内定辞退はいつまでできる？法的ルールやマナーに沿った断り方をご紹介

「内定辞退はいつまでにすればいい？」「内定承諾後に辞退できるの？」という疑問を持った新卒の就活生も多いのではないでしょうか。このコラムでは、内定辞退の法的ルールや辞退の手順、注意点をお伝えしています。内定辞退のシチュエーションでマナーに沿った断り方が大切。実現するためにも、ぜひ参考にしてみてください。

内定辞退はいつまでにすれば良い？

内定通知をもらってから返答をするまでの期間は、一般的に1週間程度といわれています。期間内に内定を承諾する場合は、自宅に郵送される内定承諾書に捺印して返送し、辞退する場合はその旨を直接連絡するのがマナーです。
内定承諾書にサイン、捺印すると「もう内定辞退はできない」と思う人もいるようですが、日本の憲法では「職業選択の自由」が定められています。そのため、内定承諾後も辞退は可能です。民法627条では、以下のようなルールが示されています。

「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。」

内定者は雇用を定めない労働者にあたるので、民法にあるように辞退を申し入れれば2週間後に契約は解除されます。
よく、「内定辞退は入社式の2週間前まで」といわれますが、この法律の内容を見れば分かるとおり、辞退の意思表明をすれば、企業が拒否したとしても2週間後に契約は解消となります。そのため、法律的には「このタイミングを過ぎると辞退できなくなる」というルールはありません。
ただし、辞退を伝えても2週間は内定関係にあるため、企業が認めない場合は注意が必要です。
たとえば、入社日が4月1日で内定をもらった企業に対し、3月20日の日付で辞退の連絡をしたとします。この場合、契約解消が4月3日となってしまうため、企業が辞退を認めなければ、入社せざるおえない状況になることも。このような事態を起こさないためにも、内定辞退の連絡はタイミングをしっかりと確認したうえで行いましょう。

参照元
民法（明治二十九年法律第八十九号）

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内定辞退を決めたらなるべく早く伝えよう

内定を辞退しなければならないときは、いち早く連絡をすることが何より大切。内定承諾後の辞退は違法行為になりませんが、企業の迷惑になることは間違いありません。
企業は内定承諾を受けて、研修やそのほかの準備を進めます。しかし、辞退者が出るとその計画が狂ってしまうでしょう。新しい人を採用しようとすると、その分のコストも掛かってしまいます。規模の小さい企業にとっては大きな痛手となってしまうことも。遅くとも、内定式の前までには連絡を入れておくのがマナーです。
「言いにくいから…」と連絡を躊躇する人もいますが、それは自分のためにも企業のためにもなりません。辞退者がいると分かった時点で企業も新たな計画が立てられます。辞退の決意が固まったら、早急に担当者に伝えてください。

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迷うなら保留にしてもらおう

内定承諾の返事は通知から1週間以内にするのが目安です。その際、「とりあえず内定が出たから承諾しておこう」ではなく、本当にその企業で良いのかよく考えたうえで返事をするのが賢明でしょう。そこで、「さらに時間を掛けて考えたい」「他社の選考結果を待ちたい」といったときは、企業に相談して返答を保留にしてもらう手があります。
「とりあえず内定を承諾し、第一志望から内定が出たら辞退する」というやり方をするなら、保留の方が企業に掛かる負担は少なくて済むでしょう。
保留にできる期間は企業によって異なり、当初の期限から1ヶ月待ってくれるところもあれば、1週間以内に返事がほしいという場合もあります。保留にしたいと思った時点で企業の担当者に相談し、どれくらい返事を待ってもらえるか聞きましょう。
一つ覚えておきたいのが、内定を保留にすると「内定取り消し」にあう可能性がゼロではないことです。保留をお願いするときは志望意欲があることを強調し、延長した期限内に返事をするようにしてください。
もし保留をしてもらったうえで辞退をするときは、謝罪の言葉と辞退の理由をしっかり伝えましょう。

内定辞退を伝えるときのマナー

辞退を伝える際は、電話で連絡すること、意思をしっかり伝えることが基本のマナーです。
また、電話が繋がらない場合は、メールで前もって連絡しておきましょう。
以下で詳しく解説します。

辞退の気持ちを伝える

どんなに言いにくい状況であったとしても、辞退の意思は伝えるようにしてください。ごく稀に、連絡なしで辞退をしようとする人がいますが、それは社会人としてのモラルに反する行動です。音信不通になってしまうと、企業側は事故やトラブルがあったのではないかと心配し、何らかの対応をとることも考えられます。辞退の気持ちがハッキリしたのであれば、そのことを担当者へとしっかり伝えましょう。

メールではなく電話で伝えるのが基本

内定辞退の連絡は、メールではなく電話で直接伝えるのがマナーです。
電話を掛ける際は以下のポイントに注意しましょう。

・営業時間内の忙しい時間帯（始業直後と昼休み、定時時刻間際）は避ける
・雑音のない静かな場所で掛ける
・ハキハキとした口調で話す
・ビジネスマナーに沿った丁寧な言葉で話す
・担当者と繋がったら、まず、「お時間よろしいでしょうか」と確認する
・電話の終了時、相手が先に切ったことを確認してから終話ボタンを押す

電話連絡はビジネスシーンでもマナーが重要視される行為です。マナーに沿って直接話すことで、誠意や謝罪の素直な気持ちが相手に伝わります。

電話がなかなか繋がらなければメールを送る

担当者の外出や会議が多い、出張で長期不在などの場合はメールで辞退を伝えましょう。その際、電話で話した相手には、担当者へメールを送信する旨を伝えてください。メールは電話を掛けた当日に送るのがマナーです。なるべく早い送信を心掛けましょう。
また、メールを送信したから終了ではなく、本来は直接言葉で辞退を伝えるのがマナーです。企業の担当者へは、後日改めて電話を掛けなおしましょう。

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内定辞退を伝える例文

この項では電話・メール、それぞれのマナーを例文を使って紹介していきます。

電話で内定辞退を伝える例文

電話では、自分のために面接や選考で時間を割いてくれた企業への感謝と、辞退への謝罪の気持ちを素直に伝えましょう。

「お世話になっております。先日内定通知を頂きました、○○大学の鈴木健太郎と申します。採用担当の○○さまはいらっしゃいますでしょうか」

-------------電話をかわってもらう-------------

「お世話になっております。先日内定通知を頂きました、○○大学の鈴木健太郎と申します。
ただ今、お時間よろしいでしょうか」

（OKの場合）

「この度は内定通知を頂きありがとうございました。大変申し訳ないのですが、検討の結果、御社の内定を辞退させて頂きたくご連絡を差しあげました。実は選考が進んでいた他社から内定を頂き、自分の適性を考え直した結果、このような決断となりました。御社には大変なご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。何卒よろしくお願い申し上げます」

（担当者から承諾の返答）

「お忙しいなか、お時間を頂きありがとうございました。失礼いたします」

相手が先に電話を切ったことを確認してから、自身の終話ボタンを押しましょう。

メールで内定辞退を伝える例文

メールは、感謝と謝罪の気持ちを述べた文面で送ります。

件名：内定辞退のご連絡【○○大学○○学部 鈴木健太郎】

○○株式会社
人事部
○○様

お世話になっております。○○大学○○学部の鈴木健太郎と申します。
先ほどお電話を差しあげましたが、ご多忙中のようだったのでメールにて失礼いたします。

この度は内定を頂き、誠にありがとうございました。
大変うれしいお知らせだったのですが、検討の結果、内定を辞退させて頂きたくご連絡を差しあげました。貴重なお時間を使って選考していただいたにも関わらず、このような結果になり大変心苦しく感じています。
ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。
本来であれば直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡になりますことを何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
○○様をはじめ、選考に関わってくださった皆様には心より感謝しております。

末筆になりましたが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

--------------------------------------------------
鈴木 健太郎
○○大学○○学部○○学科
電話：000-0000-0000
メール：kentarou.suzuki@××.com
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メールを送信した後日に電話を掛けなおし、改めて内定辞退の連絡を入れておきましょう。

辞退の理由を聞かれたら？

内定辞退の理由を聞かれたときは、「志望する業界が変わったから」「ほかに自分に合った職種が見つかったから」といった回答をしましょう。
また、進学や公務員試験の合格といったやむを得ない事情がある場合は、そのまま話しても問題ありません。辞退理由はなるべく正直に答えることで、誠意が伝わるのではないでしょうか。
ただし、「さらに良い就職先が見つかったから」といった相手を不快にする言い方は避けるべきです。ただ、辞退理由は相手から聞かれない限り、あえて説明する必要はありません。

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内定辞退に対し呼び出しがあっても応じなくて良い

「電話やメールで内定辞退の意思を伝えたら、企業側から呼び出された」ということもあるようですが、応じる必要はないでしょう。内定辞退の意思は伝えており、雇用契約の締結もないことから、丁重にお断りをすれば問題なく済みます。呼び出しに応じないことで、罰則や法律違反の対象になることもありません。
企業側が呼び出しを行う理由は、貴重な人材としてあなたを評価し、入社を説得したいから。そのような理由から無下にできないという人は、応じてみても良いでしょう。企業側からの説得にも辞退についての強い意思を示し、誠実さをもって頭を下げ、謝罪すれば企業側も納得してくれるはずです。