内定先への近況報告では何を伝える？伝える内容や書き方のマナーを解説

内定先から近況報告を求められて「何を書けばよいのだろう」と悩んでいませんか。近況報告を求められた場合には、「学業」「健康」「入社に向けた準備」などを伝えるのがおすすめです。近況報告が求められる理由を知り、どのような回答がよいか考えてみましょう。

この記事では、内定先への近況報告で伝える内容や、伝える際のマナーを解説しています。最後まで読めば、印象のよい近況報告を伝えられるようになるはずです。

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内定先が近況報告を求める理由

内定先が近況報告を求めるのは、内定者の状況を確認したり、入社へのモチベーションを維持したりするためです。どのような意味で近況報告を求められているのか知り、返信時の参考にしてください。

内定者のモチベーションを維持するため

企業が近況報告を求める理由の1つが、内定者の入社に対するモチベーションが下がらないようにするためです。近況報告をきっかけに、内定者とつながりを維持しようとしています。

内定者によっては、内定取得から入社まで期間があくこともあります。6月に内定を取得し、入社する翌年4月まで何もなければ、仕事に対するモチベーションも上がりにくいでしょう。

近況報告でやり取りをしておけば、企業は内定者への期待や会社の状況を伝えるきっかけができます。内定者が入社まで熱意や意欲を維持できるようにするために、近況報告が重要なのです。

内定辞退を防ぐため

近況報告は、内定辞退を防ぐためにも役立ちます。内定後から心境の変化がないか確認できるからです。

内定者のなかには、入社を迷っていたり、ほかの企業の選考を受けていたりすることもあります。企業にとっては、フォローしていないことで内定辞退が起き、他社に人材が流れてしまっては問題です。

近況報告を受けておけば、入社に迷う内定者の本音を聞き出し、対策がとれる場合も。入社を確実にするためにも、近況報告が使われています。

内定者の状況を知るため

内定者について深く知るため、近況報告を行う企業もあるので覚えておきましょう。特に、卒業見込みや健康状態は、安心して入社を迎えるために必要なので企業が知りたい内容です。

また、就活の選考だけでは、なかなか素の内定者について知ることができません。コミュニケーションをより取りやすくするために、近況報告を用いて内定者を知ろうとする企業もあります。

近況報告を伝える際は、メールで送るケースが一般的です。メールのマナーを覚え、好印象を与えられるようにしましょう。

ビジネスシーンでのメールの送り方については、「就活メールの正しい書き方は？基本のマナーと構成のポイント」で解説しています。入社前から好印象を与えられるように、勉強しておきましょう。

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内定先への近況報告で伝える内容

近況報告では、学業や健康状態などについて伝えるのがおすすめです。ここでは、近況報告でどのような内容を伝えればいいかを解説します。

学業の状況

無事に卒業できそうだと安心してもらうために、学業について報告しておきましょう。内定を獲得しても、卒業できなければ入社できません。

卒業論文の作成や研究発表の準備が順調であることや、提出期限までに計画的に課題に取り組んでいることなど、課題の具体的な進み具合も伝えるようにしましょう。

また、入社に向けて勉強中の資格があれば、あわせて報告しておくのもおすすめです。就職する際におすすめの資格については、「就職に有利な資格11選！取得するときの注意点も解説」の記事で解説しているので参考にしてください。

健康状態

健康状態に問題ないことも報告しておきましょう。「健康管理は仕事のうち」という言葉もあるように、働くうえで健康管理は欠かせません。

近況報告を通して、入社後も体調管理を行える人物だとアピールしておきましょう。大きな病気やケガがあれば、卒業や入社に間に合わない可能性もあるため、問題ないと伝えておけば企業も安心できます。

就職に向けての準備状況

就職に向けて準備しているものがあれば、伝えるとアピールにつながります。入社前から好印象を与えられるでしょう。

就活を終えて入社までの期間を、遊びやアルバイトなどに使うのは自由です。しかし、近況報告で遊びについてばかり報告していると、社会人になる準備ができているか不安に思われてしまいます。

業務と関係ある内容について勉強している、自己研鑽をしているなど、社会人に向けての準備をアピールしておくのがおすすめです。

課外活動やイベント

サークルや部活動などについても報告してみましょう。面接とは違った一面をアピールできる場合もあります。

近況報告で伝える際は、どのようなことに取り組んでいるかはもちろん、「どのような考えで活動しているか」を伝えるのもポイントです。課外活動を通して学んだことが仕事に活かせそうであれば、あわせてアピールしておくといいでしょう。

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内定先に近況報告を行う際のポイント

近況報告を行う際は、連絡のマナーを守り、わかりやすく内容を伝えましょう。ここでは、近況報告を行う際に意識したい、4つのポイントを解説します。

状況は具体的に伝える

近況報告では、状況を具体的に伝えましょう。企業側がどのような内容を知りたいと考えているかの意図も想像して、伝えるようにします。

内容が漠然としてしまうと、報告の内容が伝わらないので気を付けましょう。企業によっては、再提出を求められるかもしれません。誰が読んでも内容がわかるように、具体的に記載してください。

ビジネスマナーを守る

メールの書き方や送り方については、ビジネスマナーを守りましょう。まだ社会人ではありませんが、社会人としての心構えを忘れてはいけません。

友人とやり取りするときのような、フレンドリーな言葉遣いはNG。「☆」のような記号や、文字色変更のような装飾もつかわないようにしましょう。

できるだけ早く返答する

近況報告を求められた場合、できるだけ早く回答してください。提出を後回しにしたせいで、忘れてしまうケースもあります。

また、報告が遅い場合、「他社との迷いが生じているのではないか？」と思われ、内定辞退を懸念される可能性も。早く報告する方が、入社意欲をアピールできるので、早めに取り掛かるのがおすすめです。

誤字脱字に注意する

誤字脱字がないか、送信前に必ず確認しましょう。誤字脱字があると、「仕事でも確認せずにメールを送るかもしれない」と不安にさせてしまいます。

誤字脱字を確認する際は、1日置いてから読み直すのもおすすめ。送信前にも1度チェックし、ミスがないように送信してください。

就活でのメールマナーについては、「就活メールの正しい書き方は？基本のマナーと構成のポイント」の記事でも解説しています。近況報告だけではなく、就活でやり取りするメールに共通したマナーを紹介しているので、参考にしてください。

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内定先に近況報告をメールで送る際の書き方

近況報告をメールで書く際は、メールのマナーを守るのが重要です。ビジネスメールのマナーと大きく違いはないので、学生時代から覚えておくと社会人になっても役立つでしょう。

ここでは、近況報告を送る際に気をつけたい、書き方のポイントを解説します。

件名

件名はメールの内容がわかりやすいように、簡潔なタイトルにしましょう。また、誰からのメールかわかるように、名前と大学名も記載します。

企業から送られてきたメールに近況報告を返信する場合は、件名は変えずにそのまま返信しましょう。「Re:」についても消さずに、そのまま返信するようにしてください。

就活メールの件名については、「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」の記事でも詳しく解説しています。採用担当者は忙しいので、件名から用件がわかるように配慮しましょう。

宛名

宛名については、「社名」「部署名」「担当者名」の3つを記載します。

宛名はすべて正式名称で書き、漢字も間違えないようにしましょう。「（株）」「（有）」のように、会社名を省略するのもNGです。「株式会社△△」「△△有限会社」のように、正しく記載してください。

あいさつ

近況報告に入る前に、あいさつを伝えましょう。「お世話になっております。△△大学△△学科の△△です。」と伝えます。

近況報告の場合は何度もやり取りしている場合が多いので、「お世話になっております」で問題ありません。もし、初めて連絡する場合は、「お世話になります」と使い分けるようにしましょう。

本文

近況報告の本文は、読みやすいように簡潔にまとめましょう。ダラダラと書いてしまうと、どの内容を伝えたいのかがわからなくなります。

近況報告をする際は、「近況についてご報告いたします。」のように前置きを入れておきましょう。文章のどこからが近況報告なのか、わかりやすくなります。

また、本文では適度に改行を行い、読みやすさを意識してください。箇条書きを使うと、内容をわかりやすくまとめられるのでおすすめです。

締めのあいさつ

近況報告が終われば、締めのあいさつを伝えてください。「以上が近況報告になります。よろしくお願いいたします。」のように伝えます。

署名

ビジネスメールの最後には、名前や連絡先などを書いた署名を入れるのがマナーです。次のような内容を記載しておきましょう。

住所については、郵送でやり取りする場合があるのであれば記載しておくのがおすすめ。履歴書にも書いてあるケースがほとんどなので、なくても問題ありません。

必要な情報を署名にした場合の例は、次のとおりです。

---------------------------------------------
田中太郎（たなか たろう）
△△大学△△学部△△学科△年
携帯電話：080-△△△△-△△△△
自宅電話：000-△△△△-△△△△
メール：△△△△△△@△△.com
---------------------------------------------
署名の前後には、「----」のように線を引いておきましょう。本文との区切りがわかるようにしておきます。

署名の書き方やポイントについては、「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事でも解説しているので、あわせて参考にしてください。

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内定先にメールで近況報告を行う際の例文

ここでは、内定先にメールで近況報告を行う場合の例文を紹介します。

学業について伝える場合の例文

健康状態について伝える場合の例文

アルバイトについて伝える場合の例文

近況報告など内定先とのやり取りでは、締めの言葉も大切です。状況や時期に合わせて使い分けられるように、バリエーションを持っておきましょう。

締めの言葉については、「ビジネスメールは終わり方が大切！結び言葉の基本」の記事で紹介しています。言葉選びで与える印象が変わるので、意識するようにしてください。

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内定先に手紙で近況報告を送る場合のマナー

内定先に手紙で近況報告を送る場合に備えて、便せんの選び方や書き方のマナーなども学んでおきましょう。

便せんと封筒はシンプルなものを選ぶ

近況報告で使用する便せんや封筒は、シンプルな柄を使います。白色で、柄の入っていないものを選ぶようにしましょう。

色や柄がついた封筒は、ビジネスシーンにあいません。友人や家族に送るわけではないので、ビジネスマナーを守るようにしてください。

丁寧な字で書く

文章が読みやすいように、丁寧な字で書きましょう。丁寧に書くことで、入社意欲や採用担当者への誠意も伝わりやすくなります。

汚い字や適当な手紙は、「やる気がない」「失礼だ」などの印象を与えてしまいます。入社前から印象をよくしておくためにも、丁寧に書くことを意識してください。

修正テープや修正ペンは使わない

書き間違えをした場合に、修正テープや修正ペンを使ってはいけません。間違えたときは、一から書き直すようにしましょう。

履歴書などと同様に、近況報告の手紙もビジネスマナーを守って送るものです。修正ペンなどを使うと、失礼にあたるので気をつけてください。

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内定先に好印象を与える近況報告を考えたいあなたへ

内定先によっては、近況報告の提出が求められます。メールのマナーを守りながら、アピールにつながる内容を報告しましょう。入社前から自分の印象をよくしておくのが大切です。

しかし、内定を経て近況報告が求められても、入社するかどうか迷っている方もいるでしょう。もし、内定先を決めきれない場合は、就活エージェントを活用し、気持ちを整理してみませんか。

キャリアチケットは、就活生の就活に関する悩みをサポートする就活エージェントです。「本当にこの内定先でいいのだろうか？」と悩む場合もぜひ相談してください。

就活を成功させるためには、自分にあった企業選びが欠かせません。不安を抱えたままでは、ミスマッチにつながってしまいます。キャリアチケットでは、面接や書類選考対策だけではなく、あなたにあう企業選びからサポートしているので、現状に不安を抱える場合はぜひご相談ください。

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