良いメールの件名とは？就活シーン別の書き方ポイントや例文を解説

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メールを開いてもらえるかは件名で決まる

メールの件名の付け方によって、開封率や返信率は変わります。件名から緊急度や重要度が低いメールと判断されれば、確認が後回しになり、返信がなかなか来ない場合もあるでしょう。このように、ビジネスシーンでは宛先や件名によって、開封や対応の順位が付けられる傾向にあります。これは、一日のうちに100通以上ものメールが届くため、来たメールを一つひとつ読んでいたら、ほかのタスクに割ける時間が足りなくなってしまうためです。件名によってはスパムと判断され、最悪の場合開封してもらえないこともあるでしょう。

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メールの件名をつける場合の5つのポイント

メールの件名は、内容がひと目で分かるように簡潔かつ具体的に付けることが大切です。下記のポイントを押さえ、分かりやすい件名を作成してみましょう。

1.内容が具体的に把握できる件名にする

件名には、メールを送った目的や要求を簡潔に記載します。たとえば、面接の日にち変更を希望する場合は「△月△日の面接日程変更のお願い」のような件名にすると良いでしょう。ひと目見てメールの内容が把握できるため、すぐに対応してもらえる可能性が高まります。「はじめまして」「△△大学の△△です」といったあいさつのみの件名は、開いてみなければ用件がわからないため控えましょう。開封の優先度が下がってしまいます。

2.文字数は15～20文字程度

文字数は、15文字から20文字程度にまとめるのが理想です。長過ぎると、メールを一覧で見たときに途中までしか表示されない場合があります。できる限り簡潔にまとめることを心掛けましょう。

3.大学名と氏名を入れる

用件のあとは、大学名と氏名もあわせて記載しておきましょう。そうすることで、採用担当者は就活生からのメールだとすぐに理解できます。用件と合わせると、「△月△日の面接日程変更のお願い（大学名・氏名）」のような形になるでしょう。

4.【記号】を活用する

強調したい部分があれば、【記号】を活用するのもおすすめです。目につきやすいため、開封率が上がり、相手の見落としを防げるでしょう。たとえば、返信期日がある場合は【期日：△月△日まで】、履歴書を送付する場合は【書類送付】などと表現します。また、初めてメールを送付する場合は、名前を【記号】で囲むのも良いでしょう。

5.1つの用件に対して件名は1つ必要

件名は、1つの用件に対して1つ必要です。用件が2つある場合は、件名も2つ記載しましょう。書き方は多数あるので、下記の例を参考にしてみてください。

・1.○○のお願い　2.△△の送付
・○○のお願い／△△の送付
・○○のお願いとそれに付随する◇つの用件

上で挙げた一例のように、用件の数が多い場合には、「◇つの用件」とまとめて記載してもOKです。

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就活メールの件名で注意すべき3つのこと

メールの件名では、下記の3つのことに注意しましょう。

1.緊急や重要といった表現を使わない

【緊急】や【重要】といった表現はできる限り避けましょう。何が緊急か、何が重要かはメールを受け取った人が判断することであり、急を要するならメールとは別に電話を入れるべきです。相手を不快にさせてしまう恐れもあるので、使う言葉の選択には注意を払いましょう。

2.返信の際は件名を変えない

メール返信の必要がある場合は、件名を変えずに「Re：」をつけたまま返しましょう。メール受信者は、「Re：」の有無で新規メールなのか、返信メールなのかを判断しています。返信メールの優先順位を上として対応している人も少なくないので、すぐに確認してもらうためにも、返信は件名を変えずに行いましょう。
もし、やりとりが続いて「Re：Re：Re：…」となり、件名が見にくくなってきたら、Re：を1つに減らしてください。また、途中で内容が変わったら、あわせて件名も変えましょう。後から見返したときに、情報を整理しやすくなります。

3.件名と内容が合っているか確認する

送信する前に、件名と内容が合っているかどうか確認するようにしましょう。テンプレートを使った場合や、前に送信した内容を流用してメールを作成した場合、件名を編集せず送信してしまうことがあります。また、複数人に宛ててメールを同時に作成している場合も要注意です。ミスが出やすい場面なので、確認を怠らないようにしましょう。

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シーン別の件名例

この項目では、就活のシーン別に合わせてそのまま使える件名の例を紹介します。あわせて失敗例も記載するので、参考にしてみてください。

お願い

「△月△日面接日程変更のお願い（大学名・氏名）」
「OB訪問のお願い（大学名・氏名）」
「会社説明会参加のお願い（大学名・氏名）」

日にちを変更したい、説明会に参加したい、といった要求を伝える場合は、「～のお願い」と書きます。よくありがちなNG例は、「～の件」や「～について」とすること。具体的な内容がひと目でわからず、不親切といえるでしょう。

問い合わせ

「説明会の開催予定のお伺い（大学名・氏名）」
「2021年度の新卒採用のお伺い（大学名・氏名）」
「選考結果のご確認（大学名・氏名）」

質問したいことがある場合は、「～のお伺い」、確認したいことがある場合は、「～のご確認」と書きます。「はじめまして」「お世話になっております」などのあいさつを件名にすると、受信者側が内容を把握しづらくなってしまうため、注意しましょう。

お礼

「OB・OG訪問のお礼（大学名・氏名）」
「採用面接のお礼（大学名・氏名）」
「インターンシップのお礼（大学名・氏名）」

感謝の気持ちを伝えたいメールなら、「～のお礼」と書きましょう。「ありがとうございました」のみの件名では、何に対してのお礼なのか分かりません。「採用面接の機会をいただきありがとうございました」では、文が長いので一覧画面で見切れてしまう可能性があります。また、お礼のメールを送る場合は、できるだけその日のうちに送ると印象が良いでしょう。

お詫び

「選考辞退のお詫び（大学名・氏名）」
「説明会欠席のお詫び（大学名・氏名）」

内定を辞退する場合や説明会を欠席する場合など、謝罪を含む連絡は「～のお詫び」とします。ただし、内定辞退の連絡は電話で行うのが基本です。担当者が不在だった場合のみ、メールで補うようにします。

英語の場合

「Inquiry regarding △△（△△に関する問い合わせ）」
「Thank You for △△ （△△に関するお礼）」

英語で件名を書く場合は、30文字前後でまとめるようにしましょう。また、「Thank you」「About meeting」など、単語だけの件名はあまり良い印象を与えません。件名も文章にして送りましょう。

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件名以外の4つの就活メールマナー

件名以外にも、メールには「正しい敬語を使う」や「絵文字を使用しない」など、さまざまなマナーがあります。下記の項目で就活メールの基本マナーを紹介するので、送信前に一度チェックしてみてください。

1.就活専用メールアドレスを使う

就活で企業にメールを送る際は、専用のメールアドレスを新しく用意して使いましょう。プライベート用のメールアドレスのように、顔文字が入っていたり、別の人の名前がアドレスになっていたりするものは、就活の場においては不適切です。情報整理のしやすさや見落としの心配がないことからも、専用のアドレスを作るのが適切でしょう。また、分かりやすさの観点から、差出人として表示される名前はローマ字表記にせず、漢字表記にしてください。

2.絵文字・顔文字・機種依存文字は使わない

ビジネスメールで絵文字や顔文字を使わないことが原則なのは、相手に不快感を与えてしまう恐れがあるからです。親しみやすい雰囲気を出したいという思いからであっても、使わないようにしましょう。また、機種依存文字も相手のデバイスの環境によって表示されないことがあるので、使用は避けてください。

3.正しい敬語を使う

敬語は正しく使用しましょう。特に、「～でよろしいでしょうか？」を「～で結構でしょうか？」と書いてしまったり、「学ばせていただきました」を「参考になりました」と書いてしまったりといったミスは頻出です。不安な場合は、書籍やWeb上でよく調べてから送信するようにしましょう。

4.返信は24時間以内の営業時間内に行う

相手からメールが来たら、返信はできるだけ早めに行いましょう。特に、日程調整のような、こちらの返信を相手が待っている場合は、その日の営業時間内に返すことを意識してください。もし、「別の企業の面接日程が確定していないから保留したい」というような場合は、まずその旨を伝えたうえで、「△日後に調整できるかどうか分かるのですが、それでもよろしいでしょうか？」といった内容のメールを送っておきましょう。

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