内定辞退の連絡をするなら電話がベスト(例文あり)

このページのまとめ

  • 内定を辞退する場合は、電話連絡が基本
  • メールでの連絡は返信の遅れや送信ミスなどが考えられるため、電話連絡が無難
  • 辞退の意志が固まったら、早急に連絡するのがマナー
  • 電話をかけるタイミングは、始業、お昼、就業時刻を避けるのがベター
  • 電話口では例文のように、はっきりと丁寧に、正直に伝えることが大切

就活中にはさまざまな問題に直面します。
「せっかくもらった内定だけど辞退したい…」というケースもあるでしょう。
連絡方法は電話がいいのか、それともメールが良いのか…。失礼のないよう辞退方法するにはいったいどうすれば良いのでしょうか。

今回は、内定辞退の際のベストな対応方法についてご紹介します。

内定辞退の連絡は電話が基本

内定を辞退する際の方法は、電話連絡が基本です。相手に対する礼儀であり、誠意を伝える姿勢を電話を通して見せることができます
担当者が不在の場合には、一旦メールで連絡を入れると良いでしょう。
メールのみで辞退の連絡をするケースでは、返信の有無が分かれる結果になることもあるようです。返信が来ないといつまでも気持ちをシフトできないため、早く相手に伝えることができ、直接やり取りができる電話連絡が適しているといえるでしょう。

電話連絡がベストな理由とは

内定辞退の連絡は電話がベストだとされる理由は何でしょうか。
その理由には以下のようなことが考えられます。

・メールや手紙では相手に届いているのかわからない
・一番早く連絡できる
・企業側の思いを直接聞くことができる
・きちんと自分の言葉で謝罪ができる
・電話だと誠意が伝わりやすい

内定辞退の連絡は、相手に迷惑をかけないように早めに行うのがマナーです。
中には、電話でもメールでもなく、直接会って辞退を告げるといったケースも。
誠意を示すためにも、しっかりと自分の言葉で気持ちを伝えることが何よりも大切だといえます。

電話をかけるタイミングはいつ?

内定辞退を決めた場合、できるだけ早めに連絡をするのがビジネスマナーの基本です。
電話連絡をする場合は、時間帯に注意しましょう。

企業の始業時刻は9時頃が一般的です。お昼休憩は12時~14時の間が多い傾向にあります。
始業時は朝礼や前日の確認などで慌ただしく、就業間際も同様に引き継ぎや片付けなどで忙しいことが多いものです。お昼の時間帯も避けた方が良いと考えると、これらの時間帯以外で連絡するのがベターといえます。
適しているのは、10時~12時、14時~17時頃です。できるだけ業務時間内に連絡することを意識しておくとよいでしょう。
もし担当者が不在の場合には、戻りの時間を確認し、再度自分から連絡を入れる旨を伝えます。

▼関連記事
電話する時間に注意!内定辞退の方法とマナーまとめ

内定辞退を伝えるポイント

電話で内定辞退の連絡を入れるときに気をつけておきたいことを見ていきましょう。

・辞退を決めたら、早めに連絡を入れる
・静かな場所で電話をする
丁寧に謝罪する
はっきりと話す
・理由を聞かれたら、きちんと伝える(ただ、内定を決めた企業の社名は伏せておくのが無難)
・理由を聞かれない場合は伝える必要はない
・終話の際は、相手が電話を切る音を確認してから電話を終える

内定をもらった人の中には、入社承諾書や内定承諾書を提出しているケースも。承諾書を出していることで「内定辞退できないかも…」と悩んでしまうことも多いようです。
しかし、これらの承諾書を提出しているからといって内定を辞退できないわけではありません。
法律では、入社の2週間前までであれば労働契約を解除できる、といった内容が提示されています。そのため、書面上で契約を交わしていたとしても辞退することは可能です。
ただし、辞退の連絡が遅くなればなるほど、相手に多大な迷惑をかけてしまうことになります。辞退する意志が固まった時点で早急に対応するようにしましょう。

事項では、内定辞退を電話で伝える際の例文をいくつかご紹介します。

電話で伝える際の例文

電話で辞退の連絡をする際は誠意を示すことが大切です。
はっきりとした口調で丁寧に話すことを心がけるとよいでしょう。

まずは名前を名乗り、担当者へ繋いでもらう

最初に、自身の名前を名乗り、採用担当者に繋げてもらいます。
その際は以下のように話始めるとよいでしょう。

例1)

「お世話になっております。
○○大学○○学部の△△と申します。
お忙しいところ恐縮なのですが、人事部新卒採用担当課の□□様はいらっしゃいますでしょうか?」

例2)

「お世話になっております。
私、先日面接をしていただきました○○大学の△△と申します。
お忙しいところ恐縮なのですが、採用担当の□□様にお取り次ぎいただけますでしょうか?」

内定のお礼と辞退への謝罪を述べる

担当者に変わったあとは、いよいよ本題です。
先に、担当者の都合を確認しましょう。

「私、○○大学○○学部の△△と申します。
お忙しいところ恐れ入りますが、ただいまお時間よろしいでしょうか?」

時間をつくってもらえたら、先に内定のお礼を述べ、辞退に対する謝罪の気持ちを下記のように伝えます。

例1)

「先日は内定のご連絡をいただきまして、ありがとうございました。
たいへん身勝手なお話で申し訳ないのですが、今回、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。」

例2)

「先日は内定の通知をいただき、心より感謝しております。
せっかく内定をいただき、誠に勝手なお願いでたいへん申し訳ございませんが、本日は、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。」

辞退の理由を聞かれた場合

担当者によっては、「差し支えなければ…」といった具合に、辞退する理由を尋ねてくる場合もあります。
理由を質問された際には、正直に答えるのがベターです。
下記のように、はっきりと理由を述べましょう。

例1)

「御社の他に平行して応募していた企業からも内定をいただきまして、自分の方向性を慎重に検討した結果、その企業とのご縁を感じまして、このような決断に至った次第です。」

例2)

「御社と平行して選考が進んでいた企業があり、この度そちらの企業からも内定をいただいたのが理由です。
最後までたいへん悩みましたが、自分の将来を考え、○○業界でキャリアを磨きたいとの思いが強くなり、こような決断に至りました。」

理由を伝えたあとはお詫びの一言を

理由を簡潔に述べたあとは、電話連絡となったことへのお詫びと、貴重な時間を割いていただいたことへの感謝を一言伝えましょう。

例1)

「本来ならば直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎ、お電話でのご連絡となり申し訳ございません。
お忙しい中、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。」

例2)

「選考や面接の貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような内容になってしまい、申し訳ございません。
たいへんご迷惑をおかけいたしました。」

最後は「それでは、失礼いたします。」と丁寧に電話を終えます。
終話の際には、相手が電話を切ったことを確認したあとに自身の電話を切る、という基本のマナーを忘れずに。


内定を辞退する連絡を入れるのは、誰しも緊張するものです。
いくら電話がかけづらくても、自分の決断を伝える必要があります。辞退の連絡を入れずにスルーしてしまうのは、マナーに反する行為になりかねません。
社会人になる自覚をしっかりと持ち、誠意ある対応を行いましょう。

電話連絡を終えたあと、より丁寧に対応する場合は、改めてメールもしくは手紙を送ります。
場合によっては、電話で内定辞退を伝えたあと、直接謝罪に来るように、といった態度を示されることもあるでしょう。その際には、素直に応じるのが無難です。
謝罪の気持ちが相手に伝わる方法で対応すると円満に辞退することができるでしょう。



数社から内定をもらう人もいれば、なかなか内定が出ない…と悩む人も多いでしょう。内定がもらえない現状を打開するためには、内定獲得の方法をマスターすることが鍵です。
当キャリアチケットでは、内定獲得のための対策も行っています。大事なポイントをマスターして、短期間で内定を獲得できることも。
アドバイザーとのカウンセリングを通して、自分に合った企業を見極め、後悔のない就職を叶えませんか?
就活に関するサポート、悩み相談は、ぜひキャリアチケットをご活用ください。

キャリアチケットについて

キャリアチケットは、就活生の最高のキャリアスタートを支援するサービスです。

カウンセリングで相談してみる

20社内定した学生の就活ノートがもらえる!