就活のメールアドレスはどう決める？基本マナーを解説

就活の際、「メールアドレスはプライベートと分けるべき？」「どんなアドレスにしたらいい？」と悩む人もいるでしょう。就活用のメールアドレスは、ビジネスシーンにふさわしいかを考えて作成する必要があります。

この記事では、就活に向いているメールアドレスのほか、悪印象を与えてしまうアドレスの例をご紹介。企業とメールで連絡する予定の就活生は、参考にしてください。
 

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就活に向いているメールアドレス

就活に向いているメールアドレスは、大学指定のアドレスやシンプルなアドレスです。おすすめのアドレスを3つ紹介するので、ぜひ参考にしてください。

大学指定のアドレス

就活に好ましいのは、自分の名前や学籍番号、大学名が入ったアドレスです。大学指定のアドレスならフォーマルな印象を与えられるほか、採用担当者はどこの大学の学生からのメールであるかを一目で把握できます。

大学指定のアドレスは入学時に配られていることが多く、すでに所持している方も多いでしょう。新しく準備する必要がない点でもおすすめです。

本名が入ったシンプルなアドレス

誰のメールアドレスかわかるように、本名を入れておくのもおすすめです。名字と名前をセットで入れておくとわかりやすいでしょう。

「シンプルすぎると迷惑メールがこないか不安」「同姓同名の人がほかにもいそうで心配」という場合は、「名前＋誕生日」でアドレスを作るのもおすすめです。

覚えやすい長さのアドレス

メールアドレスを覚えやすいように、長すぎるものは避けましょう。自分が覚えられる長さにするのがポイントです。

メールアドレスは履歴書やエントリーシートに記入したり、説明会の資料に記載したりと使用場面が多くあります。そのたびに確認するのも大変なので、覚えやすい長さにしておきましょう。

キャリアメールのアドレスは就活に不向き

キャリアメールのアドレスは、就活には向かないので気をつけてください。キャリアメールのアドレスとは、携帯会社から支給されているアドレスです。携帯電話やスマートフォンでの受診を前提としていることから、送受信できるデータに制限があります。就活ではエントリーシートなど、必要なデータを送れない、受け取れないケースは避けなければなりません。

また、キャリアメールはスマートフォンでしか使えないのがデメリット。データをパソコンで送りたいときに使用できないので、別のメールアドレスをおすすめします。

メールで履歴書などのデータを送る際のポイントについては「ESを締切ギリギリに提出しても大丈夫？メールで送る際のポイントも解説」も参考にしてください。

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就活で避けたいメールアドレスの例

メールアドレスの文字列は、あなたの印象を変えることがあります。ここでは、就活では避けたいメールアドレスの例を紹介するので参考にしてください。

プライベートの内容を含むアドレス

ペットの名前や趣味に関することなど、プライベートな内容を含むアドレスは止めておきましょう。就活やビジネスの場にふさわしいアドレスではありません。「社会人になる意識が足りない」「誠実さを感じられない」などと思われる恐れがあります。

英数字を羅列した長いアドレス

英数字をランダムに羅列したメールアドレスはやめましょう。ランダムで長いと覚えにくく、入力ミスも増えます。

また、メールアドレスは企業の担当者も使用するアドレスです。入力しにくかったり、間違えやすかったりと迷惑をかけてしまうので、わかりにくいアドレスは避けてください。

メッセージ性が強いアドレス

「zettai.naitei.kakutoku@」「syukatsu.ganbaru@」など、就活への意欲や意気込みをアドレスに入れると、「マナーを守れていない」と悪印象につながる恐れがあります。感情的にならず、事務的にわかりやすいアドレスを設定するようにしましょう。

暗証番号を含むアドレス

暗証番号や電話番号など、セキュリティに関連するメールアドレスは避けましょう。悪用された場合のリスクを考える必要があります。

悪用されなかったとしても、セキュリティ意識が低い人材は問題です。暗証番号は人に教えるものではないので、メールアドレスには使用しないでください。

メールアドレスだけではなく、就活でのメールに関するマナーも知っておきましょう。基本的なマナーについては「就活メールの正しい書き方は？基本のマナーと構成のポイント」も参考にしてください。

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就活用のメールアドレスを作るメリット

就活用にメールアドレスを作ることで、情報を整理しやすくなり、確認漏れも防げます。就活用のメールアドレス作成メリットを3つ紹介するので参考にしてください。

就活に必要な情報を確認しやすい

就活用のメールアドレスを作ることで、情報を管理しやすくなります。プライベートのメールと混ざることがないので、確認の手間を省けるでしょう。

就活が本格化すると届く情報が多く、情報の管理に混乱します。また、複数のメールアドレスを使って登録してしまうと、どのサイトの情報がどのメールアドレスに届くかわからなくなるでしょう。

就活用のメールアドレスにすべてまとめておけば、就活に必要なメールはどこにあるかがすぐにわかるのがメリット。必要な情報を効率的に集められます。

連絡を見落とすリスクを減らせる

就活用のメールアドレスがあれば、連絡を見落とすリスクも減るでしょう。プライベートメールに紛れ込んだり、間違って既読にしてしまったりするミスを減らせるからです。

また、就活では説明会にメールで申し込んだり、企業の担当者とメールでやりとりしたりと、連絡するケースも増えます。プライベートも含めると届くメールが多すぎるせいで、企業の連絡を見落とすことも出てくるでしょう。

就活用のメールアドレスを作って管理しておけば、ミスをするリスクを減らせます。情報を整理するだけではなく、必要な情報を見落とさないためにも就活専用に管理するのが大切です。

担当者が確認しやすい

就活用のメールアドレスは、担当者側も確認しやすいメリットがあります。「名前＋生年月日」のようにわかりやすいメールアドレスであれば、誰のアドレスかすぐにわかるからです。

プライベートのメールアドレスは適当に決めることが多く、ただの文字列になっている人もいるでしょう。「1とlがわからない」「0とoのどっちか困る」のようなケースもよくあります。

就活用のわかりやすいメールアドレスにしておけば、企業の担当者も安心です。相手への配慮のためにも、就活用のメールアドレスを作ることをおすすめします。

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就活のメールアドレスの作り方

就活用のメールアドレスは、大学で配布されたものがなければフリーメールを使うのがおすすめです。無料で作成でき、作成の手間もそれほどかかりません。

また、フリーメールはパソコンとスマートフォンの両方で使用できるのがメリットです。たとえば、エントリーシートなど資料を送る際はパソコンでメールを使うことになります。外出中でのメールチェックには、スマートフォンのほうが都合がよいでしょう。

就活用のメールアドレス作成後にしておくこと

就活用のメールアドレス作成後は、スマホとの同期や署名の作成、差出人の設定を済ませておきましょう。詳しくは、下記で解説しています。

スマホと同期する

就活用のメールアドレスを作成したあとは、スマホとの同期を忘れずに行いましょう。メールとスマホを同期させ、情報を受け取れる設定にしておけば、アプリを開かなくても受信できます。

就活時期は忙しく、外出中にメールチェックをする場面も多くあります。スマホでもパソコンでも確認できるように、同期を行ってください。

署名を作成する

メールの最後に入れる、署名を作成しておきましょう。「署名」とは、メールの下部に、差出人の名前や連絡先などの情報をまとめたものです。たとえば、以下のような内容をまとめて記載します。

・氏名
・大学名
・学部、学科
・住所
・電話番号
・メールアドレス

署名を設定しておくことで、メールの受け手は誰からメールが来たかひと目でわかります。署名のテンプレートもぜひ参考にしてください。

――――――――――――――――――――
△△大学 △△学部 △△学科4年
山田太郎（やまだ　たろう）
E-mail：taroyamada0101i@xxxx.co.jp

〒123-4567
△△県△△市△△町△△3-4-5
自宅TEL：000-1234-5678
携帯TEL：090-1234-5678
――――――――――――――――――――

署名の書き方やルールについては「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」も参考にしてください。

差出人名を設定する

パソコンのメーラーを使う場合などは差出人名を決められるので、大学名+名前などの差出人名を設定しておくと便利です。企業では毎日たくさんのメールが届くため、就活生全員の名前を登録してはいません。差出人がわからないメールは読むのを後回しにされたり、読まずに削除されたりする場合もあります。

差出人名を設定しておけば、誰からのメールなのかひと目でわかるうえ、間違って削除される危険性も減るでしょう。ポイントは、名前だけではなく大学名も一緒に設定しておくこと。大学名を入れておけば就活生からのメールであることがわかるので、企業とのやりとりもスムーズに進めやすくなるでしょう。

振り分け設定をしておく

メールアドレスを作成したら、振り分け設定をしておくのがおすすめです。振り分け設定とは、届いたメールを自動でフォルダ分けする機能になります。

たとえば、就活サイトごとにわけておくと、どのサイトから届いたメールなのかがわかって安心です。企業からの個別メールを見落とすリスクも減るでしょう。

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就活でメールアドレス以外に気をつけたいメールマナー

メールアドレス以外にもメールマナーはあるので確認しておきましょう。意識しておきたい代表的な4つのマナーを紹介します。

1.基本的には24時間以内に返信する

企業からメールを受け取ったら、24時間以内の返信を心がけましょう。返信が遅くなると、企業側は対応できない時間が増え、負担をかける場合があるからです。

ただし、「早く返信した方がよいから」と深夜にメールを送るのはマナー違反です。「相手のことを考えていない」と悪印象を与えるため、夜遅くにメールを作成した際は翌日（営業日）の午前中に送信します。

2.返信時の件名は「Re：」をつけたままにする

返信時に件名に表示される「Re：」は、基本的にはそのままにしてメールを送りましょう。「Re：」があれば、企業側は自社のメールへの返信であることが一目でわかるからです。

また、件名の文言もそのままにし、採用担当者が用件を迅速に把握できるようにしましょう。企業と何度もメールをやり取りして「Re：」が多くなったときは、1つだけ残し、あとは削除して問題ありません。

メールを返信する際のマナーについては「企業のメールを確認したら、必ず返信を送ろう！」も参考にしてください。

3.メールを新規作成する際の件名は「用件＋氏名」

自分からメールを送る場合、件名は「用件＋氏名」にするのが基本です。「どのような内容か」「誰からのメールか」が一目でわかるように工夫しましょう。

用件については、端的に示すのがマナーです。「△月△日の面接に応募しました△△です。△△についての質問です」のように長々と書いてもわかりにくく、途中までしか表示されません。

「△月△日の面接についての確認　△△大学△△」のように、シンプルにまとめるようにしてください。件名の書き方については「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」も参考にしてください。

4.本文には宛名と署名を忘れずに入れる

企業にメールを送る際は、本文の冒頭に宛名を記載しましょう。企業名は正式名称で書き、改行して部署と担当者名を記してください。担当者名がわからないときは、「採用ご担当者様」と書きましょう。

株式会社△△
人事部　△△様

そのほか、本文の最後に署名を記載するのもビジネスマナーの一つ。「氏名、大学名・学部・学科・学年、住所、電話番号、メールアドレス」を記載してください。

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就活でのメールアドレスマナーなど基本を学びたいあなたへ

就活ではメールアドレスの文字列のように、さまざまなマナーがあります。マナー違反だと知らず、評価を下げるケースもあるので気をつけるようにしましょう。

就活にどのようなマナーがあるのか不安な場合は、就活エージェントへの相談がおすすめです。基本のマナーや対策を学び、好印象を与えられるようになりましょう。

就活エージェントのなかでもおすすめなのがキャリアチケット。マンツーマンでアドバイスを行うので、気になることや不安なことはなんでも相談してください。

就活マナーはもちろん、自己分析などの就活準備や、エントリーシートなどの選考対策もバッチリ。就活についてこれから学んでいきたい方は、キャリアチケットを活用してみましょう。