内定辞退には理由が必要?聞かれたときの対処法とは

このページのまとめ

  • 内定辞退を伝えるときは、あえて自ら理由を言う必要はない
  • 企業によっては理由を問われることもあるので、「第一志望の業種で内定をもらった」「地元企業から内定をもらった」など相手の納得する理由を用意しておこう
  • 辞退はできる限り早く伝えることが大切なので、連絡方法は電話がおすすめ
  • 不在だったり休業日だったりする場合はメールで連絡しても良い
  • 入社誓約書などに法的効力はないので、内定承諾後でも辞退することができる

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就活生の多くが複数の企業の選考に参加しており、中には複数企業から内定を貰っている方もいるかもしれません。
しかし、複数の内定を得ても入社できるのは1社のため、ほかの企業には内定を辞退する旨を伝える必要がありますが、どのように伝えたら良いか知っていますか?
当コラムは、内定辞退の連絡方法について知りたい方に向けた内容です。
具体的な連絡手段や伝え方、伝える時期、辞退理由などをまとめたので、参考にしてください。

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内定辞退の理由は言うべき?

複数の内定を得ている人は、第一志望の企業以外には辞退する旨を伝える必要があります。
ここで多くの方が気になるは、「辞退理由の伝え方」ではないでしょうか。
正直にこちらの事情を伝えるのか、適当な理由をつけてごまかすのか悩んでいる…という方もいるでしょう。

実は、内定辞退を伝える際には、自分からあえて訳を話す必要はありません
ただし、企業側からなぜ辞退するのかを問われるケースは多くなっています。
そのため、理由を説明できるよう準備しておくと安心でしょう。

ただし、「御社より待遇の良い企業に内定した」「御社がブラック企業という情報を見た」など、辞退先の企業を批判するような言い方は避けましょう。
内定を辞退するということは、一度は入社を承諾したにも関わらずその約束を破るということ。
たとえ法的効力はなくても、相手を不快にさせる可能性があるので、それに加えてさらに相手を怒らせるようなことは言わないのがルールでありマナーです。

また、中には「気まずい」「なんて言えば良いか分からない」といった理由で辞退の連絡をしない方もいるかもしれません。
企業としては、内定辞退者に合わせて追加で採用を進めるなど、採用戦略に合わせた対応をしなければいけないため、内定承諾か辞退か分からない状態は相手にとても迷惑がかかります。
トラブルのもとになる可能性もあるため、内定を辞退する場合は必ず相手企業に伝えるようにしましょう

辞退の伝え方が分からない…という方に向けて、理由の言い方の例を挙げました。
以下を参考にして、しっかりと辞退の旨を伝えましょう。

第一志望の職種や業界から内定が出た

並行して進めていた企業から第一志望である◯◯職で内定が出た、並行して選考が進んでいた別業界の企業から内定をもらったなど、「企業」ではなく「職種」や「業界」を理由に内定を辞退する方法。
職種や業界など、仕事のジャンルが違うことを理由にすれば、角が立たずに相手も納得しやすいでしょう。

地元企業から内定が出た

並行して選考が進んでいた地元企業から内定を得たことを理由にする例。
地元で働いて地域に貢献したいなど、地元と離れた土地の企業内定を断る際に活用できます。

より適性に合う企業から内定が出た

同業種や同郷など、条件が同じような企業の内定を辞退する場合は、「改めて自分の適性を考えた結果、(就職先が)より適している企業だと判断した」など深掘りしづらい適性を引き合いに出すのがおすすめです。

上記以外にも、進学や留学を理由として挙げることもできますが、いずれも「切り返しや返答しづらい内容」を答えると良いでしょう。

内定辞退の手段について

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内定辞退を伝える方法はいくつかありますが、どれが適しているのでしょうか。

最も適しているのは電話連絡。
辞退する際は、「できる限り早く」「直接伝える」のが基本のため、タイムラグが発生せずに直接辞退を伝えることができる電話連絡がベストです。
「直接話すのは緊張する…」という理由から辞退連絡を手紙やメールで済ませようと考える方もいるかもしれませんが、手紙やメールでは相手にしっかりと伝わったか確認することができません。
ビジネスシーンにおいて、重要連絡は相手にしっかりと内容が伝わる電話で行うのがマナーなので、手紙やメールで一方的に辞退を伝えることは避けましょう。

例外として、電話をしてもつながらない、担当者が不在、休業日に連絡をしたい場合などはメールでも良しとされています。
メールを使用するのであれば、電話をした旨を記載する、取り急ぎメールで連絡し、後日改めて電話をするなど、電話と併用するのがおすすめです。

また、メールは受信日時や本文が記録に残り、手軽にチェックできるので相手に時間を取らせないという点から、近年では内定承諾前など関わりが少ない企業に対してはメールで選考を辞退するケースも見受けられます。

中には「誠意を伝えたい」といった理由で手紙を選択する方もいるかもしれませんが、届くまで時間がかかってしまうため、手紙ではなく電話もしくはメールで辞退を伝えるようにしましょう。

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いつまでに辞退を伝える?

聞かれない限り理由は伝えなくていい、辞退連絡は電話で行うという点を解説してきましたが、辞退連絡はいつまでに行えば良いのでしょうか。

前項でも記載したように、辞退の連絡は「できる限り早く」行うのがマナー。
企業は、その年の新卒採用の人数をあらかじめ決めて採用活動を行っているため、辞退者がいれば新たに採用を進める必要があります。
以上のことから、内定を辞退するのであれば、内定通知を受け取ってから1週間以内に連絡をするようにしましょう。

電話で辞退を伝えるのであれば、勤務時間外となる始業前や終業後、休憩時間に連絡するのはマナー違反。
また、始業~30分後や、就業前の30分ほどは業務が立て込みやすいので避けることをおすすめします。

また、辞退が決まった日が休業日の場合は、メールで連絡してもOK。
営業日になったらこちらから改めて電話連絡をするのが望ましいですが、メールを確認した担当者から連絡が来ることもあるでしょう。

辞退連絡は可能な限り早く行うのが基本
相手企業が営業している時間であれば電話で、休業日や長期休暇の場合はメールで辞退を伝えます。

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就活生の疑問、内定辞退はいつまでできる?

電話での内定辞退の例

電話での内定辞退の例の画像
ここでは、電話で内定辞退を伝えるときの具体例を紹介します。
辞退をどう伝えて良いか分からない…という方は参考にしてください。

電話での内定辞退の会話例

「お世話になっております、私、◯◯大学の△△と申します。
お忙しいところ恐縮ですが、人事部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。」

(担当者にかわる)

「◯◯大学の△△と申します。先日は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、検討の結果、御社よりいただきました内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

本来ならば直接お詫びに伺うべきところですが、お電話でのご連絡となり申し訳ございません。
貴重なお時間をいただきながら、御社には大変な迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございませんでした。
それでは、失礼いたします。」

こちらからは辞退理由を詳しく伝える必要はありませんが、詳細を聞かれることも想定して準備しておきましょう。

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辞退メールの例文

次に、メールで辞退を伝える場合の例文を紹介します。

【件名】
内定辞退のご連絡(◯◯大学 氏名)

【本文】
◯◯株式会社 人事部
△△様

お世話になっております、◯◯大学の△△(氏名)です。
この度は、内定の通知をいただきありがとうございました。
このような嬉しい通知をいただきながら誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

△△様にはお忙しいなか面接をしていただいたにも関わらず、このようなご連絡になってしまい誠に申し訳なく思っております。
本来であれば直接お伺いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となることを何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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署名
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メールでは冒頭で結論を伝える、全体的に簡潔にまとめる、内定を貰ったことやこれまでのコミュニケーションに感謝する点に配慮し、適宜改行や空白を使用して読みやすい文面を心がけましょう

内定を承諾したあとに辞退できる?

内定を承諾したあとに辞退できる?の画像
内定の辞退を考えている方の中には、すでに内定承諾書や入社誓約書などに合意し、企業に提出しているケースもあると思われます。
「一度承諾したから辞退できない」と考えるかもしれませんが、内定承諾書や入社誓約書には法的効力がないため、たとえ合意していたとしても辞退することが可能です。

これは、労働契約の解約は民法によって「雇用期間の定めのない労働契約は、労働者は2週間の予告期間を置けば特段の理由を必要とせずに労働契約を一方的に解約できる」と定められているため。
つまり法的には、入社2週間前までであれば合意に関わらず内定を辞退できます

しかし、会社側は採用を前提として動いているため、辞退の連絡は早めに伝えるのがマナー。
辞退を伝える際は誠意を持って、出来るだけ早く電話連絡をしましょう。

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