このページのまとめ
- OB・OG訪問のメールは誤字脱字や返信の早さ、送るの時間に注意する
- OB・OG訪問の日程調整はメールから1週間後~2週間後を目安に提案をすると良い
- 返信のメールにはOB・OG訪問時に聞きたい質問を書くのがおすすめ
「ビジネスメールの書き方が分からない」就活生が初期にぶつかる悩みではないでしょうか。
OB・OG訪問をお願いする際のメールの書き方には、多くの注意点があります。依頼や返信、日程変更、お礼など、それぞれの気をつけるべきポイントを把握し、失礼のないメールを送るようにしましょう。マナーに沿ったメールの書き方をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
- OB訪問メールを送るときの3つのポイント
- 1.誤字脱字・改行に注意する
- 2.返信は24時間以内にする
- 3.返信する時間帯に注意する
- OB・OG訪問時の基本メールの書き方
- 1.宛先
- 2.件名
- 3.宛名
- 4.本文
- 5.署名
- ケース別メール例文1:依頼編
- 依頼の例文
- ケース別メール例文2:返信編
- OB・OG訪問を承諾された場合の例文
- OB・OG訪問を断られた場合の例文
- ケース別メール例文3:お礼編
- お礼の例文
- ケース別メール例文4:日程変更編
- 日程変更を依頼された場合の返信メール例文
- 自分から日程変更を依頼する場合の例文
- ケース別メール例文5:進路決定の報告メール編
- OB・OG訪問先から内定をもらった場合
- ほかの会社から内定をもらった場合
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OB訪問メールを送るときの3つのポイント
面識の有無に関わらず、会社宛に送るメールはビジネスマナーに沿って書くようにしましょう。
1.誤字脱字・改行に注意する
メールを送る基本として、誤字脱字に注意しましょう。誤字脱字が多いと「雑な人、不注意な人」といったような印象を持たれてしまう可能性があります。さらに、適度な長さで改行をするようにし、相手が読みやすい文章かを考えて書くことが重要です。メールを送る前には必ず全文を読み直して、読みにくい箇所がないかを確認しましょう。
2.返信は24時間以内にする
メールを確認したらすぐに返信するのがマナーです。最低でも24時間以内に返信するようにし、回答するのに時間がかかりそうな場合は、その理由といつまでに回答するという日時を明記して返信すると良いでしょう。
3.返信する時間帯に注意する
企業の営業時間を調べ、営業時間内にメールを送るのがマナーです。夜遅い時間にメールを送るのは避けたほうが良いでしょう。
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OB・OG訪問時の基本メールの書き方
基本的にビジネスメールに書く内容は、件名→宛名→本文→署名といった構成にします。
1.宛先
メールアドレスの間違いがないように、確実にチェックをしましょう。
2.件名
件名を見ただけでメールの内容が分かるようにすることが大切です。OB・OG訪問の依頼をするときは一般的に「OB(OG)訪問のお願い」という件名にします。訪問相手が男性の場合はOB、女性の場合はOGとしましょう。中には複数の訪問を受ける人もいるため、件名に大学名と氏名を入れておくことでさらに分かりやすくなります。
3.宛名
誰宛のメールなのかすぐに判別出来るように、メール本文の冒頭に「会社名」「部署名」「相手の名前」の順番で宛名を書きます。株式会社を(株)と略してはいないか、漢字表記に間違いがないかをしっかり確認しましょう。
4.本文
宛名の次に入れるのが、挨拶文と名乗りです。初めてメールを送る相手であれば、挨拶文は「初めてメールをお送りいたします」「突然のメールで失礼いたします」などとし、2回目以降は「お世話になっております」といった挨拶文にすると良いでしょう。
名乗る際は、学校名・学部・学科・氏名を省略せずに入れます。
5.署名
署名には「氏名」「学校名」「学部」「学科」「電話番号」「メールアドレス」を入れます。あらかじめ署名を作成して登録しておくと、入力する手間が省けて便利です。
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ケース別メール例文1:依頼編
OB・OG訪問の依頼をする際の例文をご紹介します。
依頼の例文
件名:OB訪問のお願い □□大学▲▲▲▲(氏名)
本文:
◯◯株式会社●●課
△△△△様
突然のメールで失礼いたします。
□□大学■■学部●●学科の▲▲▲▲と申します。
本日は、大学のキャリアセンターより△△△△様のことを紹介して頂き、OB訪問のお願いでご連絡いたしました。
■■業界に関心を持っており、中でも貴社の◯◯や●●といった事業に大変興味を持っております。ぜひ△△△△様にお話を伺いたくご連絡させていただいた次第です。
下記日程で△△様のご都合がよろしい日時はございますでしょうか?
◯月◯日 ◯:◯~◯:◯
◯月◯日 ◯:◯~◯:◯
◯月◯日 ◯:◯~◯:◯
△△△△様のご都合のよい日時をご返信いただければ幸に存じます。
お忙しい中大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
--------------------------------------------
▲▲▲▲
□□大学■■学部●●学科
携帯電話:●●●-●●●●-●●●●
e-mail:▲▲▲@××××.co.jp
--------------------------------------------
注意点
突然のメールで相手が不安に感じてしまうことも考えられるため、個人情報をどのようにして知ったのかを書いておくようにしましょう。訪問の日程については、こちらから希望日を明記。日程調整のメールから1週間後~2週間後を目安に設定します。直近の日時を指定したり選択の余地を与えなかったりすることがないよう気をつけましょう。「なぜその会社に訪問したいのか」「何に興味があるのか」も書いておくと、より分かりやすいメールになります。
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ケース別メール例文2:返信編
OB・OGから承諾または、断りや日程についてのメールが届き、返信する際のメール例文をご紹介します。
OB・OG訪問を承諾された場合の例文
件名:◯月◯日のOB訪問に関しまして □□大学▲▲▲▲(氏名)
本文:
◯◯株式会社●●課
△△△△様
お世話になっております。
□□大学■■学部●●学科の▲▲▲▲と申します。
この度は、OB訪問をご承諾いただきましてありがとうございます。
それでは、◯月◯日(月)◯:◯に貴社受付にお伺いいたします。
当日は、△△△△様がこれまでに携わられたお仕事や、1日のスケジュールなどについてお聞かせいただきたく存じます。
急なご予定の変更がございましたら、
私の携帯電話●●●-●●●●-●●●●までご連絡いただければ幸に存じます。
ご多忙の中、お時間を頂きありがとうございます。
△△様にお会いできることを楽しみにしております。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。
<署名>
注意点
OB・OG訪問が承諾された場合には、訪問の予定が変更になった場合でも連絡がとれるよう連絡先を書いておくようにします。同時に当日は「何を聞きたいのか」というポイントをまとめて書いておくと先方も情報収集がしやすくなるので良いでしょう。
OB・OG訪問を断られた場合の例文
件名:返信のお礼 □□大学▲▲▲▲(氏名)
本文:
◯◯株式会社●●課
△△△△様
お世話になっております。
□□大学■■学部●●学科の▲▲▲▲と申します。
この度は、OB訪問に関しましてご返信を頂きありがとうございました。
ご予定がつかないとのこと、承知いたしました。
突然のお願いにも関わらずご検討頂き、誠にありがとうございました。
また別の機会に、お話をお伺いできれば光栄です。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
<署名>
注意点
訪問を断られたとしても、メールの返信をしてもらったことに感謝の気持ちを伝えるため返信するようにしましょう。
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ケース別メール例文3:お礼編
OB・OG訪問後に、お礼メールを送る際の例文をご紹介します。
お礼の例文
件名:OB訪問のお礼 □□大学▲▲▲▲(氏名)
本文:
◯◯株式会社●●課
△△△△様
お世話になっております。
本日OB訪問で伺いました、□□大学■■学部●●学科の▲▲▲▲です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂き誠にありがとうございました。
△△△△様よりお聞きした◯◯◯◯が、大変印象に残りました。
貴社の魅力や雰囲気など、ホームページを見ただけでは得られない情報をいただき、より一層理解が深まりました。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
<署名>
注意点
OB・OG訪問をした翌日にはお礼メールを送りましょう。感謝の気持ちはもちろん、学んだことを書き添えることで良い印象を与えられます。
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ケース別メール例文4:日程変更編
一度日程が決まった後に都合がつかず再度、日程調整する際のメールをご紹介します。
日程変更を依頼された場合の返信メール例文
件名:OB訪問のお願い □□大学▲▲▲▲(氏名)
本文:
◯◯株式会社●●課
△△△△様
お世話になっております。
□□大学■■学部●●学科の▲▲▲▲と申します。
この度は、OB(OG)訪問日程のご連絡を頂き誠にありがとうございました。
日程に関してですが、いただきました日程から下記の通り、お伺いさせて頂けますでしょうか。
◯月◯日 ◯:◯(返信メールから引用)
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。
<署名>
注意点
日程変更を依頼された場合には、掲示された日時を返信メールから引用したり、明記したりして、訪問する日時に間違いがないようにしましょう。
自分から日程変更を依頼する場合の例文
件名:OB訪問のお願い □□大学▲▲▲▲(氏名)
本文:
◯◯株式会社●●課
△△△△様
突然のメールで失礼いたします。
□□大学■■学部●●学科の▲▲▲▲と申します。
この度は、OB(OG)訪問の日程を変更させて頂きたく、ご連絡いたしました。
◯月◯日(◯)◯時から貴社に伺う予定でしたが、大学の〇〇で〇〇の予定が変更となり、お約束の時間に伺うことが難しくなってしまいました。
誠に不躾(ぶしつけ)なお願いで申し訳ありませんが、もし可能でしたら、以下の日程の中で訪問日時を変更して頂けないでしょうか。
◯月◯日 ◯:◯~◯:◯
◯月◯日 ◯:◯~◯:◯
◯月◯日 ◯:◯~◯:◯
ご多忙の中、お手数をおかけしまして大変申し訳ございません。
ご調整のほどよろしくお願い申し上げます。
<署名>
注意点
OB・OG訪問の日程が決まった後に、自分から日時を変更することは大変失礼なことです。しかし、日程を変更しなければならなくなった場合にはできるだけ早くその旨を伝えるようにしましょう。もし、訪問の直前になってしまった場合には、メールではなく電話で謝罪と日程の変更の依頼をするようにします。
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ケース別メール例文5:進路決定の報告メール編
内定をもらった際には、内定先かどうかに関わらず、OB・OG訪問を受けてくれた方にお礼と報告を忘れないようにします。内定がきまった日か翌日には送るようにすると良いでしょう。
OB・OG訪問先から内定をもらった場合
件名:進路内定報告 □□大学▲▲▲▲(氏名)
本文:
◯◯株式会社●●課
△△△△様
お世話になっております。
◯月◯日にOB(OG)訪問で伺いました、□□大学■■学部●●学科の▲▲▲▲です。
過日はお忙しい中、貴重なお時間を頂き誠にありがとうございました。
この度はお世話になった △△△△様に貴社の内定を頂きましたことをご報告したくご連絡いたしました。
△△△△様のお話をお聞きできたことで〇〇や◯◯について一層〇〇への理解を深めることができました。
貴社で精一杯がんばりますので、ご一緒にお仕事ができたら嬉しいです。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
<署名>
注意点
OB・OG訪問をした企業で内定が決まった場合には、対応してくれた方が今後、上司になる可能性があるので、より丁寧なメールを心掛けると良いでしょう。OB・OG訪問を受け入れてくれた感謝の言葉と、今後の抱負も一緒に伝えると好感が持てるメールになります。
ほかの会社から内定をもらった場合
件名:進路内定報告 □□大学▲▲▲▲(氏名)
本文:
◯◯株式会社●●課
△△△△様
お世話になっております。
◯月◯日にOB(OG)訪問で伺いました、□□大学■■学部●●学科の▲▲▲▲です。
過日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
この度、〇〇株式会社から内定をいただき、就職活動が終了したことをご報告いたします。
△△△△様の〇〇の話がとても印象的で、就職活動に精一杯取り組むことができました。
心よりお礼申し上げます。
お忙しい中お時間を頂き誠にありがとうございました。
△△△△様のますますのご活躍を祈念しております。
<署名>
注意点
内定を獲得し就活を終了するタイミングで、たとえOB・OG訪問した企業とは異なる企業に就職するという結果になったとしても、就活終了の報告と時間を割いてアドバイスしてもらったことへのお礼を兼ねてメールを送ると良いでしょう。
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本記事の執筆者
梶川沙綺(かじかわさき)
新卒でレバレジーズ株式会社に入社。年間1000名以上の就活生の支援を行い、入社3年目で神戸支社の立ち上げに携わる。現在は本社でサービスの向上にも関わりながらキャリアコンサルタント国家資格取得に向けてスキルアップ奮闘中。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間1位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。