知っておきたい!内定辞退の手順について

このページのまとめ

  • 内定の辞退を決定したら、できるだけ早く連絡を入れるのがマナー
  • 内定辞退は内定承諾書の提出前や第一志望の企業から内定をもらったタイミングがおすすめ
  • 早めに連絡することで企業側の負担を減らせる
  • 内定辞退の連絡は電話が基本
  • 担当者の不在が続くなどの理由がある場合はメールでも可能
  • 相手企業へ失礼のないように誠実な対応をしよう

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就職活動は、複数の企業に応募するのが一般的。
選考が進むうちに、いくつかの内定を手にする人もいることでしょう。
しかし、当然のことながら1人が入社できるのは1社と決まっています。
他社で内定が出ていても、希望の業界や職種の内定が出るまで就職活動を続ける人も少なくありません。
就職したい企業が決まったら、他の内定先には辞退の連絡をすることが必須です。
それでは、内定を辞退すると決心したら、いつまでにどのような手順を行えばいいのでしょうか。
こちらのコラムでは、内定辞退について詳しく情報をまとめました。
これから就職活動を始めようと思っている方も、内定辞退の流れを知っておきたいという方も、ぜひ参考にしてみてください。

 

内定辞退はいつまでにすれば良い?

内定辞退には明確な期限はありません。
内定の辞退を決めたら、できるだけ早く内定先の企業へ連絡を入れるのがマナーです。

辞退の連絡は、内定承諾書(内定誓約書)の提出前や、第一志望の企業から内定をもらったタイミングなどが適しています。
企業側もある程度は内定辞退を想定していますが、辞退のタイミングが遅いと相手企業の迷惑に繋がりかねません。
企業側は新たに人材を確保する時間や労力、費用をかけています。研修や支給品の準備、配属の調整などに取り掛かるため、辞退の連絡は早ければ早いほど企業にかかる負担を減らすことが可能です。
早めの連絡をすれば、企業側も採用枠の追加などの対応がしやすくなります。

どうしてもという理由がある場合は、内定承諾書の提出後でも辞退は可能です。
社会人として適切な対処ができるよう、マナーを守った行動を心がけましょう。

 

選考後に内定を辞退する人は意外と多い

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内定辞退は基本的に自由であり、企業側も辞退の連絡を拒むことはできません。
内定を辞退する理由は、以下のように人によって異なります。

・複数の企業から内定をもらったから
・選考中に企業の雰囲気が自分に合わないと判断したから
・もともと志望度が高い企業ではなかったから
・公務員試験に合格したから
・大学院への進学を決めたから

頂いた内定を辞退することに心苦しさを感じる人は少なくありません。
しかし、内定をもらったら必ず入社しなければならないという決まりはないので、思いつめないようにしましょう。

 

内定辞退は電話?メール?

内定を辞退するときは、電話での連絡が基本。
ビジネスの場では、重要な連絡は電話で行う傾向にあります。
メールだと相手が読んだかどうか確認ができませんが、電話は確実に用件を伝えることが可能です。
また、電話連絡はお互いの声が聞こえるので誠意が伝わりやすいというメリットがあります。

内定辞退の連絡をする場合は、静かな屋内で電話をしましょう。
電話をする時間帯は、企業によりますが勤務時間開始の1時間後くらいか14時~17時あたりが目安です。
慌ただしいお昼どきや終業時間前後は控え、自分も落ち着いて電話できるタイミングにしましょう。

電話で辞退を伝えるときは、まず始めに大学名・学部名・氏名を述べてから採用担当者がいるかを伺います。
採用担当者の都合がとれないケースもあるので、その場合は別の時間や日程を確認してかけ直しましょう。
他の方への伝言は避け、必ず採用担当者に用件を伝えます。
電話で対応するときの例文は以下の通りです。

例文

私、○○大学○○学部の○○○○と申します。
ただいまお時間よろしいでしょうか?

先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
せっかく内定をいただきながら身勝手で申し訳ないのですが、本日は貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

選考や面接に貴重なお時間をいただきありがとうございます。
このような内容になってしまい、申し訳ありません。
貴社のご清栄をお祈り申し上げます。
それでは、失礼致します。

電話連絡の場合は、はじめから内容を伝えず、相手に時間の都合があるか伺いましょう。
前置きは長くならないようして本題に入ります。
言い訳を並べずに事実を簡潔に述べ、最後に改めて内定をいただいたことへの感謝と期待に沿えないお詫びの言葉を入れましょう。
内定辞退の電話には勇気がいりますが、礼儀正しい対応をすることが大切です。

 

メールで内定辞退の連絡をする場合

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しかし、電話は気まずいという人や、担当者へ何度か電話をしたが不在が続いた場合などはメールでの辞退も可能です。
メールで辞退の連絡をする場合は、他のメールに埋もれてしまわないように内定辞退する旨を件名に記載します。
簡潔に内容が伝わる件名はビジネスメールの基本なので意識して使用しましょう。
メールで連絡をする場合の例文は以下の通りです。

例文

件名:内定辞退のお願い(氏名:○○○○)
株式会社○○ 採用担当○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○です。

先日は内定のご連絡誠にありがとうございました。
このような機会をいただきながら恐縮なのですが、この度は内定の辞退をさせていただきたく、ご連絡差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となって誠に申し訳ありません。
メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

本文の最後には、大学名と学部名、氏名、メールアドレス、郵便番号、住所、電話番号など、こちらの連絡先を記載します。
企業名や大学名は省略せず、必ず正式名称で記載するよう注意が必要です。
辞退の理由は簡潔に述べ、内定を頂いたことへの感謝も忘れずに伝えましょう。

 

内定式以降は内定辞退できる?

内定式以降であっても辞退することは可能です。
内定承諾書には辞退ができないといった法的な効力はありません。
そもそも内定承諾書とは、企業側が学生を確保するために発行するものです。
内定承諾書を提出することで企業と学生の契約が成立したとみなされますが、それを提出したからといって必ず入社しなければならないということはありません。
民法627条1項によると、労働契約の解約という形になるので、入社2週間前までは内定辞退をしても法律上問題ないと言えるでしょう。

しかし、法的な拘束力がないからといって軽々しく辞退して良いわけではありません。
内定承諾書を提出する際は、その企業に入社する気持ちがあるかよく考えてから提出しましょう。
また、入社まで2週間を切ってからの内定辞退は厳禁です。
別の内定がある状態で2週間を切ってからの内定辞退をすると、入社日が重複して二重雇用契約になってしまいます。
辞退の連絡が遅くなることで入社しようと考えていた企業に入れなくなる可能性も。

内定辞退の連絡が遅くなるメリットは、企業側にも学生側にもありません。
辞退すると言いにくいからと連絡を後回しにしないことが重要です。
印象の悪い辞退をしてしまうと、大学のイメージや後輩達の就職活動に影響が出る可能性もあります。
内定承諾書が出された後に内定を辞退する場合は、1日でも早く電話で伝えるようにしましょう。

 

内定辞退でトラブルにならないように…

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内定辞退にもビジネスマナーが求められます。
対処を一歩でも間違えると、トラブルに繋がりかねません。
内定を辞退する場合は早めの連絡が重要です。
内定を辞退すると怒られるのではないかといった恐れから連絡をしない人も中にはいますが、何の連絡もせずに黙ったまま内定辞退をする「サイレント辞退」はマナー違反となります。
企業は労力かけて学生へ内定を出しているため、迅速な行動によって敬意を示すことが大切です。
辞退する企業の採用担当者が将来クライアントやビジネスパートナーになる可能性はゼロではありません。
同じ業界で仕事をする場合は、特に関わりができる可能性があります。
最低限のマナーはしっかりと守り、社会人としてふさわしい行動を心がけましょう。

また、内定辞退の理由は企業側から聞かれなければ言う必要はありません。
辞退理由を聞かれた場合は、相手企業を悪く言うような内容にならないよう注意しながら正直に答えます。
ただし、「他社の方が給与がよかったから」「雰囲気が良かったから」などの内容は避けましょう。
企業側は「なぜ内定を辞退するのか」という理由を知ることで、今後の採用活動に反映しようと考えています。
企業側の改善点として検討することもあるので、誠実さの伝わる対応をしましょう。
内定辞退の主な理由は以下の通りです。

・A職で内定をいただいたがB職の方がやりたい仕事に近いと感じたから
・別の業界が向いていると感じたから
・地元の企業から内定をいただき、地元で働いていきたいと思ったから

自分の適性を考慮し、他社に魅力を感じたといった前向きな理由を伝えましょう。
企業によっては、どの会社に就職するのか聞かれることもあります。
こちらも回答は義務ではないので、伏せたい場合はそのように対応しましょう。

 

内定の決め手

内定が出ていても、納得のいく結果が得られるまで就職活動を継続する人はいます。
複数の内定をもつことは選択肢を広げることに繋がりますが、最終的には1社に決めなくてはなりません。
内定の決め手にはどのような条件があるのでしょうか。

・通いやすい勤務地にあるか
・自分のスキルが発揮できる職場環境であるか
・自身のライフスタイルと内定先の勤務形態が合っているか
・労働条件や福利厚生などの待遇が良いか

就職先に求める条件は人によってさまざまです。
周りが内定を手にしていると、自分はもっていないという焦りから内定をもらうことが就職活動の目的となってしまう人も少なくありません。
その結果、自分の目指すキャリアプランと合わない企業に就職してしまうケースも。
悔いのない選択ができるよう、妥協しない就職活動を行いましょう。

 

就職活動はスムーズに進めよう

就職活動はスムーズに進めようの画像
就職活動は、企業研究や自己分析、応募先探し、面接対策など、やるべきことが非常に多いです。
計画的に進めないと、事前準備が不十分になり、就活そのものが上手くいかないという事態に繋がってしまいます。
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