内定辞退届は必ず必要?就活生が知りたいマナー

このページのまとめ

  • 内定辞退届とは、内定を辞退する際に企業に送付する書類
  • 企業に誠意ある謝罪を伝えるなら、辞退届を出すのが丁寧
  • 辞退届は白色無地の便箋に手書きで書こう
  • 頭語や結語、時候の挨拶のルールを守ろう
  • 便箋を三つ折にして長型封筒に入れ、できれば速達で送付する

内定を辞退する時は電話・メールだけで済ませる人もいますが、「内定辞退届」を送付することで企業に誠意が伝わります。
辞退届は企業の指示で必要になる場合もあるので、具体的な書き方やマナーを学びましょう!

内定辞退届とは?


内定辞退届とは、内定を辞退する際に企業に送付する書類のこと。内定辞退は電話やメールのみで行う人もいますが、辞退届を郵送するとより丁寧な印象になります。
企業によっては辞退届の提出が指示される場合があるので、その時は忘れずに辞退届を送付しましょう。

就活では何社かの企業の選考を並行して受けるのが普通ですし、企業側としてもその点は理解しているはずです。なので辞退はやむをないといえますが、それでも内定を断る時には誠意をもって対応することが大切です。
企業は少なくはないコストをかけて採用活動を行っていますし、辞退者が出たら再び採用活動をやり直すこともあるでしょう。その点を考えると、内定辞退届で謝意を伝えるのは、社会人として覚えておきたいマナーの1つ。辞退したからといってその企業と縁がなくなるとは限らず、将来取引先になることもありえます。「辞退が心苦しい」と感じている人こそ、自分のためにも辞退届を書いてはいかがでしょうか。
また、内定辞退の明確な意思を示すことで、企業は追加募集の判断をしやすくなります。特に公務員はあらかじめ決定された採用人数を変更することがないため、辞退届を提出する配慮が必要です。
辞退者が出た後に採用計画が立て直されることを考えると、公務員・民間企業にかかわらず、辞退届はできる限り早く提出するのが良いでしょう。

内定辞退届を提出する流れ

内定辞退を決めたらまずは電話でその旨を伝え、その後数日以内にできるだけ早く辞退届を投函します。辞退届を投函してから企業に届くまでには時間がかかるケースがあるので、まずは電話で辞退の意思を伝えましょう。

内定辞退届を書く時の注意


内定辞退届はマナーを守って丁寧に書くことで気持ちが伝わります。辞退届を書く前に書き方のルールを確認しましょう。

手書きで書く

パソコンで作成した文面よりも、手書きの方が誠意が伝わります。「字が下手で自信がない」という人も、丁寧にゆっくりと書けば問題ありません。

便箋・筆記具の選び方

白色無地かつ罫線のシンプルな便箋を使いましょう。筆記用具は万年筆がベストですが、使い慣れない人は黒のボールペンで構いません。

便箋1枚に収める

謝罪の気持ちを伝えたいからといって、文面が冗長で読みづらいのは良くありません。辞退届は便箋1枚に収まる長さとし、読みやすくシンプルな文章を意識しましょう。

修正液は使わない

修正液を使うのはマナー違反。誤字があったら最初から書き直すのが基本です。書き終わった文章はよく見直し、誤字をそのままにして送らないように気をつけましょう。

辞退理由は一身上の理由でOK

辞退理由を詳しく説明する必要はありません。くれぐれも「他社の採用条件の方が良かったので…」といった、相手が不愉快に感じる理由は書かないようにしてください。一身上の都合とするか、簡単な説明を加えるだけで構いません。
内定辞退の理由に、「体調を崩した」「留学した」といった嘘をつくと、万一企業から詳しく聞かれた時にうまく答えられません。辞退理由を述べる時は、相手に失礼ならない範囲で正直に説明するのが良いでしょう。

内定のお礼を伝える

辞退を伝える前に、まず冒頭で内定のお礼を伝えましょう。企業は手間と時間をかけて選考を行っていますから、お礼の言葉は辞退する場合も必須です。
また、お礼は辞退を伝える前のクッションになり、ぶっきらぼうな文面になるのを避けられます。

内定辞退届の書き方


縦書きの場合、文面は「頭語、時候の挨拶、本文、結語、日付、署名、宛名」の順になります。それぞれの詳しい書き方は以下をご覧ください。

頭語

頭語は手紙の始まりに用いる語です。就活では「拝啓」を使えば良いでしょう。

時候の挨拶と本文

頭語の後は時候の挨拶を記載します。時候の挨拶は、「初春の候~」のように季節の挨拶としても良いですが、就活やビジネスレターでは、「時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」という、どんなシーズンでも使える文言にすると文章に悩まずにすみます。
時候の挨拶を終えたら大学名と氏名を名乗り、内定のお礼と辞退の旨を伝えましょう。どう書いたら良いかわからない人は、次の例文を参考にしてください。

〈例文〉
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。貴社の採用試験にて内定をいただきました、○○大学の○○と申します。この度は内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。
このようなご光栄をいただいておきながら、誠に勝手ではございますが、自分の適性を改めて考えた結果、貴社の内定を辞退させていただきたいと存じます。
貴重なお時間をいただきながらこのような結果になりましたこと、深くお詫び申し上げます。また、選考にかかわっていただいたみなさまに大変お世話になりましたことを、心より感謝いたします。
最後になりましたが、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

結語

本文が終わったら、結びの言葉として結語を書きます。頭語と結語には決まった組み合わせがあり、頭語「拝啓」に対する結語は「敬具」を用いるのが一般的です。

日付・差出人・宛名

「平成○○年○月○日」のように元号から日付を記入し、続いて差出人と宛名を記載します。宛名の会社名は略さず正式名称で記載しましょう。担当者の個人名がわからない時は、「採用ご担当者様」として構いません。

郵送時のマナー


ここでは内定辞退届を郵送する時に覚えておきたい注意点をご紹介します。

封筒の選び方と便箋の入れ方

長型タイプの白色無地の封筒を選び、便箋を三つ折にして封入しましょう。
三つ折は、まず下三分の一を上に折り、次に上三分の一を下に折ります。封入する時は、文章の書き出しが封筒の右上にくるようにしましょう。中身が透けるのを避けたければ、内側が二重になった封筒がおすすめです。

表面・裏面の書き方

表面の宛先と宛名は正式名称を記入します。株式会社を(株)と略すのはマナー違反ですので、必ず正式名称を記入してください。
宛名の敬称は、会社や部署名の場合は「御中」、個人名の場合は「様」とします。

速達を使うのが良い

辞退届はなるべく早く届くように、速達を使うのが理想です。切手料金を間違えないためにも、郵便局の窓口から出すのが確実でしょう。


ここまで内定辞退届の書き方、送り方を説明してきましたが、いかがだったでしょうか?
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