内定辞退の理由はどう伝える?よくある理由や注意点を解説

このページのまとめ

  • 内定辞退の理由は「一身上の都合」として基本的に伝える必要はない
  • 内定辞退を伝える際にはまず電話をかけ、担当者不在の場合にはメールを送る
  • 内定辞退の理由としてネガティブな理由や内定先の会社名を伝えるのは避ける

内定辞退の理由はどう伝える?よくある理由や注意点を解説のイメージ

「内定辞退の理由は伝える必要があるのか」と悩む就活生もいるかもしれません。内定辞退の理由は基本的には伝える必要はありませんが、企業から問われた場合には答えましょう。

ただし、内定辞退の理由としてネガティブな理由を伝えたり、就職先として決めた企業の名前を伝えたりするのは控えてください。

この記事では、内定辞退の理由としてよくある理由や伝える際の注意点を解説します。ぜひ、参考にしてください。

面接辞退の伝え方について相談したい

   
目 次

内定辞退の理由を詳しく伝える必要はない

内定辞退を伝える際に、自分からあえて辞退理由を話す必要はありません。理由は「一身上の都合」と伝えればよいでしょう。

ただし、人事部の人から「なぜ内定を辞退するのか」と聞かれた場合には、内定辞退の理由を伝える必要があります。その場合には、嘘をつかずに誠実に話をしましょう。

理由によっては、内定辞退を伝えにくく感じる人もいるかもしれません。しかし、企業側は内定辞退者に合わせて追加で採用を進めたり、採用戦略に合わせた対応をしたりする必要があります。

内定承諾か辞退か分からない状態は企業に対して迷惑になってしまうので、内定を辞退する場合には必ず相手企業に伝えましょう。

内定辞退については、「知っておきたい!内定辞退の手順について」でも解説しています。

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内定辞退の理由を述べる際の注意点

複数の企業から内定を貰った場合、内定辞退は仕方のないことですが、辞退する企業に迷惑を掛けてしまうことは事実です。そのため、採用までの時間を割いて頂いた担当者が不快に思うような言動は避け、誠意を持って内定辞退の連絡をしましょう。

下記では、内定辞退の連絡をする際の注意点を解説します。

内定先の会社名は言わない

他社の内定を受ける際に、辞退をする企業には内定先の企業名は伏せるのがマナー。内定先の企業と辞退をする企業に関わりがある可能性もあり、場合によってはトラブルに発展する恐れがあるためです。

内定辞退を伝えた際に、どこの会社に入社するのか詳しく聞かれた場合には、「申し訳ありませんが、お答えすることができません」と伝えて問題ありません。

ネガティブな理由は避ける

内定辞退を伝える際には、「御社より待遇のよい企業に内定した」「御社がブラック企業という情報を見た」など、辞退先の企業を批判するような言い方は避けましょう。

本当はネガティブな理由での辞退だとしても、採用に時間をかけ内定を出してくれた会社には感謝の姿勢を見せることが基本です。

相手が不快にならないように、内定辞退の理由には配慮しましょう。

嘘はつかない

内定辞退の理由を伝える際に、嘘はつかないようにしましょう。

適当な嘘は、多くの学生と接してきた人事部の人には伝わるものです。内定辞退は仕方がないことですが、嘘をつくことで相手を不快にさせてしまいます。

また、今後関わることがない会社だと思っていても、他社に入社後に取引先として関わる可能性もあります。内定辞退の理由は、嘘をつかず誠実に伝えましょう。

内定辞退の理由を伝える際の注意点については、「内定辞退の電話連絡方法は?時間帯はいつがベスト?出ない場合の対処法も」も参考にしてください。

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内定辞退を伝える際のマナー

内定辞退を伝える際に、連絡が遅くなってしまったり、内定保留期間が長すぎるのは失礼に当たります。内定を辞退を伝える際には、以下のマナーを覚えておいてください。

内定辞退の連絡はできるだけ早くする

企業は内定辞退者が出ると、新たな学生を採用したり、新入社員の人員配置を考え直したりするなど仕事が増えてしまいます。そのため、内定辞退の連絡はできるだけ早く行いましょう。

内定辞退の連絡が遅くなればなるほど企業に迷惑がかかると考え、内定辞退の連絡はできるだけ早めにしてください。

内定保留にする場合は1週間程度にする

どこの会社に入社するか決まらず内定を辞退するかも決まらない場合には、内定の保留をすることが可能です。内定通知をもらってから内定承諾書を提出するまでの期間は、企業によって異なりますが、1週間程度が一般的だとされています。

しかし、複数企業に応募しており、第一希望の企業から返事がもらえていないために、すぐに内定承諾を決められない場合もあるでしょう。すぐに内定承諾を決められないと判断した場合は、企業へ保留したい旨を伝えます。承諾するのかどうかの最終的な回答期限については時期や企業によって違うので、保留を伝える際に確認するとよいでしょう。

内定保留については、「内定を保留したいときは企業にどう伝える?適切な対応方法や例文をご紹介」も参考にしてください。

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内定辞退を伝える方法

内定を辞退する際は、「できる限り早く」「直接伝える」ことが基本です。そのため、まずはタイムラグが発生せずに直接辞退を伝えることができる電話で連絡しましょう。会議や休暇で人事部の人に電話が通じない場合のみ、電話で連絡してください。以下で詳しく解説します。

電話で伝えるのが基本

内定を辞退する際には、まずは電話で連絡をします。電話をかける際には、営業時間を調べ、営業時間内に電話をかけてください。始業〜30分後や、就業前の30分ほどは業務が立て込みやすいので避けた方がよいでしょう。

勤務時間外となる始業前や終業後、休憩時間に連絡するのはマナー違反なので注意してください。

電話での内定辞退の例

「お世話になっております、私、〜〜大学の〜〜と申します。
お忙しいところ恐縮ですが、人事部の〜〜様はいらっしゃいますでしょうか。」

(担当者にかわる)

「〜〜大学の〜〜と申します。先日は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、検討の結果、御社よりいただきました内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重なお時間をいただきながら、御社には大変な迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございませんでした。
何卒よろしくお願い申し上げます。」

こちらから辞退理由を詳しく伝える必要はありませんが、詳細を聞かれることも想定して準備しておきましょう。

電話が繋がらない場合メールを使う

内定辞退の電話をした際に、担当者と連絡が取れなかった場合は、取り急ぎメールで連絡をしてください。メールで連絡をした場合には、後日改めて電話することがおすすめです。

メールは、受信日時や本文が記録に残り、手軽にチェックできるので相手に時間を取らせないという点から、近年では関わりが少ない企業に対してはメールで選考を辞退するケースも見受けられます。

辞退メールの例文

【件名】
内定辞退のご連絡(〜〜大学 氏名)

【本文】
〜〜株式会社 人事部
〜〜様

お世話になっております、〜〜大学の〜〜(氏名)です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。
この度は、内定の通知をいただきありがとうございました。
このような嬉しい通知をいただきながら誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

〜〜様にはお忙しいなか面接をしていただいたにも関わらず、このようなご連絡になってしまい誠に申し訳なく思っております。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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署名
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メールで連絡をする際には、「ひと目で分かりやすい件名にする」「冒頭で結論を伝える」「全体的に簡潔にまとめる」といった点に配慮し、適宜改行や空白を使用して読みやすい文面を心がけましょう。

内定辞退の連絡方法については、「電話する時間に注意!内定辞退の方法とマナーまとめ」でも解説しています。

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よくある内定辞退の理由

内定辞退の連絡をした際に、企業側から詳しい内定辞退の理由を問われる場合があります。以下で、よくある内定辞退理由を解説するので、自分の内定辞退理由を言語化する際の参考にしてください。

第一志望の職種や業界から内定が出た

就活では、第一志望以外にもさまざまな職種や業界の面接を受ける人が多いでしょう。そのため、第一志望の職種や業界から内定が出たというのはよくある内定辞退理由です。

第一志望の企業から内定が出た場合でも、「企業」ではなく「職種」や「業界」を理由に内定の辞退を伝えましょう。職種や業界など、仕事のジャンルが違うことを理由にすれば、角が立たずに相手の企業も納得しやすくなります。

地元企業から内定が出た

地元での就職と地元以外での就職を同時に選考を進めており、地元企業への就職を決めて内定を辞退する人もいるでしょう。

地元と離れた土地の企業の内定を辞退する場合には、「地元で働いて地域に貢献したい」という旨を伝えることがおすすめです。地元と離れた土地の企業では成し遂げられない理由を述べることで、納得してもらいやすくなります。

より適性に合う企業から内定が出た

「より適正に合う企業から内定が出た」というのもよくある内定辞退の理由です。

同業種や同郷など、条件が同じような企業の内定を辞退する場合、辞退の理由を述べるのは難しいでしょう。そのため、深掘りしづらい適性について述べることがおすすめです。

「改めて自分の適性を考えた結果、(就職先が)より適している企業だと判断した」と伝えるとよいでしょう。

内定辞退理由については、「就活で内定をもらったときの対応!辞退するときの注意点」も参考にしてください。

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内定辞退で起こりうるトラブルと対処法

内定辞退に際して、まれにトラブルが発生する可能性があります。以下で解説する、内定辞退で起こりうる2つのトラブルと対処法をあらかじめ把握しておいてください。

「御社が第一志望」と伝えているのに辞退する

就活の際には、面接で「御社が第一志望」と伝えたのにも関わらず、内定を辞退することになる場合もあるでしょう。

人事部の採用担当者は、自分の会社を第一志望にしてくれる熱量の高い学生に期待して内定を出しているので、内定を辞退されることは想定していません。

そのため、「御社が第一志望」と伝えているのに内定を辞退する場合には、面接の時点で第一志望だったことは事実だと伝えた上で、素直に謝ってください。

そして、内定辞退の理由として選考を重ねる中でほかの企業や職種、業界に興味が沸いたことやより自分の適性に合う会社が見つかったことを伝えるとよいでしょう。

受け入れてもらえず引き止めに合う

内定辞退の理由を伝えた際には、受け入れてもらえず引き止めに合う場合もあります。「直接話に来てほしい」と呼び出された場合には、会社からの指示に従いましょう。

直接会社に伺った際に、「どうしても入社できないのか」と言われたら、感謝した上で辞退する理由を伝えてください。

万が一、「なぜ入社できないのだ」などと罵倒された場合には、冷静に話を聞くことが大切ですが、自分の意志は曲げないようにしましょう。そのような上司がいる会社では、入社後も苦労する恐れがあります。

内定辞退の連絡をする段階で、内定を辞退するという意志を固めておきましょう。

就活でのトラブルに関しては、「就活はなんとかなる!不安を解消するための対処法を紹介」も参考にしてください。

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内定辞退の理由について悩む就活生へ

ここまで、内定辞退の理由を伝える際のマナーやよくある内定辞退理由について解説しました。しかし、「内定辞退の理由の伝え方が分からない」「自分の内定辞退の理由は適切か不安」と悩む人もいるでしょう。

内定辞退の理由については、OB・OGや就活エージェントなど信頼できる第三者に相談することがおすすめです。

中でも、就活エージェントであるキャリアチケットでは、内定辞退理由の添削や内定辞退の電話をかける際の練習などを幅広くサポートしています。

また、自己PRの添削や面接対策、あなたの価値観に合った企業を厳選して紹介することも可能なので、就活に不安を感じたらぜひご相談ください。

面接辞退の伝え方について相談したい

   

本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間1位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。

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