リマインドメールの件名や内容は？就活でのメールマナー

このページのまとめ

• リマインドメールとは、「再確認」を意味するメール
• 就活におけるリマインドメールは、主にOB訪問の前日に送ることが多い
• ビジネスメールのマナーに則ったリマインドメールを送る
• 件名に「リマインドメール」と記すと先方が不愉快に感じることがあるので要注意
• OB訪問後、翌日中には「お礼メール」を出す

ビジネスシーンでよく活用されるリマインドメール。
「リマインド」には、思い出させる、気付かせるという意味合いがあり、就職活動においても、リマインドメールを送る機会があるでしょう。
例えば、OB訪問の日が近づくと、担当者へ当日の時間などの詳細を最終確認する意味で送ります。
しかし、あからさまに「忘れていませんよね？」という内容はマナー違反。マナーを踏まえたリマインドメールを送ることは、情報の行き違いを防いだり、先方へ与える印象を良くしたりできるという意味で効果的です。
当コラムでは、就活におけるリマインドメールのマナーや例文を紹介いたします。

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リマインドメールとは

リマインドメールとは、相手に要件を思い出してもらう「再確認」を意味するメールです。
ビジネスシーンにおいては、取引先企業の担当者などに対して、重要な打ち合わせや資料提出期限の前日に、詳細や期日を再確認する目的で送ることがあります。
就活という場面でも、主にOB訪問の際にリマインドメールを送ることがあるでしょう。
社会人である先輩に送るメール。
リマインドメールを送る際は、件名や宛名、要件、署名を分かりやすく記載するというようにビジネスメールの基本構成に基づいて作成することがマナーです。
特に、下記のようなポイントをおさえておきましょう。

件名

件名には、簡潔なメールの内容と大学名、自身の名前を入れます。

宛名

本文の前には、相手の企業名と担当者名を記入。所属部署や所属課が分かる場合は、「株式会社○○ 人事部 ○○様」のように、社名の後に添えてください。

要件（本文）

本文は、冒頭のあいさつ→日時や場所といった当日の詳細→締めのあいさつの順で入れます。

署名

最後に、自分の所属大学・学部・学科、名前、電話番号、メールアドレスを記入し署名とします。

社会人として忙しく働く先方が読むメールです。冗長にならないよう気を配りましょう。
また、件名に「リマインドメール」と書いてしまうと、「忘れていない？」と催促されていると受け取り不愉快に感じる人もいるので要注意。
これらを踏まえて、件名や本文の内容など、簡潔で分かりやすく記載することが重要です。

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リマインドメールの効果

まず、リマインドメールを送るタイミングは、OB訪問の前々日～前日の午前中が好ましいとされています。
このタイミングでリマインドメールを送ることは、どのような効果があるのでしょうか。

・ビジネスマナーが身についていることを示せ、相手に好印象を与えられる
・日程を間違えて把握していた場合、トラブル防止になる

OB・OG訪問のアポ当日まで全く連絡を取り合わずにいるより、前日に再度確認するメールを送ることで、丁寧な印象を与えられ、志望度の高さも示せます。
また万が一、お互いの認識違いによって日程や場所、時間を間違えて把握していた場合もリマインドメールによって再確認できるでしょう。

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例文を確認しよう

ここでは、リマインドメールの例文を紹介いたします。

件名：【明日のOB訪問に関しまして】○○大学・○○○○

本文：
株式会社△△
○○部
□□　□□様

お世話になっております。
○○大学の○○○○と申します。

先日はOB訪問をご了承いただき、誠にありがとうございました。
明日は16：00に××カフェ（所在地と電話番号を記載）でお待ちしております。

何卒よろしくお願い申し上げます。

○○大学○○学部○○学科
○○○○（ふりがな）

自宅TEL：000-0000-0000
携帯TEL：000-0000-0000
E-mail：abcde@xxxxx.co.jp

このように、必要なことのみを簡潔に書いたメールを心がけましょう。

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OB訪問を終えたら

無事にOB・OG訪問が終わったら、「お礼メール」を送るのがマナーです。
お礼メールを送る目的は、主に下記の2点があります。

・感謝の気持ちを伝える
・就活やその後の信頼関係づくり

まず、日々の忙しい業務の中、わざわざ時間を割いてくれたことへの感謝を伝えましょう。
また、その後内定を貰った場合、一緒に働く先輩と後輩という間柄となるので、信頼関係や人脈を作るうえで重要となります。

お礼メールは、訪問当日か遅くても翌日の午前中までに送るようにします。
感謝の気持ちが伝わりやすく、相手が「昨日のあの人か」と思い出しやすい点で良いタイミングです。
メールの内容は、時間を作ってもらったことに対するお礼のほか、訪問した際に話したことや学んだことなどを盛り込むと良い印象が残るでしょう。
OB・OG訪問時に限らず、感謝の気持ちを伝えるのは早いほうが、相手に気持ちが伝わりやすくなります。

ここで、お礼メールの例文を紹介します。

件名：【本日の面談のお礼】○○大学・○○○○

本文：
株式会社△△
○○部
□□　□□様

平素よりお世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○と申します。

本日はお忙しい中、お時間を作っていただき、
さらには、お茶をごちそうになり、誠にありがとうございました。

‌□□さんの、「志望動機や自己PRは、業界内の条件を絞り込むように作るべき」
というお話は、就職活動を進めるうえで大変勉強になりました。
また、「印象に残ったエピソードや言葉」のお話は、
○○業界で働きたいという希望が高まりました。

今回、□□さんからいただいたアドバイスをもとに
これから始まる就職活動に取り組んでいく所存です。
引き続き、相談にのっていただけると幸いでございます。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

○○大学○○学部○○学科
○○○○（ふりがな）

自宅TEL：000-0000-0000
携帯TEL：000-0000-0000
E-mail：abcde@xxxxx.co.jp

このように、お礼と当日の感想、これからどう活かしたいかを具体的かつ簡潔に記載しましょう。
また、OB・OG訪問はカフェで行うことが多く、その際の会計を先方が払ってくれるケースが多いので、そのお礼も忘れないようにします。

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