インターンのメールに関するマナーと注意事項を解説！場面ごとの例文付き

インターンシップに参加するにあたり、企業担当者とメールでやりとりする機会が多くなります。その際、どのような表現や文言にすればよいか、戸惑う学生もいるでしょう。

この記事では、インターン先企業とのメール連絡の際に押さえておくべきマナー、書き方のポイントを解説します。シチュエーションごとの例文も紹介しているので、インターンシップ関連のメール作成に悩んでいる方は参考にしてください。

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基本的なビジネスメールのマナー

インターンでのビジネスメールを書く際は、ビジネスマナーを守って文章を作成することが大切です。就職活動だけでなく、社会人になってからも使えるので、しっかり押さえておきましょう。

ビジネスメールを書く際の基本的な構成

ビジネスメールには、基本となる構成があります。インターン先企業とのやりとりの際だけでなく、就活や社会人になってからも役立つので確認しておきましょう。

・宛先
企業のWebサイトには、連絡先アドレスが記載されていることがあります。スペルミスを防ぐためにも、メールアドレスはこうしたページからコピー＆ペーストをすると良いでしょう。

・件名
件名は短く、的確に記載しましょう。企業の担当者は数多くのメールを受け取っているため、本文を確認する前に送信者と内容がわかるようにするのが大切です。

・宛名
宛名を記載する際は、企業名、部署名、担当者名の順番にします。送信先の担当者の名前が分からない場合は、「ご担当者様」または「組織名＋御中」とし、企業名に（株）とあっても、略さず『株式会社』と正式名称で書きましょう。

・本文
本文の基本的な構成は、「挨拶文」「自己紹介」「本題」「締め」になります。自分の名前はフルネームで、大学名や学部など自身の所属も正式名称で書くのがポイントです。初めてのメールの際は「はじめまして」、2回目以降は「お世話になります」から書きはじめるのがマナーです。

・署名
「何卒よろしくお願い致します」など締めの言葉を書いたあと、署名としてメールの末尾に所属と氏名、そして連絡先（電話番号とメールアドレス）を記します。相手があなたに連絡する際は、この部分を確認することになります。

返信する時間帯に気を付ける

メールは基本的に時間に関係なく閲覧することができるため、送信時間はいつでも構わないと考えている人も多いようですが、インターン関連の連絡は私生活でやりとりするメールとは性質が異なります。深夜の時間帯は避け、できるだけ会社の営業時間内に送信するようにしましょう。できれば半日以内、少なくとも一日（24時間）以内に返信するのが理想です。万が一翌日以降になってしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ございませんでした」と一言添えるとよいでしょう。

返信の件名「Re:」は削除しない

インターン先の企業からのメールに対して返信ボタンを押すと、件名冒頭に自動的に「Re:」が付きます。その際、件名を変更せず、「Re:」は残したまま返すようにしましょう。「Re:」を削除してしまうことにより、新しいメールと勘違いされたり、何の用件に対しての返信かわかりにくくなることを避けるためです。

「御社」ではなく「貴社」を使う

インターン先の企業にメールを送信する際は、「貴社」を使うのがマナーです。「御社」も「貴社」も相手の企業に敬意を払う呼び名であり混同してしまう人もいると思いますが、話言葉の際は「御社」、メールや文章の際は「貴社」を使う、ということを覚えておきましょう。

Ccなど宛先の使い方も確認する

インターン関連のビジネスメールを複数の人に送信する際、「To」に加え「Cc」の正しい使い方も確認しておきましょう。「Cc」は「To」の人以外に、自分の状況や情報を共有したい人のメールアドレスを入力します。

改行を入れ読みやすくする

本文には、先方の読みやすさを考慮し、適宜改行を入れます。段落と段落の間に1行スペースを入れたり、区切りのよいところで改行するなど工夫することにより、スムーズに読んでもらえるでしょう。

誤字脱字に気を付ける

企業名や部署名、担当者名などは、間違えると失礼になってしまいます。送信する前には、書いたものをしっかりと読み返し、誤字脱字がないか確認しましょう。自分だけでなく、第三者に確認してもらうのもおすすめです。

インターンで役立つ最低限のビジネスマナーについて知りたい方は「インターンに行く前に…マナーの基本をマスターしよう」の記事も参考にしてみてください。

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インターン先企業へのメール例文集

ここでは、インターン先の企業にメールを送信する際の例文を、シチュエーションごとにご紹介します。

インターン申し込みメールの例文

申し込みメールの本文には、「なぜその企業のインターンに参加したいのか」という理由、参加に対する熱意が伝わる志望動機を記載すると、企業担当者の印象に残りやすくなります。

インターン受け入れお礼メールの例文

インターン採用通知を企業から受け取った際、お礼のメールをします。件名はそのまま残すか、「インターンシップ選考通過のお礼」などにしてもかまいません。インターン受け入れに対する感謝の気持ちと、意気込みを添えるとよいでしょう。

インターン参加保留メールの例文

インターンに参加したい意思はあるけれどすぐに返事ができない場合は、保留にしてほしい旨を連絡しましょう。スケジュールが確定できない理由、保留にしてほしい期日を明確に伝えることが大切です。

インターン参加辞退メールの例文

インターン辞退の連絡は、迅速であることに越したことはないといえます。エントリー後参加が決まっていない状態であっても、辞退しなければならない用事ができた時点で担当者に連絡を取るようにしましょう。

返信メールの例文（面接日程調整の場合）

日程調整のメール返信で大切なのは、候補日を複数あげることです。初めに提案した日時が少ないと、先方も予定を合わせるのが難しくなる可能性があります。

返信メールのマナーについてさらに詳しく知りたい方は「返信メールはどう書く？インターン参加時のメールマナー」の記事も参考にしてみてください。

質問メールの例文

質問をする時は、読み手に質問内容が理解しやすいよう、件名で質問の意図を伝える、聞きたいことを簡潔に書くなどの配慮を心掛けましょう。

インターン参加後お礼メールの例文

インターン終了後は、企業にお礼メールを送ることが望ましいです。インターンに参加したことで何を学んだのか、印象に残ったエピソードなどを加えると、後の選考につながる可能性が高まるでしょう。

インターン参加のお礼メールの書き方について知りたい方は「インターンシップ参加後のお礼メールの書き方は？例文や注意点を解説！」の記事も参考にしてみてください。

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インターン関連のメールを管理するテクニック

インターン参加が決まると、自然と企業とのメールのやりとりが増えます。万が一大事なメールを見落としてしまわないためにも、これから紹介するテクニックを活用してみてください。

フォルダを分けてメールを管理する

企業からのメールをフォルダごとに分けておくと管理しやすくなり、他のメールに埋もれて返信が漏れてしまった、という事態を防ぐことができます。フォルダ名は「インターンシップ」や「就活」など、自分が確認しやすい名前にするとよいでしょう。

メールのテンプレートを作成する

インターンの連絡を企業にする際、挨拶文など使用頻度が高いものはテンプレートを作成しておくとよいでしょう。また、メールに署名の設定を登録しておくと、署名漏れの防止にもつながるのでおすすめです。

フラグを立てて管理する

重要なメールにはフラグを立てておくと、すぐに確認することができます。すぐにメールの返信ができなくても、フラグ設定をしておくことで返信漏れも回避できます。

アドレス登録をしておく

企業の採用担当者のアドレスを連絡先として登録しておくことも、効率化につながるテクニックです。返信や急な連絡の際にもすぐに対応することができます。登録する際には「担当者名」だけでなく、「企業名」「部署名」も忘れずに記載しましょう。

就活メールの書き方やポイントについて知りたい方は「就活メールの正しい書き方は？基本のマナーと構成のポイント」の記事も参考にしてみてください。

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そのほかの注意事項

インターン関連の連絡メールについて注意すべき事項について解説します。判断が難しい場合の参考にしてください。

企業への連絡は電話でおこなおう

当日中に連絡しなければいけない場合や緊急性の高い用件に限り、電話で連絡を取りましょう。たとえば、交通機関の遅延などの理由でインターン開始時間に遅れてしまったり、急にインターンに参加できなくなったり、といった場合が考えられます。

インターンに申し込む際の電話マナーについては「かける時の注意点は？インターン申込時の電話マナー」の記事も参考にしてみてください。

スマホから返信しても大丈夫

通常、企業への連絡メールはパソコンから送信するのが望ましいですが、出先でパソコンが手元にない場合など、返信が遅くなってしまう可能性が高ければスマホからでもかまいません。「返信が遅くなり申し訳ございません」や「出先のため、スマートフォンからの返信で失礼致します」などの一言を添えるとよいでしょう。

返信が不要なメールも

企業からのメールには、返信しなくてもよいメールがあります。「自動返信」メール、「返信不要」と記載があるメールに対しては、返信する必要はありませんので覚えておくとよいでしょう。

インターンのメール返信に関するマナーをさらに詳しく知りたい方は「インターンシップのメール返信はどこまで？対応の仕方やマナーを解説」の記事も参考にしてみてください。

インターンの辞退メールには明確な理由を記載する

せっかく受かったインターン採用に辞退メールを出すのは、誰もが心苦しい気持ちになると思います。しかし、どうしても参加できなくなってしまうこともあるでしょう。相手への印象を下げないためにも、大学の研究や部活、家庭の事情など、具体的な理由を必ず伝えましょう。

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インターン先企業へのメール作成に悩むあなたへ

「インターン関連の連絡を企業にする際にとまどってしまう」「プロからのアドバイスが欲しい」という就活生は、キャリアチケットに相談するのがおすすめです。

キャリアチケットでは、プロのアドバイザーがカウンセリングから面接対策まで、あなたの就活を親身にサポートします。就活の準備を入念にしたいという方はもちろんのこと、何から始めれば良いのかよくわからないという方も、ぜひお気軽にご相談ください。

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