業に意思を受け入れてもらうためには、電話で伝えるべき内容をあらかじめ整理しておくことが大切です。 内定辞退の電話で伝えるべき内容は、大きく分けて4つあります。これらを漏れなく、かつ簡潔に相手へ届けることで、誠実な印象を残せるでしょう。

1.内定に対する感謝

内定辞退の電話では、採用してくれたことへの感謝を必ず伝えましょう。 数多くの応募者のなかから自分を選んでくれたこと、そしてこれまでの選考に貴重な時間を割いてくれたことに対し、まずはしっかりとお礼を伝えるのがマナーです。

感謝の気持ちを伝える際の具体的な表現例には、以下が挙げられます。

本題に入る前に感謝の意を添えると、角を立てずにスムーズな会話の土台を作ることができます。ただし、お礼の言葉が長過ぎるとかえって不自然に聞こえてしまう場合があるため、簡潔で心のこもった表現を心掛けましょう。

2.内定辞退の意思

内定辞退の電話では、辞退の意思をはっきりと述べることが重要です。申し訳ないからといって遠回しな言い方をすると、採用担当者に引き止めの余地があると思われたり、現状が正しく伝わらずに誤解を与えてしまったりする可能性があります。

辞退の意思を伝える際は、以下のような明確な表現を使いましょう。

また、引き止められた際に「もう少し時間をください」といった受け身の姿勢をみせてしまうと、かえって引き止めが強まるケースも少なくありません。はっきりとした意思表示をすることは、企業側が次の採用活動へスムーズに切り替えるためにも必要な配慮です。

3.簡潔な辞退理由

内定辞退の電話では、辞退理由を簡潔に説明しましょう。辞退の理由は「一身上の都合」でも失礼にはあたりませんが、自分の状況に合わせて以下のような表現を用いるのが効果的です。

辞退理由をあまりに詳しく説明すると、相手を不快にさせたり、議論に発展したりする可能性があるので注意が必要です。また、企業を直接的に批判する内容や嘘をつくことは避けましょう。円満な辞退には、真実に基づいた辞退理由を、相手への配慮を込めて簡潔に伝えることが不可欠です。

4.辞退してしまうことへの謝罪

内定辞退の電話では、企業の期待に応えられなかったことへの謝罪も必ず添えましょう。企業は採用活動に多大な時間とコストをかけており、内定者に対して大きな期待を寄せているため、その思いを裏切る形になってしまうことへのお詫びが必要です。

適切な謝罪の表現例として、以下が挙げられます。

謝罪の際は、マニュアルどおりの形式的な言葉を並べるのではなく、誠意を込めて思いを伝えることが大切です。また、お詫びを伝えるだけでなく、入社承諾書の返却といった今後の手続きについても自分から確認する姿勢を示すことで、最後まで責任感のある丁寧な対応として受け止めてもらえるでしょう。

円満に内定を辞退したい方は、「内定の断り方は？基本的なマナーや電話・メール別に伝えるコツと例文を紹介」の記事も参考にしてみてください。

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内定辞退の電話をかけるときの4つのマナー

内定辞退の連絡は、これまでの選考でお世話になった企業に対する最後の意思表示です。最後まで良い印象を保ち、円満にやり取りを終えるためには、ビジネスマナーをしっかりと守ることが欠かせません。

ここでは、内定辞退の電話をかけるときに必ず押さえておきたいマナーを4つご紹介します。相手の立場に立った配慮や誠意を示すためのポイントを解説していくので、電話をかける前にぜひチェックしてみてください。

1.内定辞退を決めたらすぐに連絡する

内定辞退を決めたら、できるだけ早く企業に連絡しましょう。企業は内定者の入社を前提として、研修計画や配属先の調整、ほかの候補者への対応などを進めているためです。

辞退の連絡が遅れるほど、企業側の準備や計画に大きな影響を与えてしまいます。もし、入社直前になってから辞退を伝えてしまうと、企業は急遽代わりの人材を探さなければならなくなり、採用活動の再開や研修スケジュールの変更など、多大な負担を強いることになってしまいます。

「断るのが申し訳ない」「気まずい」という気持ちから、つい連絡を先延ばしにしたくなるかもしれません。しかし、意思が固まった時点でいち早く伝えることこそが、これまで選考に時間を割いてくれた企業に対する最大の誠意でありマナーです。

2.始業直後や昼休憩を避ける

内定辞退の電話をかける際は、企業の始業直後や昼休憩の時間帯を避けることも大切です。これらの時間帯は担当者が忙しく、落ち着いて話を聞いてもらえない可能性があります。

電話をかけるのにおすすめの時間帯は、午前中なら10時～11時30分、午後なら2時～4時です。以下の表を参考に、相手の状況に配慮して電話のタイミングを選ぶようにしましょう。

ただし、これらはあくまで一般的な目安です。就業時間は企業によって異なるため、募集要項などで事前に確認しておくと、よりスムーズに連絡できるでしょう。

3.相手が電話を切るのを待つ

電話での内定辞退の際は、相手が電話を切るのを待ってから通話を終了してください。自分から先に電話を切ってしまうと、失礼な印象を与えてしまう可能性があります。

ビジネスマナーには「かけた側が先に切る」という考え方もありますが、それ以上に「目上の人が先に切る」のが基本の作法です。内定辞退のような重要な連絡の場合は、相手への敬意を示すためにも、企業側が電話を切るまで待つのが適切でしょう。

もし相手がなかなか電話を切らない場合は、「それでは失礼いたします」とひと言添えてから、少し間を置いて電話を切れば問題ありません。最後まで丁寧な対応を心掛けましょう。

4.電話後にメールを送る

内定辞退の電話をしたあとは、メールでも辞退の意思を伝えましょう。電話だけでは「言った・言わない」のトラブルになる恐れがありますが、テキストとして形に残すことで、後々の行き違いを防げます。

また、内定辞退の電話をかけた際に担当者が不在だったり、留守電になってしまったりした場合も、すぐにメールを送っておくのが良いでしょう。電話がつながらないからといって連絡を後回しにすると、緊急性の高い内定辞退の伝達がどんどん遅れてしまう恐れがあるからです。

電話後のメールを送る際は、以下の例文を参考にしてみてください。

内定辞退の電話後のメール例文

以下は、電話で無事に辞退の旨を伝えられたあとに、確認と記録を兼ねて送るメールの例文です。

相手が電話に出ないときのメール例文

担当者が不在、または電話がつながらなかったため、メールにて内定辞退の意思を伝える場合の例文は以下のとおりです。

内定辞退をメールで伝えるときの例文は、「新卒の内定辞退の伝え方！電話・メールで連絡する際のマナーや例文を紹介！」の記事でも解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

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内定辞退の電話が怖い気持ちを解消する事前準備

内定辞退の電話をかける際、怖さや緊張を感じるのは当然のことです。しかし、あらかじめ万全の準備を整えておけば、心に余裕をもって冷静に対応できるようになります。

ここでは、電話をかける前にやっておくべき4つの事前準備をまとめました。不安や怖い気持ちを解消し、スムーズに内定辞退の意思を伝えられるよう、ぜひ参考にしてみてください。

辞退理由を整理する

電話をかける前に、辞退する理由を簡潔にまとめておきましょう。企業によっては、電話口で「差し支えなければ、理由を教えていただけますか？」と聞かれることがあります。その際、回答が曖昧だと、理由を深堀りされたり、強い引き止めにあったりして会話が長引くケースも少なくありません。

辞退理由は、「他社とのご縁があり、そちらへの入社を決意したため」や「自分のキャリアプランを再考し、別の道に進む決意をしたため」のように伝えてみてください。具体的な社名や条件などの詳細は話し過ぎないように伝えるのがポイントです。すでに決まったこととして一貫した回答を心掛けると、スムーズに電話を終えられます。

伝えたい内容をリストアップする

内定辞退の電話をかけるのに抵抗があるときは、話す順番や伝えるべき内容をあらかじめリストアップしておきましょう。緊張していると頭が真っ白になってしまうことがあるため、手元にカンペとなるリストを用意しておけば、話し忘れや言い間違いを防げます。

電話をかける前に、以下の項目をメモに書き出して手元に置いておくのがおすすめです。

このように「伝えること」を順番に整理しておけば、電話中に慌てることなく、冷静に会話を進められます。事前準備をしっかり整えて、落ち着いて電話に臨みましょう。

筆記用具とメモを用意する

電話で内定辞退の連絡をする際は、手元に筆記用具とメモ用紙を準備しておくことをおすすめします。内定辞退の電話では、担当者から今後の手続きについて指示があったり、預かっている書類の返却方法について案内されたりすることがあるためです。

緊張している最中に口頭で言われた内容を忘れてしまうと、確認のために再度電話をする必要が出てきます。その場でメモをとることで、漏れなくスムーズに手続きを進められるでしょう。

静かな場所に移動する

内定辞退の電話をかける際は、周囲の雑音が入らない静かな場所を選んでください。騒がしい駅のホームや風の音が強い屋外、電波が不安定な場所などで連絡すると、声が聞き取りにくく、聞き間違いやすれ違いにつながるためです。

静かな自宅や大学のキャリアセンターの空き部屋など、落ち着いて会話に集中できる環境を確保し、電波状況が良いことを確認してから発信しましょう。また、通話中に電池が切れることがないよう、携帯電話の充電残量を事前に確認するのもポイントです。

静かな環境に身を置くことで自分自身の緊張もほぐれ、相手との円滑なやり取りが可能になります。

企業とのやり取りで失敗しないためのポイントを知りたい方は、「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事もチェックしてみてください。

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内定辞退の電話から逃げるリスク

「採用担当者に怒られるのが怖い」「気まずくて連絡したくない」という気持ちから、内定辞退の電話を先延ばしにしたり、連絡を無視して逃げ出したりしたくなることもあるかもしれません。

しかし、連絡をせずに放置する行為には、想像以上のリスクが伴います。最悪の事態を防ぐためにも、どのようなリスクがあるのかを正しく知っておきましょう。

企業とほかの応募者の迷惑になる

内定辞退の連絡をしないままでいると、企業だけでなく、ほかの就活生にも多大な迷惑をかけることになります。

前述したとおり、企業は内定を出した時点から、備品の手配や配属の調整といった受け入れ準備を進めるものです。そのため、内定辞退の連絡を怠ると、採用担当者に無用な安否確認の手間をとらせ、業務に大きな支障をきたしかねません。

また、採用枠が埋まったままになることで、繰り上げ合格を待っている「ほかの応募者のチャンス」を奪うことにもつながります。

「気まずいから」と連絡を後回しにすることは、多くの人の予定や可能性を狂わせる恐れがあると自覚し、誠実な対応を心掛けましょう。

就職後に内定先と関わる場合がある

「どうせ入社しない会社だから、もう二度と関わらないだろう」と考えるのは危険です。

特に、同じ業界内で就職する場合は、仕事を通じて内定先の企業とつながるかもしれません。新しく入社した会社の取引先や協力会社が、かつて内定を辞退した企業だったというケースも考えられます。また、業界の合同セミナーやイベント、勉強会などで、当時の採用担当者と直接顔を合わせる機会が訪れることも十分あり得るでしょう。

将来、その企業とビジネスパートナーとして出会ったときに気まずい思いをしたり、不誠実な対応が原因で仕事がしづらくなったりするリスクもあるため、最後まで礼儀を尽くしておくことが大切です。

悪質な場合は損害賠償を請求される可能性も

著しく不誠実で悪質なケースに該当する場合は、損害賠償を請求される可能性もあるので注意が必要です。

たとえば、入社直前になって突然連絡を絶ち、そのまま入社日を迎えてしまうようなケースです。また、すでに始まっている内定者研修などに何度も参加しており、企業側がその人のためだけに大きなコストを投じたあとに何の相談もなく辞退を強行した場合などがこれに当たります。

企業側も裁判の手間やコストを考慮するため、実際に訴訟を起こすケースは極めて稀ですが、大きなトラブルの火種になることは間違いありません。

「内定辞退は10月以降でもOK？リスクやスムーズに進めるための流れを解説」の記事では、内定を辞退するリスクと回避方法も解説しています。こちらもぜひご参照ください。

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内定辞退の電話でのトラブルと対処法

内定辞退の連絡は、誠意をもって伝えれば基本的には円満に受理されるものです。しかし、企業の担当者によっては、予期せぬ反応を返してくるケースもゼロではありません。内定辞退の電話でトラブルに遭ったら、毅然とした態度を保ちつつ、マナーを守って対処することが大切です。

ここでは、内定辞退の電話で起きる可能性のある3つのトラブルと、その対処法をご紹介します。万が一の際に落ち着いて対応できるよう、チェックしておいてください。

電話で怒られたら謝罪して冷静に終話させる

内定辞退を伝えた際に電話口で怒られた場合は、謝罪を尽くしたうえで冷静に終話させるのが得策です。厳しい言葉を投げかけられたり、相手が感情的に怒鳴っていたとしても、こちらは決して感情的に言い返さず、冷静さを保つことが大切です。

まずは、「ご期待を裏切る形となり、誠に申し訳ございません」と相手の怒りに対して謝罪の言葉を述べましょう。不当な罵倒に対して反論したくなるかもしれませんが、火に油を注ぐ結果になりかねないため避けるのが賢明です。

感情的になっている相手への対応は、以下のとおりです。

もし、あまりにも攻撃的な言動が続き、会話が成立しないようであれば、再度謝罪を伝えたうえで「失礼いたします」と区切りをつけて通話を終了させましょう。電話を切ったあとは、念のため大学のキャリアセンターなどへ事の経緯を報告しておくと安心です。

面会を求められたら書面やメールでの対応を提案する

内定辞退を伝えた際、「一度会社に来て説明してほしい」と対面での面談を求められたら、書面やメールでの対応を提案しましょう。辞退の意思が固まっている以上、わざわざ足を運ぶ必要はありません。

まずは「検討を重ねたうえでの結論ですので、伺ってもお答えは変わりません」と丁寧に断ります。そのうえで、以下のような代替案を提示して、書面ややり取りを完結させるのがスマートです。

面談に応じると、強い引き止めにあったり、断りにくい雰囲気になったりするリスクがあります。入社を決めた他社への準備に集中するためにも、曖昧な態度を避け、意思を明確に伝えることが重要です。

強引に引き止められたら意思の固さを伝える

熱心に勧誘されたり、「君が必要だ」といった情に訴える引き止めに遭ったりした場合は、辞退の意思が固まっていることを繰り返し伝えてください。引き止めに負けて曖昧な返事をしてしまうと、さらに辞退しづらくなりかねません。

「高く評価していただき心苦しいのですが、熟考の末に出した結論ですので、変わりありません」と一貫した態度を示しましょう。

後悔せずに就活を完走するためのポイントは、「就活とは？いつから何をやる？基本の流れと今からできる準備を解説！」の記事で解説しています。こちらもぜひご覧ください。

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内定辞退の電話をかけるのが不安なあなたへ

「電話での内定辞退の伝え方が分からない」「せっかく内定をくれた企業に申し訳ない」と不安になり、なかなか連絡に踏み切れない人もいるでしょう。内定辞退の進め方や、これからの進路について一人で悩んでいる場合は、就職エージェントに相談してみるのも一つの手です。

キャリアチケット就職エージェントでは、専任のキャリアアドバイザーが丁寧な個別面談であなたの現状や希望をお伺いし、マッチする企業を厳選してご紹介します。内定辞退の正しい進め方やマナーについて相談することもできるため、不安を解消したうえで次のステップへ臨めるでしょう。

また、企業とのやり取りやスケジュール調整の代行も行っているので、精神的な負担を抑えながら納得のいく就活を進められます。「内定を辞退して次の選択肢を見つけたい」という方は、ぜひ一度キャリアチケット就職エージェントへお問い合わせください。

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内定辞退の電話に関する質問

ここでは、内定辞退に関して就活生が抱きがちな疑問をQ＆A形式でまとめました。不安を解消して、スムーズに内定辞退の連絡を進めましょう。

内定辞退の連絡はメールと電話どっちが良い？

内定辞退を伝えるのが怖くて電話したくない…

内定辞退の電話は何時ごろが適切？

内定承諾後も電話で辞退できる？

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本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。