これでばっちり!内定先とのメール連絡マナー

このページのまとめ

  • 内定先からのメールには素早く返信を
  • 件名は変更せず、『Re:』も残しておく
  • 企業名は省略せずに正式名称で
  • 内容は簡潔にまとめる

これでばっちり!内定先とのメール連絡マナーの画像

無事内定をもらえると、安堵感と達成感から肩の力が抜ける人も多いでしょう。けれど、内定は就活の終わりと同時に、社会人の始まりでもあります。内定先からのメール連絡の際に、きちんとビジネスマナーを守ってやりとりできるよう、今から準備しておきましょう。

 

内定先からメールが来たら

採用通知の後にも内定先の企業からメールが来ることはあります。主には研修や内定者懇談会、入社式の案内などの連絡でしょう。こういったメールをもらった際、返信のマナーや注意点についてお話していきます。まだ入社前とは言え、内定先に送るメールは社会人としてのビジネスマナーを守った形で送りましょう。

返信するのがマナー

内的先からいただいたメールには、返信するのがマナーです。先に述べた研修や懇談会の案内であれば、参加・欠席・保留のいずれかを伝える必要もあります。

保留の場合は「予定が見えてから返信しよう」と考える人もいるかもしれませんが、何もリアクションがないとメールが届いていないと思われる可能性もあります。その場合も「◯日までにお返事をするので、少々お待ちいただけますと幸いです」と返信しましょう。

ただし「返信不要」と記載がある場合もあります。文面をよく読んで、無駄な返信をしないように注意しましょう。

返信は速やかに

担当者は内定者からの返答を待っていますので、返信は時間をおかず速やかにしましょう。企業側としても返事が早い方が予定を立てやすく、準備が進みます。後回しにすると忘れてしまう危険性もあるので気をつけてください。また、返信する時間は企業の営業時間内が原則です。早朝や深夜は避けてください。

件名を変更しない

相手から受け取ったメールの件名は変更してはいけません。件名はタイトルの役割を担っており、読むだけで用件が分かるような文言となっています。担当者は多くのメールを受け取る中、件名によって内容を判別していますので、勝手に変更してしまうと混乱が生じ、手間をかけさせることになります。

また、やりとりが多くなるごとに増えていく『Re:』も消さないように注意しましょう。企業側は『Re:』があることで、自分が送ったメールへの返信だと判断できます。消してしまうと新規のメールと見間違えて見落とされる可能性もありますので、『Re:』は残しておきましょう。

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自分からメールを送る場合

自分からメールを送る場合の画像

内定先からメール返信の他に、内定後の手続きに関する質問や、転居や卒業確定などの報告といった、自分からメールを送ることもあるでしょう。そんなときに注意したい点をまとめました。

簡潔で分かりやすい件名、内容にする

件名は必ず入れましょう。このとき、「◯◯に関するご質問」「大学卒業確定のご報告」などのように、用件を分かりやすく簡潔にまとめることが大切です。先程も述べましたが、担当者は件名に寄って多くのメールの中から優先順位や内容を判断しています。見ただけで用件が伝わる、シンプルかつコンパクトな件名を意識しましょう。

また、本文内容に関しても同じことが言えます。用件は手短にまとめて、「何を伝えたいか」を明確にしてください。もし返信が欲しいのであれば「お忙しい中恐縮ですが、◯日までにご返信いただけますと幸いです」のように、いつまでに回答が欲しいかを記載しておきましょう。

企業名は省略しない、誤字脱字に注意

企業名は㈱などを使って省略せず、正式名称で記述しましょう。また、当然ですが誤字脱字のないようにすること。特に会社名や担当者の部署や名前には気を配りましょう。そして最後に著名を記入することも、忘れないよう気をつけてください。

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メール文例の紹介

以上を踏まえた上で、内定企業に送るメールの文例を見ていきましょう。まずは内定者懇談会の案内メールをもらったと想定した、出席、欠席、保留の3パターンです。

出席するときの文例

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<件名>
Re: 内定者懇親会のご案内

<本文>
株式会社□□
採用担当 △△様

お世話になっております。
△△大学◯◯学部の(フルネーム)と申します。

この度は、内定者懇親会へのご案内誠にありがとうございました。

喜んで参加させていただきます。

貴社や内定者の方々とお会いできるのを楽しみにしております。

当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。

※以下に著名を入れる
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こちらは出席を伝えるメール文例です。参加表明の後に一言、楽しみな気持ちを添えておくと印象がグッと良くなります。次に、欠席時のメールです。件名、著名については出席メールと同じなので省略します。

欠席するときの文例

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株式会社□□
採用担当 △△様

お世話になっております。
△△大学◯◯学部の(フルネーム)と申します。

この度は、内定者懇親会へのご案内誠にありがとうございました。
大変申し訳無いのですが、その日はゼミの研究発表会が入ってしまっておりまして、参加することができません。
誠に残念ですが、今回は欠席させていただきます。

ご了承いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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内定企業からのお誘いや案内には基本的には出席することをおすすめします。とは言え、参加できない人がいることは企業側も分かっています。その際には欠席理由を簡潔に伝えておきましょう。次は、返事を保留にしたいときのメール文例です。

保留にしたいときの文例

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株式会社□□
採用担当 △△様

お世話になっております。
△△大学◯◯学部の(フルネーム)と申します。

この度は、内定者懇親会へのご案内誠にありがとうございます。
その日は別件が入っておりまして、現在調整中となっております。

大変恐れ入りますが、◯月◯日までに正式な返答をいたしますので、
回答をお待ちいただけますでしょうか。

お手数をおかけして恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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保留の場合は返事を待ってもらえるかどうかの相談をしましょう。もし企業側が定めた期日があるなら、「◯日までにお返事します」と添える形でも良いかもしれません。

最後に、自分からメールを送るときの文例を紹介しましょう。

文例

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<件名>
大学卒業確定のご報告

<本文>
株式会社□□
採用担当 △△様

お世話になっております。
△△大学◯◯学部の(フルネーム)と申します。

このたび、○月○日(○曜日)に大学の卒業が確定いたしましたので、謹んでご報告させていただきます。
こうして無事に卒業できたのは、△△様のご指導あってのことだと感じております。

入社後は1日も早く会社に役立てる人材になれるよう努力いたします。
今後とも、よろしくお願い申し上げます。

※以下に著名を入れる
-------------

内容は上記のようにシンプルにまとめてください。繰り返しになりますが、件名は簡潔な文言にしておくことがポイントです

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