内定辞退の電話連絡方法は?時間帯はいつがベスト?出ない場合の対処法も

このページのまとめ

  • 内定辞退する場合は、電話連絡が基本
  • メールは返信の遅れや送信ミスなどが考えられるため、電話連絡での辞退が無難
  • 電話に出なかった場合は、一度メールで内定辞退の連絡を入れる
  • 内定辞退の意志が固まったら、早急に連絡するのがマナー
  • 電話をかける際は始業やお昼、就業時刻を避けるのがベター

内定辞退の連絡に頭を悩ませている人もいるのではないでしょうか。もらった内定を辞退したい場合、なるべく早めに電話で連絡するのが無難です。辞退を伝える際は、誠実で丁寧な対応を心掛けましょう。このコラムでは、電話連絡の際のマナーや例文、出なかった場合の対処法についてご紹介しています。内定辞退を考えている方は、失礼のない伝え方を心得て、円満に辞退しましょう。

 

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内定辞退の連絡は電話が基本

内定を辞退する際の方法は、電話連絡が基本です。下記で、電話連絡がベストな理由や出ない場合の対処法を見ていきましょう。

電話連絡がベストな理由は?

内定辞退の連絡は電話がベストだとされる理由は、主に以下のようなことが考えられます。

・メールや手紙では相手に届いているのかわからない
・一番早く連絡できる
・企業側の思いを直接聞くことができる
・きちんと自分の言葉で謝罪ができる
・電話だと誠意が伝わりやすい

電話での内定辞退は相手企業に対する礼儀であり、誠意を伝える姿勢を電話を通して見せることができるでしょう。円満に辞退したいならば、電話での連絡をおすすめします。

電話に出ない場合は一度メールで連絡入れる

担当者が不在の場合には、一旦メールで連絡を入れると良いでしょう。メールのみで辞退の連絡をするケースでは、返信の有無が分かれる結果になることもあるようです。返信が来ないといつまでも気持ちをシフトできないため、早く相手に伝えることができ、直接やり取りができる電話連絡が適しているといえるでしょう。

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電話をかける時間帯はいつがベスト?

内定辞退の電話連絡は、10時~12時または14時~17時頃がベストだといわれています。

内定辞退を決めた場合、できるだけ早めに連絡をするのがビジネスマナーの基本。電話連絡をする場合は、時間帯に注意が必要です。企業の始業時刻は9時ごろが一般的。お昼休憩は12時~14時の間が多い傾向にあります。始業時は朝礼や前日の確認などで慌ただしく、就業間際も同様に引き継ぎや片付けなどで忙しいことが多いものです。お昼の時間帯も避けた方が良いと考えると、これらの時間帯以外で連絡するのがベターといえます。適しているのは、10時~12時、14時~17時ごろです。できるだけ業務時間内に連絡することを意識しておくと良いでしょう。もし担当者が不在の場合には、戻りの時間を確認し、再度自分から連絡を入れる旨を伝えます。

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内定辞退する際の4つのマナー

内定辞退をする際は、「辞退連絡を入れる」「なるべく早く連絡する」「相手の都合に配慮して連絡する」「誠意ある対応を心がける」といったマナーを守りましょう。

1.内定辞退の連絡を入れる

内定を辞退する旨の連絡は、入れるようにしましょう。連絡せずに無断で辞退した場合、企業側が被害を被ってしまう恐れもあります。場合によっては、損害賠償請求のトラブルに発展してしまう可能性もゼロではないでしょう。また、無断で辞退した企業と入社した企業が取引先になることも考えられます。あらゆるリスクを生まないためにも、内定辞退の連絡を行いましょう。

2.なるべく早く連絡する

お伝えしているとおり、内定辞退をする際は、相手先の企業に迷惑をかけないように、なるべく早めに連絡するのがマナーです。「辞退の旨を伝えるのは気まずい…」と感じる人は多いようですが、時間を置けば置くほど連絡しづらくなり、入社準備を進めている企業側に迷惑がかかってしまいます。そのため、内定辞退を決めたら、すぐに連絡を入れるようにしましょう。

3.相手の都合に配慮した時間に電話する

内定辞退の旨を連絡する際は、相手企業や担当者の都合に配慮した時間帯を選びましょう。
「電話をかける時間帯はいつがベスト?」でお伝えしているとおり、10時~12時または14時~17時頃がベストです。それでも業界や企業によって都合のつきやすい時間を異なるので、あらかじめよく調べておきましょう。仮にメールで辞退連絡する場合でも、採用担当者がすぐに確認できるよう、営業時間内に連絡するのが無難です。もし遅い時間に送ることになってしまった場合、「夜分遅くに失礼します」と一言添えるのがマナーでしょう。

4.誠意ある対応を心がける

電話で辞退の連絡をする際は、相手への誠意を示すことが大切。企業側は採用のため、多くの時間やコストをかけています。そのため内定辞退する際は、企業側に迷惑をかけてしまうという認識を忘れず、誠意を持って感謝とお詫びの旨を伝えることが大切。辞退の旨を伝える際は、ごまかしたり曖昧にしたりせず、はっきりとした口調で丁寧に事実を話すことを心掛けましょう。

 

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内定辞退を電話で伝える際の注意点

内定辞退を電話で伝える際は、下記の注意点を意識しましょう。

・静かな場所で電話をする
・丁寧に謝罪する
・はっきりと話す
・理由を聞かれたらきちんと伝える(内定を決めた企業の社名は伏せておくのが無難)
・理由を聞かれない場合は伝える必要はない
・終話の際は、相手が電話を切る音を確認してから電話を終える

内定をもらった人の中には、入社承諾書や内定承諾書を提出している場合も。承諾書を出していることで「内定辞退できないかも…」と悩んでしまうことも多いようです。しかし、これらの承諾書を提出しているからといって内定を辞退できないわけではありません。

民法627条では、「入社の2週間前までであれば労働契約を解除できる」という内容が提示されています。そのため、書面上で契約を交わしていたとしても、基本的には内定を辞退することは可能です。ただし、辞退の連絡が遅くなればなるほど、相手に多大な迷惑をかけてしまうことになります。辞退する意思が固まった時点で早急に対応するようにしましょう。

参照元
e-Gov 
e-Gov 民法627条

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内定辞退を電話で伝える方法と例文

ここでは、内定辞退を電話で伝える際のステップと例文をご紹介します。

まずは名前を名乗り、担当者へ繋いでもらう

最初に、自身の名前を名乗り、採用担当者に繋げてもらいます。その際は、以下のように話始めると良いでしょう。
例1)
「お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の△△(氏名)と申します。お忙しいところ恐縮なのですが、人事部新卒採用担当課の◇◇様はいらっしゃいますでしょうか?」
例2)
「お世話になっております。私、先日面接をしていただきました◯◯大学の△△と申します。お忙しいところ恐縮なのですが、採用担当の◇◇様にお取り次ぎいただけますでしょうか?」

内定のお礼と辞退への謝罪を述べる

担当者に変わったあとは、いよいよ本題です。まず先に、担当者の都合を確認しましょう。

「私、◯◯大学◯◯学部の△△と申します。お忙しいところ恐れ入りますが、ただいまお時間よろしいでしょうか?」

時間をつくってもらえたら、先に内定のお礼を述べ、辞退に対する謝罪の気持ちを下記のように伝えます。
例1)
「先日は内定のご連絡をいただきまして、ありがとうございました。たいへん身勝手なお話で申し訳ないのですが、この度、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。」
例2)
「先日は内定の通知をいただき、心より感謝しております。せっかく内定をいただき、誠に勝手なお願いでたいへん申し訳ございませんが、本日は、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。」

辞退の理由を聞かれた場合

場合によっては内定辞退の理由を尋ねられることがあります。理由を質問された際には、正直に答えるのがベターです。下記のように、はっきりと理由を述べましょう。
例1)
「御社のほかに平行して応募していた企業からも内定をいただきました。自分のキャリアビジョンをふまえ、慎重に検討した結果、その企業とのご縁を感じまして、このような決断に至った次第です。」
例2)
「御社と平行して選考が進んでいた企業があり、そちらからも内定をいただいたのが理由です。最後までたいへん悩みましたが、自分の将来を考え、◯◯業界でキャリアを磨きたいとの思いが強くなり、こような決断に至りました。」

理由を伝えたあとはお詫びの一言を

理由を簡潔に述べたあとは、電話連絡となったことへのお詫びと、貴重な時間を割いていただいたことへの感謝を一言伝えましょう。
例1)
「本来ならば直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎ、お電話でのご連絡となり申し訳ございません。お忙しい中、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。」
例2)
「選考や面接の貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような内容になってしまい、申し訳ございません。たいへんご迷惑をおかけいたしました。」

電話を終えるときまで丁寧に

最後は「それでは、失礼いたします。」と丁寧に電話を終えます。終話の際には、相手が電話を切ったことを確認したあとに自身の電話を切る、という基本のマナーを忘れずに。

電話連絡を終えたあと、より丁寧に対応する場合は、改めてメールもしくは手紙を送ります。場合によっては、電話で内定辞退を伝えたあと、直接謝罪に来るように、といった態度を示されることもあるでしょう。その際には、素直に応じるのが無難です。謝罪の気持ちが相手に伝わる方法で対応すると円満に辞退できるでしょう。

メールで内定辞退をする際の例文

先に述べたとおり、内定辞退の電話をかけた際に担当者が出なかった場合、一度メールで辞退の旨を伝えましょう。その際は「先程お電話をかけさせていただきましたが、ご多用のようでしたので、恐縮ながらメールにて失礼します」と、事前に電話で連絡をしていた旨を伝えてください。下記の、メールで内定辞退を伝える際の例文を参考に、相手に配慮した文章を考えてみましょう。

件名:内定辞退のご連絡
本文:
☓☓株式会社 人事部
◇◇様

お世話になっております。貴社から内定のご連絡をいただきました、◯◯大学の△△です。
先ほどお電話させていただいたのですが、ご多用のようでしたので、恐縮ながらメールにて失礼いたします。

この度は、内定をいただきありがとうございます。
非常に喜ばしいお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、検討を重ねた結果、内定辞退をさせていただきたくご連絡いたしました。

履歴書にお目通しをいただいたり、日程調整のうえ面接を実施してくださったりと、貴重なお時間を割いてくださったのにも関わらずこのようなご連絡になりましたこと、大変心苦しく感じております。

本来であれば貴社に直接お伺いしお詫びするべきところ、メールでのご連絡となること何卒ご容赦いただけたらと思います。

面接を担当してくだっさった◇◇様をはじめ、採用に関わる貴社の皆さまには大変感謝しております。

最後となりますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

署名

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辞退連絡は怖い…それでもマナーを守るのが社会人の基本

内定を辞退する連絡を入れるのは、誰しも緊張するものです。いくら電話がかけづらくても、自分の決断を伝える必要があります。辞退の連絡を入れずにスルーしてしまうのは、社会人としてのマナーに反する行為になりかねません。社会に出る自覚をしっかりと持ち、誠意ある対応を行いましょう。
 

 

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本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間1位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。

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