就活生向け！選考辞退のメール例文とマナー

このページのまとめ

• 前日や当日に面接辞退を伝えるなら電話で連絡する
• 内定を辞退する際も電話で連絡するのがマナー
• 企業へのメールでは、営業時間内に送る、署名を入れるといったことに気をつけよう
• 企業への電話は10時～12時あるいは14時～16時頃にしよう

就活生の中には、「選考を辞退したいけれど、どんな方法で連絡したら良いのか分からない…」という方もいるでしょう。
ここでは面接・内定を辞退する際の連絡手段や、シチュエーション別のメール、電話の例文をご紹介。当コラムを読み、企業に連絡する際のマナーを押さえましょう。

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選考辞退の連絡はメールでOK？

選考辞退の連絡方法ですが、メールと電話のどちらでするべきかは状況によって異なります。

まず、面接の前日・当日に辞退の旨を知らせるなら、確実に伝わる電話で連絡しましょう。メールだと採用担当者がすぐに確認するとは限らず、「もう少し早く伝えてくれれば準備せずに済んだのに…」となりかねません。

そのほか、内定を辞退する際も電話で連絡するのがマナー。企業側は内定者の入社に向けて準備を進めているので、辞退すると決めたらすぐに電話しましょう。
なお、内定辞退の連絡は電話が基本ですが、なかなかつながらないときはメールを送ります。メールで内定辞退を伝える際は、電話がつながらなかった旨を本文中に入れてください。

筆記試験や面接までに日数があるときは、メールで連絡しても問題ないとされています。ただし、先述のとおり企業側は選考のために着々と準備を進めているので、なるべく早く伝えることを心がけてください。

また、「選考辞退を伝えるのは気まずい…」と思うかもしれませんが、筆記試験や面接などの無断欠席は絶対にやめましょう。

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選考辞退のメールを送るときの注意点

選考辞退の旨をメールで連絡する際は、下記の3つに注意しましょう。

営業時間内に送る

早朝や深夜にメールを送るのはマナー違反。「生活リズムが不規則なのでは」「ビジネスマナーを守れていない」と悪印象を与える恐れがあります。
なお、「営業時間が過ぎてしまったけれど、急を要する用事があり早く伝えたい…」というときは、翌日（営業日）の午前中に電話で連絡しましょう。

一目で内容が分かる件名にする

件名には用件と大学名、氏名を記載します。「二次面接辞退のご連絡（○○大学　就活太郎）」「内定辞退のご連絡（○○大学　就活太郎）」が件名の例です。

署名を入れる

就活生の署名には、氏名、大学名・学科名・学年、電話番号、メールアドレスを記載します。本文と区別しやすくなるよう、「-」や「＝」で線を引くのがおすすめです。

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面接辞退のメール例文

面接を辞退する際は、下記のような内容を送りましょう。

件名：二次面接辞退のご連絡（○○大学　就活太郎）

（本文）
お世話になっております。○○大学の就活太郎と申します。

○月○日（水）○時より二次面接のお時間を頂戴しておりますが
○○のため（辞退する理由）、選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重な機会をいただいたのにもかかわらず、申し訳ございません。

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を祈念しております。


-------------------------------------------------------------------------------------------
就活太郎
○○大学○○学部○○学科
電話番号：○○○-☓☓☓☓-○○○○　
メールアドレス：○○○＠☓☓.jp
-------------------------------------------------------------------------------------------

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内定辞退のメール例文

内定辞退をメールで伝える際は、下記のような内容にしてください。

件名：内定辞退のご連絡（○○大学　就活太郎）

（本文）
お世話になっております。○○大学の就活太郎と申します。
先程お電話いたしましたが、ご不在のようでしたのでメールにて失礼いたします。

この度は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
誠に身勝手なお願いで恐縮ですが、○○のため（内定を辞退する理由）
内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重なお時間を割いていただいたのにもかかわらず
このようなご連絡となってしまい申し訳ございません。

本来は直接お伝えすべきところではございますが
メールでのご連絡となることをご容赦くださいますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

-------------------------------------------------------------------------------------------
就活太郎
○○大学○○学部○○学科
電話番号：○○○-☓☓☓☓-○○○○　
メールアドレス：○○○＠☓☓.jp
-------------------------------------------------------------------------------------------

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内定を辞退したい…電話とメールどちらで伝えるべき？

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電話で選考辞退を連絡する際の会話例

ここでは、シチュエーション別に話す内容の例とポイントをご紹介します。

採用担当者以外が電話に出た際の例文

お世話になっております。○○大学の就活太郎と申します。
本日○○の件でお電話したのですが、採用担当者の○○様はいらっしゃいますでしょうか。

〈ポイント〉
・名乗ってから用件を伝える
・誰に用事があるのか述べる

面接辞退を伝える際の例文

お世話になっております。○○大学の就活太郎と申します。
○月○日の水曜日、○時より二次面接の予定ですが、○○のため（面接を辞退する理由）辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重な機会をいただいたのにもかかわらず申し訳ございません。

〈ポイント〉
・電話を代わってもらった際は改めて名乗る
・面接予定の日時を伝える
・面接を辞退することへのお詫びを言う

内定辞退を伝える際の例文

お世話になっております。○○大学の就活太郎と申します。
先日は内定のご連絡をいただきありがとうございました。誠に身勝手なお願いで恐縮ですが、○○のため（内定を辞退する理由）、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いていただいたのにもかかわらず申し訳ございません。

〈ポイント〉
・名乗ってから内定通知のお礼を言う
・内定辞退に対するお詫びの言葉を述べる

企業に電話をする時間帯ですが、10時～12時あるいは14時～16時頃がよいでしょう。始業直後や退社間際は立て込んでいると考えられるほか、12時～14時はお昼休憩中の可能性が高いためです。
そのほか企業との電話のやりとりがスムーズに進むよう、電波が届きやすく静かな場所で連絡するようにしてください。


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