このページのまとめ
- 内定辞退の連絡はできるだけ早く電話で行い、その後すぐ辞退届を送付する
- 内定辞退届は必ず白便箋に手書きかつ縦書きで、書き損じたら修正せず書き直す
- 頭語や結語、時候の挨拶や縦書きのスペースの空け方などのルールを守ろう
- 便箋を三つ折にして長型封筒に入れ、料金不足を防ぐために郵便局から送付する
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内定を辞退するときは電話・メールだけで済ませる人もいますが、「内定辞退届」を送付することで企業に誠意が伝わります。このコラムでは、新卒就活生向けに内定辞退届の書き方をご紹介。マナーにかなった辞退届を送付することで、第一希望の企業に就職した後も仕事のチャンスにつながることもあるため、具体的な書き方や注意点、マナーを学びましょう。
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内定辞退届とは？
内定辞退届とは、内定を辞退する際に企業に送付する書類のこと。内定辞退は電話やメールのみで行う人もいますが、辞退届を郵送するとより丁寧な印象になるでしょう。第一志望の企業に入社後、内定をお断りした企業と取引先として関わる可能性があります。もし内定辞退のマナーを疎かにしていた場合、あなたのせいで商談が不成立になってしまう場合も。社会人として、必ず辞退届を郵送しましょう。
内定辞退の電話をした後、すぐに辞退届を送付する
内定辞退を決めたらまずは電話でその旨を伝え、その後数日以内にできるだけ早く辞退届を投函します。辞退届を投函してから企業に届くまでには時間がかかるケースがあるので、まずは電話で辞退の意思を伝えましょう。企業によってはメールなどほかの連絡方法を指示されることもあるため、それぞれの企業に合わせてなるべく早めに連絡します。その後できれば数日後に担当者の手元に届くように、辞退届を郵送しましょう。
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内定辞退届を書くときに新卒生が注意すべきポイント
内定辞退届はマナーを守って丁寧に書くことで気持ちが伝わります。辞退届を書く前に書き方のポイントを確認しましょう。
手書きで誠意を伝える
パソコンで作成した文面よりも、手書きの方が誠意が伝わります。「字が下手で自信がない」という人も、丁寧にゆっくりと書けば問題ありません。
白無地の便箋・封筒を使う
白色無地かつ縦書きの罫線が付いたシンプルな便箋を使いましょう。三つ折りにして封筒に入るものであることをあらかじめ確認しておくと安心です。消しゴムや摩擦熱で消えるペンではなく、黒のボールペンを使用します。書き損じたときのために、便箋や封筒は余分に購入しておくと良いでしょう。
修正液は使わない
修正液を使うのはマナー違反。誤字があったら最初から書き直すのが基本です。書き終わった文章はよく見直し、誤字をそのままにして送らないように気をつけましょう。
お礼と謝罪を忘れずに
辞退を伝える前に、まず冒頭で内定のお礼を伝えましょう。企業は手間と時間をかけて選考を行っていますから、お礼の言葉は辞退する場合も必須です。また、お礼は辞退を伝える前のクッションになり、ぶっきらぼうな文面になるのを避けられます。その後に行を変えて、内定辞退の旨をシンプルに伝えて謝罪の意を伝えましょう。辞退理由を詳しく書く必要はなく、「一身上の都合」でOKです。
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新卒生が内定辞退届を書くときのポイント
内定辞退届の例文をご紹介します。基本的に横書きは親戚や友人など親しい人に向けるものであるため、企業に向けた手書きの手紙は縦書きで書きましょう。各項目で書き始める位置についても解説しているので、あわせて確認してみてください。
1.頭語（一番上から書き始める）
頭語とは手紙の始まりに用いる語です。いろいろと種類がありますが、就活では「拝啓」で大丈夫です。
2.時候の挨拶（一字下げる）
こちらもさまざまな種類がありますが、「時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」がどんな季節にも使えて便利です。
3.お礼と辞退への謝罪（一字下げる）
まずは内定をいただけたことへのお礼を伝えましょう。その後行を変えて、内定を辞退することへの心からのお詫びを書きます。くれぐれも「他社の採用条件の方が良かったので…」といった、相手が不愉快に感じる可能性のある理由は書かないようにしてください。「一身上の都合」がおすすめですが、簡単な説明を加えるのも良いでしょう。内定辞退の理由に、「体調を崩した」「留学した」といった嘘をつくと、万が一企業から詳しく聞かれたときにうまく答えられません。辞退理由を述べるときは、相手に失礼にならない範囲で正直に説明することをおすすめします。
4.結語（一番下に書く）
本文が終わったら、結びの言葉として結語を書きます。頭語と結語には決まった組み合わせがあり、頭語「拝啓」に対する結語は「敬具」を用いるのが一般的です。必ず「具」の字が行の一番下に来るように書きましょう。
5.日付（和暦で、二字下げる）
「令和○○年○月○日」のように和暦（元号）で日付を記入します。このとき、必ず「一番上から二字分下げて」書き始めましょう。
6.自分の大学、名前（一番下に書く）
「○○大学○○学部 ○○ ○○」と自分の名前を書きます。名前の最後の文字が、行の一番下に来るように調整しながら書くようにしましょう。
7.宛名（一字下げる）
宛名の会社名は略さず正式名称で記載しましょう。担当者の個人名が分からないときは、「人事部採用ご担当者様」として構いません。
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内定辞退届の例文
内定辞退届の例文をご紹介するので、参考にして書いてみましょう。横書きになっていますが、縦書きに直してください。
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
貴社の採用試験にて内定をいただきました、○○大学の○○と申します。この度は内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。
このようなご光栄をいただいておきながら誠に勝手ではございますが、一身上の都合で貴社の内定を辞退させていただきたいと存じます。
選考にかかわっていただいたみなさまに貴重なお時間をいただきながらこのような結果になりましたこと、大変申し訳なく思っております。勝手な都合でお断りすることについて、深くお詫び申し上げます。
今後も、貴社の一層のご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具
令和◯年◯月◯日
◯◯大学◯◯学部◯◯ ◯◯
株式会社◯◯人事部採用ご担当者様
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内定辞退届を郵送するときのマナーとは？
ここでは内定辞退届を郵送するときに覚えておきたい注意点をご紹介します。
封筒の選び方と便箋の入れ方
長型タイプの白色無地の封筒を選び、便箋を三つ折にして封入しましょう。三つ折は、まず下三分の一を上に折り、次に上三分の一を下に折ります。封入するときは、上下を逆にせず、文章の書き出しが封筒の右上にくるようにしましょう。中身が透けるのを避けたければ、内側が二重になった封筒がおすすめです。
表面、裏面の書き方
表面の宛先と宛名は正式名称を記入します。株式会社を（株）と略すのはマナー違反ですので、必ず正式名称をご記入ください。宛名の敬称は、人事部採用ご担当者（担当者の個人名が分かっていれば名前を入れます）「様」とします。
料金不足に注意しよう
切手料金を間違えないためにも、郵便局の窓口から出すのが確実でしょう。速達と普通郵便のどちらが良いか迷ってしまいがちですが、どちらでも失礼にはあたりません。電話連絡の後何日も経ってからの郵送になってしまったり、内定式後の辞退や知人の紹介からの内定であったりなどの事情があった場合は、速達にすると丁寧な印象を与えられるでしょう。
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