面接を当日キャンセルしたい場合どうすればいい?基本マナーと注意点

このページのまとめ

  • 面接を当日キャンセルする場合、なるべく早く企業に連絡する
  • 面接の当日キャンセルをすると再調整できない可能性もある
  • 連絡は日程調整などをやりとりしていた採用担当者に行う
  • 面接の当日キャンセルは電話で伝えるのがベスト
  • 採用担当者が不在の場合は伝言を残し、その後にメールを入れる

面接に急遽行けなくなってしまった場合、当日キャンセルができるのか気になっているあなた。体調不良や他企業と面接日がかぶってしまったなど、予定していた面接に行けなくなってしまった場合は、なるべく企業の負担にならないよう、早めにキャンセルの連絡を入れましょう。
当コラムでは、面接を当日キャンセルする場合の方法と基本マナーを詳しくご紹介します。キャンセルする際の会話文の例も掲載しますので、ぜひご一読ください。
 

面接を当日キャンセルした場合どうなる?

基本的に、非常に重要な新卒の就活面接をドタキャンすることはおすすめできません。しかし、体調不良や志望度の高い企業とのブッキングなど、やむを得ない事情などで、当日に面接に行けないことが分かる場合もあります。面接を当日にキャンセルした場合どんな影響がでるのか、詳しくみていきましょう。

再調整ができない場合がある

一度でも面接を当日キャンセルすると、再調整ができない可能性があります。企業への志望度が高く、再調整を希望する場合は、「どうしても行けない事情」と、「その企業への入社の熱意」をしっかり伝え、空いている日程を複数提示しましょう。また、面接日に行けないことが分かった時点で事前に連絡をしていれば、日程を変更してもらえることもあります。

再面接できても「一度キャンセルした人」という印象がつく

もし、再度面接ができたとしても、企業から「当日キャンセルをした人」という印象を抱かれてしまう可能性は否めないでしょう。企業は応募者の面接のために、事前に日程調整や資料整理など、さまざまな準備をしています。直前にキャンセルの連絡が入れば、その分の時間の損失が生まれてしまうことに。
そのため、当日キャンセルをすることによって、企業からの信頼を損なってしまう恐れがあることを念頭に置いておきましょう。
 

面接を受けられないことが分かったらすぐに連絡!

面接を受けれないことが当日に分かった場合は、すぐに企業に連絡をします。以下で、詳しい連絡方法を確認しておきましょう。

採用担当者に連絡する

面接に関する連絡は、日程調整などのやり取りしている採用担当者にするのが一般的です。自分を担当している社員の名前が分からなければ、単に「その企業の採用担当者」への連絡でもかまわないでしょう。

電話でキャンセルを直接伝えるのがベスト

当日キャンセルの連絡は、電話がベスト。メールの場合、必ずしもすぐに担当者が確認できるとは限らず、面接を当日キャンセルする旨が担当者に届きづらい恐れがあるからです。
また、キャンセルすることで、面接に向けて準備を重ねてくれた企業に対し迷惑がかかります。その事実を踏まえ、礼儀として電話を使って直接伝えるべきでしょう。

電話は営業時間内にかける

早朝や深夜など、営業時間外に面接に行けないことが分かったら、一旦は営業時間まで連絡を控えましょう。営業時間外に電話をかけた場合、非常識だと思われてしまう恐れがあります。ただし、当日キャンセルのメールだけ先に入れておくことはかまわないでしょう。

担当者が電話に出なかったら伝言とメールをする

もし、採用担当者が不在だった場合、対応してくれた社員に面接を当日キャンセルする旨を伝えます。その後、担当者にメールを送るようにしましょう。伝言をお願いする際に、「採用担当者にメールを送るので、そちらを確認してください」と伝えるとスムーズです。

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面接の当日キャンセルを印象良く伝える例文

次に、面接の当日キャンセルを印象良く伝える例文をご紹介します。下記はあくまで一例なので、実際のキャンセル理由などは自分の言葉で伝えましょう。
志望度が高く、再調整を希望している企業の場合は、「やむを得ない事情で行けなくなってしまったが、志望度が高く再び面接をしたい」という意思・意欲をしっかり示すことが大切です。

再調整を希望する場合:電話

「お世話になっております。本日△△時から面接をお願いしております、◇◇大学の◯◯(氏名)と申します。当日の連絡で大変申し訳ないのですが、~~~(キャンセル理由)のため、本日面接にお伺いすることが難しくなってしまいました。しかし、御社への入社を強く志望しているため、改めて別日に面接をしていただけないでしょうか。大変勝手なことは承知しておりますが、どうかご検討お願いいたします」

再調整を希望する場合:メール

件名:本日△△時からの面接キャンセルのお詫びと再調整のお願い
本文:◆◆株式会社 採用担当者様

お世話になっております。
本日△△時より面接のお時間をいただいております、◇◇大学の◯◯(氏名)と申します。

本来であればお電話でご連絡するところ、ご不在とのことでしたので、メールにて失礼いたします。
本日の面接に関してですが、~(キャンセル理由)により、再度調整させていただきたく、ご連絡いたしました。

お忙しいなか、時間を調整していただいたのにも関わらず大変申し訳ございません。
また、当日のご連絡になってしまったこと、深くお詫び申し上げます。

貴社への入社を強く志望しており、改めて面接日程を調整していただくことは可能でしょうか。
下記、私の調整可能日時を挙げさせていただきました。

・△月△日(◇曜日) ◯時以降
・△月△日(◇曜日) ◯時~◯時迄
・△月△日(◇曜日) ◯時迄

◇◇大学 ◯◯(氏名)
メールアドレス
電話番号
住所など

ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。どうかご検討よろしくお願いいたします。

再調整を希望しない場合:電話

「お世話になっております。本日△△時から面接をお願いしております、◇◇大学の◯◯(氏名)と申します。当日の連絡で大変申し訳ないのですが、~(キャンセル理由)のため、本日面接を辞退させていただけないでしょうか。お忙しいなか面接時間の調整をしていただいたにも関わらず、当日にこのようなご連絡をしてしまい、大変申し訳ございません」

再調整を希望しない場合:メール

件名:本日△△時からの面接辞退のお詫び

本文:◆◆株式会社 採用担当者様

お世話になっております。
本日△△時より面接のお時間をいただいております、◇◇大学の◯◯(氏名)と申します。

本来であればお電話でご連絡するところ、ご不在とのことでしたので、メールにて失礼いたします。
本日の面接に関してですが、~(キャンセル理由)により、誠に申し訳ございませんが、辞退させていただいてもよろしいでしょうか。

お忙しいなか、時間を調整していただいたのにも関わらず、大変申し訳ございません。
また、当日のご連絡になってしまったこと、深くお詫び申し上げます。

◇◇大学 ◯◯(氏名)
メールアドレス
電話番号
住所など

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面接をキャンセルする際の基本マナー

面接をキャンセルをする際は、企業に迷惑をかけないように気を配りましょう。最後に、面接をキャンセルする際の基本マナーを確認していきます。

無断キャンセルは絶対しない

面接を無断でキャンセルするのは控えましょう。たとえ志望度の高い企業ではなかったとしても、面接日を調整し、準備をしてくれたことに対しお礼を伝えるのが礼儀です。当日に面接をキャンセルする場合は、企業に対し誠実な気持ちで、丁寧に連絡を入れましょう。

当日以前のキャンセルはメール連絡でOK

前日までに面接に行けないことが分かった場合、連絡はメールでもかまいません。面接当日だと、採用担当者は準備やほかの志望者の面接などで忙しく、メールを確認できない可能性もありますが、前日までなら業務の一環として確認しています。
ただ、面接日の前日の夜だと、担当者がメールを確認しない場合もあるので、電話での連絡が無難でしょう。「メールだと気持ちが伝わりにくい」「直接お詫びをしたい」という方は電話での連絡をおすすめします。

以上、面接を当日キャンセルする場合の方法とマナーを詳しくご紹介しました。面接に行けないことが当日に分かった場合、なるべく早く企業に連絡するようにしましょう。
 

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