面接の当日キャンセルは大丈夫？正しいマナーや電話・メールの例文を紹介

「面接は当日にキャンセルしても大丈夫？」「失礼にならない伝え方は？」とお悩みの就活生もいるでしょう。急な体調不良などのやむを得ない事情を除き、企業への迷惑やリスクを考えると当日の辞退は避けるべきです。
本記事では、面接を当日キャンセルする場合の例文を辞退理由別にまとめています。失礼にあたらない電話やメールの連絡マナーも紹介しているので、誠実に対応するために参考にしてみてください。

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面接の当日キャンセルはできるが極力避けるべき

面接の当日キャンセルは可能です。ただし、企業や採用担当者に大きな迷惑を掛けるため、極力避けるべきでしょう。やむを得ない事情で当日キャンセルが必要になった場合は、適切なマナーを守って対応することが重要になります。

当日キャンセルが避けられない状況としては、急な体調不良や家族の緊急事態、交通機関の大幅な遅延など。しかし、「他社から内定をもらった」「やっぱり興味がなくなった」といった理由であれば、前日までに連絡するのがマナーでしょう。

企業側は面接のために時間を確保し、場合によっては複数の面接官のスケジュールを調整しています。当日キャンセルは、これらの準備を無駄にしてしまう行為であることを理解しておく必要があるのです。

ここでは、面接を当日にキャンセルする際の正しい連絡方法について解説します。

当日の辞退はメールではなく電話で伝える

面接を当日にキャンセルする場合は、メールではなく必ず電話で連絡しましょう。電話での連絡が必要な理由は、緊急性と誠意を示すためです。

メールの場合、採用担当者がすぐに確認できない可能性があります。面接開始時刻になっても応募者が現れず、企業側が混乱してしまうことも。電話であれば、確実に相手に伝わり、その場で謝罪の気持ちも伝えられます。

ただし、電話がつながらない場合は、伝言を依頼した上でメールも送るのがおすすめです。複数の手段を使って確実に連絡を取り、企業への配慮を示しましょう。

面接に行きたくないと感じるときの対処法については、「面接に行きたくないときはどうする？対処法や企業への連絡方法を紹介」を参考にしてください。

前日までの辞退であればメールでもOK

面接の前日までに辞退を決めた場合は、メールでの連絡でも問題ありません。前日までであれば、企業側も面接の準備を調整する時間があるためです。

メールで辞退を伝える際は、件名を「面接辞退のご連絡（氏名）」など分かりやすくし、本文では辞退の理由と謝罪の気持ちを丁寧に記載しましょう。また、面接の機会をいただいたことへの感謝も忘れずに伝えることが大切です。

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面接を当日にキャンセルするリスク

面接の当日キャンセルは、今後の選考の再調整が難しくなったり、再応募した際に不採用になる確率が高くなったりするリスクがあります。これらのリスクを理解したうえで、本当にキャンセルが必要かどうかを慎重に判断することが重要です。

当日キャンセルのリスクは、面接機会を失うだけでなく、今後の就活全体に影響を与える可能性があります。ここでは、面接を当日キャンセルするリスクを解説します。

選考の再調整が難しくなる場合がある

面接を当日キャンセルすると、選考の再調整が困難になるリスクが考えられるでしょう。企業側は面接スケジュールを綿密に組んでおり、当日キャンセルによってそのあとの選考プロセス全体に影響が出る可能性があるためです。

特に、最終面接や役員面接の場合は、さらに選考の再調整は困難になります。役員クラスのスケジュールは数週間先まで埋まっていることが多く、次の面接機会を設けてもらえない可能性があるでしょう。

また、複数の応募者と同日に面接を予定していた場合、他の応募者との比較検討ができなくなり、選考プロセス自体が遅れてしまうことも考えられます。

当日のトラブルを防ぎ安心して就活を進めたい方は、全体の流れを把握しておくのがおすすめです。

準備から内定獲得までの流れを網羅して理解したい人は「就活のやり方と流れを解説！準備から内定までのポイントと相談先も紹介」をご覧ください。

企業からマイナスの印象を持たれやすい

当日キャンセルは、企業から「責任感がない」「計画性がない」といったマイナスの印象を持たれやすくなるでしょう。これは、社会人としての基本的なマナーに欠けると判断されるためです。

企業の採用担当者は、面接での評価だけでなく、応募者の行動や対応も含めて総合的に判断しています。当日キャンセルという行為は、入社後の仕事ぶりを予想させる材料として捉えられる可能性があるでしょう。

ただし、やむを得ない事情で当日キャンセルをお願いし、適切な対応を取った場合は、企業側も事情を汲んでくれる可能性があります。諦めずにきちんと連絡しましょう。

辞退後の再応募は不採用になる確率が高い

面接を当日キャンセルした企業への再応募は、不採用になる確率が高くなるでしょう。

採用管理システムを導入している企業では、応募者の情報や対応履歴がデータベースに保存されています。再応募したとしても、過去の当日キャンセルが発覚し、選考対象から除外される可能性があるのです。

また、採用担当者が変わっていても、引き継ぎ資料や社内での情報共有により、過去の経緯が伝わることも考えられます。一度失った信頼を回復するのは非常に困難であることを理解しておきましょう。

面接当日に、「準備ができていない」「面接が怖い…」「めんどくさい」など、さまざまな理由で辞退したくなる就活生もいます。ただし、面接を含め就活をばっくれるのは大きなリスクを伴います。

就活をばっくれるリスクについては、「就活をばっくれる9つのリスク！辞退や謝罪の連絡方法と例文も紹介」をご一読ください。

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面接を当日キャンセルする際に守るべき7つのマナー

やむを得ず面接を当日キャンセルする場合は無断キャンセルを避け、できるだけ早く採用担当者へ連絡することなどがマナーです。マナーを守ることで、当日キャンセルによるマイナス印象を軽減し、場合によっては面接の再調整や今後の関係構築につなげられる可能性もあるでしょう。

ここでは、面接を当日キャンセルする際に守るべきマナーについて解説します。

1.無断キャンセルはしない

面接の無断キャンセルは絶対に避けましょう。無断キャンセルは企業に迷惑を掛ける行為であり、社会人としてのマナーに反します。無断キャンセルをすると、企業側は応募者を待ち続けることになり、その後のスケジュールにも大きな影響を与えてしまいます。

また、応募者に何かトラブルが発生したのではないかと心配を掛けることにもなるでしょう。どのような状況であっても、必ず面接の時間までに連絡を入れることが社会人としての最低限の責任です。

適切な連絡を取ることで、企業側も次の対応を検討できるようになります。

2.採用担当者にすぐ連絡する

当日キャンセルが決まったら、できるだけ早く採用担当者に連絡しましょう。連絡が早ければ早いほど、企業側は対応する時間が増え、迷惑を最小限に抑えることが可能です。

面接開始時刻の直前になってからの連絡では、企業側の調整が困難になってしまいます。できるだけ早く連絡することで、企業側も余裕をもって対応したり、ほかの業務に時間を充てたりできるでしょう。

3.キャンセルの電話は営業時間内に掛ける

面接キャンセルの電話は、企業の営業時間内に掛けるのがマナーです。緊急時を除いて、営業時間外の連絡は避けるべきでしょう。一般的な企業の営業時間は午前9時から午後6時ごろまでです。

この時間帯であれば、採用担当者が在席している可能性が高く、当日の辞退という至急の要件を伝えやすいはずです。ただし、面接時刻が営業時間外に設定されている場合や、緊急性が高いときは就業時間外の連絡も視野に入れましょう。

夜間や休日の場合は、相手のプライベートな時間を邪魔しないメールでの連絡が基本となります。状況に応じて適切な判断を行い、必要であれば営業時間外でも連絡を入れてみてください。

4.採用担当者が不在なら伝言を依頼しメールも送る

電話をかけた際に採用担当者が不在だった場合は、受付や他の社員に伝言を依頼し、併せてメールも送りましょう。複数の手段を使うことで、確実に連絡を取ることができます。

伝言を依頼する際は、以下の内容を伝えましょう。

メールには電話で伝言を依頼した旨も記載し、採用担当者が状況を把握しやすいよう配慮しましょう。

5.当日キャンセルのお詫びを丁寧に伝える

当日キャンセルの連絡では、企業に迷惑を掛けることへのお詫びを丁寧に伝えることが大切です。形式的な謝罪ではなく、心からの謝罪の気持ちを込めて伝えましょう。

お詫びの際に伝えるべき内容は以下のとおりです。

謝罪の言葉は具体的で誠実なものにし、相手の立場に立って考えた内容にすることが大切です。

選考を辞退するなら感謝の気持ちもきちんと伝えよう

面接の当日キャンセルだけでなく、面接自体を辞退する場合は、選考機会をいただいたことへの感謝の気持ちも必ず伝えましょう。企業側は書類選考から面接設定まで、多くの時間と労力を費やしています。

感謝の気持ちを伝える際は、「貴重なお時間をいただき、ありがとうございました」「面接の機会をいただけたことを心より感謝しております」といった具体的な表現を使いましょう。

選考を辞退したとしても、就職後に取引先や顧客などとして関わる可能性もゼロではありません。できるだけ丁寧に謝罪と感謝の気持ちを伝えることで、マイナスイメージを最小限に抑えられます。

6.キャンセル理由は嘘をつかず正直に伝える

面接を当日キャンセルする理由は、嘘をつかずに正直に伝えましょう。虚偽の理由を伝えると、万が一発覚した際により信頼を大きく損なう可能性があります。

ただし、正直に伝えるといっても、相手を不快にさせるような表現は避けましょう。たとえば、「他社のほうが条件が良かった」などです。企業への配慮として、「他社から内定をいただき、総合的に判断した結果」といった表現を使いましょう。

体調不良や家庭の事情など、プライベートな理由の場合は、詳細を説明する必要はありません。「急な体調不良のため」「家庭の緊急事態のため」といった簡潔な説明で十分といえます。

就活で嘘をつくリスクについては、「就活で嘘をつくとバレる？面接官に見抜かれる理由とリスクを解説」をご一読ください。

7.日程変更を希望する場合は候補日を複数用意する

面接を当日キャンセルし、日程変更を希望する場合は、複数の候補日を用意して提案してください。候補日を複数用意する理由は、企業側の都合に合わせやすくするための配慮です。

候補日を提案する際は、以下の点に注意してみてください。

当日のキャンセルで迷惑をかけている側だからこそ、こちらの都合を押し付けない姿勢が大切です。「ご都合の良い日時がございましたら、ご教示いただけますと幸いです」といった柔軟な姿勢を示しましょう。

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エージェント経由で面接を当日キャンセルする方法

エージェント経由で面接を当日キャンセルする場合、まずはエージェントに連絡することが基本です。エージェントが企業との仲介役となり、適切な対応をとってくれます。

ここでは、エージェント経由で面接を当日キャンセルする方法について解説します。

企業ではなくエージェントへ連絡する

エージェント経由で面接を受ける場合、企業ではなく、まず担当のエージェントに連絡しましょう。エージェントが企業との窓口となっているため、直接企業に連絡すると混乱を招く可能性があります。

エージェントに連絡する際は、当日キャンセルの理由と緊急度を明確に伝えます。たとえば、「体調不良により本日の面接を辞退したく、至急ご連絡いたしました」と伝えましょう。

エージェントは企業との関係性や過去の経緯を把握しているため、最適な対応方法をアドバイスしてくれるのです。また、エージェントをとおすことで、企業への謝罪や今後の対応についても、プロの視点からサポートを受けられます。

面接を当日キャンセルする際は、焦って対応をしてしまいがちです。就職エージェントを活用することで、正しい連絡方法や適切な言葉遣いなどを提案してもらえるメリットがあります。

面接直前なら企業とエージェント双方に連絡する

面接開始まで時間がない場合は、エージェントだけでなく企業にも直接連絡しましょう。理由としては、エージェントが企業に連絡をとる前に面接時刻になってしまう可能性があるためです。

面接直前に、企業とエージェント双方に連絡する際の手順は以下のとおりです。

ただし、企業に直接連絡する際は、「エージェント経由でお世話になっている」旨を必ず伝え、エージェントにも連絡済みであることを説明しましょう。

新卒がエージェントを利用するメリットについては、「新卒は使うべき？人材紹介の仕組みと使い方｜利用前に知る基礎知識」を参考にしてください。

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【電話】面接を当日キャンセルする場合の例文

電話で面接の当日キャンセルを伝える際は、簡潔かつ丁寧な表現を心掛けることが重要です。相手の時間を無駄にしないよう、以下の流れをイメージして要点を整理してから連絡しましょう。

【電話で伝えることの流れ】
1.所属と氏名
2.本日面接を予定していること
3.面接をキャンセルしたいこと
4.当日キャンセルに対するお詫び
5.当日キャンセルになった理由
6.これまでの選考への感謝
7.必要に応じて代替日の提案

以下に、面接を当日キャンセルする場合の電話の例文を紹介します。これらの例文を参考に、自分の状況に合った台本を作成してみてください。

他社から内定を受けた場合の例文

希望する条件に合わなかった場合の例文

体調不良の場合の例文

家庭の事情で受けられなくなった場合の例文

交通機関でのトラブルに遭った場合の例文

面接対策については、「就活の面接対策はどうやる？新卒におすすめの方法や頻出質問と回答例を紹介」をご参照ください。

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【メール】面接を当日キャンセルする場合の例文

メールの場合は、件名に緊急性が高いことがひと目で分かるようにすることや要点を整理して簡潔に記載することが重要です。メールでの連絡は、記録として残るため、より丁寧な文面を心がけましょう。

ここでは、電話での連絡が取れない場合や、電話と併用してメールでも連絡する際の例文を紹介します。

他社から内定を受けた場合の例文

希望する条件に合わなかった場合の例文

体調不良の場合の例文

面接直前の準備については、「面接当日は何をすべき？基本的な流れ・マナー・直前準備などを解説」をご参照ください。

家庭の事情で受けられなくなった場合の例文

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面接の当日キャンセルが不安なあなたへ

「面接を当日でキャンセルするのは失礼なのでは？」「採用担当者の印象を下げる振る舞いをしていないだろうか」など、就活のマナーに関して悩む就活生は少なくありません。社会人としての経験が乏しい以上、マナーに不安を感じるのは当然ですが、基本的な型を身につければその不安も解消できるでしょう。

就活のマナーに自信がない方は、ぜひキャリアチケット就職エージェントにご相談ください。キャリアチケット就職エージェントでは、あなたの適性や希望に合った企業の求人を厳選してご紹介。面接に向けたマナーや受け答えのアドバイスも行っています。万が一の緊急事態があったときも、プロのキャリアアドバイザーに相談できるので安心です。

また、自己分析やESの添削、面接対策など、マナー以外についてもトータルでサポートしています。

理想とする企業から内定を獲得するための総合的なアドバイスを行っているので、就活に迷いがある方はキャリアチケット就職エージェントにご相談ください。

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面接当日キャンセルに関するよくある質問

面接当日キャンセルに関するよくある質問をまとめました。

Q.面接がめんどくさい…当日に辞退しても良い？

A.「めんどくさい」という理由での当日辞退をするのはやめましょう。このような理由は企業に対して失礼であり、社会人としてのマナーに反する行為といえます。どうしても面接を受けたくない場合は、前日までに辞退の連絡を入れることが最低限のマナーです。

なお、面接がめんどくさいと感じる場合は、なぜそう思うのかを一度考えてみることが大切。単純に準備が大変なのか、その企業に興味がないのか、就活自体に疲れているのかによって対処法が変わります。

就活がめんどくさい理由と、前向きに進めるための対処法については、「就活がめんどくさいのはなぜ？8つの理由と効率良く進めるコツを解説！」をご覧ください。

Q.面接の当日キャンセルは内定に響く？

A. 同じ企業へ再応募を考えている場合、当日キャンセルは確実に悪影響を与えます。選考履歴を記録する仕組みを整えている企業は多く、履歴が長期間残るためです。

一方で、他社の就職活動において直接的な影響は出ないと考えられます。ただし、将来的に取引先として関わる可能性は否定できません。社会に出てから困らないためにも、誠実な対応を心掛けましょう。

面接は企業を知る貴重な機会でもあります。実際に話を聞いてみることで、当初の印象とは異なる発見があるかもしれません。可能な限り面接を受けることで、より良い就職活動につなげましょう。

面接の当日キャンセル以外にも、無い内定につながる原因は複数あります。内定を獲得したい就活生は、無い内定につながる行動をしていないか、「無い内定とは？就活に苦戦する原因と内定ゲットのコツを解説」を参考に確認してみてください。

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本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。