メールを使っても大丈夫?内定を保留するときの連絡方法

このページのまとめ

  • 他社の選考結果待ちや入社について改めて考えたいときに使えるのが、内定の保留
  • 保留をした場合、基本的には内定連絡から1週間以内に回答する
  • 連絡方法は早く確実に相手に伝わる電話と、記録として残るメールがある
  • 内定を受諾するか辞退するか決めたら、できるだけ早く連絡しよう

就活生の中には、エントリー先が数十社にも及んだり、複数の企業から内定連絡をもらったりする人もいるでしょう。
しかし、連絡のタイミングや第一志望企業の選考状況によっては、内定をすぐに受諾できないことも。
そんなときに活用したいのが「内定の保留」です。
当コラムでは、一般的な内定保留の仕組みや連絡方法を紹介。
保留後の受諾・辞退連絡についてもまとめたので、参考にしてください。

 

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内定は保留できる!


就活生の多くが複数の企業にエントリーしており、多い方だと数十社にも及ぶと言われています。
エントリー数が多ければ選考を通過する可能性も高くなり、実際に複数社から内定を得ている方もいるのではないでしょうか。

しかし、内定を承諾して就職できるのは1社のみ。
そのため、内定連絡をもらった企業のなかから就職先を決める必要がありますが、連絡のタイミングや他社の選考状況によってはすぐに受諾・辞退を決定できないこともあるでしょう。
そんなときに活用したいのが、「内定の保留」。
その企業に就職するかどうかの返答を待ってもらうことができるため、保留をしてもらう就活生は多いようです。

保留できるのは、内定連絡から1週間というのが基本。
企業によっては1ヶ月など長期間待ってくれることもあるようですが、2~3ヶ月など長すぎる保留は志望度が低いと捉えられたり、企業側の採用活動に影響を及ぼしたりして内定取り消しになる可能性もあるので注意が必要です。

また、内定を保留する理由は人によって異なりますが、保留にする理由は正直に企業側に伝えるのがマナー。
以下が、内定を保留する代表的な理由です。

・他社の選考結果待ち
・家族の了承を得たい
・本当に入社していいか熟考したい

企業側は、就活生が複数の企業にエントリーしていることを把握しています。
そのため、しっかりと保留したい理由を伝えて内定先が自分に合う企業かどうか考えてみましょう。

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電話で連絡をする方法


内定の保留を決めたら、できるだけ早く企業に伝えるのがマナー。
連絡方法で悩む方もいるようですが、電話は早く確実に相手に情報が伝わる、メールは内定保留とその受諾に関する記録が残るという異なるメリットがあります。
そのため、内定連絡は電話とメールの両方で行うのがおすすめ。
ここでは、電話で連絡をする際の注意点や例文を紹介します。

まず、電話をかける時間帯は出勤・退勤前後や昼食時を避けた業務時間内。
携帯電話やスマートフォンを利用する場合は、周囲の騒音や電波状況に気をつけましょう。

電話で内定保留を伝える際の例文

お世話になっております、◯◯大学◯◯学部の(氏名)と申します。
採用担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?

~担当者にかわる~

お世話になっております、◯◯大学◯◯学部の(氏名)です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

貴社より高い評価をいただくことができ、大変うれしく思っております。
すぐにでも内定に対してお返事させていただきたいのですが、◯◯の理由から◯日まで回答をお待ちいただくことは可能でしょうか?
内定をいただいたにも関わらずご迷惑をおかけするのは大変心苦しいのですが、ご理解いただけると幸いです。

もし担当者が不在なら、要件を簡単に相手に伝えたあとに改めて連絡する旨の伝言をお願いしましょう。
担当者には直接伝えるのがマナーのため、戻りの時間や電話対応しやすい時間を聞いておくのもおすすめです。

 

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メールで連絡をする方法


メールを使用するのは、内定保留の連絡をすぐに電話で行えない場合。
また、電話で保留を伝えていても、返答期日を相手に正確に伝えたり保留に関する記録を残したりする目的で、追ってメールを送るようにしましょう。

メールで内定保留を伝える際の例文

件名:内定承諾に関するご連絡(◯◯大学 氏名)
本文:
◯◯株式会社 人事部
採用担当◯◯様(もしくは採用担当者様)

お世話になっております、◯◯大学◯◯学部の(氏名)です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
御社からの高い評価、大変うれしく思っています。

内定に対してすぐにお返事をさせていただきたいのですが、◯◯の理由により◯月◯日まで回答をお待ちいただくことは可能でしょうか?
現在、ほかに選考を受けている企業があり、その結果が◯日に通知される予定です。
御社への入社を第一に考えておりますが、今後の人生に大きく関わる決断となりますので、しっかりと検討したうえで判断したいと考えております。
ご多忙のなか、大変恐縮ではありますがご理解いただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

------------------------------------------
◯◯大学 ◯◯学部
氏名
電話番号
メール
------------------------------------------

企業名は省略しない、件名は内容が分かるようにする、最後に署名を付けるといったビジネスメールの基本に注意して作成します。
また、保留を許可していただくという姿勢を大切にすることもポイントです。

 

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保留後の対応はどうしたら良い?


内定を受諾するか辞退するか決めたら、期限内に回答する必要があります。
ここでは、それぞれの連絡方法や例文を紹介しているので参考にしてください。

内定を受諾する場合

その企業の内定を受けることを決めたら、期限内であってもできるだけ早く連絡します。
連絡方法は電話が基本で、担当者の不在や企業の休日といった場合にはメールを使用しましょう。
例文は以下のとおりです。

「お世話になっております、◯◯大学◯◯学部の(氏名)です。
 先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
 検討の結果、御社(貴社)の内定を謹んでお受けし入社させていただきたく存じます。
 入社後はご期待に添えるよう努力してまいりますので、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。」

電話であればこの例文のように、メールであれば宛先や署名を追加してください。

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内定を辞退する場合

他社の選考結果を受けて保留していた内定を辞退する場合は、相手に対して失礼のないよう伝えることが大切です。
以下の例文を参考にしてください。

「お世話になっております、◯◯大学◯◯学部の(氏名)です。
 先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
 検討の結果、この度は御社(貴社)の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
 本来であれば直接お伺いしてお詫びしなければならないところですが、取り急ぎ電話(メール)での連絡とさせていただきました。
 ご丁寧な対応をしていただいたにも関わらず、ご期待に添えない結果となってしまい大変申し訳ございません。
 何卒よろしくお願いいたします。」

メールであれば、文末に「末筆ながら、貴社のますますの発展を心よりお祈り申し上げます」といった挨拶文と署名を追加すると良いでしょう。

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