選考辞退の連絡はメール?電話?知っておくべきマナー

このページのまとめ

  • 選考の辞退は慎重に決めよう
  • 選考辞退の連絡はメールで構わないが、面接の前日や当日の場合は電話で伝える
  • メール、電話のどちらであっても企業の営業時間内に連絡するのがマナー
  • 選考辞退の理由は、求められない限り具体的に伝える必要はない
  • メールを送る際はわかりやすい件名にする、署名を入れるといった点に気をつける

    選考辞退の連絡はメール?電話?知っておくべきマナーのイメージ

選考を辞退する場合、メールと電話のどちらで連絡すべきなのでしょうか?また、具体的な理由を併せて伝えた方が良いのか悩む方もいるでしょう。このコラムでは、選考辞退を伝えるときの適切な手段や時間帯について解説します。知っておくべきメールのマナーと例文もご紹介するので、選考辞退を検討している新卒生の方はぜひチェックしてください。

 

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選考の辞退は慎重に

選考辞退は、先のことも考慮した上で慎重に決めることが大切です。一度辞退すると取り消すのは難しいため、軽い気持ちで決めると「結局企業の選択肢がなくなってしまった」「もう少しじっくり考えるべきだった…」と後悔する恐れがあります。

企業の理念や方針が自分に合わなそうだと感じて辞退を検討しているのであれば、そもそも自分の目指していた方向性がどのようなものだったのかを再検討してください。実際に自分が企業で働いている姿をイメージし、どこに違和感を覚えるのかを考えてみます。

多角的に検討した結果、「やはりこの企業は選考辞退した方が良い」という結論に達したのであれば、それで良いでしょう。採用担当者側からすると、就活生の選考辞退は珍しいことではありません。とはいえ、「もう受けない企業だから」と適切な手段・タイミングで連絡しないのはマナー違反。企業と採用担当者の負担を最小限に抑えられるよう、最後まで気を抜かないことが大切です。

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選考を辞退するときはメール連絡で良い

選考辞退時の連絡手段には、メールと電話がありますが、基本的にはメールで構いません。メールであれば採用担当者に電話対応の手間をとらせることがなく、文章を後で見返せるというメリットもあります。

返信がないときは電話で確認する

メールで選考辞退の連絡をしたら、基本的には企業から返信がきます。何も応答がなければ、メールが送信できていない、採用担当者が多忙で確認していない、といった可能性があるため何らかの対応が必要です。

送信できているにも関わらず返信がないときは、念のため電話で採用担当者に確認してみましょう。電話の際は「◯月◯日にメールを差し上げた就活太郎ですが」と伝え、確認の有無を聞きます。採用担当者が見落としていたとしても、結果として相手が辞退を知るのが遅くなった点はお詫びするようにしてください。

電話をかけたときに採用担当者が不在だった場合は、辞退する旨を伝えてもらえるよう対応者に頼みます。選考辞退の電話をかけたことを後で採用担当者宛てにメールすれば、コミュニケーションの行き違いが防げるでしょう。いずれにしても、採用担当者に要件が伝わってはじめて報告が完了することを念頭に置くのが肝要です。

当日や前日に辞退するときは電話で連絡

面接の前日や当日に辞退の旨を伝えたいときは、電話で連絡するのがマナー。採用担当者は常にメールチェックできる状況にあるとは限らず、確認のタイミングによっては無断欠席と判断されてしまう恐れがあるからです。「余裕を持って伝えてくれれば、ほかの応募者のスケジュール調整ができたのに…」という状況になることもあるので、緊急性の高いものは電話で連絡してください。

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選考辞退の連絡をするときは時間帯に配慮しよう

辞退の旨を伝えるときは、時間帯にも注意する必要があります。基本的には、企業の営業時間内に連絡するのがマナーです。「メールなら夜遅い時間でも大丈夫そう」と思う方もいるでしょうが、深夜に送るのはやめましょう。どうしても営業時間内に送るのが難しい場合は、深夜は避けた上で「夜分遅くに申し訳ありません」と一言添えるのを忘れないようにしてください。

営業時間中に連絡する場合、始業直後や終業間際、昼食の時間帯は避けましょう。始業直後は朝礼や会議などで忙しく、終業間際は帰り支度をする人もいるため、担当者の負担が大きくなりがちです。また、昼食の時間帯は席を外している可能性が高く、つながったとしても休憩時間を割いてもらうことになってしまいます。一般的に電話連絡に適しているとされる時間帯は、午前であれば始業時の忙しさが落ち着く10~11時頃、午後であれば昼休みが終了していると考えられる14時頃です。

もう1点大切なのが、連絡する前に定休日をチェックしておくこと。土日・祝日が休みの会社は多いですが、企業によっては平日に定休日を設けているところもあります。Webサイトなどであらかじめ確認しておきましょう。

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選考を辞退するときは理由を言うべき?

辞退の理由は、あえて明記する必要はないでしょう。具体的な理由を述べたとしても良い印象になるとは限らないので、「一身上の都合により」と表現するのが無難です。採用担当者から聞かれた場合は、「内定をいただいた他社を選ぶことにした」「業界研究で他分野に興味を抱くに至った」といった内容を簡潔に報告します。

たとえ理念や社風が合わないと感じたとしても、それをストレートに伝えるのは避けましょう。合わないというのはややネガティブな表現であり、言われた側としては良い気持ちがしない可能性があるためです。「より自分に向いていると感じる業界を見つけた」のように、ポジティブな表現に変えるのがポイントといえます。

 

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選考を辞退するときのメールに関する3つのマナー

前項で、緊急性がなければメールで選考辞退の連絡をしても問題ないとお伝えしました。メールを送る際は、時間帯のほか下記についても注意しましょう。

1.わかりやすい件名にする

件名は、ひと目で要旨が理解できる内容にするのが望ましいといえます。具体的には、「選考辞退のお詫び(就活太郎)」のように用件と氏名を入れるのがポイントです。採用担当者は毎日多くのメールを受けとっているため、用件を書かないと読むのを後回しにされてしまう恐れがあります。選考辞退の旨が確実に伝わる件名を記載しましょう。

2.誤字脱字に注意する

メールの文章が完成したら、必ず見直しをします。変換ミスや脱字などがあると誠意が伝わらないため、慎重に確認してください。

3.署名を入れる

ビジネスメールの最後には、署名を入れるのがマナーです。下記の内容を記載しましょう。

・氏名
・大学名、学部、学科
・郵便番号
・住所
・メールアドレス
・電話番号

記載もれを防ぐために、テンプレートを用意しておくのがおすすめです。

 

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選考辞退のメール例文

最後に、1次面接を辞退する際のメール例文をご紹介します。 

件名:面接辞退のお詫び(就活太郎)
 ◯◯株式会社 人事部 佐藤様 

◯月◯日14時より1次面接のお時間を頂戴しております、△△大学□□学部の就活太郎です。
この度、一身上の都合により1次面接を辞退したく思いご連絡いたしました。
お忙しい中、日程調整をしていただいたにもかかわらず、申し訳ございません。

本来なら直接お詫びすべきところメールでのご連絡となってしまい、重ねてお詫び申し上げます。
どうか、ご了承賜れば幸いに存じます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

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就活太郎
△△大学□□学部◯◯学科
〒000ー1234
東京都◯◯区1-1-1
MAIL:syukatsu.taro@☓☓☓
TEL:090-0000-0000

名乗った後は辞退する旨やメールで連絡することへのお詫びを述べます。本文と署名との区切りには、上記のようなハイフンや「=」を入れるのがおすすめ。◆や☆などの記号はカジュアルな印象を与えるため、使わないようにしましょう。

 

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本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間1位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。

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