内定者懇親会は欠席して良い？電話・メールでの連絡方法やマナーを紹介

どうしても外せない用事や体調不良で、内定者懇親会に行けないと悩んでいる就活生もいるでしょう。同期や先輩社員と交流できる貴重な機会だからこそ、「欠席しても良いの？」「内定取り消しにならない？」と不安になるのも無理はありません。
この記事では、内定者懇親会に欠席した場合の影響や、電話やメールでの連絡方法を解説します。欠席理由別の伝え方のマナーも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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内定者懇親会を欠席しても内定取り消しにはならない

内定者懇親会を欠席したからといって、内定取り消しになるわけではありません。内定者懇親会はまだ学生のうちに開催され、学業や部活などの予定と重なり参加が難しい場合もあるからです。

企業側も学生の事情を理解しており、やむを得ない理由での欠席については寛容な姿勢を示すのが一般的。実際に、内定者懇親会の案内に「都合がつかない場合は無理をしないでください」といった文言を記載している企業は少なくありません。

欠席した場合の影響は理解しておく必要がある

内定取り消しにはならなくても、欠席によるデメリットや影響はゼロではありません。入社前に企業や同期と接点をもつ貴重な機会を逃すことになるため、その影響はあらかじめ把握しておくことが重要です。ここからは、具体的な3つの影響について詳しく解説します。

同期と仲良くなる機会が減る

内定者懇親会を欠席することで、就職先の同期と顔を合わせ、仲良くなる機会を逃してしまう可能性があります。なぜなら、内定者懇親会は同期が一堂に会する初めての貴重な機会だからです。

懇親会を欠席すると、自分以外のメンバーがすでに打ち解けた状態になっており、入社直後のコミュニケーションに少しハードルを感じてしまうかもしれません。

同期は、入社後に支え合える仲間であるだけでなく、入社前にモチベーションを高め合うためにも大切な存在です。懇親会を欠席したからといって孤立するわけではありませんが、最初の大切な交流の場を見送ることになる点は、あらかじめ理解しておく必要があります。

先輩に覚えてもらう機会を逃す

内定者懇親会を欠席することで、先輩社員や人事担当者に顔と名前を覚えてもらう機会を逃してしまう可能性があります。多くの懇親会には、内定者だけでなく社内のメンバーも参加するからです。

企業によっては、入社年度の近い先輩だけでなく、将来の上司となる管理職や役員が出席する場合もあります。入社前に一度でも言葉を交わしておいたほうが、入社後に仕事の相談や質問がしやすい関係性をスムーズに築けるでしょう。

内定辞退を懸念される場合がある

内定者懇親会を欠席することで、内定先の人事担当者から「入社意欲が低いのではないか？」「内定辞退を検討しているのではないか？」と懸念される可能性があります。外せない予定がある人だけではなく、入社意欲の低い人も内定者懇親会を欠席する傾向にあるからです。

入社意欲が低いと誤解されないためには、欠席の理由を丁寧に伝え、真摯に対応することが欠かせません。「本当は参加したかった」という気持ちと入社への意欲をしっかり伝えれば、人事担当者に安心してもらえるでしょう。

内定辞退の時期について知りたい方は、「内定辞退はいつまでできる？伝える際のマナーやタイミング別の例文を紹介」をご参照ください。

マナーを守って早めに連絡することが大切

内定者懇親会を欠席する場合は、適切なマナーを守って早めに連絡することが重要です。企業側は参加人数を把握したうえで会場や料理の手配を行います。グループを作成したり、準備に時間がかかる手配があったりする場合は、連絡が遅れると企業に迷惑をかけてしまうでしょう。

やむを得ない体調不良や緊急事態など、予測不可能な理由を除いて、前日や当日の連絡は極力避けるべきです。参加が難しいと分かったその日のうちに、速やかに連絡を入れるのが社会人としての基本マナーといえます。

内定獲得から入社までの流れについて確認しておきたい方は、「【新卒】内定とは？内々定・採用との違いや獲得から入社までの流れを解説」をご一読ください。

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内定者懇親会を欠席する場合の連絡方法

内定者懇親会を欠席する場合は、必ず人事部へ連絡を入れてください。ここでは、内定者懇親会を欠席する場合の伝え方について、電話とメールそれぞれで解説します。

電話で連絡する場合のマナーと例文

内定者懇親会を欠席する際は、まず電話で連絡を入れるのが基本です。特に、内定者懇親会の開催日が迫っている場合や、欠席の連絡が直前になる場合は、必ず電話を選びましょう。

電話をかける際は、相手の都合を考慮した時間帯に連絡することが重要です。始業直後や休憩時間、就業間際は避け、午前中であれば10～11時30分、午後であれば2～4時30分ごろにかけるのが適切といえます。

また、企業によっては内定者懇親会以降、入社まで集まる機会がない場合も。そのため、「入社までに準備しておくことはありますか？」と自ら聞くことで、気の利いた印象を与えられるでしょう。

電話をかける際は、以下の例文を参考にしてみてください。

メールで連絡する場合のマナーと例文

懇親会の開催日まで、1週間以上の余裕がある場合や業務時間外で電話がつながらない場合は、メールで事前に連絡を入れておくことも一つの方法です。

メールで欠席連絡をする場合は、「内定者懇親会欠席のご連絡（氏名）」のように、採用担当者が内容をひと目で理解できるような件名にしましょう。また、本文では、謝罪の気持ちと欠席理由を明確かつ簡潔に記載することを意識してください。

メールは、欠席の連絡をした事実を記録として正確に残せる利点があります。ただし、メールを送った場合でも、開催日が近づいてきたら、念のため改めて電話で確認を入れるとより丁寧です。

メールで連絡する際は、以下の例文を参考にしてみてください。

メールで連絡する場合には、本文の最後に署名を入れておきましょう。署名の書き方は、「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事で解説しているので参考にしてください。

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内定者懇親会の「欠席理由」の伝え方

欠席理由を伝える際、どこまで正直に話すべきか迷う場合もあるでしょう。基本的には、マイナスな印象を与えない範囲で具体的に伝えるのがマナーです。ここでは、4つの欠席理由別に伝え方のポイントを解説します。

学業や研究の場合

学生の本分である「学業」や「研究」は、理解を得やすい正当な理由といえます。企業側も学生の本分は学業であることを理解しているため、丁寧に事情を説明すれば問題ありません。

具体的には「卒業論文の発表会」「重要な試験」「研究発表」「ゼミの合宿」などが挙げられます。これらの理由は変更が困難であることが多いため、企業側も納得しやすいでしょう。

アルバイトや旅行の場合

アルバイトや旅行を理由とする場合は、伝え方に注意する必要があります。これらの理由は企業に「調整できるのでは？」「優先順位が低いのでは？」と受け取られる可能性があるためです。

アルバイトの場合は、責任のある立場にあることや代替要員がいないこと、旅行の場合は、家族との重要な行事やかなり前から計画していたことなどを伝えると、理解を得られる可能性があります。迷う場合は、「私用」「外せない先約」などに言い換えて伝えるのも一つの方法です。

体調不良やケガの場合

体調不良やケガでの欠席はやむを得ない事態であるため、理解を得られやすいでしょう。無理をして参加することで、ほかの参加者に迷惑をかける可能性もあるため、企業側も欠席を推奨するのが一般的です。

この場合、症状を詳細に伝える必要はありません。「体調不良のため」「ケガのため」といった簡潔な説明で十分です。

明確な理由がない場合

「なんとなく行く気が起きない」「緊張するから行きたくない」といった明確な理由がない場合、正直に伝えてはいけません。「個人的な用事」「一身上の都合」などの表現を使うのが無難です。

嘘の欠席理由を伝えた場合、あとで話の辻褄が合わなくなり、入社予定の企業との信頼関係に悪影響を与える可能性があるため注意しましょう。就活で嘘をつくことのリスクについては、「就活で嘘をつくとバレる？面接官に見抜かれる理由とリスクを解説」の記事で詳しく解説しています。

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そもそも内定者懇親会って？知っておきたい内容や目的

内定者懇親会とは、企業が内定者を対象に開催する交流イベントのことです。多くの企業で実施されており、内定者同士や先輩社員との親睦を深める機会として位置づけられています。参加するか迷っている場合は、実施目的や内容を知ったうえで、どうするかを決めましょう。

ここでは、内定者懇親会の内容や目的について解説します。

内定者懇親会の内容

内定者懇親会では食事会や自己紹介などを行うケースが一般的です。企業によっては、グループワークを行い、話し合いを通して仲を深める場合もあります。

グループワークの内容は、自社商品を売り出すための方法を考えたり、経営やマネジメントを学んだりと企業によってさまざま。真面目に学ぶ場面ではありますが、原則として選考とは関係がないため、リラックスして参加しましょう。

実施の目的

企業が内定者懇親会を開催する理由は、内定者同士の仲を深めるためです。入社前からお互いを知る機会を作ることで、入社後の人間関係を円滑にし、内定者がスムーズに職場に馴染めるよう配慮しています。

また、「内定辞退を防ぎたい」という企業側の狙いも。入社への不安を解消し、モチベーションを高めるプログラムを用意することで、会社への愛着や帰属意識を高めてもらうのも狙いの一つです。

参加するメリット

内定者懇親会へ参加することで、内定者はさまざまなメリットが得られます。これらのメリットを理解すると、参加の価値をより深く認識できるでしょう。

入社前に人脈作りができる

内定者懇親会に参加するメリットの一つは、入社前から人脈を築ける点です。同期となる内定者は、入社後に苦楽をともにする大切な仲間となります。入社前に顔を合わせ、趣味や価値観、仕事に対する意欲などを共有しておくことで、入社後のコミュニケーションがスムーズになり、安心して社会人生活をスタートできるでしょう。

さらに、人事担当者や、場合によっては普段接する機会の少ない管理職といった企業側のメンバーとも話す機会がもてるため、入社後のより良いスタートを切るための足がかりとなる可能性があります。

企業のリアルな雰囲気を見られる

内定者懇親会は、会社説明会や面接といった公式の場ではなかなか見えてこない、企業のリアルな雰囲気を知る機会でもあります。内定者懇親会に参加すると、企業側のメンバーがリラックスした状態でどのような会話をし、どのような雰囲気を醸し出しているのかを肌で感じられるでしょう。

内定者懇親会を通じて、企業の社風や人間関係を知ることで、入社後のギャップを埋めるための心の準備ができるのがメリットです。

内定者懇親会後は、お礼のメールで感謝の気持ちを伝えましょう。「内定者懇親会の後に送るお礼メールの書き方」の記事では、内定者懇親会のあとに送るメールの書き方やポイントについて解説しているので、参考にしてください。

実施タイミング

内定者懇親会のタイミングは企業によって違い、明確な時期は決まっていません。内定式の直後に行う場合もあれば、内定式の前後に行う場合もあります。

多くの企業では、内定式が行われる10月1日前後が一般的です。内定者が全員決まってから行われる傾向にあるので、早い時期の開催は少ないでしょう。

内定式についても知っておきたい方は、「内定式とは？いつ開催される？当日のスケジュールや事前に必要な準備を解説」をご覧ください。

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内定者懇親会に参加する場合に気をつけたいマナー

内定者懇親会に参加する場合は、社会人らしい言動や行動を意識しましょう。ここでは、事前に押さえておくべきマナーを紹介します。

時間厳守で参加する

社会人にとって「時間厳守」は基本的なルールです。遅刻は、相手への配慮に欠ける行為と受け取られかねません。

万が一、交通機関の乱れなどで遅れそうな場合は、必ず事前に連絡を入れることが大切です。また、会場には、開始時刻よりも少し早めに到着するよう心掛けましょう。

社会人らしい振る舞いをする

懇親会はリラックスした雰囲気で行われることが多いですが、あくまでも会社の正式な行事の一環であることを忘れてはいけません。社会人らしい振る舞いができていないと、「学生気分が抜けていない」と評価を下げてしまう可能性があります。

社員の方々への挨拶やお礼は丁寧な言葉遣いで行い、礼儀正しく節度ある振る舞いを心掛けましょう。

なお、服装については、スーツ指定の場合はリクルートスーツ、指定がない場合はオフィスカジュアルなど、清潔感がありTPOをわきまえたスタイルを選ぶ必要があります。派手な色や柄の服、過度なアクセサリー、だらしない着こなしは避けてください。

お酒の飲み過ぎに注意する

お酒が出る場合、楽しい雰囲気につい飲み過ぎてしまうことがありますが、飲み過ぎは避けなければなりません。お酒の席での失敗は、その後の会社生活に悪影響を及ぼす可能性があります。

自分の適量を把握し、勧められてもきっぱりと断る勇気が必要です。ソフトドリンクを挟みながら、節度をもって楽しみましょう。

食事マナーを守る

懇親会で食事が提供される場合は、最低限のテーブルマナーにも気を配りましょう。「口に食べ物が入ったまま会話をする」「クチャクチャと音を立てて食べる」といった行為は、周囲にマイナスの印象を与えてしまいます。

テーブルマナーを完璧に覚える必要はありませんが、背筋を伸ばす、きれいに口に運ぶといった基本的な姿勢を意識して、楽しく懇親会に参加してください。

内定をもらった後の行動について知りたい方は、「就活とは？いつから何をやる？基本の流れと今からできる準備を解説！」を参考にしてください。

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内定者懇親会を欠席することに不安を感じているあなたへ

内定者懇親会に欠席しても内定取り消しにはならないため、過度に恐れる必要はありません。ただし、無断欠席や、開催前日・当日のドタキャンは社会人としてのモラルを疑われ、印象を悪くします。理由の如何にかかわらず、早めの丁寧な連絡を徹底しましょう。

内定者懇親会を欠席しようとしている方のなかには、「本当にこの企業で良いのかな？」と迷っている人もいるでしょう。内定先に不安があり、もう一度就活に取り組みたいと考えている場合は、キャリアチケット就職エージェントにご相談ください。

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内定者懇親会への欠席について悩んでいる方向けのQ&A

内定者懇親会への欠席について悩んでいる方からの、よくある質問をまとめました。不安や疑問の解消にお役立てください。

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本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。