内定辞退の電話が怖い…企業に連絡する際のマナーや伝え方・例文を解説

「内定辞退の電話が怖い…」と悩んでいる人もいるでしょう。内定辞退は、決して悪いことではありません。ただし、伝え方にはマナーがあります。その点を理解し、企業に失礼のないように対応すれば、大きな問題はありません。

この記事では、内定辞退の電話をする際の伝え方や例文を記載しています。この内容を踏まえ、企業に失礼のない内定辞退の伝え方を理解しましょう。

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怖くても内定辞退の連絡は必ず入れるのがマナー

電話をかけるのが怖くても、内定辞退の連絡は必ず自分から入れるのがマナーです。マナーを守らずに勝手な行動をとると、本来なら円満に終わるはずの内定辞退でトラブルに発展してしまうリスクもあります。

「怒られそうで怖い」という気持ちはとても分かりますが、採用担当者にとってある程度内定辞退者が出ることは想定内のため、怒られる心配は基本的にありません。気まずいからと逃げるのではなく、これまで評価してくれた感謝と謝罪を自分の言葉で誠実に伝えましょう。

以下では、円満に内定辞退するために守る基本マナーについて解説するので、ぜひご一読ください。

1.無断辞退（サイレント辞退）はしない

電話が怖いからといって放置したり、企業からの連絡を無視してフェードアウトしたりする無断辞退（サイレント辞退）はやめましょう。企業は内定を出した学生の入社に向けて、備品の準備や研修の手配などを進めており、連絡が取れないと損害と混乱を招きます。

また、別の企業に就職した際、内定辞退の連絡をしなかった企業が将来的に取引先となる可能性もゼロではありません。その際トラブルに発展したり就職先の不利益に発展したりする恐れもあるので、たとえ入社しない企業だとしても、最後まで礼儀を尽くしましょう。

まだ入社していないとしても、内定をもらった時点で企業とは「始期付解約権留保付労働契約」という契約が結ばれているため、契約を正式に破棄する意味でも無断辞退は厳禁です。内定とはどういう状態なのか、「就活における内定とは？獲得から入社までの流れや採用との違いを解説」の記事で解説しているので、こちらも併せてご一読ください。

2.辞退を決めたらなるべく早く連絡する

内定を辞退する意思が固まったら、その日のうちか、遅くとも翌営業日には必ず企業へ連絡を入れるようにしましょう。先述のとおり、企業側には入社手続きや人員調整などさまざまな事前準備があるため、内定辞退をする際は早期に企業に知らせる必要があります。

内定通知が来てから時間が経ってしまうと、企業は入社準備を進めてしまうかもしれません。また、辞退に伴う追加合格者の選定など、採用計画に影響が出る可能性も。内定辞退の連絡は、遅くなればなるほど企業に迷惑がかかると理解しておきましょう。

就活の基本スケジュールから、企業の採用活動の予定もある程度把握することができます。詳しくは「就活とは？基本的な流れやスケジュールとあわせて成功のポイントを解説」の記事をご参照ください。

企業の始業直後や昼休み・退勤前の連絡は避けよう

企業の始業直後や退勤前の時間帯は、朝礼や業務の締め作業などで担当者が忙しい可能性があるため避けましょう。また、一般的に昼休みの時間帯である12時から13時ごろも避けるのが無難です。午前であれば10時から11時半ごろ、午後であれば14時から16時ごろなど、比較的業務が落ち着いている時間帯を狙ってかけましょう。

3.丁寧で誠実な態度を心掛ける

電話口では、丁寧な言葉遣いや誠実な態度を心掛けましょう。「自分は入社しないから関係ない」と考えて横柄な態度をとるのは厳禁です。企業に評価してもらったことへの感謝と、内定を辞退してしまうことへの謝罪をセットにして、最後まで真摯に対話をするよう心掛けてください。

電話をした後は重ねてメールをしておくと安心

電話で内定辞退の了承を得たら、その日のうちに「本日はお電話でお時間をいただきありがとうございました」という確認のメールを重ねて送っておくと、言った・言わないの行き違いを防ぐ証拠になるので安心です。また、緊張して電話でうまく話せなかったと感じた場合にも、フォローとしてメールを活用することで丁寧な印象を与えられます。

就活や内定辞退の際のマナーは「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」「新卒の内定辞退の伝え方！電話・メールで連絡する際のマナーや例文を紹介！」の記事で解説しているので、こちらもご参照ください。

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メールではなく電話連絡が内定辞退に適している理由

内定辞退の連絡を電話でしたほうが良いのは、辞退する旨が確実に伝わったか企業と自分の双方で認識するためと、自分を評価してくれた企業に対して誠意を伝えるためです。

メールでは相手が内容を確認したかどうかが分からず、もしメールを見落とされていた場合、無断で辞退したと誤解される可能性があります。また、自分を評価してくれた相手に対して文字だけでお詫びを済ませようとする態度は、誠意に欠けると受け取られかねません。

電話であれば、申し訳ないという気持ちを声のトーンに乗せて直接伝えることができ、その場ですぐに企業の了承を得られるため、双方にとって確実かつ誠実な連絡手段となります。

企業への電話のかけ方が不安な方は、「就活での電話のかけ方は？基本的なマナーや場面別の会話例を紹介」の記事を参考にしてみてください。

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内定辞退の電話が怖いと感じる3つの理由と実情

内定辞退の電話が怖い人は、一般的に「企業に怒られるのでは」「大学のイメージを悪くしてしまう」「呼び出されそう」と感じる人が多いようです。以下でそれぞれ解説します。

1.企業に怒られそう

内定辞退の電話をすることで、企業に怒られるかもしれないと感じている人は多いようです。内定辞退の電話をすることに罪悪感があると、「面接では優しかった企業が豹変するのではないか」などと考えて、なかなか連絡できない人もいるでしょう。企業が面接のコストや時間をかけて採用しているのも事実であるため、企業が怒ることを想像してしまっても無理ありません。

内定を辞退しても怒られることはない

内定辞退の電話をしたことで企業から怒られることは基本的にありません。企業側も、就活生が複数の会社を併願していることは百も承知であり、一定数の内定辞退者が出ることは最初から想定して採用計画を立てています。マナーを守って誠実に伝えれば、企業は内定辞退をスムーズに受け入れてくれるでしょう。

2.大学のイメージが悪くなりそう

自分が内定を辞退することで「●●大学の学生は無責任だ」と思われたり、翌年以降に同じ大学で就活をする後輩に悪影響を及ぼしたりするのではないかと恐怖を感じることもあるでしょう。特に、大学と企業の間でOB・OGのつながりが強い場合、大学のイメージに関する不安が大きくなりやすいようです。

内定辞退が理由で大学の印象を悪くする企業は少ない

企業はある程度の内定辞退者が出ることを想定して採用活動を行っているため、内定を辞退されたからといって大学のイメージを悪くする企業は少ないといえます。内定を辞退した学生が顧客として企業の商品やサービスを利用する可能性もあり、自社のイメージを悪くしないためにも、内定辞退は問題なく受け入れてくれるでしょう。

3.企業から呼び出しの要求がありそう

電話で内定辞退を申し出た際に「直接会社に来て説明しなさい」と呼び出され、密室で執拗に引き止められるのではないかと恐怖を感じることもあるでしょう。内定を出した学生に就活を終わらせるよう強要する「オワハラ」の話やニュースを聞くことで、自分も同じような目に遭うかもしれないと警戒してしまう学生も少なくありません。

実際、内閣府の「令和７年度就職・採用活動に関する調査結果・速報（大学）【概要】」によると、大学・短大・高専全体のうち26.8％が、学生からオワハラの相談を受けたことがあると回答しています。

基本的に呼び出しはなく呼ばれても応じる義務はない

前述のとおり、企業はある程度の辞退者が出ることは想定しているため、内定を辞退したいと言った学生を呼び出そうとする企業は基本的にないでしょう。万が一「一度来社してほしい」と言われた場合でも、それに応じなければならない法的な義務はありません。「誠に申し訳ございませんが、直接お伺いすることはできかねます」と毅然とした態度で丁寧に断りを入れましょう。

「オワハラとは？よくある事例や受けたときの対処法を紹介」の記事ではオワハラについて詳しく解説しているので、こちらも併せてご一読ください。

なお、内定辞退以外にも就活に関する悩みをお持ちの方もいるでしょう。「就活でよくある悩み20選！不安になる理由や解消法もご紹介」の記事ではさまざまなお悩みの例と解決法をご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

参照元
内閣官房
議事次第

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電話は怖くない！内定辞退の伝え方とポイント3選

ここでは「内定辞退の電話をするのが怖い」と感じる方に向けて、企業に内定辞退を申し出る際の伝え方とポイントをご紹介します。内定辞退の電話をするのは決して怖いものではないので、以下を参考にしながら落ち着いて担当者と話してみてください。

1.事前にメモを用意して落ち着いて話す

電話をかける前には、自分が話す内容をまとめたメモを手元に用意しておくと、緊張していても落ち着いて話しやすくなります。メモには企業名や担当者の名前、自分の大学名、辞退の理由、感謝と謝罪の言葉などを書き起こしておくのがおすすめです。慌てて話す必要はないので、企業に伝えるべきことをメモを見ながらゆっくり確実に伝えましょう。

2.「お礼→辞退の申し出→理由→謝罪」の構成で話す

内定を辞退する旨は「お礼→辞退の申し出→理由→謝罪」の構成で話すと、企業にとっても内容が分かりやすく伝わります。具体的には、以下のとおりです。

・内定をくれたことに対するお礼を伝える
・内定を辞退したいという結論を述べる
・辞退したい理由を述べる
・企業に迷惑をかけてしまうことへの謝罪をする

事前にこの流れを把握しておき、企業に電話をかける前に何度か話す練習をしておくと安心できるでしょう。具体的な例文については後述するので、併せて参考にしてください。

3.辞退の理由は明確に伝える

内定を辞退する際は、企業に納得してもらうための明確な理由が必要です。理由を言わずに辞退することだけを伝えるのは、企業に対して失礼となるため注意しましょう。「同時期に選考を受けていた他社と比較検討させていただいた結果」「地元の企業に就職する意思を固めたため」など、企業が納得する明確な理由を添えることがマナーです。企業に誠意をもってしっかりと伝えれば、快く祝福してもらえる場合もあります。

辞退理由は角の立たない内容にする

企業に内定辞退の理由を説明するときは、角の立つ内容にならないよう注意しましょう。無用なトラブルを回避するためにも、「他社のほうが給料が良いから」「御社より大手の企業に内定をもらったから」など、相手を下げるような理由はたとえ本音であっても伏せるべきです。

内定辞退の理由の伝え方は「内定辞退の理由はどう伝える？聞かれた時の例文8選と断り方のマナー」の記事でご紹介しているので、参考にしてみてください。

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【ケース別】内定辞退を電話で伝える際の例文

ここでは、電話で内定辞退の連絡をするときの伝え方の例文を紹介します。それぞれのパターンの言葉選びなどを参考にして、内定辞退をスムーズに伝えられるようにしましょう。

ほかの企業に入社したい場合の例文

お世話になっております。××大学の●●と申します。先日は内定通知を頂き、ありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、検討させて頂いた結果、この度の内定を辞退させて頂きたくご連絡いたしました。
御社と並行して選考が進んでおりました企業からも内定を頂き、自分の適性や将来のビジョンについて改めて検討した結果、そちらの企業に入社する決意を固めました。貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなお返事となり大変申し訳ございません。

地元の企業から内定が出た場合の例文

お世話になっております。××大学の●●と申します。先日は内定通知を頂き、ありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、検討させて頂いた結果、この度の内定を辞退させて頂きたくご連絡いたしました。御社と並行して選考が進んでおりました、地元の企業からも内定を頂き、実家の近くで就職する意思を固めました。幼少期から親しみのある地元に縁を感じており、自分の適性や将来性を考えた結果、長年住んでいる地元の活性化に貢献しながら働きたいと決意いたしました。
ご期待に沿えず、多大なご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。

第一志望の企業から内定が出た場合の例文

お世話になっております。内定を頂いた、××大学の●●と申します。先日は内定通知を頂き、有難うございました。大変申し上げにくいのですが、検討させて頂いた結果、この度の内定を辞退させて頂きたくご連絡差し上げました。
理由といたしましては、弊社と並行して選考が進んでおりました、第一志望の企業からも内定を頂いたことです。自分の適性や将来を検討した結果、やはり自分が当初から希望していた、第一志望の企業に就職させて頂く決意をいたしました。誠に身勝手なお願いで大変申し訳ございません。

「内定の断り方とは？辞退するときのマナーや電話・メール別に例文を紹介」の記事でも内定辞退のマナーや電話をかける際の例文をご紹介しているので、こちらも併せてご参照ください。

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内定辞退の連絡をメールでしても良い例

内定辞退は原則として電話で行うべきですが、状況によってはメールでの連絡が許容される、あるいはメールのほうが適しているケースも存在します。臨機応変に対応できるよう、内定辞退でメールをしても良い例外パターンを押さえておきましょう。

企業と電話がつながらない

企業の営業時間内に複数回電話をかけたにもかかわらず、担当者の不在や会議中などで電話がつながらない場合もあります。そのような場合は連絡を遅らせないことを優先し、メールで内定辞退の旨を伝えても問題ありません。

メールを送るときは、「何度かお電話差し上げましたが、ご不在のようでしたのでメールにて失礼いたします」と一言添えましょう。

企業への連絡手段にメールが指定されている

企業側から「選考に関する辞退や変更のご連絡は、トラブル防止のためすべて指定のメールアドレス宛にお願いします」と明確な指示が出ている場合も、電話をかける必要はありません。企業のルールに従い、指定された方法で速やかにメールを送信しましょう。

メールで内定辞退を連絡する際の例文

件名：内定辞退のご連絡（××大学 氏名）
△△株式会社 人事部 〇〇様
お世話になっております。××大学の●●です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変心苦しいのですが、本日は内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
慎重に検討を重ねた結果、自身の適性を考慮し、別の企業へ入社する決断をいたしました。
本来であれば直接お電話でお詫びすべきところですが、何度かご連絡いたしましたがお話しできなかったため（貴社規定に従いまして）、メールでのご報告となりますことをご容赦ください。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、多大なご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

就活におけるメールの詳しい書き方や例文は「就活メールで好感度アップ！好印象につながる書き方や返信方法を例文とともに解説」の記事でご紹介しています。こちらも参考にしてみてください。

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内定辞退の電話が怖いと感じる就活生の方へ

内定辞退の電話が怖いと感じるのは、相手企業のことを真剣に考えて「申し訳ない」「迷惑をかけたくない」という思いがあるからでしょう。しかし、新卒時の就活は自分自身の人生を決める大切な機会であり、企業への遠慮で自分のキャリアを妥協する必要はありません。

企業側もプロとして、学生の決断を尊重する準備ができています。マナー通りに電話をかければ、企業とのやりとりは想像以上にあっさり終わるでしょう。深呼吸をして手元にメモを置きながら、誠実な態度で企業に自分の意思を伝えてみてください。

内定辞退の電話は勇気がいる行動ですが、妥協のないキャリアを築くための大切な一歩でもあります。「辞退した後の就活が不安」「自分に本当に合った企業をプロと一緒に探したい」と悩んでいる方は、キャリアチケット就職エージェントにご相談ください。

専任のアドバイザーがあなたの適性や価値観をヒアリングし、後悔のない就活を無料でサポートします。企業との連絡もアドバイザーが代行するので、企業とのやりとりに不安を覚える方もご安心ください。

もちろん、サービスはすべて無料です。一人で抱え込まず、お気軽にご相談ください。

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内定辞退の電話に関するよくあるお悩み

ここでは、内定辞退の際に企業にかける電話について、よくあるお悩みをご紹介します。

Q.内定辞退の連絡が気まずい…電話したくない…

A.「辞退するのが気まずくて電話をかけたくない…」と感じること自体は、決して珍しいことではありません。しかし、気まずいからと先延ばしにすればするほど「早く電話しなきゃ」とプレッシャーが膨らみ、心が休まらない状態が続いてしまいます。

採用担当者は毎年数多くの辞退連絡を受け取っているので、想像しているよりも事務的に受け入れてくれるケースが一般的です。電話で企業と話す時間はほんの数分で済むので、まずは深呼吸をして気持ちを落ち着け、手元のメモを見ながら電話をかけてみてください。

Q.内定を承諾した後の辞退は電話でどう伝えれば良い？

A.内定承諾後の辞退は企業により迷惑をかけてしまうため、どうしても辞退する場合は通常の辞退以上に誠実な謝罪が必要です。「一度はお受けしたにもかかわらず、ご期待を裏切る結果となってしまい大変申し訳ございません」と、丁寧に心からお詫びの言葉を伝えましょう。企業側も学生を無理やり入社させるようなことはしませんが、決断したらできるだけ早く連絡するのがマナーです。

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