内定先にメールを送る際のマナーは？内容別の例文も解説

「内定先にメールを送る際のマナーは？」「どんな文面で送ればいい？」と悩む就活生もいるでしょう。内定後でもメールのマナーを守り、自分の印象をよくしておくことは大切です。

この記事では、内定先にメールを送る際のマナーや、送信時の文面をパターン別に紹介しています。最後まで読めば、内定先に印象のよいメールを送れるようになるので、ぜひ参考にしてください。

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内定先からメールが届いた場合の基本マナー

内定先からメールが届いたら、マナーを守って返信しましょう。入社前であっても、企業とやり取りする際にビジネスマナーを守ることは大切であり、印象をよくすることにつながります。

ここでは、内定先からメールが届いた場合に必要な、基本的なマナーを解説します。

どのような内容でもまずは返信する

内定先からメールが届いた場合、どのような用件のメールでもまずは返信しましょう。返信がないと、「メールが届いていないのでは？」と勘違いさせてしまうからです。

たとえば、内定通知のメールがくる場合、「承諾」「辞退」「保留」のどれかを伝えることになります。悩む場合、「どうするか決めてから返信しよう」と思うかもしれませんが、悩むなら「保留したい」と伝えるのがマナーです。

内定先からは「内定通知」「研修」「懇親会」などさまざまな用件のメールが届きます。どの内容であっても、まずは返信するのがマナーと捉えましょう。

返信はできるだけ早く行う

返信はメールが届いた当日中、または翌日までに送るようにしましょう。後回しにしてしまうと、忘れてしまう可能性もあります。

企業からしても、早く返事をもらえたほうが予定を立てやすくなります。ただし、夜中や早朝など営業時間外に送るのはマナー違反なので、その場合は次の日の営業時間内に送りましょう。

件名は変更せずにそのまま返信する

メールの件名は変更せずに、そのまま返信するのもマナーです。件名を変更すると用件がわからなくなり、担当者を困らせてしまいます。

返信した場合に記載される「Re:」についても、消さずにそのまま送って問題ありません。

本文は引用して返信する

メールの内容に返信する場合、本文の引用も活用しましょう。引用して返事をしたほうが、どのような内容を話していたのかわかりやすくなるからです。

文章を引用する場合は、必要な部分だけで問題ありません。全文を引用してしまうと文章が長くなり、あなたの返信内容がわかりにくくなります。

引用する際は「＞」の記号を使うのが一般的です。

引用をしたら、その下に返信内容を記載しましょう。

就活メールのマナーについては、「就活メールの正しい書き方は？基本のマナーと構成のポイント」も参考にしてください。

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自分から内定先にメールを送る際のマナー

自分から内定先にメールを送る場合のマナーも確認しておきましょう。

用件は1つのメールにまとめる

用件が複数ある場合、1つのメールにまとめます。複数のメールを送ってしまうとやり取りの回数が増え、相手に手間をかけてしまうからです。

メールが長文になる場合、箇条書きを活用してわかりやすくしましょう。「質問1」「質問2」のように番号を振るとわかりやすく、返信時も「1の件について」などと使いやすいのでおすすめです。

企業名や部署名は正式名称で書く

企業名や部署名は省略せずに、正式名称で送りましょう。省略してしまうのは、企業や担当者に対して失礼にあたります。

たとえば、「(株)」ではなく株式会社と記載してください。部署名がわかっている場合は、「△△部　△△様」と記載するようにしましょう。

誤字脱字に気を付ける

誤字脱字がないように、送信前に確認してください。入社後も「確認不足でミスをしそう」と思われてしまいます。

特に、会社名や人名など、普段使わない単語は要注意です。正しい表記ができているか見直してから送信しましょう。

あいさつや締めの言葉を入れる

あいさつや締めの言葉を入れておくことも、メールのマナーです。いくつか種類があるので、使い分けられるように覚えておきましょう。

初めてメールを送る相手には、「お世話になります。」が基本です。知り合いの担当者であれば、「いつもお世話になっております。」と送りましょう。

締めの言葉には、次のような種類があります。

メールでの締めの言葉については、「ビジネスメールは終わり方が大切！結び言葉の基本」の記事でも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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内定先にメールを送る際の書き方のコツ

ここでは、内定先にメールを送る際のコツを解説します。

件名のポイント

メールの件名はわかりやすく、用件が伝わるようにしましょう。「内定式出席のご連絡」「内定辞退のご連絡」のように、具体的な件名がおすすめです。

また、だれが送信したかわかるように、名前も記載します。「△△大学4年　田中太郎」のように記載しておくと、一目でわかるでしょう。

宛名のポイント

宛名は正式名称で、誤字脱字の内容に記載してください。基本的には、「会社名」「部署名」「担当者名」の3つを記載します。

もし、部署がわからない場合は、部署名はなくても問題ありません。担当者名がわからない場合は、「ご担当者様」「採用ご担当者様」のように、担当者あてに送るとよいでしょう。

本文のポイント

本文はわかりやすく、伝えたい内容がわかるように記載します。箇条書きや改行を使い、読みやすい文章を意識してください。

本題に入る前にはあいさつ、本題を終えたら締めの言葉を記載するのもマナーです。

署名のポイント

メールの最後には、署名を入れておきましょう。署名では次のような内容を記載します。

署名の書き方例は、次のとおりです。

署名の記載方法については、「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」も参考にしてください。

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【パターン別】内定先にメールを送る際の例文

ここでは、内定後先にメールを送る際の例文をよくあるパターン別に紹介します。どのような文面がよいか悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

内定通知をもらった場合の例文

内定辞退を伝える際の例文

内定辞退を伝えるメールについては、「逆お祈りメールとは？内定辞退メールの書き方を例文ありで解説」も参考にしてください。

内定保留を伝える際の例文

内定先からの今後の予定に返信する際の例文

内定先に質問がある場合の例文

内定者懇親会の案内をもらった場合の例文

出席する場合の例文

欠席する場合の例文

保留する場合の例文

連絡事項に「確認しました」と送る場合の例文

 

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内定先へのメールなど就活マナーが気になるあなたへ

内定後も内定式や研修など、内定先にメールを送る機会はあります。好印象を与えられるように、メールマナーは確認しておきましょう。
社会人になってもメールマナーは必要になるので、今から覚えておくと安心です。

しかし、内定先へのメールを考えながら、「本当にこの会社でいいのかな？」と悩む就活生もいるでしょう。もし内定先に不安を感じる場合は、キャリアチケットに相談してください。

就活エージェントのキャリアチケットは、あなたの価値観や考え方に合う企業探しをサポートしています。内定先があわないと感じたら、就活のやり直しも選択肢に入れてみましょう。

キャリアチケットは量より質の就活を重視。あなたの特性や能力を発揮できる企業の紹介も行っています。内定はゴールではなく、今後のキャリアのスタート。心から納得できる企業の内定を獲得したいのであれば、ぜひキャリアチケットに相談してください。

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