内定辞退はどう伝える？メール・電話の例文とマナーを紹介

内定辞退の連絡について「メールか電話、どちらが良いの？」「怒られたらどうしよう...」と不安に感じる就活生もいるでしょう。就活において、内定辞退は決して珍しいことではありません。重要なのは、マナーを守り誠実に対応することです。
この記事では、内定辞退の正しい連絡方法を解説します。電話とメールの使い分け方や具体的な例文、よくある不安への対処法なども紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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内定辞退はメールと電話どっち？正しい連絡方法を解説

内定辞退を伝える際、基本的には直接会話ができる電話を使用します。企業はあなたを組織の一員として迎え入れるために多大なコストと時間を費やしています。その想いに応えるためにも、マナーに則った誠実な対応を意識しましょう。

ここでは、内定辞退の連絡に関する基本的な考え方を解説します。

基本的には電話で誠意を伝えるのがマナー

内定辞退の連絡は、基本的に電話で行いましょう。電話での連絡が推奨される理由は、声のトーンや話し方を通じて、相手に対する誠意や謝罪の気持ちを直接伝えられるからです。

採用担当者は、あなたの入社を前提に配属先や備品の準備を進めている可能性があります。電話でいち早く辞退の意思を伝えることは、企業側が次の採用アクションへ素早く移るための配慮にもつながるでしょう。

せっかく内定を出してくれた企業に対して「気まずい」と感じるかもしれませんが、社会人への第一歩として、逃げずに直接会話をする姿勢が重要です。

キャリアチケットの「2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）」によると、が2025年卒の学生を対象に実施した調査でも、内定辞退の連絡手段として「電話」を選んだ学生は59.1%と最も多く、僅差で「メール」の57.7%が続きました（3つまで回答）。電話を選んだ理由としては、お世話になった感謝や誠意を直接伝えたいという声が多く、声のトーンを通じて気持ちが伝わりやすい点が支持されています。

電話のあと改めてメールを送るとより丁寧な印象

電話で辞退の旨を伝えたあと、さらにメールを送ることで、より丁寧で確実な対応となります。電話は口頭でのやり取りであるため、後々「言った、言わない」のトラブルになる可能性がゼロではありません。

改めてメールを送ることで、辞退の意思を「文面（エビデンス）」として残せるメリットがあります。また、担当者が忙しいなかで電話対応をしてくれたことへの感謝を改めて添えれば、プロフェッショナルな印象を与えられるでしょう。

メールのみの連絡が許容されるケース

基本的には電話での連絡が推奨されますが、状況によってはメールのみの連絡が許容される場合があります。たとえば、企業側から「今後の連絡はすべてメールで」と指定されている場合や、数回電話をかけても担当者が不在で、取り急ぎ辞退を伝えなければならないケースなどです。

もしメールだけで済ませる場合は、言葉選びに細心の注意を払いましょう。簡潔かつ丁寧な表現を心掛け、お詫びの気持ちを込めることが重要です。ただし、特段の事情がない限りは、電話で伝えるのが鉄則です。

内定辞退の連絡以外にも、就活では押さえておくべきマナーが多くあります。詳しくは、「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事をご覧ください。

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内定辞退と内定承諾後辞退の違いとは

内定辞退とひとくちにいっても、実は「内定辞退」と「内定承諾後辞退」という2つの段階があり、企業への配慮の度合いが異なります。

内定辞退とは、企業から内定の通知を受けたものの、内定承諾書の提出や口頭での承諾などにより、まだ入社の意思を示していない段階での辞退を指します。一方、内定承諾後辞退とは、一度は入社の意思を示したあとに、あらためて辞退を申し出ることです。

両者の大きな違いは、内定承諾によって企業との間に労働契約が成立したとみなされる点にあります。ただし、どちらの段階であっても、民法の「第627条」により、雇用契約は解約の申し入れから2週間で終了すると定められているため、内定承諾後であっても辞退そのものは法律上可能です。

とはいえ、内定承諾後は企業側が配属先の調整や備品の手配、研修の計画といった入社準備を進めている場合が多いため、内定辞退の際は少なからず迷惑をかけてしまう可能性があります。内定承諾後の辞退の際は、企業に対してより深いお詫びの気持ちを込めつつ、丁寧な対応で辞退を申し出るようにしましょう。

参照元
e-Gov 法令検索
民法

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【状況別】内定辞退を伝える際のマナーと例文

内定辞退は、状況に応じて適切に伝えることが大切です。企業に対して失礼のないよう、誠意をもって意向を伝えるために、これからご紹介する4つのシチュエーション別のマナーと例文を確認しておきましょう。

1.電話で伝える場合（基本）

電話をかける際は静かな場所を選び、手元にメモを用意してください。まずは大学名と氏名を名乗り、採用担当者に取り次いでもらいます。担当者につながったら、内定をいただいたことへの感謝を述べてから、辞退の意思をはっきり伝えましょう。

電話をかける時間帯にも配慮が必要です。企業の営業時間内、かつ始業直後や就業直前、昼休みの時間は避けることを意識してください。目安として、午前は10時30分〜11時30分ごろ、午後は14時〜16時ごろが比較的つながりやすい時間帯です。

また、企業は採用計画に基づいて内定者を決定しているため、辞退者が出たら別の人員確保に向けて動かなければなりません。企業に与える影響を考え、辞退を決めた時点で速やかに連絡するのがマナーです。内定通知から1週間以内を目安に返事をすることを心掛けましょう。

就活での電話のかけ方について詳しく知りたい方は、「就活の電話のかけ方や出方が不安！基本マナーとそのまま使える会話例を紹介」をご覧ください。

電話での伝え方例文

電話のあとに改めて送るお詫びメール例文

電話連絡後のメールは、終話後1時間以内（遅くとも当日中）に送るのが理想的です。「電話で話して終わり」にせず、文章として感謝を形に残すことで、より誠実な印象を与え、円満に選考を終えられるでしょう。

2.内定承諾後に辞退する場合

内定承諾書を提出したあとの辞退は、企業側が具体的な入社手続きを進めている可能性があるため、より慎重な対応が求められます。

民法の「第627条」において、期間の定めのない雇用は「解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する」と記されており、法的には内定承諾後であっても辞退が可能です。しかし、辞退によって生じる企業側の損失や負担を理解し、誠実な姿勢で臨む必要があります。

メールだけで済ませることは厳禁と考え、必ず電話で直接担当者へ連絡してください。採用担当者はあなたの入社に向けて、配属先の調整や、備品の準備を進めています。言い訳をせず、自身の決断が遅れたことへの申し訳なさを真摯に伝えることが、円満な解決への鍵といえるでしょう。

参照元
e-Gov 法令検索
民法

電話での伝え方例文

電話のあとに改めて送るお詫びメール例文

内定承諾後の辞退は、通常の辞退よりもさらに誠実な謝罪を意識する必要があります。相手がすでに受け入れ準備を始めていることを想定した言葉選びを心掛けましょう。

3.電話をかけたが担当者が不在だった場合

電話をかけた際に担当者が外出や会議で不在の場合は、戻り時間を聞き、再度自分からかけ直すのが基本です。伝言をお願いするだけでは不十分なため、相手の状況に合わせた対応を行いましょう。

もし、当日中に連絡がつかない場合は、まずメールで要件を伝え、翌日に改めて電話をかけるのがおすすめです。メールを送る際は「お電話したのですが不在でしたので、まずはメールにて失礼します」とひと言添えることで、電話をかけようとした努力を伝えられます。

電話でのやりとり例文

不在時に送る電話の代わりのメール例文

担当者が不在の場合、企業側から「折り返し連絡しましょうか」と提案されることがありますが、こちらからお詫びすべき立場である以上、「改めて自分からかけ直す」と伝えるのが基本のマナーです。

当日中に連絡がつかない場合は、そのままにせず取り急ぎメールにて「電話した旨」と「用件の概要」を伝えておくのが望ましいでしょう。

4.メールで伝える場合

深夜や早朝しか時間が取れない場合や、どうしても電話がつながらないとき、あるいは企業から「メールで」と指定がある場合はメールで辞退を伝えます。メールは文字だけのコミュニケーションとなるため、誤解を与えないような丁寧で慎重な言葉選びが欠かせません。

また、メールは24時間いつでも送信できる便利なツールですが、可能な限り企業の営業時間内に送るのがビジネスマナーです。夜中や休日に文面を作成したとしても、送信予約機能を活用して翌営業日の営業時間内に届くよう調整しましょう。

メールでの伝え方例文

メール送信後に改めて電話する際の例文

メールの特性上、相手が内容を確実に確認したかどうかは判断できません。採用担当者は日々膨大なメールを受け取っているため、見落とされるリスクも考慮する必要があります。

企業から「今後の連絡はすべてメールで」と指定されているケースを除き、メールを送ったあとに改めて電話でも一報を入れるのが誠実な対応といえるでしょう。

なお、メール送信後に採用担当者から確認の電話がかかってくることもあります。慌てず、メールでお伝えした内容と同じ要点（お礼・辞退の意思・お詫び）を落ち着いて伝えれば問題ありません。

「新卒の内定辞退の伝え方！電話・メールで連絡する際のマナーや例文を紹介！」の記事でも、内定辞退の伝え方を解説しているので合わせてご覧ください。

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内定辞退を伝える際の注意点

内定辞退の連絡をする際は、伝え方ひとつで相手に与える印象が大きく変わります。ここでは、内定辞退を伝える際に押さえておきたい3つの注意点を紹介します。

内定辞退の連絡は必ずする

「連絡しづらいから」「気まずいから」といった理由で、内定辞退の連絡をせずに放置するのは絶対にやめましょう。無断で辞退すると、企業に多大な迷惑をかけるだけでなく、社会人としての信用問題にも発展しかねません。

内定を辞退すると決めたら、できるだけ早いタイミングで、誠意をもって連絡することが何よりも大切です。

話の構成を意識する

電話やメールで内定辞退を伝える際は、話す内容の順序を事前に整理しておくと、落ち着いて誠実な印象を与えられます。以下の流れを意識して伝えましょう。

この流れに沿って話すことで、伝え漏れを防ぎつつ、簡潔でありながら誠意の伝わる連絡ができるでしょう。

理由は「一身上の都合により」にする

内定辞退の理由を詳しく聞かれた場合でも、正直にすべてを話す必要はありません。「一身上の都合により」という表現を使えば、詳細を伏せつつも失礼のない伝え方ができます。

とはいえ、「一身上の都合により」とだけ伝えると、やや事務的で冷たい印象を与えることもあります。「大変恐縮ではございますが」「誠に勝手なお願いで恐縮ですが」といったクッション言葉を添えることで、同じ内容でもより丁寧で柔らかい印象になるでしょう。

入社予定の企業名を伝える必要はない

辞退の理由を聞かれた際、「他社に入社を決めたため」と伝える場合でも、入社予定の企業名まで具体的に答える必要はありません。企業名を伝えることで、思わぬトラブルに発展する可能性もゼロではないため、詳細は伏せるのが無難です。

「誠に恐縮ですが、具体的な社名は控えさせていただきたく存じます」のように、丁重にお断りすれば問題ないでしょう。

内定辞退の理由の伝え方についてさらに詳しく知りたい方は、「【新卒】内定の断り方は？マナーや電話・メール別のコツと例文を紹介」を参考にしてください。

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内定辞退でよくある不安への対処法

内定辞退をしたいと思っていても、「怒られるのでは」「損害賠償を請求されるかもしれない」といった不安から、なかなか連絡に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。しかし、過度に不安になる必要はありません。

キャリアチケットの2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）が2025年卒の学生を対象に実施した調査では、内定を獲得したものの承諾せずに辞退した企業が「ある」と回答した学生は62.6%に昇りました。内定辞退は多くの就活生が経験する一般的なことであるため、辞退の連絡をする際は、緊張し過ぎないことが大切です。

ここでは、内定辞退にまつわるよくある3つの不安と、その対処法を紹介します。

怒られたり引き止めに遭ったりしないか

内定辞退を伝えると、担当者から引き止められたり、強い口調で対応されたりするのではないかと不安に感じる方もいるでしょう。しかし、マナーを守って辞退の意思を伝えれば、多くの企業は怒ったり引き止めたりせず冷静に対応してくれます。

もし強引な引き止めに遭ったときは、企業への敬意を払いつつ、毅然とした態度で辞退の意向を伝え続けましょう。曖昧な返事をすると、かえって話がこじれる原因になります。

損害賠償を請求されるのではないか

通常の就活において、内定辞退で損害賠償を請求されることは考えにくいでしょう。日本には「職業選択の自由」があり、法的には入社日の2週間前までに申し出れば契約を解除できるとされているためです。

稀に「研修費や備品代を請求する」といった言葉で引き止めを図るケースを耳にすることもありますが、これらは通常、企業側が負うべき事業リスクとして扱われます。したがって、過度に恐れる必要はありません。

ただし、法的に問題がないからといって、どのような態度を取っても良いわけではありません。企業側は採用のために多大なコストや時間を費やしています。最後までマナーを守り、誠意をもった対応を心掛けることが大切です。

後輩や大学に迷惑がかからないか

1人の学生が辞退したからといって、即座に大学全体への求人がなくなるといった極端な事態は考えにくいでしょう。しかし、前述したような「連絡なしの辞退」や「虚偽の理由による辞退」などの不誠実な対応は、大学の信頼を損ない、結果として後輩に影響を及ぼす可能性があります。

大切なのは、辞退そのものではなく、「辞退の仕方が不誠実であること」が問題になるという点です。マナーを守って連絡をすれば、大学や後輩に迷惑がかかることを過度に恐れる必要はないでしょう。

内定辞退以外にも、就活に関する不安を解消したり就活の基本を見直したいと言う方は「就活とは？いつから何をやる？基本の流れと今からできる準備を解説！」の記事をご参照ください。

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内定辞退の連絡方法について悩んでいるあなたへ

内定辞退の連絡は、誰にとっても気が重いものです。「何を話せばいいか分からない」「電話をかけるのが怖い」と感じるのは、決してあなただけではありません。

一人で抱え込まず、キャリアアドバイザーに相談するのも一つの方法です。キャリアチケットなら、内定辞退の伝え方についてアドバイスをもらえるだけでなく、状況によっては辞退の連絡を代行してもらえる場合もあります。電話をかける精神的な負担を軽減したい方は、一度相談してみてはいかがでしょうか。

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内定辞退の連絡方法について悩んでいる人向けのQ&A

最後に、内定辞退の連絡方法に関して、よくある質問にお答えします。

内定承諾後の辞退は電話で伝えて問題ない？

電話で内定辞退を伝えるときの適切な理由は？

内定辞退は電話とメール両方で連絡したほうが良い？

内定辞退の電話をするのが怖い・したくないときは？

「内々定」の辞退連絡はメールと電話どちらが適切？

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