内定辞退は電話が基本！メールを使うケースや例文・マナーを紹介

内定辞退の連絡を電話とメールどちらですべきか迷う方も多いでしょう。結論からいうと、感謝と誠意を直接伝えられる「電話」で連絡するのが基本マナーです。

この記事では、内定辞退の連絡を電話ですべき理由や、電話・メールで辞退を伝える例文、電話が怖いときの対策をご紹介します。また、内定辞退の理由の伝え方や内定承諾後に辞退する場合のマナーも解説。読み終えるころには、自分に合った内定辞退の伝え方が分かるでしょう。

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内定辞退の連絡は基本は電話｜メールで良いケースも

内定辞退を決めたとき、「メールと電話、どちらで伝えるべきだろう」「メールだけじゃ失礼かな」と悩む方も多いでしょう。企業はあなたを採用するために多くの時間やコストを割いているため、内定を辞退する場合も誠意をもった対応が求められます。

まずは、内定辞退における連絡手段と、それぞれの特徴について確認していきましょう。

電話で誠意を伝えるのがマナー

内定辞退の連絡は、基本的に電話で行いましょう。電話での連絡が推奨される理由は、声のトーンや話し方を通じて、相手に対する誠意や謝罪の気持ちを直接伝えられるからです。

採用担当者は、あなたの入社を前提に配属先や備品の準備を進めています。電話でいち早く辞退の意思を伝えることは、企業側が次の採用アクションへ素早く移るための配慮にもつながるでしょう。

せっかく内定を出してくれた企業に対して「気まずい」と感じるかもしれませんが、社会人への第一歩として、逃げずに直接会話をする姿勢が重要です。

キャリアチケットの「2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）」によると、内定辞退の連絡手段として「電話」を選んだ学生は59.1%と最も多く、僅差で「メール」の57.7%が続きました。

直接話すのは緊張するかもしれませんが、感謝とお詫びの気持ちを言葉でしっかり伝えましょう。

辞退するにあたって、「内定」の詳しい定義や「内々定」との違いを改めて確認しておきたい方は、「内定とは？内々定との違いや新卒の場合の獲得から入社までの流れを解説」の記事をご確認ください。

参照元
キャリアチケット就職
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）

電話のあと改めてメールを送るとより丁寧な印象

電話で辞退の旨を伝えたあと、さらにメールを送ることで、より丁寧で確実な対応となります。電話は口頭でのやり取りであるため、後々「言った、言わない」のトラブルになる可能性がゼロではありません。

改めてメールを送ることで、辞退の意思を「文面（エビデンス）」として残せるメリットがあります。また、担当者が忙しいなかで電話対応をしてくれたことへの感謝を改めて添えれば、より誠実な印象を与えられるでしょう。

メールのみの連絡が許容されることもある

内定辞退は基本的には電話での連絡が推奨されますが、状況によってはメールのみの連絡が許容される場合があります。たとえば、企業側から「今後の連絡はすべてメールで」と指定されている場合や、数回電話をかけても担当者が不在で、取り急ぎ辞退を伝えなければならないケースなどです。

もしメールだけで済ませる場合は、言葉選びに細心の注意を払いましょう。簡潔かつ丁寧な表現を心掛け、お詫びの気持ちを込めることが重要です。ただし、特段の事情がない限りは、電話で伝えるのが鉄則です。

内定辞退の連絡以外にも、就活では押さえておくべきマナーが多くあります。詳しくは、「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事をチェックしてみてください。

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内定辞退の理由の伝え方

内定辞退のやり取りでは、企業の担当者から理由を尋ねられることもあります。理由を詳細に答える必要はありませんが、相手企業に失礼のない範囲で簡潔に伝えることが大切です。本音をすべて伝えることが必ずしも親切とは限らないため、適切な表現を選びましょう。

ここでは、相手企業に角を立てず、かつ誠実に辞退理由を伝えるためのポイントを解説します。

「一身上の都合」で角を立てず伝える

内定辞退の理由を詳しく聞かれた場合でも、正直にすべてを話す必要はありません。「一身上の都合により」という表現を使えば、詳細を伏せつつも失礼のない伝え方ができます。

とはいえ、「一身上の都合により」とだけ伝えると、やや事務的で冷たい印象を与えることもあります。「大変恐縮ではございますが」「誠に勝手なお願いで恐縮ですが」といったクッション言葉を添えることで、同じ内容でもより丁寧で柔らかい印象になるでしょう。

入社予定の他社名は伝えなくて良い

辞退の理由を聞かれた際、「他社に入社を決めたため」と伝える場合でも、入社予定の企業名まで具体的に答える必要はありません。企業名を伝えることで、思わぬトラブルに発展する可能性もゼロではないため、詳細は伏せるのが無難です。

「誠に恐縮ですが、具体的な社名は控えさせていただきたく存じます」のように答えれば問題ないでしょう。

内定辞退の理由の伝え方についてさらに詳しく知りたい方は、「【新卒】内定の断り方｜マナーから電話・メールの例文まで解説」を参考にしてください。

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内定辞退の電話が怖いときの対策3選

内定辞退の電話を前に、「怒られたらどうしよう」「うまく話せる自信がない」と不安に感じるのは自然なことです。しかし、多くの企業は、採用活動のなかである程度の辞退者が出ることをすでに想定しています。誠実に対応すれば怒られることは滅多にないので、安心して内定辞退の連絡をしましょう。

内定辞退の連絡をする際のポイントは、怖さをなくすことではなく、和らげる工夫をしたうえで早めに連絡することです。ここでは、電話への不安を和らげる3つの対策を紹介します。

対策してもどうしても電話が難しいときは、無理をせずメールで連絡する方法もあります。電話が怖いと感じる背景や具体的な乗り越え方は、「内定辞退の電話が怖い…企業に連絡する際のマナーや伝え方・例文を解説」の記事をご一読ください。

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電話で内定辞退を伝える際のマナーと例文

内定辞退を電話で伝える際は、話す内容だけでなく「電話をかける時間帯」や「周囲の環境」にも気を配る必要があります。

電話をかける時間帯は企業の営業時間内を選ぶのが基本ですが、始業直後や終業直前、お昼休みの時間帯（正午〜午後1時ごろ）は避けるのがマナーです。比較的落ち着いている「午前10時30分〜午前11時30分」や「午後2〜午後4時」を狙うとつながりやすいでしょう。電波が安定している静かで落ち着いて話せる場所を選び、メモ帳とペンを用意してから発信してください。

ここからは、実際の内定辞退の電話例をご紹介します。何を話せば良いか分からずお悩みの方は、以下を参考にしてみてください。

基本の電話例文

まずは、標準的な電話での内定辞退の会話例をご紹介します。お礼・辞退の意思・謝罪の順に落ち着いて伝えましょう。

内定承諾後に辞退するときの電話例文

内定承諾書を提出したあとの辞退は、企業側が具体的な入社手続きを進めている可能性があるため、より慎重な対応が求められます。メールだけで済ませることは厳禁と考え、必ず電話で直接担当者へ連絡してください。

言い訳をせず、自身の決断が遅れたことへの申し訳なさを真摯に伝えることが、円満な辞退への鍵です。

引き止められたときの切り返し例文

内定承諾後は特に、企業から強く引き止められる可能性があります。そんなときは、感謝を示しつつ、意思は変わらない旨を丁寧に伝えましょう。曖昧な返事をすると相手に期待をもたせてしまうため、毅然とした姿勢で伝えることが大切です。

民法の「第627条」にも、期間の定めのない雇用は「解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する」と記されており、法的には内定承諾後であっても辞退が可能です。しかし、辞退によって生じる企業側の損失や負担を理解し、誠実な姿勢で臨みましょう。

参照元
e-Gov 法令検索
民法

つながらない・不在のときの電話例文

電話をかけた際に担当者が外出や会議で不在の場合は、戻り時間を聞き、再度自分からかけ直すのが基本です。伝言をお願いするだけでは不十分なため、相手の状況に合わせた対応を行いましょう。

企業側から「折り返し連絡しましょうか」と提案されることがありますが、こちらからお詫びすべき立場である以上、「改めて自分からかけ直す」と伝えるのがマナーです。

留守番電話に残すときの例文

営業時間に電話をかけたもののつながらず留守番電話になった場合は、用件と名前を簡潔に残し、こちらから改めてかけ直す旨を伝えましょう。伝言だけで辞退を済ませず、後日必ず自分から電話を入れてください。

留守番電話の段階で「辞退します」という重要な結論まで吹き込んでしまうと、一方的な印象を与えてしまう可能性があります。メッセージではあくまで「採用の件で連絡した旨」と「改めてかけ直す旨」を伝えるにとどめ、直接会話ができるタイミングで誠意をもって辞退の意思を伝えましょう。

また、メッセージを吹き込む際は相手が聞き取りやすいよう、普段よりもゆっくりハキハキと話すことを意識してください。

メール送信後に電話するときの例文

先にメールで内定辞退の連絡を送った場合でも、追って電話をするのがおすすめです。企業から「今後の連絡はすべてメールで」と指定されているケースを除き、改めて電話でも一報を入れるのが誠実な対応といえるでしょう。

なお、メール送信後に採用担当者から確認の電話がかかってくることもあります。慌てず、メールの内容と同じように、要点（お礼・辞退の意思・お詫び）を伝えれば問題ありません。

就活での電話のかけ方について詳しく知りたい方は、「就活の電話のかけ方や出方が不安！基本マナーとそのまま使える会話例を紹介」の記事もご参照ください。

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メールで内定辞退を伝える際のマナーと例文

深夜や早朝しか時間がとれない場合や、どうしても電話がつながらないとき、あるいは企業から「メールで」と指定がある場合はメールで辞退を伝えます。メールは文字だけのコミュニケーションとなるため、誤解を与えないような丁寧で慎重な言葉選びが欠かせません。

メールは24時間いつでも送信できる便利なツールですが、可能な限り企業の営業時間内に送るのがビジネスマナーです。夜中や休日に文面を作成したとしても、送信予約機能を活用して翌営業日の営業時間内に届くよう調整しましょう。

ここでは、メールで内定辞退を伝える際の例文をご紹介します。ビジネスメールに自信がない方は、以下を参考にしてみてください。

電話後に送るお詫びメールの例文

内定辞退の電話連絡後のメールは、終話後1時間以内（遅くとも当日中）に送るのが理想的です。「電話で話して終わり」にせず、文章として感謝を形に残し、円満に選考を終えましょう。

内定承諾後に辞退するときのメール例文

内定承諾後の辞退は、企業側がすでに入社手続きや受け入れ準備を進めているケースが多いため、電話でのお詫びにとどめず、重ねてメールでも謝罪を伝えるのがおすすめです。

メールのみで伝えるときの例文

メールのみの連絡となる場合は、より言葉選びに気を配る必要があります。選考へのお礼と辞退の意思、そして本来直接伝えるべきところをメール連絡になってしまったお詫びを盛り込みましょう。

不在時に電話の代わりに送る例文

企業に電話をしたものの当日中に連絡がつかない場合は、そのままにせずメールにて「電話した旨」と「用件の概要」を伝えておくのが望ましいでしょう。

「お電話したのですが不在でしたので、まずはメールにて失礼します」のようにひと言添えることで、電話をかけようとした努力を伝えられるでしょう。

「新卒の内定辞退の伝え方！電話・メール例文や困ったときの対処法も紹介」の記事でも、内定辞退の伝え方を解説しています。こちらも合わせてご覧ください。

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内定辞退を伝える際の注意点

内定辞退の連絡では、伝え方や対応によって企業側に与える印象が大きく変わります。辞退そのものは就活において決して悪いことではありませんが、対応の仕方によっては企業に無用な負担を掛けたり、お互いに不快な思いを残してしまったりする恐れもあるでしょう。円満に就活を締めくくるためにも、相手への配慮を欠かさないことが大切です。

ここでは、トラブルを避け、最後まで誠意のある対応をするために押さえておきたい3つの注意点を解説します。

内定辞退の連絡は必ずする

「連絡しづらいから」「気まずいから」といった理由で、内定辞退の連絡をせずに放置するのは絶対にやめましょう。無断で辞退すると、企業に多大な迷惑を掛けるだけでなく、社会人としての信用問題にも発展しかねません。

内定を辞退すると決めたら、できるだけ早いタイミングで誠意をもって連絡することが、何よりも大切です。

話の構成を意識する

電話やメールで内定辞退を伝える際は、話す内容の順序を事前に整理しておくと、落ち着いて誠実な印象を与えられます。以下の流れを意識して伝えましょう。

この流れに沿って話すことで、簡潔でありながら誠実に辞退の意思を伝えられるでしょう。

内定承諾後は特に丁寧な対応を意識する

内定辞退とひとくちにいっても、「内定辞退」と「内定承諾後辞退」という2つの段階があり、企業へ配慮すべき度合いが異なります。

内定承諾後の辞退は、通常の辞退よりもさらに慎重かつ丁寧な対応が求められるでしょう。承諾書を提出した時点で、企業はあなたを正式な入社予定者として扱い、配属先の調整や備品の購入、研修の枠組み確保など、具体的な受け入れ準備を開始しているからです。

辞退によって企業側の手続きや費用が無駄になってしまうリスクを踏まえ、申し訳ないという気持ちを言葉でしっかり伝えましょう。メールだけで済ませず、電話で直接話したうえで重ねてお詫びのメールを送るなど、誠意を尽くしたコミュニケーションを心掛けることが大切です。

内定辞退のタイミング別の伝え方については、「内定辞退はいつまでできる？新卒向けの期限・マナー・例文」の記事で詳しく解説しています。こちらもぜひご参照ください。

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内定辞退でよくある不安への対処法

内定辞退をしたいと思っていても、「怒られるのでは」「損害賠償を請求されるかもしれない」といった不安から、なかなか連絡に踏み切れない方もいるようです。しかし、過度に不安になる必要はありません。内定辞退は、多くの就活生が経験する一般的なことだからです。

実際、キャリアチケットの「2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）」を見ても、内定を獲得したものの承諾せずに辞退した企業が「ある」と回答した学生の割合は62.6%でした。

それでも不安が拭えない方は、内定辞退で起こりうるトラブルとその対処法を把握することから始めてみましょう。ここでは、内定辞退にまつわるよくある3つの不安と対処法をご紹介します。

参照元
キャリアチケット就職
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）

怒られたり引き止めに遭ったりしないか

内定辞退を伝えると、担当者から引き止められたり、強い口調で対応されたりするのではないかと不安に感じる方もいるでしょう。しかし、マナーを守って辞退の意思を伝えれば、多くの企業は怒ったり引き止めたりせず冷静に対応してくれます。

もし強引な引き止めに遭ったときは、企業への敬意を払いつつ、毅然とした態度で辞退の意向を伝え続けましょう。曖昧な返事をすると、かえって話がこじれる原因になります。

損害賠償を請求されるのではないか

通常の就活において、内定辞退で損害賠償を請求されることは考えにくいでしょう。日本には「職業選択の自由」があり、法的には入社日の2週間前までに申し出れば契約を解除できるとされているためです。

稀に「研修費や備品代を請求する」といった言葉で引き止めを図る採用担当者もいますが、これらは通常、企業側が負うべき事業リスクとして扱われます。したがって、過度に恐れる必要はありません。

ただし、法的に問題がないからといって、どのような態度を取っても良いわけではありません。企業側は採用のために多大なコストや時間を費やしています。最後までマナーを守り、誠意をもった対応を心掛けることが大切です。

後輩や大学に迷惑が掛からないか

基本的には、1人の学生が辞退したからといって、即座に大学全体への求人がなくなるといった極端な事態は考えにくいでしょう。しかし、前述したような「連絡なしの辞退」や「虚偽の理由による辞退」などの不誠実な対応は、大学の信頼を損ない、結果として後輩に影響を及ぼす可能性があります。

ポイントは、辞退そのものではなく、「辞退の仕方が不誠実であること」が問題になるという点です。マナーを守って連絡をすれば、大学や後輩に迷惑が掛かることを過度に恐れる必要はないでしょう。

内定辞退以外にも、就活に関する不安を解消したい方は「就活とは？いつから何をやる？基本の流れと今からできる準備を解説！」の記事をご参照ください。

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内定辞退の連絡方法について悩んでいるあなたへ

内定辞退の連絡は、誰にとっても気が重いものです。「何を話せば良いか分からない」「電話をかけるのが怖い」と感じるのは、決してあなただけではありません。しかし、企業側も就活生が複数の内定から1社を選ぶことは理解しています。マナーを守って誠意をもって伝えれば、必要以上に恐れる必要はないでしょう。大切なのは、逃げずに早めに連絡を入れることです。

企業との連絡に不安を感じるなら、就職エージェントを活用するのも一つの手です。ぜひ一度、キャリアチケット就職エージェントにご相談ください。

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電話をかける精神的な負担を軽減したい方は、一度相談してみてください。

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内定辞退の連絡方法について悩んでいる人向けのQ&A

最後に、内定辞退の連絡方法に関して、よくある質問にお答えします。

内々定の辞退はメールと電話どちらが良い？

内定辞退はエージェント経由で伝えても良い？

内定辞退の電話は何時ごろかけるのが良い？

内定辞退のメールに返信が来ないときは？

一度伝えた内定辞退は撤回できる？

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