【新卒】内定辞退をメールで伝えても良い？マナーや状況別の例文6選を解説

内定を辞退したい旨をメールで伝えても良いのか悩む就活生もいるでしょう。内定を承諾する前や企業から連絡方法の指定が出ていない場合は、内定辞退の連絡はメールだけでも問題ありません。早期にマナーを守って対応すればトラブルを防げるでしょう。
この記事では、内定辞退をメールで伝えても失礼にならない理由や送るときのマナーを解説します。また、メールで伝える内容や状況別の例文も紹介しているので、ぜひご覧ください。

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内定辞退はメールでOK！失礼にならない理由を解説

内定を辞退したいけれど、「メールだけで済ませるのは失礼かな…」「直接怒られたらどうしよう」と不安になる方もいるでしょう。就活において内定辞退の連絡はメールだけで済ませても問題ありません。マナー違反にはならず、企業側にとってもメール連絡のほうが都合が良いケースもあります。

実際に、内定辞退の連絡をメールで送っている人はいます。キャリアチケットが25卒を対象に実施した調査「2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）」をもとに、内定辞退の連絡手段の割合をみてみましょう。

内定辞退の連絡手段として「電話（59.1％）」に続いて、「メール（57.7％）」もほぼ同等の高い割合を占めており、主要な連絡手段として定着しています。この結果からも、メールでの内定辞退は決して珍しいことではなく、一般的な選択肢であるといえるでしょう。

ここでは、なぜ内定辞退の連絡がメールだけでも失礼にならないのか、企業側の視点も交えた3つの合理的な理由を解説します。

参照元
キャリアチケット
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）

「言った・言わない」の記録が残るから

内定辞退をメールで行っても失礼にならない理由は、双方にとって確実な記録がテキストとして残るためです。口頭でのやり取りだけでは、あとから「辞退の意思を伝えた」「聞いていない」というトラブルに発展してしまうリスクがあります。メールであれば、送信日時や内容が客観的な証拠として保存されるため、重大なすれ違いを防ぐことが可能です。

内定辞退は、学生側にとっても企業側にとっても、採用活動における重要な契約の解約にあたります。そのため、確実な証拠を残してトラブルを回避することは、社会人としてのリスクマネジメントの一環であるともいえるでしょう。

担当者が都合の良い時間に確認できるから

メールでの連絡は、企業の採用担当者が自身の業務の合間に、都合の良いタイミングで内容を確認できるため、失礼にあたりません。採用担当者は日々、多くの就活生への対応や社内業務に追われています。突然の電話によって、相手の貴重な時間を拘束してしまう心配がないことも、メール連絡が推奨される理由の一つです。

また、文章であれば担当者も落ち着いて内容を確認し、社内の共有や手続きをスムーズに進められるでしょう。多忙な相手のスケジュールに配慮する意味でも、メールによる通知は親切な手段です。

選考中に主にメールで連絡していたから

基本の連絡手段がWeb上のメッセージやメールであったなら、メールで連絡を入れることがマナー違反になることはありません。これまでやり取りを重ねてきた連絡ツールを使用することは、企業側にとっても過去の履歴を追いやすく、スムーズに状況を把握することにつながります。

相手の仕事の手を止めず、都合の良いタイミングで確認してもらえる配慮にもなるため、むしろ好印象を与えるケースもあるでしょう。

内定辞退を伝えるときのマナーやタイミングなどを確認したい方は、「内定辞退はいつまでできる？伝える際のマナーやタイミング別の例文を紹介」の記事をチェックしてみてください。

法律上も書面（メール含む）での通知が認められている

法律的な観点からみても、内定辞退は書面やメールによる通知で認められています。「民法第六百二十七条」によると、当事者が雇用の期間を定めなかったときは、解約の申し入れ（内定辞退）から原則として2週間が経過することによって労働契約は終了するとされているためです。

具体的には、以下のようなルールが関係しています。

したがって、メールで内定辞退の意思をはっきりと示していれば、法的な問題が発生することは基本的にはありません。安心してマナーを守った文章を作成し、送信してください。

参照元
e-Gov法令検索
民法（明治二十九年法律第八十九号）

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内定辞退をメールではなく電話ですべき条件

内定辞退は基本的にメールで問題ありませんが、状況によっては電話で直接伝えるべきケースが存在します。相手に対する誠意を示し、余計なトラブルを避けるためには、企業の状況や関係性を考慮することが重要です。

ここでは、内定辞退をメールではなく電話ですべき条件を解説します。これらに該当するときは、メールだけで済ませずに必ず電話で担当者へ直接意思を伝えましょう。

すでに内定承諾書を提出してしまっているとき

内定承諾書を提出したあとの辞退は、メールではなく電話で直接謝罪する必要があります。承諾書が届いた時点で、企業はあなたが入社することを前提として、配属先の決定や備品の購入など具体的な受け入れ準備を進めており、直前の辞退は企業側に多大な影響を与えるためです。

準備が本格化している段階での辞退は、企業に多大な労力とコストの損失を与えてしまいます。そのため、メールだけで一方的に済ませるのではなく、電話で誠心誠意お詫びの気持ちを伝えることが、社会人としての最低限のマナーです。

内定の重みや意味を確認したい方は、「就活における内定とは？獲得から入社までの流れや採用との違いを解説」の記事をご覧ください。

入社日の直前（1ヶ月〜数日前）に辞退するとき

入社日が目前に迫っているタイミングでの辞退は、緊急性が高いため、即座につながる電話で連絡してください。入社直前になると、企業はすでに新入社員研修のスケジュールを確定させ、座席やパソコンの配置も完了しています。

もしメールだけで連絡してしまうと、担当者が他の業務に追われて気づくのが遅れ、入社日当日に発覚するという最悪の事態になりかねません。企業の混乱を最小限に抑えるためにも、まずは電話で一刻も早く状況を伝えましょう。

紹介やインターンで人事と深い関係性があるとき

大学の教授やOB・OGからの紹介、あるいは長期インターンなどを通じて人事担当者と深い信頼関係が構築されている場合は、電話で内定辞退の連絡を伝えるのが適切です。関係性が深い相手に対してメール1通で辞退を済ませてしまうと、不義理な印象を与えてしまい、紹介者や大学の評判を傷つけるリスクがあります。

これまでお世話になったことへの感謝を直接伝えないまま辞退すると、将来ビジネスの場で再会した際にも気まずい思いをすることになるでしょう。今後の良好なつながりを維持するためにも、自分の声で直接お礼と辞退の意思を伝えることをおすすめします。

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内定辞退をメールで伝えるときの5つのマナー

内定辞退の連絡をメールで済ませる際には、社会人としての基本的なマナーを意識することが大切です。顔が見えない文章でのやり取りだからこそ、丁寧な姿勢を示さなければ企業側に不誠実な印象を与えてしまいかねません。

マナーを守ったメールを送ることで、これまで選考に時間を割いてくれた企業へ敬意を示し、円満に辞退手続きを進められるでしょう。以下で、内定辞退をメールで伝えるときのマナーを5つ解説します。

1.件名だけで用件と氏名がひと目で分かるようにする

メールの件名は、開封せずとも「誰が」「何の用件で」連絡したのかを把握できる内容にするのが鉄則です。担当者は多くの就活生とやり取りをしているため、件名が不明瞭だと見落とされたり、確認が後回しにされたりする恐れがあります。

このように、具体的な用件と大学名・氏名をセットで記載しましょう。これにより、担当者はメールを開く前に優先順位を判断できるようになり、結果として自分へのレスポンスも早まるなど、お互いにとってスムーズなコミュニケーションにつながります。

2.採用選考に対する感謝とお詫びをセットで伝える

内定辞退のメールでは、内定をもらったことへの感謝と、それを辞退することへの真摯なお詫びを同時に伝えることが不可欠です。企業はあなたを採用するために、多くの時間やコストを費やして選考を行ってきました。その背景を汲み取り、誠意をもった文章を作成する必要があります。

形式的な感謝やお詫びの言葉だけになってしまうと、一方的で冷たい印象を与えてしまいがちです。これまでの選考で具体的なエピソードやお世話になったことへの謝意を述べたうえで、期待に応えられない申し訳なさを自分の言葉で実感を込めて伝えましょう。

このように丁寧な姿勢を示すことで、辞退の意向を不快感なく受け止めてもらいやすくなります。今後のビジネスシーンのどこかで、その企業と再びつながる可能性も考慮し、礼儀を尽くした文面を心掛けてください。

3.内定辞退の理由は簡潔に伝える

内定辞退のメールでは、理由を長々と書かずにシンプルに伝えましょう。詳細に説明し過ぎると、かえって本心が伝わりにくくなったり、引き止めに遭ったりするリスクがあります。

反対に、全く理由が書かれていないと、企業から「確認のため」と折り返しの連絡が入る可能性も。「検討の結果、他社への入社を決意したため」のように、差し支えない範囲でひと言添えるのがスマートです。

辞退理由や伝え方については、「内定辞退の理由はどう伝える？基本マナーと電話・メールで使える例文を解説」の記事で解説しているので参考にしてください。

4.決断したらできるだけ早く連絡する

内定を辞退する決意が固まったら、1日でも早く企業へ連絡を入れるようにしてください。企業は内定者の辞退を見越して、追加の採用活動を行うかどうかの判断を迫られているからです。

連絡が遅れれば遅れるほど、言い出しづらくなるだけでなく、企業が次の採用計画を立てるための貴重な時間を奪うことになってしまいます。内定辞退の連絡は気が重いタスクですが、早めの行動こそが最大の誠意だと捉えましょう。

一般的には、辞退を決意した当日、遅くとも翌営業日までにはメールを送信するのがおすすめです。迅速なアクションを心掛けることで、自分自身の心理的負担も、企業側の実務的な負担も最小限に抑えられます。

5.企業の営業時間内に届くよう配慮する

企業の営業時間内に合わせてメールを送るのも、社会人として守るべきマナーです。深夜や早朝、あるいは休日にメールを送ると、担当者のスマートフォンに通知がいってしまい、プライベートな時間を邪魔してしまう恐れがあります。また、「生活リズムが乱れているのではないか」といった不必要な懸念を抱かれる原因にもなりかねません。

できるだけ企業が稼働している平日の午前9時～午後6時の間に送信できるように送信のタイミングを調整してください。もし夜間に文章を作成した場合は、翌朝の始業時間に合わせて送信予約機能などを活用するのがおすすめです。

時間帯への細かな配慮を行うだけで、ビジネスパーソンとしての基本的なマナーが身についている印象を与えられます。相手の立場に立ったタイムリーな連絡を意識しましょう。

就活におけるメールのマナーは、「就活メール例文14選！マナーや書き方・返信のポイントを紹介」の記事で解説しているので参考にしてみてください。

電話がつながらずメールを送る場合はその旨を伝えよう

電話がつながらずメールを送る場合は、その旨を伝えるのが望ましいでしょう。本来、内定辞退は電話で伝えるのが丁寧ですが、担当者が不在でつながらないケースも珍しくありません。

いきなりメールを送りつけるのではなく、「お電話差し上げましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼いたします」といったひと言を添えることで、こちらの誠意が伝わりやすくなります。連絡が遅れることを防ぐために、電話が通じないときは速やかにメールへ切り替える判断も大切でしょう。

就活全体のマナーを確認したい方は、「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事をチェックしてみてください。

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内定辞退をメールで伝えるときの構成と書き方

内定辞退のメールを送るときは、基本的な構成で作成することを心掛けましょう。内容が相手に伝わりやすくなるほか、基本のビジネスマナーが身についている印象を与えられます。

ここでは、内定辞退を伝えるメールの構成と書き方についてまとめたので、作成するときの参考にしてみてください。

1.件名

メールの件名では、内定辞退の連絡である旨を分かりやすく伝えましょう。以下のような構成を基本として覚えておくと、作成時間を短縮できます。

担当者が管理しやすいよう、「！」や「ご確認のお願い」などは省き、シンプルに事実のみを記載するのがマナーです。

なお、企業からの内定通知メールに返信する形で辞退を伝える場合は、件名を変えずに「Re:」を残したまま送りましょう。そのほうが、担当者も過去のやり取りを遡りやすくなり、管理の手間が省けるためです。

メールの件名を考えるコツについては、「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」の記事で紹介しています。分かりやすい件名をつけるために、ぜひ参考にしてください。

2.宛名

本文の冒頭には、必ず正式な宛名を記載してください。会社名・部署名・役職・氏名を省略せずに正しい順序で記載するのがビジネスマナーです。

たとえば、株式会社を「（株）」と略すのは避け、求人票や名刺に記載されている通りの正確な名称を使用しましょう。担当者の氏名が分からない場合は、「△△（部署名）御中」や「採用担当者様」と記載すれば失礼にはあたりません。正確な宛名を記すことで、メールの信頼性が高まり、スムーズに担当者へつながります。

メールでの宛名については、「メールで『御中』は使う？事務局や係宛てのときは？正しい書き方を解説」の記事で解説しているので参考にしてみてください。

3.内定のお礼

メールの本文は、内定をいただいたことに対する感謝から書き始めましょう。企業側は、多くの時間とコストを費やして採用活動を行っています。その思いに応えるためにも、「この度は内定をいただき、誠にありがとうございます」のように、感謝の気持ちをストレートに伝えましょう。

4.内定辞退の旨と理由

次に、内定を辞退する旨と理由を伝えます。まずは、「大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」と、結論を端的に述べるのがポイントです。

内定辞退の理由は、先述したように細かく伝える必要はありません。具体的には、「一身上の都合」のほかにも、下のような伝え方があります。

納得感のある理由を簡潔に添えれば十分です。「検討を重ねた末の決断である」という真摯な姿勢が伝われば、企業側も意思を尊重してくれるでしょう。

5.内定辞退とメール連絡のお詫び

内定辞退は悪いことではありませんが、企業側の期待に沿えなかったことに対し、お詫びの気持ちを伝えましょう。採用担当者は、学生の人間性や可能性を評価し、入社後の活躍を願って内定を出しています。

具体的には、以下のように伝えるのが望ましいでしょう。

どのような理由であれ、その期待を断る以上、敬意を払って対応するのが社会人としてのマナーです。

6.結びの言葉

本文の最後は、お礼や結びの言葉を伝えて文章を締めてください。選考の機会をいただいたことや、これまで採用担当者にお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

具体的には、以下のような感謝の言葉を添えるのがおすすめです。

そのあとの締めくくりには、企業の発展を祈る言葉を入れます。「末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」のように締めるのが一般的です。

7.署名

メールの最末尾には、差出人が誰であるかを明確にするための署名を記載しましょう。ビジネスメールにおいて署名は名刺代わりとなる重要な項目です。

以下の情報を過不足なく記載するようにしてください。

署名があることで、万が一担当者が急ぎで連絡を取りたいと思った際にも、連絡先を調べる手間が省けます。最後まで相手の手間を考えた配慮を忘れないようにしましょう。

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【状況別】内定辞退をメールのみで伝える際の例文6選

内定辞退の連絡は、状況に応じた正しいテンプレートを活用することで、企業側に失礼のないよう、円満に辞退手続きを進められます。

ここでは、内定辞退をメールで伝える場合の例文を状況別に紹介するので、自分に合ったものを参考に作成してみてください。

1.他社からの内定を承諾する場合

内定辞退のメールの一般的な例文です。感謝を伝えつつ、他社への入社を決めた旨を簡潔に伝えます。

2.学業専念や進路変更を理由にする場合

進路変更は個人的な人生の選択であるため、企業側も納得しやすい理由の一つです。大学4年生が大学院進学や資格試験への挑戦など、就職そのものを辞める場合は、その決断を明確に伝えましょう。

3.家庭の事情や体調不良が理由の場合

やむを得ない事情がある場合は、詳細を伏せつつ誠実に内定辞退の意思を伝えましょう。

4.内定通知メールに返信する場合

内定通知メールに返信する場合は、件名を変更せず「Re:」を残した状態で送ると、担当者が内容を把握しやすくなります。

5.電話がつながらなかった場合

電話で伝えるべき状況で、担当者が不在だった際は、まずメールで内定辞退を伝えましょう。メール送信後に、改めて電話でも連絡するとより丁寧な印象を与えられます。

6.内定承諾後に辞退したい場合

承諾後の辞退は、原則として電話で伝えましょう。以下は、「電話がつながらない際の第一報」としてメールを送るときの例文です。

内定辞退を伝えるときの例文は、「新卒の内定辞退の伝え方！電話・メールで連絡する際のマナーや例文を紹介！」の記事でも解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

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内定辞退のメールを送信したあとの対処法

内定辞退のメールを送信したあとは、基本的には企業の返信を待つことになります。しかし、音沙汰がない場合や、直接電話がかかってきた場合には冷静な対応が求められるでしょう。

ここでは、内定辞退のメールを送信したあとの対処法を解説するので、予期せぬリアクションに慌てないよう、あらかじめ対処法を整理しておいてください。

企業側から返信がこないときは再度連絡する

メールを送信してから2〜3営業日が経過しても返信がない場合は、念のため再度連絡を入れて確認するのが確実です。採用担当者がメールを見落としている可能性や、システムトラブルで届いていないケースが考えられます。

再連絡の際は、前回のメールが届いているかを確認する形で、丁寧な文章を心掛けましょう。もし回答期限が迫っているなどの緊急性が高い状況であれば、再度メールで連絡するよりも電話で直接「先日お送りしたメールの件で、念のためお電話いたしました」と伝えるほうが良いでしょう。

電話がかかってきたら誠意ある対応をする

メールを送った直後や後日に、担当者から電話がかかってくることがありますが、無視をせずに誠実に対応しましょう。企業側は辞退の理由を詳しく確認したいと考えていたり、単に受理したことを直接伝えたかったりする場合があります。

電話口では、改めて内定をいただいたことへの感謝と、辞退することへのお詫びを自分の言葉で伝えましょう。メールで伝えた内容と矛盾がないように注意しつつ、丁寧な口調を維持することが円満な辞退につながるポイントです。

入社予定の具体的な企業名を聞かれた場合

電話などで「どこの企業に行くのですか？」と具体的な社名を聞かれたとしても、答える義務はありません。他社の社名を伝えてしまうと、そこから比較による引き止めが始まったり、思わぬトラブルにつながったりするリスクがあるからです。

社名を伏せたい場合は、「大変申し訳ございませんが、具体的な社名の回答は差し控えさせていただきます」のような表現を使って角を立てずに断りましょう。

他社の選考状況について聞かれても、嘘をつく必要はありません。「選考状況の詳細は控えさせていただいております」や「他社様との兼ね合いもございますので」といった形でも、決して失礼にはあたらないので丁寧にお断りすれば問題ありません。

強い引き止めにあった場合

万が一、執拗な引き止めや高圧的な態度をとられたとしても、自分の意思を強くもつことが大切です。一度内定辞退の意思を固めたのであれば、曖昧な返答をして期待をもたせるのは、かえって相手企業に対しても失礼な行為となります。

「熟考した末に出した結論ですので、変わりありません」とはっきり伝え、感謝の意を示しつつ会話を切り上げてください。あまりにしつこい場合や、脅しのような言動がある場合は、大学のキャリアセンターなどに相談することも一つの手段です。毅然とした態度で最後まで誠意を尽くし、辞退の決意を貫きましょう。

過度な引き止めにあったときの対処法は、「内定辞退の引き止めがしつこい！上手に対処するためのポイント」の記事で解説しているので参考にしてみてください。

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内定辞退のメールを送るときの注意点

内定辞退のメールを送る際には、社会人としてのマナーを守り、企業に対して失礼のないよう細心の注意を払う必要があります。なぜなら、辞退の仕方が悪いと企業の採用担当者に多大な迷惑をかけ、あなた自身の信頼を損ねるリスクがあるからです。

内定を辞退すること自体は悪いことではありませんが、伝え方を間違えるとトラブルに発展しかねません。ここでは、内定辞退のメールを送るときの注意点を解説します。企業のこれまでの対応に感謝しつつ、円満に辞退するために、送信前にチェックしておきましょう。

辞退の理由を詳しく書き過ぎない

内定辞退のメールでは、辞退に至った理由を長々と詳しく書き過ぎないようにしてください。あまりに具体的な理由を正直に書き過ぎると、企業側の条件や環境を否定しているような印象を与えてしまい、担当者を不快にさせる恐れがあるためです。

基本的には「検討を重ねた結果、大変心苦しいのですが、内定を辞退させていただきたく存じます」といった表現で問題ありません。たとえば他社への入社を決めた場合でも、「他社から内定をいただいたため」とストレートに書くのではなく、以下のように言い換えるのがマナーです。

このように、自身のキャリアの選択としての結論をシンプルに伝えることで、角を立てずに辞退の意思を伝えられるでしょう。

無断で辞退する「サイレント辞退」は避ける

企業からの連絡を無視したり、何も連絡をせずに辞退を決め込んだりする「サイレント辞退」は避けてください。サイレント辞退をすると、企業はあなたが入社するのかどうか判断できず、採用活動の計画が狂ってしまうからです。

採用担当者は、あなたのために多くの時間やコストを割いて選考を行ってきました。無断辞退はそれらの努力を踏みにじる行為であり、社会人としてのモラルを疑われてしまいます。

世間は意外と狭いもので、将来的にその企業とビジネスパートナーとして関わる可能性もゼロではありません。どこでどのようなつながりがあるか分からないからこそ、気まずいからといって逃げ出さず、メールや電話で誠意をもって辞退の意思を伝えましょう。

宛名や敬称の間違いがないか送信前に再確認する

メールを送信する前には、企業の宛名や担当者の敬称に間違いがないか、必ず読み返して再確認してください。間違った名前や古い役職で送ってしまうと、「第一志望ではなかったから適当に対応しているのではないか」と、企業側に不誠実な印象を与えてしまうからです。

特に複数の企業から内定をもらっている大学4年生は、他社の担当者名と混ざってしまったり、漢字を誤変換してしまったりするミスが起きやすくなります。以下の項目は、送信ボタンを押す前に必ず一文字ずつチェックしてください。

ビジネスマナーにおいて、相手の氏名を間違えることは大変失礼にあたります。些細なミスでこれまでの好印象を台無しにしないよう、細心の注意を払いましょう。

送信後1日経っても返信がない場合は電話を入れる

内定辞退のメールを送信してから1営業日以上経っても企業側から返信がない場合は、念のため電話を入れて状況を確認しましょう。メールが迷惑メールフォルダに振り分けられてしまっていたり、担当者が多忙でメールを見落としていたりする可能性があるためです。

企業側が辞退の連絡を確認できていないと、入社手続きの準備がそのまま進んでしまい、結果的にさらなる迷惑をかけることになります。メールを送って安心するのではなく、相手に届いて承諾されるまでが内定辞退の手続きだと考えてください。

電話をかける際は、以下のように伝えるとスムーズです。

メールと電話を適切に組み合わせることで、確実かつ円満に内定辞退の手続きを完了させられるでしょう。

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内定辞退をメールで伝えたい方へ

内定辞退の際は、「どうやってメールで伝えたら失礼にならない？」と不安な人もいるでしょう。内定を辞退するときは、ビジネスマナーを押さえたメールで、誠意や感謝を伝えることが大切です。

もし、「内定をもらったけど納得しきれない」「もう一度就活をやり直したい」という理由で辞退するなら、キャリアチケット就職エージェントへご相談ください。

キャリアチケット就職エージェントでは、就活のプロが一人ひとりの状況に合わせたサポートを行っており、本当に自分に合った企業との出会いを後押ししています。

当サービス経由で応募した企業であれば、キャリアアドバイザーが連絡を代行するため、精神的な負担を減らして選考対策に集中できるでしょう。内定獲得後も納得のいく決断ができるよう手厚いフォロー体制を整えているので、ぜひお気軽にご相談ください。

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内定辞退のメールに関するQ＆A

ここでは、内定辞退のメールを送る際に多くの就活生が抱く疑問について、Q＆A形式で解説するので、ぜひご覧ください。

内定辞退のメールはいつまでにすべき？

内定辞退はメールと電話どっちで伝えたほうが良い？

内定辞退メールの返信に学生側は再返信すべき？

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