このページのまとめ
- お礼メールの件名には内容やメールを送った目的、差出人が分かるように記載する
- お礼メールは、面接やOB訪問を終えたら、その日中に送るのがマナー
- 質問のメールを送る際、件名は「会社説明会のお伺い」というように「～お伺い」を使う
- 多数の就活生が参加する説明会や面接などのお礼メールの件名には氏名を明記すると丁寧
「メールの件名ってなにを書けばいいの？」「お礼メールの書き方が分からない」という就活生は多いでしょう。このコラムでは、件名の付け方やお礼メールの書き方、例文を紹介します。OB・OG訪問後や面接後など、就活中は企業へお礼メールを送る機会が多くあります。お礼メールは採用に直接影響するものではありませんが、良い印象が残せるようにマナーに沿った丁寧なメールを送りましょう。
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件名は分かりやすく簡潔に
お礼メールに限らず、ビジネスメールの件名は分かりやすく簡潔にするのが基本です。内容が分からない件名は相手の迷惑になってしまう可能性があります。そのため、件名には「内容」や「メールを送った目的」「差出人」を明記することが重要です。
OB訪問のお礼メールを例にあげると、「OB訪問のお礼（〇〇大学 氏名△△△△）」のように、件名だけで内容と差出人が分かるように記載しましょう。ほかにも、「会社説明会欠席のお詫び」「面接日程変更のお願い」というように、メールを送った目的がひと目で分かる件名することが大切です。
また、「いつもお世話になっております」「◯◯大学の△△△△です」といった挨拶、名乗りだけの件名になっていないかを確認しましょう。
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就活で送るお礼メールの件名例
件名はそのときの状況に合わせて変えますが、質問があるときは「新卒採用についてのお伺い」「説明会開催予定のお伺い」というように、「～のお伺い」の表現を用います。お詫びのメールを送る際には、「説明会欠席のお詫び」「内定辞退のお詫び」のように「～のお詫び」を使うと良いでしょう。
下記では、就活においてよく使うお礼メールの件名について紹介します。お礼メールを送る際の参考にしてください。
・会社説明会参加後：〇月〇日会社説明会のお礼（〇〇大学・△△△△）
・OB（OG）面談後：OB（OG）訪問のお礼（〇〇大学・△△△△）
・インターン参加後：インターンシップ参加のお礼（〇〇大学・△△△△）
・面接後：〇月〇日面接のお礼（〇〇大学〇〇学部・△△△△）
・内定後：内定のお礼（〇〇大学〇〇学部・△△△△）
多数の就活生が参加する、説明会や面接などは、採用担当者が誰からのメールかがすぐ分かるように、「大学名」「学部名」「氏名」を明記した方が丁寧です。
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気を付けたいメールマナーの6つのポイント
件名の付け方以外にも、ビジネスメールでは気をつけるべき事柄があります。
ここでは覚えておきたいマナーをまとめたので、お礼メールを書く前にご確認ください。
1.お礼のメールは当日中
お礼メールは、面接やOB訪問を終えたらその日中に送信するのがマナーです。
メールは電話と違って時間帯に神経質になる必要はありませんが、あまりにも夜遅く送信するのは避けましょう。送信するタイミングに迷った場合は、営業時間内に送信すれば問題ありません。
お礼メールは遅くとも翌日の午前中までには送りましょう。
2.24時間以内に返信する
相手からメールがきたら、なるべく早く返信するのが基本です。遅くとも、24時間以内に送りましょう。たとえば、説明会や面接の日程調整をメールでやり取りしていた場合、返信が遅れてしまうと日程を決める作業が滞ってしまい、企業側へ迷惑を掛ける原因になってします。
もし、回答に時間かかかるのであれば、少し待って欲しい旨を伝えるメールを送り、その後はできるだけ早い連絡を心がけます。
メールの見落としなどで返事が遅れてしまった時は、「返信が遅れ大変申し訳ございません」とお詫びの言葉を添えることが大切です。ともあれ、就活中はこまめにメールボックスをチェックし、見落としがないようにしましょう。
3.お礼メールはほかの用件と混合しない
お礼メールは、ほかの用件は書かず、お礼メールだけで送りましょう。1通のお礼メールで複数の用件を記載すると読みづらくなってしまったり、重要な用件を見落としてしまう可能性があります。また、お礼メールは感謝の気持を伝えるためのものですので、ほかの用件と併せて書いてしまうと感謝の気持ちが十分に伝わらないでしょう。もし、お礼メールのほかに、用件がある場合には別のメールで書くようにします。
4.Re：を残して返信
企業からメールが送られてきた際、件名についている「Re：」は残したまま返信します。「Re：」があると受け取った側は、返信のメールなのか新規のメールなのかすぐに分かるので便利です。ただし、メールの内容が変わる時は新たに件名をつけ、メールを見返したときに読みやすいようにしましょう。
5.適切なメールアドレスを使う
恋人やペットの名前が入ったメールアドレスは、ビジネスメールとして印象があまり良くありません。就活で使うアドレスは自分の名前や誕生日にするなど、シンプルで覚えやすい文字列でまとめましょう。
就活用のメールアドレスをつくっておくと、プライベートと企業からのメールがまざって見落とすことを防げます。
6.「取り急ぎ」は使用しない
「取り急ぎ」とは「とりあえず急いで」という意味なので、お礼メールで使うのは、好ましくありません。人によっては、「いい加減」「場当たり的」と受け取る可能性があります。そのため、「取り急ぎ」は使用せず、「略儀ではございますが、まずはメールにてお礼申し上げます」や「メールにて恐縮ですが、お礼のご連絡とさせていただきます」といった表現に置き換えた方が良いでしょう。
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お礼メールの基本構成
お礼メール本文の基本的な構成は、以下のとおりです。
（1）宛名
（2）自己紹介
（3）本文
（4）締めの挨拶
（5）署名
宛名には相手の会社名と部署名、名前を入れますが、会社名は（株）のように略すことなく、必ず正式名称を書きましょう。
メールの冒頭では大学名と氏名を名乗り、誰からのメールかわかるようにします。その後のお礼では、途中に面接中のエピソードや社員の話から学んだこと、応募企業への志望意欲が高まったことなどを盛り込むと、熱意が伝わりやすくなるでしょう。
メールの最後では再びお礼を述べて締めの挨拶とし、忘れずに署名を入れます。
署名に入れる情報は、大学名と学部学科名、氏名、住所、メールアドレスと電話番号です。電話番号は携帯でも構わないので、連絡がとりやすい番号を記載してください。
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お礼メールの例文
ここではシチュエーション別のお礼メールの例文を紹介します。
お礼メールは、定型文にならないように工夫することが大切です。何に対して送ったお礼メールなのか、そのときに感じたことや具体的なエピソードを盛り込んで書きましょう。そうすることで、定型文のメールと比べ、相手の印象に残るお礼メールになります。
OB・OG訪問後のお礼メール
件名：OB訪問のお礼（◯◯大学 △△ △△）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯課
□□ □□様
お世話になっております。先ほどOB訪問をさせて頂きました〇〇大学の△△ △△と申します。
本日は貴重なお時間を頂いた上に美味しい食事までご馳走になり、本当にありがとうございました。
□□様からお話を聞く中で、◯◯業界の動向や〇〇職としての苦労とやりがいを深く知ることができ、大変勉強になったと感じています。
資料だけでは分からない現場の声を聞くことができたので〇〇業界への関心が一層深まりました。
また、今回のOB訪問を通して、私も□□様のように、仲間とお客さまに思いやりを持って働く人になりたいと思いました。
本日頂いたアドバイスを活かし、今後の就職活動に力を入れていきたいと思っております。
本日は貴重なお時間を頂きましたこと、重ねてお礼申し上げます。
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◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
△△ △△
E-mail：×××@example.com
住所：◯県◯◯市◯◯町1-1-1
電話：000-00000-0000
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面接後のお礼メール
件名：面接のお礼（◯◯大学 △△ △△）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯課
□□ □□様
お世話になっております。
先ほど面接をして頂きました、◯◯大学の△△ △△と申します。
本日はお忙しいところ面接の機会を頂き、誠にありがとうございました。
□□様のお話を伺う中で、貴社のサービスや営業職の仕事内容について理解でき、貴社で働きたいという思いがますます高まりました。
まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
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◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
△△ △△
E-mail：×××@example.com
住所：◯県◯◯市◯◯町1-1-1
電話：000-00000-0000
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内定後のお礼メール
件名：内定のお礼（◯◯大学 △△ △△）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯課
□□ □□様
お世話になっております。
◯◯大学の△△ △△と申します。
このたびは内定のご連絡を頂きありがとうございます。
謹んでお受けしたいと存じます。
さらに精進して、ご期待に添えるよう精一杯努力してまいります。
貴社で働けることを楽しみにしております。
まずは略儀ながらメールにてお礼申し上げます。
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◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
△△ △△
E-mail：×××@example.com
住所：◯県◯◯市◯◯町1-1-1
電話：000-00000-0000
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
