面接をキャンセルするのはマナー違反?辞退する際のポイントを例文付きで解説

このページのまとめ

  • 面接をキャンセルすることは、注意点を心得ればマナー違反ではない
  • 面接をキャンセルする際は、文書として残るメールがおすすめ
  • やむを得ず連絡が面接日の直前になる場合は、電話で担当者に直接伝える
  • 連絡をする前に本当にキャンセルをしてよいのかしっかり考える

就活の選考が進む中で、「第一希望の企業から内定をもらった」「応募したが社風と自身がマッチしていないかも」などの理由で、面接選考をキャンセルせざるを得ないケースもあります。
このコラムでは、面接をキャンセルすることはマナー違反になるのか、企業側に失礼にならない面接のキャンセル方法とは、という就活生の疑問に対して例文付きで解説しています。

面接をキャンセルするのはマナー違反?

せっかく企業からもらった面接の機会ですが、面接をキャンセルせざるを得ないケースもあるでしょう。就活においてキャンセルすることはマナー違反なのでしょうか?
結論からお伝えすると、マナー違反ではありません。

面接をキャンセルする際の3つの注意点

企業側も就活生から面接のキャンセル連絡は想定内です。前項でも述べたように、面接キャンセルはマナー違反ではありませんが、少なからず企業の選考フローが滞ってしまうことも。
下記のようなマナーを守り、企業側へ失礼の無い面接キャンセルを行う必要があります。

1.できる限り早めに連絡をする

面接をキャンセルすることを決めたら、早めにメールや電話で連絡をしましょう。企業側は、実際に面接に来る就活生の人数を把握し、面接場所の手配やスケジュール・人数調整などの業務があります。直前のキャンセルは、それらの業務に支障が生じることもあります。

2.無断で辞退しない

企業側に連絡をせず、当日面接会場に行かないのは非常識です。就活生というより、人としてのマナーにも関わってきます。

3.直前にキャンセルする場合は電話

やむを得ず、前日や当日にキャンセルする場合は電話連絡が確実です。

キャンセルするのは「申し訳ない」「言いづらい」と連絡するのをためらってしまう就活生も多いはず。それでも、企業側には社内調整やほかの応募者への連絡などのフローがあるので、早めに連絡するのが社会人としてのルールです。

面接のキャンセルはメールがベスト?

面接をキャンセルする際は、文書として残るメールがお薦めです。
採用担当者は日中、他の業務も行っているので連絡がつきにくい場合もあり、メールの件名に案件や名前を明記してあれば、担当者が確認しやすいでしょう。
返信がない場合や担当者のメールアドレスが分からない場合は、電話でも連絡をします。

面接キャンセルの連絡をする際の3つのポイント

キャンセルの連絡をする際は、下記の3点のポイントを押さえましょう。

1.理由は「一身上の都合」が一般的

メールの場合、面接選考をキャンセルする理由は、具体的に述べる必要はありません。「一身上の都合により面接選考を辞退させていただきます」がスマートです。
電話の場合は、採用担当者が理由を聞いてくることがあります。それには「他社から内定をもらった」「家庭の事情で勤務が難しくなった」など、なるべく正直かつ簡潔に答えましょう。

2.採用担当者の業務時間内に連絡する

電話やメールをする時間帯は、連絡がつきやすい企業の就業時間内がベスト。電話をした時に、採用担当者が不在の場合は「何時頃にお戻りでしょうか?」と聞き、伝言ではなく直接担当者に伝えます。

3.採用担当者へ感謝とお詫びの気持ちを述べる

最後に、選考に時間を割いてくれた担当者へお礼とお詫びの気持ちを伝えることが重要です。

面接をキャンセルする際の例文と作成ポイント

この項では、メールや電話でキャンセルの連絡をする際の例文をご紹介します。

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メールで面接をキャンセルする際の例文

件名:面接辞退のご連絡/○○大学□□ □□
本文:
株式会社▲▲ △△部
○○様

大変お世話になっております。
○○大学○○学部□□ □□と申します。

この度、○月○日(○)に一次面接のお約束を頂戴しておりましたが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく連絡いたしました。
お忙しい中、日程を調整していただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。
○○様には、会社説明会から丁寧に対応していただき、とても感謝しております。

ご理解の上、何卒よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

○○大学○○学部
□□ □□
住所:
電話番号:
メールアドレス:

件名に要件と学校名、名前を明記する

他の多数のメールに埋もれないよう、担当者が件名を一見して、メールの内容を把握できるようにします。

本文の冒頭に要件を伝える

冒頭で、要件を端的に伝えましょう。「いつ」「なぜ」「どうする」という要点を冒頭で述べることで、採用担当者がその後のメールの内容を理解しやすくなります。長々と説明や理由などを冒頭で述べてしまうと、メールの趣旨が伝わりづらくなるでしょう。

文面の末尾に「学校名・学部名・名前・連絡先」を署名

メールの署名機能を利用し、自分の名前や連絡先を記入するのを忘れないようしましょう。電話番号やメールアドレスなど、数字やスペルの記入ミスがないように注意してください。

電話で面接をキャンセル際の例文

企業:株式会社▲▲です。
応募者:お忙しいところ失礼いたします。 私、○月○日の○時に面接のお約束をさせていただいている、○○大学の□□ □□と申します。採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?
企業:私が○○です。
応募者:急な連絡で大変申し訳ありませんが、面接選考を辞退させていただきたく連絡をいたしました。
企業:差し支えなければ、理由を教えていただけますか?
応募者:はい。先日、志望企業さまより内定のご連絡をいただき、就職活動が終了することが理由です。お忙しい中、面接の日程調整をして頂いたにも関わらず、申し訳ありません。
企業:おめでとうございます。辞退の件、承知いたしました。
応募者:お手数をおかけいたします。お忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。それでは失礼いたします。

面接を予定していた日時と名前を告げる

冒頭で伝えることで、企業側は要件のおおよその見当を即座につけれます。

電話した趣旨とキャンセルの理由を端的に述べる

採用担当者の他の業務の妨げにならないよう、回りくどい言い方はせずに、丁寧かつ簡潔に要件を話しましょう。

面接をキャンセルする前に、もう一度よく考えることをおすすめします。キャンセルの連絡後は、「考え直した結果やはり面接を受けたい」は通用しません。その判断は本当に正しいのかをよく考えた上で、早めにキャンセルの連絡をします。
また、変更があった場合、先方へ迅速に予定変更の旨を連絡するのは、社会人として当然のマナーです。企業側からすれば、面接キャンセルは想定内ではあるものの、応募者に時間と労力を割いてくれたことに対し、感謝と謝罪の気持ちを持って誠意ある態度を示しましょう。

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