このページのまとめ
- 内定辞退は、できるだけ早く電話連絡で行うのが基本
- 連絡する際は、お礼とお詫びを添えて辞退の意思を明確に伝える
- 辞退の具体的な理由は言わなくても良い
- 電話が通じない場合はメールを送り、後日あらためて電話連絡を入れる
- より丁寧に辞退したいときには、電話で辞退することを伝えた後、手紙を送るのもあり
「複数の会社から内定をもらった」「内定をもらったが、自分に合わない気がしてきた」「家の事情で就職できなくなった」など、内定辞退する理由は人それぞれです。
しかし、自ら応募して面接を受けた会社ですから、内定辞退は誰であれ言い出しにくいでしょう。
当コラムでは、そんな内定辞退の方法を、伝え方のポイントや例文とともにご紹介します。「どのように断れば良いか分からない」と悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてください。
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内定辞退はどうやってすれば良い？
まずは、内定辞退の方法を確認しましょう。
連絡の手段は電話
連絡は電話で行うのが基本です。なぜなら、電話は早く確実に知らせることができる上に、誠意を伝えやすいためです。メールや手紙だと、相手に伝わったか確認できませんし、場合によっては、一方的でそっけない印象を与えてしまう可能性があります。ただし、連絡はすべてメールで行うことになっているなど、企業との間にルールができている場合は、それに従いましょう。
連絡時期はできるだけ早く
辞退を決めたら、速やかに連絡をしましょう。目安としては、内定通知が出た1週間以内には連絡したいところです。法的に言えば、内定承諾後も辞退することは可能ですが、企業側にも採用のスケジュールがあるので、時期が遅くなるほど迷惑をかけることになってしまいます。
サイレント辞退は絶対にしないこと
「企業側に怒られたり、冷たくあしらわれたりするかもしれないので、連絡するのが怖い」という人もいるかもしれませんが、連絡を入れない、いわゆるサイレント辞退は、企業側だけでなく、就職課の人達や今後就活生となる後輩にも迷惑がかかります。
また、入社しない企業だから関係ないと思っていても、今後就職した先でその企業と接点を持つことになるかもしれません。
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内定辞退の伝え方のポイント
次に、内定辞退を申し入れる際の伝え方を解説します。
辞退の意思は明確に伝える
「内定を辞退させていただきたい」とはっきり伝えましょう。稀なケースではありますが、採用担当者に威圧的な言葉を掛けられたり、引き止められたりすることもあるようです。その際は、相手に流されないよう、強い意志を持って断ってください。ただし、トラブルを避けるために、丁寧な言葉遣いで対応することが大切です。
お礼とお詫びを伝える
採用には多大なコストがかかっていますから、内定を出してくれたことに対するお礼と謝罪は忘れないようにしましょう。内定辞退することは決して悪いことではないですが、自分のために時間を割いてくれたことを感謝し、断る結果になってしまったことをお詫びするのは社会人としてのマナーです。
理由は述べなくても良い
辞退の理由を述べる必要はないため、「検討の結果、辞退する」で問題ありません。ただ、企業から理由を聞かれることもあります。そうした場合は、具体的でなくても構わないので、どう答えるか準備しておくと良いでしょう。ただ、待遇面について言及するなど、企業側に不快感を持たれるような言い方をするのは避けた方が無難です。
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内定辞退をメール・手紙でしても良い？
内定辞退は、電話以外の方法で行うことが可能なのでしょうか。
メールを入れる場合
上述した通り、基本的には電話で連絡するのが望ましいです。メールは、電話が担当者に繋がらなかった場合に送りましょう。また、メールを送った場合でも、見てもらえていない可能性もあるので、後日あらためて電話連絡を入れるようにしてください。
手紙を送る場合
より丁寧に辞退したいときには、電話で辞退することを伝えた後、手紙を送るのも良いでしょう。たとえば、家族や親戚、先輩、大学の教授などに紹介してもらった企業の内定を辞退する場合や、礼儀やマナーにこだわりが強い企業の内定を辞退する場合などに有効です。手紙を書くときに使う封筒や便箋は、派手な色や柄の入ったものを避け、シンプルな罫線が入ったものを選びましょう。
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内定辞退する際に使える例文
最後に、内定辞退を伝える際に使える例文をご紹介します。どのように伝えたら良いか分からないという方は参考にしてみてください。
電話の例文
お世話になります。先日内定の通知をいただきました、○○と申します。採用担当の○○様はいらっしゃいますか？
この度は、内定のご連絡をいただきまして、心より感謝しております。
身勝手なお願いで申し訳ございませんが、御社よりいただきました内定を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。
（辞退の理由を聞かれた場合は答える）
御社にはたいへんご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
それでは、お忙しいところ失礼致しました。
辞退の理由を聞かれた場合の答え方
進路先が同業他社の場合
自分の適性などを熟考した結果、別の企業にご縁を感じたため、このような決断をした次第です。
進路先が別の職種の場合
別の会社から○○職で内定をいただき、最後まで悩みましたが、○○職の仕事が私が以前からやりたかったことに一番近いと感じたため、このような決断をいたしました。
進路先が別の業界の場合
○○業界の会社に内定をいただき、慎重に考えた結果、○○業界の仕事が自分の適性に近いと感じたため、このような決断となりました。
メールの例文
件名：内定辞退のご連絡
本文：
○○株式会社 人事部
○○様
お世話になります。内定の通知をいただきました、○○大学○○学部の○○です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご不在のようでしたので、メールにて失礼いたします。
先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
貴社から内定をいただき大変うれしく思っておりますが、誠に恐縮ながら、
内定を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。
貴重なお時間を割いて選考してくださったにも関わらず、このような結果となってしまったことを申し訳なく思っています。
○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。
本来であれば、貴社へお伺いして直接お詫びをするべきところですが、メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。
最後になりましたが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げております。
(署名)
氏名
所属大学名
メールアドレス
連絡先
手紙の例文
拝啓
貴社におかれましては、時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
電話でもお話させていただきましたが、自身の適性などを考慮した結果、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたく存じます。
このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、内定を辞退させていただくのは、心苦しい限りですが、何卒ご容赦ください。
また、担当の〇〇様をはじめ、採用に関わったみなさまには、大変お世話になりましたこと、心より感謝いたします。
末筆にて失礼ながら、貴社ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 敬具
令和○年○月○日 氏名
株式会社○○ ○○様
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