新卒の内定辞退の伝え方！電話・メールで連絡する際のマナーや例文を紹介！

内定辞退を決意したものの、「どのように伝えたら良いの？」「怒られたりトラブルになったりしないだろうか」と不安を感じる就活生もいるでしょう。選考過程で真摯に向き合ってくれた企業だからこそ、内定辞退を伝えるのには勇気がいるものです。

この記事では、新卒採用における辞退の手順やマナー、困ったときの対処法を解説します。電話・メールで伝える際の例文も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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内定辞退は新卒採用において珍しいことではない

新卒採用において、内定辞退は決して珍しいことではありません。キャリアチケットの調査では、内定辞退の経験がある学生は全体の62.6％にのぼります。

多くの就活生が内定辞退を経験する背景には、主に以下のような理由があります。

・複数の企業から内定をもらった
・選考中に企業の雰囲気が自分に合わないと判断した
・もともと志望度が高い企業ではなかった
・公務員試験に合格した
・大学院への進学を決めた

内定とは、企業が応募者に対して採用の意思表示をし、応募者がそれを承諾した状態です。しかし、就活を進めるなかで気持ちや状況が変わるケースは珍しくありません。また、就活生は複数の企業の選考に参加しているため、企業側も一定数の辞退者が出ることはあらかじめ想定しています。

そのため、内定辞退に対して過度な罪悪感を抱く必要はありません。大切なのは、決断したあとに誠実な対応を心掛けることです。

就活における内定の定義について詳しく知りたい方は、「就活における内定とは？獲得から入社までの流れや採用との違いを解説」の記事で詳しくまとめているので、参考にしてください。

内定辞退の取り消しはできない

一度「内定を辞退します」と伝えて受理された場合、原則としてその取り消しはできません。辞退の連絡を受けると、企業は代わりの人材を確保するために追加募集を開始したり、不採用通知を出したほかの候補者に連絡を取ったりするからです。

あとから「やっぱりあの会社が良かった」と後悔しても、企業から再び迎え入れてもらうことは困難でしょう。そのため、内定辞退を伝える前に、本当にその決断で後悔しないかを自分自身に問いかけ、慎重に判断を下す必要があります。

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内定辞退の伝え方は？新卒が守りたい連絡マナー

内定辞退を伝える際は、自分を評価してくれた企業に敬意を払い、マナーを守った対応を心掛けましょう。丁寧に辞退を伝えることで無用なトラブルを防ぎ、円満に辞退を受け入れてもらいやすくなります。

1.内定辞退が決まった段階で採用担当者にすぐ連絡する

内定辞退の意思が固まったら、できるだけ早く企業に伝える準備をしましょう。

企業は、内定辞退が発生すると欠員を埋めるために、追加の採用活動を行わなければなりません。早めに連絡をすることで、企業側は次のような対応をスムーズに進められます。

・不採用とした候補者への再アプローチ
・追加求人の募集開始
・内定者向け備品の発注停止

「断りづらいから」と報告を先延ばしにせず、辞退の決断を下したら早めに連絡しましょう。

内定承諾前に辞退の連絡をするのが最もおすすめ

内定辞退は、内定通知を受けてから時間が経つほど連絡を入れるハードルが上がるほか、企業側に迷惑を掛ける可能性も高くなります。可能であれば、内定通知を受けてから1週間以内に辞退の連絡を入れるのがおすすめです。

ただし、以下の表から分かるように、内定通知を受けてから1週間以上経っていても内定辞退をすることは可能です。

ただし、連絡が遅れるほど、企業側に与えるコストや事務的な負担は増す点に注意が必要です。

また、法律では、雇用契約の解約を申し出てから2週間経つと契約が終了すると定められています。4月1日の直前に内定辞退を申し出ると、場合によっては入社日までに雇用契約の終了手続きが間に合わず、在籍期間が発生してしまう点も把握しておきましょう。

就活自体のスケジュールについては、「就活とは？基本的な流れやスケジュールとあわせて成功のポイントを解説」の記事で解説しています。あわせて参考にしてみてください。

参照元
e-Gov 法令検索
民法

「連絡が怖い」と感じてもサイレント辞退はNG

内定辞退を申し出ず、一方的に連絡を断つ「サイレント辞退」は、社会人としてやってはいけないNG行為です。連絡がないと、採用担当者は「事故に遭ったのではないか」「急病ではないか」と心配し、確認のために何度も連絡を入れる可能性があります。

これは忙しい採用担当者の業務を妨害することにつながり、非常に迷惑です。たとえ気まずくても、最後まで責任をもって自分の言葉で意思を伝えましょう。

就活のマナーが不安な方は、「内定先にメールを送る際のマナーは？内容別の例文も解説」の記事を参考にしてください。

2.基本的にメールではなく電話で連絡する

内定辞退の連絡は、基本的に電話で行うのが基本です。メールは相手がいつ開封するか分からず、見落とされるリスクも否定できません。また、直接謝罪の気持ちを伝えることで、誠意が伝わりやすくなり、結果として円満に話がまとまる可能性が高まります。

緊張するのは分かりますが、採用担当者はあなたの入社を心待ちにしていた方々です。その期待を断る以上、相応の礼儀を尽くすのがマナーといえます。

状況によってはメールでもOK

内定辞退の連絡は電話が基本ですが、担当者が不在で連絡がつかない場合や、営業時間内に電話ができない事情があるときはメールを活用しましょう。

電話がつながらないときは、まずメールで用件を送り「お電話を差し上げましたがご不在でしたので、まずはメールにて失礼いたします」とひと言添えるのがスマートです。その後、改めて電話連絡を入れましょう。

また、企業から「連絡はメールで」と指定がある場合は指示に従ってください。このパターンでは、電話をすることでかえって相手に迷惑を掛ける可能性があるため、メールで丁寧に内定辞退の意思を伝えれば問題ありません。

3.内定辞退の理由は正直に伝える

辞退の理由を尋ねられた際は、嘘をつかずに可能な範囲で正直に伝えましょう。「他社とのご縁があった」「自分のやりたいことと方向性がより合致する企業を選んだ」といった内容で問題ありません。具体的な社名まで明かす必要はないので、「他社に入社するため」と簡潔に伝えましょう。

深く理由を聞かれた場合は、企業を選ばなかった理由を述べるのではなく、「自分の志向に合う環境が見つかった」といった方向で答えるのがスムーズです。相手を否定せず、自分のキャリア選択の結果であることを強調すれば、担当者に納得してもらいやすいでしょう。

4.感謝の気持ちとお詫びを伝える

企業は内定を出すまでに、書類選考や複数回の面接など、あなたのために多くの時間を割いています。辞退を伝える際は、まず「内定をいただいたことへの感謝」を伝え、そのあとに「期待に応えられないことへのお詫び」を言葉にしましょう。

たとえその企業に行かなくても、将来的に仕事の現場でクライアントやパートナーとして再会する可能性はゼロではありません。丁寧で謙虚な姿勢を保つことで、お互いに嫌な気持ちを残さずにコミュニケーションを終えられるでしょう。

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【電話・メール例文付き】新卒採用での内定辞退のポイント

内定辞退の連絡を入れる前に、マナーやポイントを押さえて準備しておくのがおすすめです。いきなり電話やメールをしてしまうとスムーズに用件を伝えられず、余計な手間や時間が掛かってしまう恐れもあります。

ここでは、電話とメールの場合に分けて、例文つきで確認しておきたいポイントをご紹介。企業とのやり取りに不安のある方は、ぜひ参考にしてみてください。

【電話】用件を簡潔にまとめ営業時間内に掛ける

電話で内定辞退の意思を伝えるときは、以下の点に注意しましょう。

・始業、終業直後やお昼どきを除く営業時間内に掛ける（14～17時がベスト）
・環境音や雑音の入りにくい静かな場所で電話を掛ける
・想定される電話の流れや話す内容をメモして手元に置いておく
・前置きや言い訳を長々と述べず、辞退したい旨を簡潔に伝える

電話は緊張しやすいので、メモを用意したり事前にシミュレーションしたりして準備しておくのがおすすめです。

ただし、電話中に多少言葉に詰まってしまっても焦る必要はありません。真摯に内定辞退の旨と感謝の気持ちを伝えれば、採用担当者の理解を得られるでしょう。

例文

自分「お世話になっております。先日、内定のご連絡をいただきました○○大学○○学部の○○○○と申します。採用担当者の△△さまはご在席でしょうか？」

採用担当者「お電話代わりました。△△です」

自分「△△様、先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。本日は、その件でお話がありお電話いたしました。お時間をいただいてもよろしいでしょうか？」

採用担当者「はい、どのような内容でしょうか？」

自分「ありがとうございます。せっかく内定をいただいたところ大変恐縮なのですが、検討を重ねた結果、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。」

採用担当者「そうですか、残念です。差し支えなければ、辞退理由を聞いてもよろしいでしょうか。」

自分「御社と並行して選考が進んでいた企業から内定をいただき、自分の将来のビジョンを改めて見つめ直した結果、より自分の特性を活かせる別の企業とのご縁を感じ、そちらへの入社を決意いたしました。本来であれば直接お伺いすべきところ、お電話でのご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。」

採用担当者「そうですか。残念ですが承知しました。他社でのご活躍を期待しております。」

自分「寛大なご対応をいただき、心より感謝申し上げます。選考では貴重なお時間を割いていただき、本当にありがとうございました。御社のご清栄をお祈り申し上げます。それでは、失礼いたします。」

電話のマナーや気をつけるべきポイントは、「就活での電話のかけ方は？基本的なマナーや場面別の会話例を紹介」の記事で詳しく紹介しています。

【メール】件名に内容を明記して見落としを防ぐ

メールで辞退の連絡をする場合は、担当者がひと目で内容を把握でき、かつ失礼のない形式を整えることが重要です。以下のポイントを守って作成しましょう。

・件名に用件と送り主を盛り込む
・企業名や大学名などは略さず正式名称で書く
・前置きや言い訳を長々と述べず、辞退したい旨を簡潔に伝える
・メールの最後には自分の名前や連絡先を入れた署名を記載する

メールのあとで改めて電話する場合は、その旨をメールに盛り込みましょう。メールのみで内定辞退の連絡を入れる場合は、その旨をお詫びする一文を添えると丁寧な印象です。

取り急ぎメールで辞退を伝えるときの例文

件名：内定辞退に関するご連絡（××大学 氏名：△△△△）

株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。
××大学〇〇学部の△△△△です。

先ほど、内定のお礼とご報告のためお電話を差し上げましたが、ご不在のようでしたので、取り急ぎメールにて失礼いたします。

この度は、内定のご通知をいただき誠にありがとうございました。
光栄なご連絡をいただいたところ大変恐縮ではございますが、検討を重ねました結果、内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

選考を通じて多大なるお時間を割いていただいたにも関わらず、このような結果となり、多大なるご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます。

改めて本日14時頃にお電話にて直接お詫びを申し上げたく存じますが、ご多忙中とは存じますので、もしご都合の悪い時間帯などございましたら、ご返信いただけますと幸いです。

まずはメールにて、取り急ぎご報告申し上げます。 何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○大学○○学部 山田太郎
E-mail：taro_yamada@□□.jp
携帯電話：000-1234-5678
住所：〒123-4567
△△県△△市△△町1-2-3
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

メールのみで辞退を伝えるときの例文

件名：内定辞退のご連絡（××大学 氏名：△△△△）
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。
××大学〇〇学部の△△△△です。

先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
また、選考中には多大なるご配慮を賜りましたこと、心より感謝申し上げます。

いただいた内定につきまして慎重に検討を重ねてまいりましたが、誠に残念ながら、この度は辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
自身の適性や将来のキャリアビジョンを改めて見つめ直した結果、別の企業とのご縁を感じ、そちらへの入社を決意いたしました。

本来であれば直接お伺いしてご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなお返事となり大変心苦しいのですが、何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○大学○○学部 山田太郎
E-mail：taro_yamada@□□.jp
携帯電話：000-1234-5678
住所：〒123-4567
△△県△△市△△町1-2-3
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こんなときどうする？内定辞退で困ったときの対処法

内定辞退の連絡をする際に、「引き止めに遭ったらどうしよう…」「怒られるのでは？」といった不安を感じる就活生もいるでしょう。予期せぬ反応にパニックにならないよう、よくあるトラブル事例とその具体的な切り返し方を知っておくことが大切です。

ここでは、よくある困ったシチュエーションと、その具体的な乗り切り方を解説します。

辞退の理由を深く追及された

「具体的にどこの会社に行くのか」「うちの何が不満だったのか」と深掘りされても、詳細をすべて正直に答える義務はありません。「他社とご縁を感じた」「別の環境で挑戦することが自分の目指すキャリアに最適と判断した」など、抽象的な表現に留めるのが無難です。

相手が納得いかない様子でも、「自分の価値観やキャリア観に基づいた選択である」という一点を貫くのがコツ。これ以上は答えられないと感じたら、「慎重に検討した結果ですので、ご理解いただけますと幸いです」と丁寧に締めくくります。

内定を辞退したいことを伝えたら怒られた

感情的に怒鳴られたり責められたりしても、萎縮し過ぎる必要はありません。どれだけ怒鳴られたとしても、あなたには辞退する権利があります。冷静に「申し訳ございません」と謝罪を繰り返しつつ、辞退の意思は変わらないことを伝えましょう。

電話で一方的な罵倒が続く場合は、「これ以上お話しするのは難しいようですので失礼いたします」と告げて切って問題ありません。

「一度来社してほしい」と呼び出された

辞退の連絡をした際に「最後にあいさつに来てほしい」「納得できないから直接話そう」と言われたとしても、基本的に応じる必要はありません。対面で引き止めるのが目的であるケースが多いからです。

どうしても断りきれない場合は、「すでに他社への入社準備を進めており、お伺いしても考えは変わりません」と丁寧に断りましょう。無理に足を運んで、さらに断りにくい状況を作るのは避けるべきです。

もし強要されるようなら、それはハラスメントに該当する可能性があるため、大学のキャリアセンターなどに相談してみてください。

しつこく引き止められた

条件の吊り上げを提示されたり、情に訴えたりしてしつこく引き止められたとしても、一貫して「決意は変わりません」と伝え続けることが重要です。「検討します」といった曖昧な返答は、相手に「まだ説得の余地がある」と期待をもたせてしまい、かえって事態を長引かせる原因となります。

相手の気持ちに対しては感謝を示しつつも、気持ちの揺れや考える素振りは見せないようにしましょう。電話での引き止めが長時間におよぶ場合は、「これ以上お話ししても私の決意が変わることはございません。本日はこれで失礼させていただきます。」と伝えて、切り上げても問題ありません。

内定辞退の引き止めへの対処法について詳しく知りたい方は「内定辞退の引き止めがしつこい！上手に対処するためのポイント」の記事をご覧ください。

損害賠償を請求された

「採用にかかった費用を賠償しろ」という脅しは、法的に認められることはほぼありません。通常の新卒採用活動において、個別の学生に対して損害賠償を請求することは現実的ではなく、裁判をしても企業側が勝てる見込みは極めて低いでしょう。

こうした発言は、単なる脅し文句であることがほとんどです。万が一、執拗に金銭を要求されたり、不当な圧力をかけられたりした場合は、一人で悩まずに大学のキャリアセンターや弁護士、労働相談窓口などに相談してください。

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内定辞退を検討している新卒のあなたへ

内定辞退は、あなたの人生を自分で選択するための重要なステップといえます。企業に申し訳ないと思う気持ちも分かりますが、その罪悪感から納得のいかない進路を選ぶことは避けるべきです。マナーを守って丁寧に対応すれば、企業はあなたの決断を尊重してくれるでしょう。

企業とのやり取りやマナーに自信がない方は、就職エージェントを活用した就活がおすすめです。キャリアチケット就職エージェントは、キャリアアドバイザーが就活を1対1でサポートし、あなたにぴったりの求人を紹介します。

企業とのやり取りを代行するので、仮に内定を辞退する場合も自分で連絡する必要はありません。ES（エントリーシート）の作成や面接対策などのサービスもすべて無料で受けられます。ぜひお気軽にご利用ください。

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新卒採用の内定辞退でよくある質問

ここでは、新卒採用の内定辞退でよくある質問をまとめました。電話をかけるのが怖いと感じている方や、連絡後の反応が気になっている方は、ぜひチェックしてください。

Q.内定辞退を電話で伝えるのが怖い…

A.緊張するかもしれませんが、電話は「誠意を伝えるための手段」だと考えましょう。相手も就活生とのやり取りに慣れている採用担当者なので、淡々と処理してくれることがほとんどです。どうしても怖い場合は、手元に伝えたい内容を記したメモを用意し、話の流れをあらかじめ把握しておくことをおすすめします。

終わってみれば、案外あっさりと受理されるケースが多いので、勇気を出して受話器を握ってみてください。

Q.内定辞退はメールのみで伝えても良いの？

A.メールでは見落とされてしまうリスクがあるため、電話で伝えるのがおすすめです。また、採用担当者によっては「直接電話したほうが誠意が伝わる」と考えている場合も。電話で感謝の気持ちとともに辞退を伝えることで、円満に話をまとめられます。

ただし、採用担当者とのやり取りがメールに限定されている場合は、メールで伝えるのみで問題ありません。

Q.内定辞退メールの返信が返ってこない場合は？

A.内定辞退のメールの返信が返ってこなかったら、まずはメールアドレスを間違えていないか、迷惑メールフォルダに振り分けられていないかなどを確認しましょう。これらに問題がなければ、5日程度様子を見てみたうえでメールを再送します。

それでも返信がない場合は何らかの理由で担当者がメールを確認できていない可能性があるので、電話で確認を入れるのが賢明です。

企業とのメールのやりとりについて詳しく知りたい方は「ビジネスメールの返信はどこまで続ける？就活でのマナーや対応を解説」の記事を参考にしてください。

Q.内定辞退はいつまでできるの？

A.法律上は、入社2週間前までに申し出れば、入社日までに契約を終了することが可能です。しかし、新卒採用の慣例としては「内定承諾書の提出前」や「10月の内定式前」までが一つの区切りとされます。年明け以降や入社直前の辞退だと、企業側が追加募集をかけるのが難しく、多大な損害を与える可能性があるため避けるべきです。

内定式後に辞退したい場合は、「内定式後の辞退は可能？伝えるときのマナーや電話・メール別に例文を解説」の記事を参考にしてください。

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