内定承諾書の提出期限や延長方法について

採用を決めた学生に企業側から送付される内定通知書。その書類への返信として使うのが「内定承諾書」です。内定通知書を受け取ることは、就職活動においてはゴールと言えますが、社会人としてはスタートになります。
そこで今回は、内定承諾書という書類についてまとめてみました。企業側に失礼のないよう、また自身の印象を落とさずに対応するためにも、提出前に正しい知識を身につけておきましょう。

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内定承諾書の提出期限はいつまで？

内定通知の連絡が来たあと、提出を求められる内定承諾書。内定通知書と同封されていることもあれば、後日郵送されるケースもあります。
提出の期限について特に定めはなく、企業ごとに決められていることがほとんどです。一般的に多い期限は、10日前後。遅くても2週間から1ヶ月以内に設定されています。
万が一提出期限が定められていない場合でも、一般的な期限である10日前後を目安に返送すると良いでしょう。
決められた期限を過ぎて提出してしまうと、言うまでもなくイメージは悪くなります。入社の意思が固まったらすぐに提出するようにしましょう。

しかしながら、内定の受諾は今後の人生を左右するため、慎重に判断する必要があります。また、志望企業を1社には絞らず復数の選考を受ける人は少なくありません。
違う企業からの内定通知を待ちたい、入社に迷う要因があるなど、少しでも承諾を踏みとどまる不安要素がある場合は、期限の延長を申し出ることが可能です。
良い決断をするため、じっくり考える時間を確保することも大切。次項にて、期限延長を申し出るための方法についてご紹介いたします。

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期限延長を申し出るには

前述したとおり、内定の通知が来てから意思決定をするまでに、企業側の決めた提出期限を守れない場合には延長を申し出ることが可能です。
これを内定保留と言います。保留するための連絡方法は、メールか電話が主流です。延長を希望したいと思った時点ですぐに連絡を入れるようにしましょう。
注意したいのは、延長の理由です。「他社の選考結果を待ちたい」「入社に迷う要因がある」など、本音で延長を依頼するのは避けましょう。
「じっくり検討したい」「誰かに相談したい」など、企業側への配慮を第一に考え、失礼にならない理由を伝えることが大切です。
また、期限については改めて自身で設定を。「◯月◯日までに延長したい」と申し出ましょう。一般的な期限はその申し出た日から1週間前後です。
あまりにも長い期限を設定してしまうと、志望度の低い企業であると思われるリスクがあります。最悪の場合内定を取り消されてしまうかもしれません。
失礼な印象を与えないための、連絡方法についてご紹介します。電話とメール、両者のケースごとに見ていきましょう。

電話連絡例

あなた「お忙しいところ恐れ入ります。先日内定のご連絡を頂戴した、◯◯大学◯◯学部山田太郎と申します。人事部の斉藤さまをお願いできますでしょうか？」
企業側「少々お待ちください」
企業側「お電話代わりました。人事部の斉藤です。」
あなた「お忙しいところ恐れ入ります。先日内定のご連絡を頂戴した、◯◯大学◯◯学部山田太郎と申します。この度はありがとうございます。
早速、入社を承諾するお返事をすべきなのですが、家族が今回の就職について詳しく話を聞きたいと申しており、実家である◯◯県にいったん帰省し直接説明したいと思っております。
家族にも納得してもらった上で御社にお世話になりたいと考えている次第です。私事で誠に恐縮ではありますが、内定のお返事を◯月◯日までお待ちいただくことは可能でしょうか？」

電話連絡の注意点

・始業直後や昼休み、終業間際の時間帯の連絡は避ける
・もしもしは使わない
・最後に「本日はお忙しいところありがとうございました」とお礼を述べる
・相手が受話器を置いてから静かに電話を切る

スムーズに伝えられるよう、原稿やメモを準備しておくと良いでしょう。

メール連絡例

件名「内定保留のご連絡　◯◯大学◯◯学部　山田太郎」
本文「◯◯株式会社 人事部
採用担当 ◯◯様

お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の山田太郎と申します。
先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
貴社に高い評価をいただいたこと、大変感謝しております。

今回の就職について、内定の報告を兼ねて家族と相談する時間をいただきたくご連絡いたしました。
家族も納得した上で御社へ入社したいと考えておりますので、誠に勝手ではありますが内定のお返事を◯月◯日までお待ちいただくことは可能でしょうか。

私事でご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
氏名　山田　太郎
メール　◯◯＠◯◯
電話番号　090-1234-5678
住所　〒123-1234
◯◯県◯◯市◯◯町◯◯ー◯ 」

メール連絡の注意点

・件名は簡潔に分かりやすく
・誰宛てのものなのかを記載する
・最後に自身の連絡先を忘れずに
・企業の営業時間内に送信する

基本的に伝える内容は電話と変わりません。電話に比べてメールのほうが言いやすく、内定保留の連絡方法にメールを選ぶ人は多いようです。
しかし、企業側は日々多くのメールのやり取りをするため、埋もれてしまう可能性も。件名で要件を簡潔に伝えることが大切です。

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内定承諾書を提出する前に

入社の意思を示す正式な書類である内定承諾書。企業と学生との間で行った約束を示すものであり、法的な効果はありません。しかし、実質的な労働契約を結んだものと同義とされます。

内定承諾書を提出前に確認しておいてほしいのが、内定承諾書と同封されている労働条件通知書です。この書類には、以下のような項目について記載されています。

・入社日
・就業場所
・業務内容
・労働時間
・休憩時間
・休日
・待遇

入社したあとに、会社説明会や面接時に聞いていた内容・条件と違うということがないよう、承諾書にサインをする前に、労働条件通知書の内容をしっかり把握し納得した上で提出することが大切です。
また、内定取り消し事由についても確認しておきましょう。

・単位取得不足などで大学を卒業できなかった
・病気やケガなどの健康上の理由により働けない状態になった
・犯罪行為があった
・会社の業績悪化

以上のような事由であれば、内定取り消しの可能性もあります。併せて留意しておきましょう。

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内定承諾書を提出した後は内定辞退できないのか？

内定承諾書に法的な拘束力はないものの、氏名と住所を記載し捺印すれば、内定に承諾したとみなされる大切な書類です。内定承諾書に、「正当な理由以外の辞退は認めない」とされており、提出後の辞退はできるだけ避けたいもの。
しかし、「職業選択の権利」からすると、内定辞退は正当な理由に該当しますので、法律的に言うと辞退は可能です。

企業側は、内定を出した学生が入社するものとして準備を進めています。内定承諾書を提出した後に辞退することはできますが、企業へ大きな迷惑をかけてしまうことになるのもまた事実です。
また、本人の印象だけではなく、大学など関わりのある場所にも影響を与えてしまう可能性があることを留意しておきましょう。

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