ビジネスメールは終わり方が大切！結び言葉の基本

企業へメールを送る際、正しい結び言葉が使えていますか？
就職活動中はビジネスマナーを守ることが基本ですが、マナーをよく理解していないと相手にマイナスイメージを与えてしまう恐れもあります。
このコラムでは、結び言葉を中心にメールの終わり方についてまとめました。基本を知って印象アップに繋げましょう。

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ビジネスメールは終わり方が大切

就職活動中に企業へメール連絡をするタイミングは、選考のスケジュール調整や日程変更のお願い、内定のお礼などさまざまあります。メールだけで採用が決まるということはありませんが、メールの終わり方が中途半端になるとメール全体の印象が下がってしまうので注意が必要です。

とはいえ、就職活動をスタートしたばかりの方にとって、友人同士のメールと企業とのビジネスメールの違いを理解するのはなかなか難しいもの。敬語を使う、誤字脱字に気をつけるといった最低限のマナーを守るのはもちろんですが、終わり方まで意識してメールを作成するとメール全体の体裁が整い、引き締まります。

ビジネスメールを書くときに覚えておきたいのは、結びの挨拶、締めの言葉と言われる結び言葉。結び言葉は、内容や相手によって使い分ける必要がありますが、ある程度決まった形があるので、常套句を知っておくとスムーズにメールを作成することができるでしょう。
次項からは、結び言葉の基本フレーズをご紹介していきます。使い慣れていないときは、まずは基本形のマスターを目指しましょう。

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結び言葉の基本形を知っておこう

結び言葉は、相手にお願いしたいことや感謝の気持ちを伝える言葉として使います。この項では、ビジネスや就職活動の場でよく使われるフレーズと使い方のポイントをまとめました。

基本のフレーズ～よろしくお願いします～

「それでは、よろしくお願いいたします」
「今後とも、どうぞよろしくお願いいたします」

「よろしくお願いします」は結び言葉の基本とも言えるフレーズです。「お願いします」の部分を、「お願いいたします」または「お願い申し上げます」のように変えると、よりフォーマルな印象になります。また、より丁寧な表現にしたいときや、強い気持ちを表したいときは、「今後とも～」「何卒」などを前置すると良いでしょう。

依頼やお願いごとをするときのフレーズ

「ご協力のほど、よろしくお願いいたします」
「ご対応いただけますようお願い申し上げます」

「～のほど」「～していただけますよう」に「よろしくお願いします」を繋げた決まり文句です。「～」の部分には、お願いしたいことが入ります。

連絡を待つフレーズ

「ご連絡いただけますようお待ちしております」
「ご返信くださいますようよろしくお願いいたします」

「ご連絡ください」「ご返信ください」だけでも意味は伝わりますが、目上の人には失礼な印象になります。就活の場では上記のような丁寧な表現を使いましょう。

感謝を伝えるフレーズ

「誠にありがとうございました」
「重ねてお礼申し上げます。」

お礼メールなど、先にお礼を伝える内容を書いた場合でも、文末で改めて感謝を伝えるフレーズを書きます。本来ならお礼は直接会ってするもの。メールだと感情は伝わりにくい面があるので、できるだけ丁寧な表現を心がけましょう。

愛顧を願うフレーズ

「今後も変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます」
「今後とも一層のお引き立てを、よろしくお願い申し上げます」

愛顧を願うフレーズは、就活シーンではあまり使わない表現かもしれませんが、ビジネスシーンでは顧客や取引先相手によく使われます。

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結び言葉はシチュエーションに合わせて選ぶ

結び言葉はシチュエーションに合わせて選ぶことが大切。単に「よろしくお願いします」だけではかえって不躾な印象になったり、意図が伝わらなかったりすることもあるので注意しましょう。以下は目的別にまとめた結び言葉の使用例です。
 

目的別、結び言葉の使用例

返信が必要な場合

「ご多忙のところ申し訳ございませんが、〇月〇日までにご返信いただけますようお願いいたします」
「お手数をお掛けし大変恐縮ですが、ご教示いただければ幸いです」

返信が不要な場合

「なお、ご返信は無用です」
「何か不都合な点がありましたら、お知らせくださいませ」

検討してもらいたい場合

「ぜひご検討いただきますよう、お願い申し上げます」
「お手数をお掛けしますが、ご検討いただけますと幸いです」

お詫びや断りのメールの場合

「深くお詫び申し上げます」
「心よりお詫び申し上げます」

報告やお礼など急いで伝えたい場合

「まずは、お礼まで」
「取り急ぎ、ご報告まで」

お礼の場合は「取り急ぎ、お礼まで」としないようにしましょう。「取り急ぎ」というフレーズは、急いでいる場合に便利な言葉ですが、「そんなに忙しいの？」という印象をあたえてしまう恐れがあります。報告など急いで行う必要があるものに対して使うようにしましょう。

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クッション言葉を使おう

クッション言葉には、そのまま伝えるときつい印象になりがちな言葉を和らげる効果があります。シチュエーションによっていくつかのバリエーションがあるので押さえておきましょう。

依頼やお願いをするとき

・お手数をおかけしますが
・恐れ入りますが
・お忙しいところ恐縮ですが

断るとき

・申し訳ありませんが
・ご意向に沿えず申し訳ございませんが
・せっかくですが

尋ねるとき

・差し支えなければ
・ご迷惑でなければ
・お尋ねしたいことがあるのですが

こちらの意図が伝わらなかったとき

・説明が不十分だったかもしれませんが
・言葉足らずだったかもしれませんが

クッション言葉は伝えたい内容の前に入れましょう。
例えば何かを依頼したいときは、「よろしくお願いします」とするのではなく、クッション言葉を前置し「お忙しいところ恐れ入りますが、〇〇のほど、よろしくお願いいたします」とすると、相手に対する配慮を示した丁寧な印象になります。

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季節に合わせた結び言葉

これまで結び言葉はシチュエーションによって選ぶとお伝えしましたが、何度もやり取りしている人などにはどうしてもワンパターンな印象になります。そんなときは、時候に関する結び言葉もおすすめです。

時候に関する結び言葉

「年度の変わり目でお忙しいかと存じますが、どうかご自愛下さいませ」
「特に厳しい暑さが続いておりますが、お体を大切になさってください」
「冬の寒さが厳しくなってまいりましたが、お風邪を召されませんようお気をつけください」
「本年は誠にお世話になりました。良いお年をお迎えください」

季節の結び言葉のほかには、「末筆ながら、〇〇様の益々のご健康とご多幸を心よりお祈り申し上げます」のような相手の健康を気遣う結び言葉もあります。日ごろから、どのような結び言葉があるのか注目していると、いざというときスムーズに使えるでしょう。

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