新卒の選考辞退はメール?電話?連絡方法ごとの理由の伝え方

このページのまとめ

  • 選考辞退の連絡は基本的にメールで済ませてOK
  • メールは相手が読んだか分からないので、選考直前の辞退連絡は電話を使う
  • 決心が固まったら、電話でもメールでも選考辞退は早めに連絡するのがマナー

選考辞退の伝え方は、状況によって電話とメールを使い分けるのがおすすめです。就活中は多くの企業の選考に参加しますが、実際に就職できるのは1社だけ。選考辞退の連絡は就活生なら誰でも直面する機会があります。「もう関わらないから」とずさんな対応を取るのは社会人としてマナー違反です。正しい伝え方と誠意ある対応で、気持ちよく就活を進めましょう。

目 次

選考辞退はメール連絡で大丈夫?

選考辞退の連絡は、メールだけで済ませても問題ありません。就活生が忙しいことや複数の企業の選考に参加していることは企業も把握していますし、企業側も忙しいでしょう。基本的には、選考辞退はメールで連絡してOKです。

状況によってはメールは避ける

選考辞退の連絡は基本的にメールでOKですが、状況によっては電話を使用します。

選考直前の辞退

選考当日や前日に辞退を連絡するときは、メールではなく電話で伝えましょう。選考直前なので、確実に辞退を伝える必要があります。メールだけで済ませると、相手が未読のまま当日を迎えてしまう可能性も。トラブルになりかねません。

最終選考や内定辞退

最終面接や内定を辞退する際は、時間に余裕があったとしても電話で連絡するのがおすすめ。
最終面接通過者や内定の対象となる学生は数名~数十名に限られていることも多く、1人が辞退をすると、候補者の選定をし直すなど、選考に影響を与える可能性が高くなります。
早めに電話連絡し、企業側に誠意を見せましょう。

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選考辞退の基本マナー

辞退しても、その企業が就職後の取引先や転職先になる可能性があります。後々の関係を良好にするため、正しいマナーを守って辞退を申し出ましょう。

早めに連絡

選考を辞退すると決めた時点で、すぐに企業側に連絡しましょう。
企業側は、会場の手配や面接官のスケジュール調整など選考に向けて準備を進めています。辞退者が出るたびに再調整が必要なので、早めに連絡して迷惑をかけないようにするのがマナーです。

辞退先の営業時間内に連絡

メール・電話ともに企業の営業時間内に連絡するのがマナーなので、あらかじめ会社の営業日・休業日を確認しておきましょう。
電話の場合は「始業後すぐ」「昼休み」「就業間際」の時間帯を避けると、採用担当者につながりやすく、業務を妨げない配慮にもつながります。(企業の営業時間にもよりますが、午前中は10時30分以降、午後は14時から16時の間など)

担当者が不在だった場合

担当者が不在の場合には、電話に出てくれた社員に面接辞退の旨を担当者に伝えてほしいと伝言するようにしましょう。その後、メールでも「お電話を差し上げたのですが、ご不在とのことでメールにて失礼いたします」と添えるとより丁寧な印象を与えます。

理由は詳しく伝えなくてOK

メールでも電話でも、辞退の理由を詳しく伝える必要はありません。「一身上の都合により辞退いたします」「諸般の事情により」といった形式的な表現でOKです。正直に伝えたいときは、「他社から内定をもらったため」「方向性の違いに気づいたため」「家庭の事情で就職できなくなったため」と伝えてもかまいません。選考を受ける中で「この会社は自分は合わないだろう」と感じたとしても、「合わない」といようなマイナスな表現を使わないように注意してください。

これまでの感謝を伝える

たとえ選考途中で辞退することになっても、それまで自分のために貴重な時間と労力を掛けてもらったことを採用担当者におわびし、感謝の言葉を伝えます。電話の場合、声のトーンにも注意が必要です。ノイズの入らない落ち着いた環境で、相手が聞き取れる音量と速さを心がけ、気持ちを込めて伝えましょう。

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選考辞退のメール例文

選考辞退を伝えるメールは、ビジネスメールを基本に作成します。作成時の注意点と例文を確認しましょう。

<注意点>
・件名に選考を辞退したい旨がしっかり書かれていること
・何次選考を辞退するのか明記する(日時が決まっている場合は書いておくと親切)
・会社名や担当者名は間違えのないように
・結論から書き始め、簡潔な文章を意識する
・署名を忘れない

<メール例文>
・件名
選考辞退のご連絡(◯◯大学/氏名)

・本文
◯◯株式会社

人事部 採用担当 ◯◯様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山氏名です。
この度は、二次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

この度、諸般の事情により◯月×日(曜日)に予定していた面接を辞退したく、ご連絡を差し上げました。
お忙しいなか貴重なお時間を割いていただいたのにもかかわらず、このようなお返事になってしまい申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来ならば直接お詫びすべきところでございますが、メールでの連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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氏名(ふりがな)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
住所:000-0000
東京都〇区〇〇町〇0-0-0 
携帯電話:000-0000-0000
メール:aaaaaa@xxx.xx.xx
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選考辞退の電話例文

電話で伝えるときは、下記マナーを守って要点を簡潔に、分かりやすく伝えましょう。

・要点はメモし、話すことを整理しておく
・周囲が静かで、電波状況が良いところからかける
・聞き取りやすい声で丁寧な言葉で話す
・相手が電話に出たら自分から「大学名」「氏名」を名乗る
・相手の「部署名」「名前」を伝えて取次をお願いする
・電話を切る際は「失礼いたします」と言ったあと、2~3秒おく

<電話やりとり例>
取次担当者:はい、株式会社〇〇でございます。

就活生:お世話になっております。御社の新卒採用に応募しております、〇〇大学の〇〇と申します。人事部の〇〇様はご在籍でしょうか?

取次担当者:〇〇ですね。少々お待ちください。

採用担当者:お電話変わりました、〇〇です。

就活生:お忙しいところ恐れ入ります。私、御社の新卒採用に応募しております〇〇大学の〇〇と申します。今お時間よろしいでしょうか?

採用担当者:はい、大丈夫ですよ。

就活生:先日は二次選考通過のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。大変もったいないお話ですが、諸事情のため◯月×日の面接を辞退したく、ご連絡差し上げました。

採用担当者:そうですか。差し支えなければ、辞退の理由を聞かせてもらえますか?

就活生:はい、実はほかの企業から内定をいただきまして、そちらに入社することを決断いたしました。貴重なお時間を割いていただいたのにもかかわらず、申し訳ありません。

採用担当者:そうですか、残念ですが仕方ないですね。入社された企業で頑張ってください。

就活生:ありがとうございます。この度はご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。

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安易に辞退しないこと

メールでも電話でも、選考辞退を伝えてしまうと取り消すのは難しく、再選考は受けられないのが一般的です。長い就活のなかで、早く終わらせたいという気持ちから安易に就職先を決めてしまう方もいるでしょう。しかし、決意のない就職は失敗の可能性が高まります。迷ったらすぐに辞退を決めず、自己分析や企業研究を見返したり、冷静になって考えたりして慎重に決める必要があるでしょう。
面接辞退の理由が、「ほかの企業と面接日が重なった」という場合は、採用担当者に日程調整を打診してみるのも一つの方法です。
「企業とのミスマッチ」の場合は、その企業で働いている自分をイメージしながら、合わないと感じるポイントについて許容できる部分や改善の見込みがないか検討してみてください。後悔しないためにも、あらゆる角度から自分の判断を精査しましょう。

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本記事の執筆者

飯田有香(いいだ ゆうか)

新卒でレバレジーズ株式会社に入社し、「キャリアチケット」でキャリアカウンセラーをしながら、今までに200人以上の学生の就職先を支援。最近は、YouTubeチャンネル「就活トーク」の企画・出演などをしている。



 

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