教授へのメールの書き方を解説！マナーやすぐに使える例文も紹介

就活では選考に参加するため、教授に講義欠席のメールを送ることもあります。その際、どのように送れば良いのか、書き方はどうすべきか悩む就活生も多いでしょう。欠席は単位にも影響するため、用件を正しく伝えられるようにメールを送る必要があります。

この記事では、教授にメールを送る際の書き方やマナーを解説します。社会人になってからも役立つ内容なので、大学生のうちにマナーを身につけておきましょう。

かんたん1分！無料登録自分にあった仕事を相談したい

教授にメールを送る際のマナー

教授にメールを送る際は、「正しい言葉遣いを使う」「読みやすい文章にする」など、マナーを守って送るようにしましょう。ここでは、5つのマナーを紹介します。

学校のメールアドレスを使う

教授にメールを送る際は、大学のメールアドレスを使いましょう。大学指定のアドレスはドメインが大学のものになっているので、教授も学生からのメールだと気づきやすくなります。

大学のメールアドレスがない場合には、一般的に使用されているフリーメールを使っても問題はありません。ただし、アドレス名は失礼のないものを選びましょう。たとえば、以下のようなメールアドレスは、就活やビジネスの場面ではふさわしくないとされています。

・ペットの名前が含まれているアドレス
・趣味に関する内容のアドレス
・暗証番号を含むアドレス
・メッセージ性の強いアドレス
・意味の分からない文字列

大学のメールアドレスがない場合は、就活用に新しく作成するのがおすすめです。就活にふさわしいメールアドレスの決め方は、「就活のメールアドレスはどう決める？基本マナーを解説」の記事を参考にしてください。

なるべく教授が勤務している時間に送る

メールを送る際は、なるべく午前8時〜午後6時の間かつ教授の勤務時間中に送りましょう。メールは24時間送ることが可能ですが、教授の携帯端末やPCなどに通知が行くことを考えると、休日の連絡も控えるのが無難です。

やむを得ず休日や夜間に送る場合は、冒頭に「お休みの日に失礼いたします」「夜分遅くに失礼いたします」とひと言添えるようにしましょう。

要点をまとめ分かりやすい文章にする

教授にメールで連絡する際は、要点をまとめた分かりやすい文章を心掛けましょう。無駄な前置きは省き、最低限の挨拶をしたら本題に入るのがコツです。

また、「一文が長くなり過ぎないようにする」「句読点や改行を使って読みやすくする」などもマナーの一つ。相手が読みやすいかどうかを意識して、文章を考えるようにしてみてください。

正しい言葉遣いで書く

基本的なマナーとして、丁寧な言葉と正しい敬語を使いましょう。普段は教授とざっくばらんに話せる関係だったとしても、メールでは「先生と生徒」という立場を意識して送ります。

言葉遣いで注意したいのは、「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の使い分けです。社会人になってからも必要なので、大学生のうちに覚えておきましょう。以下の表に間違えやすい言葉遣いの例と正しい表現をまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。

また、絵文字や顔文字、文字の装飾なども、教授宛のメールにはふさわしくないので使わないようにしましょう。

閲覧環境によって文字化けする文字を使わない

教授にメールを送る際は、文字化けする文字を使わないようにしましょう。たとえば、環境依存文字である「丸数字」「ローマ数字」「半角カタカナ」などです。

これらの文字は、教授のパソコン環境によっては正しく表示されないことがあります。メールが読みづらくなったり、内容が正しく伝わらなかったりする恐れがあるため、使わないよう心掛けましょう。

まずはあなたのモヤモヤを相談してみましょう

「キャリアチケット就職エージェント」は、量より質の就活を叶える無料の就活支援サービスです。経験豊富なキャリアアドバイザーが、あなたの希望や適性に寄り添い、自己分析から企業紹介、面接対策まで一貫して伴走します。

就活の進め方に迷う時期から内定獲得まで、就活に関わるどんな悩みも丁寧に寄り添い、あなたの就活をバックアップします。

こんなお悩みはありませんか？

就活は、正解が見えない中で決断の連続です。「何から始めればいいかわからない」「本当にこの会社でいいのか」「自分の強みは何なのか」と、一人で抱え込んでしまうのは無理もありません。

キャリアチケット就職エージェントは、そんなあなたの試行錯誤に寄り添い、最後まで伴走します。孤独になりがちな就活を、プロと一緒に「納得感のある就活」へ変えてみませんか？

かんたん1分で登録

【無料】就活の不安を相談してみる

教授にメールを送る際の書き方

大学の教授にメールを送る際も、マナーを守って書き方を意識しましょう。企業や採用担当者などにメールを送る際と共通する部分も多いため、覚えておくと役立ちます。

件名

件名は分かりやすく、簡潔な表現を意識しましょう。また、誰から来たメールなのか分かるように、氏名や大学名を入れておくのもポイントです。

教授は大学内外問わずメールを受信しているので、名前がないと後回しにされてしまう場合もあります。内容や送り主が分からない件名だと見逃されてしまう場合があるので、ひと目で内容を理解しやすいよう工夫してください。

メールを送る際に件名で困らないように、マナーやルールを確認しておきましょう。教授とのやり取りやビジネスメールで使える件名の決め方は「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」の記事を参考にしてください。

宛名

メール本文に入る前に、宛名を書きましょう。学生が大学の教授宛てにメールをする場合は、名字に先生をつけて「△△先生」とするのが一般的です。

教授と親しい間柄であっても、メールでは先生と送るのがマナーになります。また、「△△大学△△学科教授　△△先生」と教授が所属する学科や学部を併記することで、より丁寧な印象になるのでおすすめです。

挨拶文

本文は「いつもお世話になっております」や「いつもご指導をいただき、ありがとうございます」など、挨拶から始めましょう。挨拶のあとには、「△△学部△△学科△△ゼミの△△△△です」と自身の「学部」「学科」「ゼミ」「名前」を述べてください。

文頭の挨拶文で使える言い回し

文頭の挨拶では、次のような言い回しが適しています。

「いつもお世話になっております。」
「いつも大変お世話になっております。」
「いつもお世話になり、ありがとうございます。」
「日ごろはお世話になり、厚くお礼申し上げます。」
「いつもご指導いただき、ありがとうございます。」

もし、初めてメールを送る場合は、次のような言い回しを使いましょう。

「初めてご連絡差し上げます。」
「初めてメールを差し上げます。」
「突然のご連絡失礼いたします。」
「突然メールをお送りして申し訳ありません。」
「お忙しいところ、突然のメールをお許しください。」

また、「お疲れさまです」は目上の人や先輩に対して、丁寧かつカジュアルに使える挨拶です。お礼や感謝を伝える場合は「先日はありがとうございました。」と伝えましょう。

本題

あいさつ文のあとは本題に入ります。本題は簡潔に、「結論」「理由」の順番で用件から伝えましょう。

たとえば、就活の都合でゼミを欠席する場合、「△月△日のゼミについて、欠席のご連絡になります」のように結論から伝えます。そのあとに、「就活の面接と重なってしまい、申し訳ございませんが欠席させていただきます」のように理由を付け加えましょう。

締めの挨拶

内容を伝え終わったら、締めの挨拶も伝えてください。たとえば、ゼミの欠席といった内容であれば、「ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします」のように、自身の用件に対して対処してもらうことへの謝罪の気持ちを伝えましょう。

締めの挨拶で使える言い回し

締めの挨拶で使える言い回しには、次のようなものがあります。

「どうぞよろしくお願いいたします。」
「何卒ご検討いただけますと幸いに存じます。」
「お目通しいただきたくお願い申し上げます。」
「ご了承のほどお願い申し上げます。」

また、謝罪やお礼を述べる場合には、次のような言い回しを使ってみましょう。

「誠にありがとうございました。」
「心より感謝申し上げます。」
「心よりお詫び申し上げます。」
「ご期待に沿えず申し訳ございませんでした。」
「今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。」

さらに、状況別の締めの挨拶を以下にまとめました。

＜依頼や確認をお願いした場合＞
「何卒、よろしくお願いいたします。」
「ご確認、よろしくお願いいたします。」

＜返信を待つ場合＞
「ご連絡をお待ちしております。」
「恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。」

締めの挨拶があると、より丁寧な印象を与えられます。社会人になっても必要な言い回しなので、覚えておくのがおすすめです。

署名

メールの最後には、名前や連絡先を書いた署名を入れます。次のような内容を入れておきましょう。

・名前
・大学名
・学部名
・連絡先

本文と署名を分けるために、以下の例のように「-----」など線を使って区切るのがおすすめです。

---------------------------------------------
△△ △△（ふりがな）
△△大学△△学部△△学科△年
携帯電話：080-△△△△-△△△△
メール：△△△△.△△△△@△△.com
---------------------------------------------

メールの署名にも書き方やマナーはあるので確認しておきましょう。就活で使える署名の書き方を「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事で解説しているので参考にしてください。

こんなお悩みはありませんか？

自分に合った仕事ってなんだろうと不安になりますよね。強みや適性に合わない仕事を選んでしまうと、せっかく就職しても早期退職のリスクがあります。そこで活用したいのが、「適職診断」です。

まずは所要時間1分でできる診断に取り組んでみませんか？自分の特性とそれに合う企業を客観的に把握できれば、企業探しや自己分析をよりスムーズに進めることができるでしょう。

かんたん6問で診断

【無料】さっそく診断スタート

教授にメールを送る場合の例文

ここでは、教授にメールを送る際の例文を紹介します。8つのパターンで例文を紹介するので、状況に応じて参考にしてください。

レポートや課題提出する場合のメール例文

件名：△月△日締切　△△ゼミ　レポート提出の件【△△学部△△学科3年△△△△】

本文：
△△△△先生

いつもお世話になっております。△△学部△△学科3年の△△△△と申します。

△月△日締切のレポートを提出いたします。

添付資料をご確認ください。

何卒、よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△大学△△学部△△学科△△ゼミ　
△△△△（氏名）
E-mail：△△@△△.jp
〒000-0000
△△県△△市△△町△△
自宅TEL：000-0000-0000
携帯電話：000-0000-0000
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

授業の欠席を謝罪する場合のメール例文

件名：△月△日△△ゼミ欠席のご連絡【△△学部△△学科3年△△△△】

本文：
△△△△先生

いつもご指導いただき、ありがとうございます。
△△学部△△学科△△ゼミ3年の△△△△です。

△月△△日の△△ゼミですが、選考中の企業の最終面接が入ったため、欠席させていただくことになりました。

申し訳ございませんが、提出予定の△△の課題は△日に持参いたします。
お手数をおかけしてしまい恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△大学△△学部△△学科△△ゼミ　
△△△△（氏名）
〒000-0000
東京都△△区△△町△△
携帯電話：△△△-△△△△-△△△△
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

質問や相談のためアポイントを取る場合のメール例文

件名：△△についてのアポイントのご相談【△△学部△△学科3年△△△△】

本文：
△△△△先生

いつもご指導いただき、ありがとうございます。
△△学部△△学科△△ゼミ3年△△△△と申します。

現在取り組んでいる卒論について、ご相談するお時間をいただきたく、ご連絡しました。
つきましては来週、教授のご都合の良い日時で構いませんので、1時間ほどご相談のお時間をいただくことは可能でしょうか。

相談したい内容は以下の2点です。
（相談したい内容・質問したい内容がはっきりしているならそれも記載する）

大変お忙しいとは存じますが、何卒よろしくお願いいたします。
ご連絡をお待ちいたしております。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△大学△△学部△△学科　
△△△△（氏名）
E-mail：△△@△△.jp
〒000-0000
△△県△△市△△町△△
自宅TEL：000-0000-0000
携帯電話：000-0000-0000
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

課題提出期限を延長したい場合のメール例文

件名：△△ゼミ 課題提出の延長のお願い（△月△日締切）

本文：
△△△△先生

お世話になっております。△△学部△△学科△△ゼミ3年△△△△と申します。

△月△日締切の△△ゼミの課題についてですが、体調不良により予定どおりに進行できず、提出期限である明日中の完成が難しい状況です。

つきましては、大変申し訳ありませんが、提出期限を3日間延長させていただけないでしょうか。

ご迷惑をおかけし、誠に恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△大学△△学部△△学科　
△△△△（氏名）
E-mail：△△@△△.jp
〒000-0000
△△県△△市△△町△△
自宅TEL：000-0000-0000
携帯電話：000-0000-0000
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

教授にお礼を伝えたい場合のメール例文

件名：Re:課題提出期限の延長について【△△学部△△学科3年△△△△】

本文：
△△先生

いつもお世話になっております。△△学部△△学科△△ゼミ3年の△△です。
お忙しいところ、課題提出の期限を延長していただき、ありがとうございます。

次回の提出期限までに、課題作成に一生懸命取り組んでまいります。

また、ご指摘の点につきまして、ご教示いただきました内容を活かして再考いたします。
このたびは貴重なお時間をいただきありがとうございました。
今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△大学△△学部△△学科△△ゼミ　
△△△△（氏名）
E-mail：△△@△△.jp
〒000-0000
△△県△△市△△町△△
自宅TEL：000-0000-0000
携帯電話：000-0000-0000
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

内定が決まったと報告する場合のメール例文

件名：採用試験結果のご報告 【△△学部△△学科3年△△△△】

本文：
△△△△先生

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科4年の△△と申します。

先日はご多忙の中、就職活動のご相談について貴重なお時間とご助言をいただき、誠にありがとうございました。

おかげさまで、株式会社△△より内定通知をいただくことができました。
これもひとえに△△教授のアドバイスのおかげと大変感謝しております。

まだまだ未熟ではございますが、社会人としての自覚を持ち、一日も早く一人前の仕事ができるように精進してまいります。まだまだ半人前の私ですが、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

重ねて、心よりお礼申し上げます。 この度は誠にありがとうございました。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△大学△△学部△△学科△△ゼミ　
△△△△（氏名）
E-mail：△△@△△.jp
〒000-0000
△△県△△市△△町△△
自宅TEL：000-0000-0000
携帯電話：000-0000-0000
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

教授に内定報告のメールを送る場合の注意点

教授に就活の相談をしていた就活生は、内定が決まれば報告するのがマナーです。その際、以下の内容に配慮してメールを送りましょう。

・内定が決まれば早めに報告する
・丁寧なやり取りを行う
・内定報告と分かる件名にする
・感謝も一緒に伝える

また、「企業を紹介してもらった」「研究内容をアピールするために手伝ってもらった」「就活の相談にのってもらった」など、教授に助けてもらった場面では、そのときのエピソードを記載し、感謝の気持ちも一緒に伝えてください。

この記事で紹介している例文以外にも、就活で使えるメール内容を参考にしたい方は、「就活メール例文14選！マナーや書き方・返信のポイントを紹介」の記事をご覧ください。

教授から返信がない場合の再送メール例文

件名：研究進捗に関するご確認のお願い

本文：
△△先生

お世話になっております。△△大学△△学部△△学科4年の△△△△です。

△△月△△日に、研究進捗に関するメールを送信いたしましたが、その後はご確認いただけましたでしょうか。ご指示いただいたデータをまとめ、再度お送りいたしますので、ご確認いただければ幸いです。

万が一、こちらのメールが届いていなかった場合は、大変申し訳ございません。お手数ですが、改めてご確認いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△大学△△学部△△学科△△ゼミ　
△△△△（氏名）
E-mail：△△@△△.jp
〒000-0000
△△県△△市△△町△△
自宅TEL：000-0000-0000
携帯電話：000-0000-0000
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

教員訪問のアポイントメントを取るためのメール例文

件名：面会のお願い【△△大学（所属大学）／△△（氏名）】

本文：
△△大学大学院　△△研究科 △△専攻
教授　×× ×× 先生

突然のご連絡を失礼いたします。私は、△△大学△△学部△△学科に所属する△△ △△と申します。

現在、△△先生の下で△△の研究を行っておりますが、研究を進める中で、××先生が研究されている△△分野に強い関心を抱くようになりました。さらに詳しく学びたいと考え、△△先生にご相談したところ、××先生を紹介いただきました。

つきましては、ぜひ一度お時間をいただき、先生のご研究について直接お話を伺えればと考えております。お忙しいところ恐縮ですが、△月中でご都合のよろしい日時を教えていただけますでしょうか。

突然のご連絡で恐れ入りますが、何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△大学△△学部△△学科
△△△△（氏名）
E-mail：△△@△△.jp
〒000-0000
△△県△△市△△町△△
携帯電話：000-0000-0000
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

教授へのメールの書き方だけではなく、就活で求められるビジネスマナーも学んでおくと、「この学生は礼儀正しい」と採用担当者に好印象を与えられます。就活でのマナーについては、「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事で解説しているので参考にしてください。

かんたん1分！無料登録自分にあった仕事を相談したい

教授からのメールに返信する際のポイント

ここでは、教授からのメールに返信する際に、意識したいポイントを解説します。ぜひご覧ください。

返信は素早く行う

教授からメールが届いたら、できるだけ早く返信しましょう。受信から24時間以内に返信するのがマナーとされています。多忙な教授に時間を割いてくれたことに感謝を述べ、確かにメールを受け取ったと伝えてください。

返信する際は、文頭で、「お忙しいところご返信いただきありがとうございます」と記載するのがマナー。その後、メールの内容に応じて返信内容を記入しましょう。教授に対してお礼を伝えるだけの場合は、簡潔にまとめるのがポイントです。

件名の「Re:」はそのままで返信する

メールの件名に返信の際につく「Re:」は消さず、そのまま返信しましょう。件名を書き換えてしまうと、どのような内容のやり取りをしていたかが分からなくなるからです。

もし、別件で連絡する際は、新しくメールを作成するよう心掛けましょう。

引用を活用し分かりやすく伝える

メールを返信する際は、引用を使うと分かりやすくなります。引用する文章の前に「＞」をつけることで、どんな内容に対する回答かが明確になります。

具体的には、以下のように使いましょう。

＞△日の12時までにレポートを提出してください。
承知いたしました。

メール返信は自分から終える

教授にメールを送る際は、自分で最後に返信してやり取りを終えるようにしましょう。目上の人のメールで終えるのはマナー違反といわれる場合が多いからです。

ただし、相手のメールで用件がすでに終わっている場合は、無理に返信する必要はありません。「ありがとうございます。」だけのメールだと、相手に確認する手間をとらせてしまうでしょう。

内容を確認し、返信が必要かどうかは柔軟に考える必要があります。

「返信不要」と記載がある場合は返信しない

「返信は不要です」「確認しました」などと記載されている場合は、基本的に返信不要です。返信が必要ないことを伝えられているのに返信してしまうと、マナー違反となってしまいます。

メールのやり取りでは相手の考えや状況を想像し、コミュニケーションを行うことが大切です。教授も忙しいなかメールのやり取りを行っているので、相手への配慮を忘れないようにしてください。

教授にメールを送る際は、ビジネスメールのマナーと基本的なマナーは変わりません。ビジネスメールの返信については「ビジネスメールの返信はどこまで続ける？就活でのマナーや対応を解説」の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。

かんたん1分！無料登録自分にあった仕事を相談したい

教授へのメールなど就活で役立つマナーを学びたい方へ

就活の場面では、企業はもちろん教授へのメールマナーも大切です。社会人になってからも活かせる内容なので、大学生のうちからマナーを身につけておきましょう。

就活の場面では、メール以外にも言葉遣いや服装、立ち振る舞いなどさまざまなマナーがあります。マナーに不安を抱える就活生は、キャリアチケット就職エージェントにぜひ相談してください。キャリアチケット就職エージェントでは一人ひとりに専任のアドバイザーがつき、抱えている課題に応じてアドバイスを送ります。これから就活準備を始める就活生も歓迎です。

また、就活マナーはもちろん、エントリーシート対策や面接対策などもカバー。内定を獲得するために必要なサポートを実施します。一人で就活を進めるよりも効率的に進められるので、ぜひキャリアチケット就職エージェントを活用してください。

かんたん1分！無料登録自分にあった仕事を相談したい

教授へのメールの送り方に関するFAQ

ここでは、教授へのメールの送り方でよくある質問と回答をまとめました。ぜひご覧ください。

Q.教授へのメールは何時まで送って良い？

A.基本的には大学の勤務時間内である午前8時〜午後6時ごろが望ましいといえます。

メール自体は24時間送信可能ですが、教授によっては携帯端末に通知が届く設定にしている場合も。深夜や早朝の連絡は「生活リズムを配慮できない」とマイナスの印象を与えるリスクがあります。

深夜にメールを作成した場合は、メールの予約送信機能を使い、翌朝の8〜9時ごろに届くよう設定するのがスマートです。また、やむを得ず夜間に送る場合は、メールの冒頭に「夜分遅くに失礼いたします」とひと言添えるのが最低限のマナーといえます。

Q.教授にお願いするときは何と書けば良い？

A.何をお願いしたいかを明確にし、低姿勢な表現を使いましょう。以下に、活用できるフレーズ例をまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。

「誠に勝手なお願いで恐縮ですが、〜いただけますでしょうか」
「ご多忙の折とは存じますが、ご検討いただけますと幸いです」
「ご教示いただけますでしょうか」

特に、就活による欠席や課題提出の延長をお願いする場合、理由を正直に伝えつつ「ご相談」という形をとるのが無難です。

Q.教授からメールの返信が来ない！どうすれば良い？

A.送信から1週間（急ぎなら2〜3日）を目安に、丁寧な再送メールを送りましょう。

教授は日々膨大なメールを受け取っており、悪気なく見落としているケースも考えられます。したがって、返信を催促するのではなく「届いているか確認する」という姿勢で再度メールを送りましょう。

具体的には、「先日お送りしたメールが届いているか確認したくご連絡いたしました」と添えるのがおすすめです。また、前回送った内容を、引用の形で下に付けておくと教授が確認しやすくなります。

かんたん1分！無料登録自分にあった仕事を相談したい

本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。