インターンのメールに返信する際のマナーを解説！返信方法や例文も紹介

インターンシップ先とのメールで失礼がないようにしたいと考える就活生は多いでしょう。インターンシップ参加時、メールでのやり取りは企業との重要なコミュニケーション手段です。応募や日程調整、お礼連絡など、さまざまなメールで社会人としてのマナーが求められます。

この記事では、インターンメールの基本マナーや返信のルール、例文、メール管理のコツなどを紹介。安心してやり取りができるよう、ぜひ最後までご覧ください。

かんたん1分！無料登録インターン活用法を教えてもらう

 

インターンのメールは原則返信するのがマナー

企業からインターンシップに関するメールを受け取った場合は、内容にかかわらず原則として返信を行いましょう。返信を通じて、企業に「メールを確かに受け取り、内容を理解した」ことを伝えるのがマナーです。

特に説明会や選考の日程調整に関する連絡では、返信の有無が次の対応に影響することもあるため、注意しましょう。

返信する時間帯に気を付ける

返信は深夜の時間帯を避け、できるだけ会社の営業時間内に送信するようにしましょう。メールは基本的に時間に関係なく閲覧することができるため、送信時間はいつでも構わないと考えている人も多いようですが、インターン関連の連絡は私生活でやりとりするメールとは性質が異なります。

できれば半日以内、少なくとも24時間以内に返信するのが理想です。特に、選考の日程調整や必要書類の提出など、企業側が次のステップを進めるための連絡には、早めの返信を心掛けましょう。やむを得ず返信が遅れた場合は「返信が遅くなり申し訳ありません」など、ひと言お詫びを添えると好印象です。

件名の「Re:」はそのまま残すのが基本

インターンに関するメールへ返信する際は、件名を変えずに「Re:」をつけて返すのが基本です。インターン先の企業からのメールに対して返信ボタンを押すと、件名冒頭に自動的に「Re:」が付きます。

「Re:」を削除して件名を変更すると、企業側がどのやり取りに対する返信なのかを見落としてしまう可能性があるでしょう。

新しいメールと勘違いされたり、何の用件に対しての返信か分からなくなったりするのを避けるために、たとえ件名に企業名や担当者の名前が含まれていても、原則としてそのまま返信しましょう。

インターンメールの返信は「全員に返信」が基本

企業からのインターン案内メールでは、複数の担当者がCcに含まれていることがあります。その場合、返信する際は「To」だけではなく、「Cc」にも含まれている全員へ返信するのがマナーです。担当者全員に返信が届くように返信しましょう。

Ccなど宛先の使い方も確認する

インターン関連のビジネスメールを複数人に送信する際、「宛先（To）」と「Cc」の違いを理解して使い分けることが大切です。

・To：主に対応や返信を求める相手
・Cc：情報共有のために同じ内容を知らせたい相手

たとえば、インターンの担当者に日程調整のメールを送る場合、その担当者は「To」、同席する人事の別の担当者や大学の就職課などには「Cc」で送信します。なお、Ccに入れた人には基本的に返信の義務はないため、返信が必要な人は必ず「To」に設定しましょう。

「御社」ではなく「貴社」を使う

インターンシップの応募や連絡のメールでは、企業に敬意を表す呼び方として「貴社」を使うのが一般的です。混同しやすいのが「御社」ですが、これらには使用する場面に違いがあります。

・貴社（きしゃ）：文章・メール・履歴書など書き言葉で使用
・御社（おんしゃ）：面接や説明会などの話し言葉で使用

たとえば、メール文面で「御社のインターンに応募したく存じます」と書くのは誤りです。正しくは「貴社のインターンに応募したく存じます」となります。細かい表現ではありますが、ビジネスマナーの基本として押さえておくべきポイントです。

改行を入れ読みやすくする

インターンシップ関連のメールを送る際、相手の負担を減らし、スムーズに内容を伝えるために、適切に改行を入れることを意識しましょう。

・段落と段落の間に1行スペースを入れる
・重要なポイントの前後で改行をする

これにより、文章が読みやすく整理され、受けとる側が内容を把握しやすくなります。長文になりそうな場合は、特に意識的に改行を使い、箇条書きにすることで視覚的にも分かりやすくするのが効果的です。

誤字脱字に気を付ける

インターンシップのメールでは、誤字や脱字に特に注意を払いましょう。企業名や部署名、担当者名など、相手の情報を間違えてしまうと大変失礼にあたります。メール作成と確認の際は以下の点を意識してください。

・企業名や部署名は正式名称で書く
・担当者名を間違えないようにする
・送信前に必ず読み返す
・第三者に確認してもらう

特に担当者名や企業名などは、少しでも間違えると信頼性を欠く印象を与えてしまうため、再確認を徹底することが大切です。自分一人で確認するだけでは不安な場合、第三者に確認をお願いしましょう。

就活ではメール以外にもマナーがあります。「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事で紹介しているので、あわせてチェックしてみてください。

かんたん1分！無料登録インターン活用法を教えてもらう

 

インターン先企業へのメールの書き方

インターンシップでは申込みや日程調整、質問など、企業とのやり取りをメールで行う場面があります。企業とのやり取りでは、ビジネスマナーを意識しつつ、読みやすく丁寧な文章を心掛けることが大切です。

ここでは、インターン先企業へのメールの書き方をご紹介します。インターン先企業とのやりとりの際だけでなく、就活や社会人になってからも役立つので確認しておきましょう。

宛先

インターンシップの連絡を送る際、宛先のメールアドレスを正しく記載することは非常に重要です。スペルミスを防ぐためにも、直接手入力するのではなくコピー＆ペーストを活用するのをおすすめします。

件名

メールの件名は、企業側が内容をひと目で把握できるよう、簡潔で具体的に記載しましょう。用件や氏名・大学名を冒頭または末尾に含めると、誰からどのような内容のメールかがすぐに分かるため親切です。

企業の担当者は数多くのメールを受け取っているため、本文を確認する前に送信者と内容が分かるようにしましょう。

宛名

宛名を記載する際は、企業名、部署名、担当者名の順番にします。送信先の担当者の名前が分からない場合は、「ご担当者様」または「組織名＋御中」とし、企業名に（株）とあっても、略さず「株式会社」と正式名称で書きましょう。

本文

インターンシップに関するメールの本文は、「挨拶文」「自己紹介」「本題」「締め」の構成を意識すると、読みやすく誠実な印象です。

署名

「何卒よろしくお願いいたします」など締めの言葉を書いたあと、署名としてメールの末尾に所属と氏名、電話番号やメールアドレスなど連絡先を記します。

〇〇大学 △△学部 △年
氏名（ふりがな）
メールアドレス：xxxxx@example.com
電話番号：090-xxxx-xxxx

署名はすべてのメールの末尾に入れるのが基本。テンプレートとして保存しておくと、どんなメールにもすぐに使えて便利です。

メールで活用できる言葉遣いのマナーを知りたい方は、「インターンシップ参加までにおさえておきたい基本のマナー」の記事を参考にしてみてください。

かんたん1分！無料登録インターン活用法を教えてもらう

 

インターン先企業へのメール例文集

ここでは、インターン先の企業にメールを送信する際の例文を、シチュエーションごとにご紹介します。実際に自分の状況に置き換えて活用してみてください。

インターン申し込みメールの例文

申し込みメールの本文には、「なぜその企業のインターンに参加したいのか」という理由や、参加に対する熱意が伝わる志望動機を記載すると、企業担当者の印象に残りやすくなります。

＜件名＞
インターンシップ参加申し込み（大学・学部・学年・名前）

＜本文＞
株式会社△△ 人事部▲▲
インターンシップご担当者様

はじめまして。△△大学△△学部△△学科の▲▲と申します。
このたび、貴社のホームページに公開されていたインターンシップ募集要項を拝見し、ぜひ参加させていただきたいと思い、ご連絡いたしました。

貴社のインターンシップを通して、さまざまな経験を積みながら知識を深め、将来のキャリアに役立てていきたく、ぜひインターンシップに参加させていただきたく存じます。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
△△大学△△学部△△学科✕年
名前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

インターン受け入れお礼メールの例文

インターン採用通知を企業から受け取った際、お礼のメールをします。インターン受け入れに対する感謝の気持ちと、意気込みを添えましょう。

＜件名＞
Re：元の件名

＜本文＞
株式会社△△ 人事部▲▲
インターンシップご担当者様

お世話になっております。△△大学△△学部△△学科の▲▲と申します。
この度は、貴社インターンシップの選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

今回のインターンシップを通し、チームの一員として貴社のサービスや業務に携わる貴重な機会をいただき、光栄に感じています。

期間中は精一杯精進いたしますので、ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
△△大学△△学部△△学科✕年
名前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

インターン参加保留メールの例文

インターンに参加したい意思はあるものの、スケジュールがすぐに確認できないことも考えられます。もし、すぐに返事ができない場合は、保留にしてほしい旨を連絡しましょう。スケジュールが確定できない理由、保留にしてほしい期日を明確に伝えることが大切です。

＜件名＞
Re：元の件名を残す

＜本文＞
株式会社△△ 人事部▲▲
インターンシップご担当者様

お世話になっております。△△大学△△学部△△学科の▲▲と申します。

インターンシップ日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ぜひ参加させていただきたいのですが、スケジュールの確定が難しく、△月△日（△）まで返事を保留させていただくことは可能でしょうか。

すぐに返事ができず誠に勝手とは存じますが、保留が可能かどうか教えていただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
△△大学△△学部△△学科✕年
名前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

インターン参加辞退メールの例文

インターン辞退の連絡は、迅速であることに越したことはありません。エントリー後に参加が決まっていない状態であっても、辞退を決めた時点で担当者に連絡しましょう。

＜件名＞
インターンシップ選考辞退のお願い（大学・学部・学年・名前）

＜本文＞
株式会社△△人事部△△
採用ご担当▲▲様

お世話になっております。
△月△日△時におけるインターンシップ選考のご連絡をいただきました、▲▲と申します。
大変申し訳ございませんが、諸般の事情により選考を辞退したくご連絡いたしました。

お忙しい中機会をいただいたにもかかわらず辞退すること、また本来直接伺うべきところメールでの連絡となりますことをお詫び申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
△△大学△△学部△△学科✕年
名前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

インターンの面接日程調整メールの例文

日程調整のメール返信で大切なのは、候補日を複数あげることです。初めに提案した日時が少ないと、先方も予定を合わせるのが難しくなる可能性があります。

＜件名＞
インターンシップ面接日の件（大学・学部・学年・名前）

＜本文＞
株式会社△△人事部△△
採用ご担当▲▲様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の▲▲と申します。

このたびは面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
以下の日時に伺うことが可能です。

・▲月▲日（△曜日）
・▲月▲日（△曜日）
・▲月▲日（△曜日）

もし上記のいずれの場合もご都合がつかなかった際は、再度別の日時をご提案させていただきたく存じます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
△△大学△△学部△△学科✕年
名前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

質問メールの例文

質問をする時は、読み手に質問内容が理解しやすいよう、「件名で質問の意図を伝える」「聞きたいことを簡潔に書く」などの配慮を心掛けましょう。

＜件名＞
インターンシップの集合場所につきまして（大学・学部・学年・名前）

＜本文＞
株式会社△△人事部△△
採用ご担当▲▲様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の▲▲と申します。

このたびはインターンシップ参加時の集合場所について確認させていただきたく、メールいたしました。
当日の指定会場は△△とされていますが、本社オフィスには行かず直接△△に伺えばよろしいでしょうか。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
△△大学△△学部△△学科✕年
名前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

インターン参加後のお礼メール例文

インターン終了後は、企業にお礼メールを送ることが望ましいといえます。インターンに参加し何を学んだのか、印象に残ったエピソードなどを加えると、後の選考につながる可能性が高まるでしょう。

＜件名＞
インターンシップ参加お礼（大学・学部・学年・名前）

＜本文＞
株式会社△△人事部△△
採用ご担当▲▲様

お世話になっております。
貴社インターンシップに参加させていただきました、△△大学△△学部△△学科の▲▲と申します。

このたびはインターンシップにおいてさまざまなことをご教示いただき、誠にありがとうございました。
参加したことで貴社への理解が深まったと同時に、プログラムを通して業務のやりがいや自身の課題を見出すことができました。

今回のインターンシップでの経験を活かし、就職活動に真摯に取り組んでまいりたいと思いま
す。

貴社の選考もぜひ受けさせていただければと考えておりますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
△△大学△△学部△△学科✕年
名前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

就活におけるメールの例文を知りたい方は、「就活メール例文14選！マナーや書き方・返信のポイントを紹介」の記事もあわせてご確認ください。

かんたん1分！無料登録インターン活用法を教えてもらう

 

インターン先からのメールには返信不要な場合もある

「インターン先からのメールにはすべて返信するべき？」と悩む就活生も多いでしょう。ビジネスメールでは原則として返信がマナーとされていますが、インターンシップのやり取りにおいては必ずしもすべてのメールに返信が必要というわけではありません。

以下では、インターンに関するメールの中で、返信が不要と判断できる代表的なケースをご紹介します。

リマインドメールは基本的に返信不要

インターンシップの前日に企業から届く「明日のご来社お待ちしています」といったリマインドメールや、参加案内の自動送信メールは基本的に返信の必要はありません。内容確認のために送られているものであり、返事を求めているわけではないからです。

「返信不要」と記載されたメール

企業からのメールに「本メールへの返信は不要です」「ご返信は不要です」といった一文がある場合は、その指示に従って返信を控えましょう。このようなメールは案内や連絡が目的であり、返信がかえって企業の負担になることもあるためです。

うっかり返信してしまうと、担当者に余計な対応を強いることになりかねません。丁寧さを意識するあまり、指示に反して返信しないよう注意しましょう。

やり取りが完結している場合も返信は不要

「それでは、当日よろしくお願いいたします」や「お会いできるのを楽しみにしております」など、インターンシップに関する一連のやり取りが明確に完結したと読み取れる場合も、追加の返信は不要です。

このような場面で「こちらこそよろしくお願いいたします」といった返信をしてしまうと、やや過剰な印象を与えることがあり、相手の手間を増やしてしまう可能性もあります。文脈を見て、必要性がない場合は返信を控えるのがスマートです。

なかには、そもそもインターンに参加するか迷っている方もいるかもしれません。「就活イベントのメリット・デメリットとは？参加前に知っておくべきこと」の記事では、インターンを含む就活イベントのメリットやデメリットを解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

かんたん1分！無料登録インターン活用法を教えてもらう

 

インターンで急な予定変更のメール連絡に関する注意点

インターンに参加する際、急な事情で予定を変更したり、辞退したりすることも考えられます。その際の企業への連絡について注意点をまとめました。緊急の場合に備えてよく確認しておきましょう。

企業への連絡はまず電話で行う

急な予定変更や緊急連絡は、メールよりも電話が適切です。特に、インターン当日の遅刻や欠席の連絡は、必ず電話で伝えましょう。メールでは相手にすぐに気づいてもらえない可能性があります。

たとえば、電車の遅延や体調不良でインターンに参加できないといった場合は、できるだけ早く企業へ電話連絡をすることが重要です。

電話マナーについては「就活での電話のかけ方は？基本的なマナーや場面別の会話例を紹介」の記事も参考にしてみてください。

インターンの辞退メールには明確な理由を記載する

インターンを辞退する必要が生じたときは、メールで丁寧に理由を伝えることが社会人としてのマナーです。採用の連絡をもらったあとに辞退するのは心苦しいことですが、誠意ある対応が重要となります。

たとえば、ゼミの発表や試験、部活動の公式戦、家庭の都合など、どうしても外せない理由が重なってしまうことがあるでしょう。そうした場合は、「一身上の都合により」などと曖昧にせず、「▲月▲日にゼミの研究発表が決まり、参加が難しくなりました」といったように、相手に伝わる具体的な事情を明記することが大切です。

企業の担当者は多くの学生とやり取りをしているため、突然の辞退であっても、しっかりとした説明があれば納得してもらえる可能性は十分あります。今後の就職活動にも悪影響を残さないために、誠実な姿勢で辞退の連絡を行いましょう。

スケジュールの都合での辞退を避けるためには、あらかじめインターンの種類や期間を知っておく必要があります。「インターンシップとは？行う意味や期間別の特徴をご紹介」の記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

かんたん1分！無料登録インターン活用法を教えてもらう

 

インターン先企業へのメール作成に悩むあなたへ

インターンに参加する際の企業とのメールのやりとりに悩む就活生の方は少なくありません。メールの文面にもマナーがあるため、それを押さえておくと採用担当者に誠実な印象を与えられます。

「インターン関連の連絡を企業にする際にとまどってしまう」「プロからのアドバイスが欲しい」という就活生は、就職エージェントに相談するのがおすすめです。

キャリアチケット就職エージェントでは、就活生向けに求人のご紹介を行うサービスを行っています。プロのキャリアアドバイザーがカウンセリングから面接対策まで、あなたの就活を親身にサポート。就活の準備を入念にしたいという方はもちろんのこと、「何から始めれば良いのかよく分からない」という方も、ぜひお気軽にご相談ください。

かんたん1分！無料登録インターン活用法を教えてもらう

 

インターン先企業へのメールに関するFAQ

ここでは、インターン先企業へのメールに関するよくある質問と回答をまとめました。ぜひご覧ください。

Q.スマホから返信しても大丈夫？

A.通常、企業への連絡メールはパソコンから送信するのが望ましいですが、出先でパソコンが手元にない場合など、返信が遅くなってしまう可能性が高ければスマホからでもかまいません。

「返信が遅くなり申し訳ございません」や「出先のため、スマートフォンからの返信で失礼いたします」などのひと言を添えると良いでしょう。

Q.メールに「楽しみにしております」と書いて良い？

A.結論からいうと、書いてOKです。具体的な使い方を以下にまとめました。

・当日は貴社の業務についてお話を伺えることを、心より楽しみにしております
・皆様とお会いできることを心待ちにしております
・実習で多くを吸収できることを、非常に楽しみにしております

ビジネスメールは無機質になりがちですが、最後にひと言「楽しみ」という気持ちが添えられていると、採用担当者も「準備した甲斐があった」とポジティブな印象を抱くでしょう。

Q.メールに返信し忘れてしまったらどうすれば良い？

A.気づいた瞬間に、すぐにお詫びと合わせて返信しましょう。返信が遅れたからといって、そのまま放置するのはNGです。数日経ってしまったとしても、誠実に謝罪すれば、担当者に誠意が伝わるでしょう。

返信する際は、「忙しくて」などの言い訳はせず、「確認が漏れておりました」と正直に伝えます。具体的には以下のように書きましょう。

「返信が遅くなり、多大なるご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。私の不注意により、貴社からのメールを確認するのを失念しておりました。以後、このようなことがないよう十分留意いたします」

そして、謝罪の言葉の後に、本来送るべきだった参加可否や質問などの回答を続けます。謝罪メールは「気づいたその場」で送るのが鉄則なので、後回しにしないよう心掛けましょう。

かんたん1分！無料登録インターン活用法を教えてもらう