就活が本格化すると、就活生と企業が直接メールでやり取りをする機会も多くなります。 メールの返信や書き方、タイミング次第では自分の印象を左右するかもしれないメールには、気を使う人も多いでしょう。 ここでは、ビジネスメールにおけるマナーや例文をご紹介します。
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メールの基本マナーを知ろう
まずは、ビジネスメールの基本マナーを覚えましょう。
・返信は24時間以内
基本的に早めに返信をしましょう。確認したらすぐ返し、日程の調整などが必要な場合も「◯日までにお返事します」など、メールを確認していることは伝える必要があります。
・件名は残したまま返信
相手に返信する際は件名や本文は残したままにしましょう。
そのままの方が相手が何のメールに対する返信か分かりやすく、ひと目で返信と分かるよう「Re:」も残します。
・本文は宛名からはじめ、要件を簡潔に伝える
本文は「株式会社◯◯採用ご担当者様」など宛名から始めましょう。
挨拶をして、結論から簡潔に伝えると分かりやすいです。
メールはPCで確認している可能性があるので、適度に改行して読みやすい文面を心がけましょう。宛先は（株）などと略さず、最後には署名も忘れずに。
夜中には送らず、できるだけ企業の就業時間内に送りましょう。
次の項目では、面日接程の連絡への返事の書き方を解説します。
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企業が提示した日程が複数あった場合
企業から日程を複数提示された場合は、自分の都合の良い日程を選んで返事をしましょう。以下がその例文です。
Re：書類選考通過の通知と面接日程のご案内
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科 田中太郎です。
この度は書類選考通過のご連絡、ありがとうございました。
つきましては、ご提示頂いた日程の中から、
下記の日程でお伺いさせていただいて宜しいでしょうか。
◯月◯日（△）10:00～
場所：貴社本社ビル
お忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございます。
当日は、何卒よろしくお願い致します。
－－－－－－－－－－－－－－－－
◯◯大学◯◯学部◯◯学科
田中太郎（たなかたろう）
〒123-4567
東京都新宿区△△1丁目2番地3号
TEL：090-000-0000
Mail：Tanaka.Tarou＠×××.ne.jp
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日程の都合が悪い時は？
先方から指定された日程では都合が悪い場合はどうしたら良いのでしょうか？
もし都合がつかないときは、謝罪と理由を書いた上で別の希望日を提示しましょう。
「学内でゼミの発表があるため」など学業が理由の場合や、冠婚葬祭の場合も理由を説明できると望ましいです。ただし、他社の選考が入っているなど言いにくい理由は「都合が悪く」「別件が入っており」などぼかした言い方でも構いません。
先方の提示した日程以外を希望する場合は、こちらから希望日を複数挙げることがマナーです。
例文
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科 田中太郎です。
面接日程のご連絡ありがとうございました。
是非、選考に参加させて頂きたいと思っております。
ご連絡頂いた日程ですが、あいにく別件が入っており
お伺いすることができそうにありません。
誠に恐縮ですが、下記日程で再度調整して頂くことは可能でしょうか。
◯月◯日（◯）13：00～17：00
◯月◯日（◯）10：00～15：00
◯月◯日（◯）12：00以降
こちらの都合で申し訳ありませんが、
ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い致します。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
