最終面接を辞退したい…理由の伝え方と連絡のマナーを確認!

このページのまとめ

  • 最終面接を辞退する際、理由は「一身上の都合」で構わない
  • 理由を伝えるときは、他の分野に興味が移った場合「取り組みたい分野が明確になったため」など工夫して話そう
  • 最終面接辞退の連絡はメールよりも電話の方が誠意が伝わりやすい
  • 辞退を決めたらすぐに連絡し、無断で欠席することは避けよう
  • 「辞退する」という意志をはっきり伝えながらも、謝罪と感謝の気持ちを忘れずに

新卒で就活に挑み、最終面接までたどり着いたものの「やっぱり違う企業に行きたい」「ミスマッチかもしれない」と感じてしまった…。
就職はこれからの人生を左右する重要な決断ですから、自分の意志を大切にすることは間違いではありません。
しかし、企業に辞退を伝える場合はマナーを守って連絡したいものです。
 

最終面接を辞退する理由と伝え方

最終面接を辞退する理由は、「一身上の都合」でも問題ありません。
ただし、企業によっては辞退理由を尋ねてくることもあります。ありのままを伝えることは避けた方が良いケースもあるので、あらかじめ確認しておきましょう。

他社から内定をもらった

最も多いのがこの理由でしょう。より志望度が高い企業から先に内定が出れば、そこで就活を終わらせてしまいたいというのは当然の心理です。
理由を伝えるときには「他社から内定を頂いた」と正直に言って構いません。ただし就職後に辞退した企業と関わる可能性もあるので、具体的な社名は挙げない方が良いでしょう。

他の分野に興味が移った

最終面接までこぎつけたものの、ほかの業界や企業、職種に魅力を感じ入社意欲がなくなってしまうこともあります。
理由を聞かれたら「取り組みたい分野が明確になったため」などが無難。「御社に興味が持てなくなった」というような企業否定はやめましょう。

ここまでの面接を経てミスマッチを感じた

面接が進み仕事内容や社風を知るにつれて、企業とのミスマッチを感じるようになってしまうケースも。中には面接官と合わなかったという人もいるようです。
この理由をポジティブに伝えるのは難しいので、「一身上の都合で」と言ってしまっても良いでしょう。
 

最終面接を辞退する方法

最終面接の辞退を連絡する手段としては、電話が最適です。

電話で連絡した方が良い理由

一次・二次面接の時点では、時間を取らないメール連絡の方が適しているかもしれません。しかし、最終面接の段階になると企業側も重要度が高いという認識を持っています。
学生の中には「電話で断る勇気がない」「電話を掛けるのは面倒」と考える人もいるようですが、誠意を見せるために電話で直接話すことをおすすめします。

電話が繋がらなかったらまずはメールで

何度か電話したものの、どうしても繋がらないというケースもあるでしょう。その場合は、いったんメールで一報を入れておくのが正解です。
その際は「直接お話ししたいと思いお電話しましたが、あいにく繋がらなかったのでメールさせていただきました」というように一言断りを入れます。
メールを送信したら、少し時間を置いてまた電話を掛け直してみてください。
 

最終面接を辞退する時のマナー

辞退の連絡は、速やかに誠意を持って行うことが大切です。

できるだけ早く連絡する

辞退を決めたら、すぐに電話をしましょう。前日や当日など直前の連絡はできるだけ避けてください。
面接を予定している企業は資料を揃え、時間を割いて学生が訪れるのを待っています。最終面接ともなると、内定後の準備を進めているかもしれません。そうした事情を考慮し、ただちに連絡するのが礼儀だと言えるでしょう。
ただし、電話を掛ける際の基本的なマナーは守ること。急ぎであっても営業時間外に掛けるのは避けたいところです。昼休みや終業間際も、電話をする時間帯としては適切ではありません。

誠意を持って対応する

辞意を伝えるときは、「ここまで選考に時間を使ってもらったのに申し訳ない」という気持ちを持って話しましょう。
辞退してしまえばその企業と関わることはないから、と適当な態度を取るのは良くありません。社会人としての自覚を持ち、マナーを守って対応してください。
しかし、はっきり断るのが気まずいからといって曖昧な言い方をすると相手に用件が伝わらない恐れも。「辞退させていただきたいと思います」と明確に言葉にすることが大切です。

無断での辞退は避ける

連絡をせずに面接を欠席することは絶対にやってはいけません。上記でも説明したとおり、企業が面接の用意をしていることを踏まえて必ず一報を入れるようにしましょう。
やむを得ず前日や当日に辞退する場合も、必ず連絡してください。

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選考辞退は怖くない!就活生が企業に連絡する正しい方法
 

電話で最終面接を辞退するときの例

「お忙しいところ失礼します。
 ○月○日の○時に面接のお約束をしております、○○大学の○○と申します。人事部の▲▲様はいらっしゃいますか?」

(電話を繋いでもらう)

「○○大学の○○です。
 大変申し訳ないのですが、次回の面接を辞退させていただきたいと思いご連絡しました。
 ご迷惑をおかけしてしまって申し訳ありません。
 これまでご対応いただきまして本当にありがとうございました。
 それでは、失礼します。」

電話で気をつけるポイント

「辞退する」と明言すること、謝罪と感謝の気持ちを伝えることがポイントです。
企業から辞退理由を聞かれたら、「◆最終面接を辞退する理由と伝え方」を参考に適切な対応をしましょう。
また、電話を掛けるときは電波の良い静かな環境を選びます。

▼関連記事
就活で重要な面接の電話マナーを解説!日程調整や辞退する際の伝え方
 

メールで辞退する時の例

件名:
 ○月○日の○時の最終面接辞退のご連絡(○○大学 ○○太郎)

本文:
 ○○株式会社
 人事部 ○○様

 大変お世話になっております。
 ○○大学○○学部の○○太郎と申します。

 ○月○日○時に最終面接のお約束をしておりましたが、
 誠に勝手ながらこれを辞退させていただきたくご連絡しました。

 実は先日他社から内定を頂いたため、
 そちらの企業と話を進めたいと考えております。

 お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、
 このような形になってしまい申し訳ございません。

 勝手なお願いではありますが、何卒ご容赦くださいますよう
 お願い申し上げます。

 直接お話しするべきだと思い、昨日○時頃○○様宛にお電話しましたが、
 あいにく繋がらなかったのでメールさせていただきました。

 これまで非常に丁寧に対応していただきありがとうございました。
 末筆ながら、貴社の益々のご繁栄を心よりお祈り申し上げます。

(※署名を記入)

メールで気をつけるポイント

まずは件名で用件を簡潔に示し、学校名・氏名を添えます。これで件名を見ただけでどんなメールなのか相手に伝わりやすくなるでしょう。
さらに本文の最初には宛名を、最後には署名を入れるのがビジネスメールの基本です。
適度に改行することも忘れずに。パソコンやメールソフトによって体裁が違って見えますが、30文字程度で改行するとどの環境でも読みやすくなります。


最終面接は選考の最後の段階であり、ここで辞退するということは企業にも少なからず影響を与えます。
だからこそ、マナーに沿って連絡することが重要だと言えるでしょう。

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