エントリーシートをメールで送る際のマナーは?例文をご紹介

このページのまとめ

  • メールの構成要素は件名、宛先、宛名、用件、署名
  • 署名には氏名、大学名、学部名、学科名、学年、電話番号、メールアドレスを入れる
  • エントリーシートは分かりやすいファイル名にし、添付漏れがないように注意する
  • 企業からの受付完了メールには、返信すると丁寧な印象を与えられる
  • 送信前に見直しをする、企業の営業時間内に送るといった点に気をつけよう

エントリーシートをメールで送る際は、どのような点に気をつけたら良いのでしょうか。
ここでは、メールの基本構成やエントリーシートを送る際の例文のほか、知っておきたいビジネスメールのマナーをご紹介します。これからメールでエントリーシートを送る予定の就活生は、ぜひご一読ください。

 

就活メールの書き方

ここでは、メールの構成要素である件名、宛先・宛名、用件、署名について、それぞれ書き方のポイントをご紹介します。

件名

企業にメールを送る際は、件名に用件と大学名、氏名を入れます。そうすれば企業側は件名を見るだけでメールの内容を把握できるので、分かりやすくシンプルなタイトルにすることを心がけてください。

宛先、宛名

会社名は正式名称で書き、改行して部署名と担当者名を記載します。企業に対する敬称は、会社や部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」にしましょう。
なお、担当者名が分からないときは、「採用ご担当者様」で問題ありません。

用件

「お世話になっております。○○大学○○学部○○学科の就活花子です」と挨拶をしてから本題に入ります。
用件を簡潔に伝えたら、「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます」といった締めの文を書きましょう。

署名

締めの文の下に、氏名、大学名・学部名・学科名・学年、電話番号、メールアドレスを記載します。
本文と署名が区別しやすくなるよう、「-」(ハイフン)などを使って線を引くのがおすすめです。

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構成やマナーはどうする?就活メールの基本が知りたい!

 

エントリーシートを送るメールの例文

ここでは、エントリーシートをメールで送る際の例文をご紹介します。

件名:エントリーシートの送付(○○大学 就活花子)

(本文)
○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の就活花子です。

添付ファイルにてエントリーシートをお送りいたします。
お忙しい中恐れ入りますが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。


---------------------------------------------------------------------------------
就活花子
○○大学○○学部○○学科4年
電話番号:○○○-○○○○-○○○○
メールアドレス:○○○@○○○.jp


メールの本文に宛先・宛名を記載し、名乗ってから用件を手短に述べます。
最後に締めの文を入れて、署名を記載しましょう。

 

データを添付する際の注意点

ここでは、エントリーシートの添付に関する注意点をご紹介します。

分かりやすいファイル名にする

ファイル名は「エントリーシート_○○大学_就活花子」のようにすると、採用担当者がひと目で中身や誰のデータであるかを把握できます。
エントリーシートのデータ形式は特に指定がなければPDFにしますが、指示があったらそれに従いましょう。

添付漏れがないよう気をつける

データの送付時にありがちなミスとして、添付漏れがあります。
「本文の作成に気をとられて添付し忘れてしまった…」ということにならないよう、本文を書く前に添付しておくのがおすすめです。
 

 

企業からの受付完了メールには返信しよう

会社によっては、エントリーシートをメールで送った後に受付完了のお知らせが来るかもしれません。
受付完了メールに対する返信は必須ではありませんが、下記のような内容でお礼の気持ちを伝えると、より丁寧な印象を与えることができます。

件名:Re:(企業からのメールの件名をそのままにして返信する)

(本文)
○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の就活花子です。

エントリーシート受付のご連絡ありがとうございました。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。


---------------------------------------------------------------------------------
就活花子
○○大学○○学部○○学科4年
電話番号:○○○-○○○○-○○○○
メールアドレス:○○○@○○○.jp


エントリーシートを送るときと同様に、用件は簡潔に伝えるのがポイント。長々と書いた場合「読み手の立場に立っていない」と悪印象を与えてしまうかもしれないので、「エントリーシート受付のご連絡ありがとうございました」のように感謝の気持ちを一文で表しましょう。

そのほか企業からのメールに返信する際、件名は変えずに送るのが正解です。タイトルの文言や「Re:」をそのままにすることで、企業側は何のメールに対する返信なのかをひと目で把握することができます。

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そのほかメールに関するマナー

ここでは、就活生が知っておきたいビジネスメールのマナーを4つご紹介します。

送信前に見直しをする

本文に誤字・脱字や変換ミスが多くあると、「確認不足」「仕事でもミスが多いのでは」と悪印象を与えてしまいます。送信前に本文を読み直すほか、エントリーシートの添付忘れがないかもチェックしてください。

企業の営業時間内に送る

企業にメールを送る際は、時間帯にも注意する必要があります。深夜に送信すると「生活が不規則なのでは」「ビジネスマナーを守れていない」と思われる可能性があるので、夜遅くにメールを作成した際は次の日(営業日)の午前中に送るようにしてください。

正しい敬語を使う

間違えやすい敬語の例として挙げられるのが、「分かりました」や「了解です」という表現。これらを目上の人に対して使うのは失礼なので、「承知しました」や「かしこまりました」といった表現にしてください。
そのほか会社に対する敬称ですが、メール(書き言葉)の際は「貴社」、対面・電話(話し言葉)の場合は「御社」にするということも覚えておきましょう。

改行・段落分けで読みやすくする

読みやすいメールにするためには、レイアウトを工夫する必要があります。
メールの本文は1行あたり30文字前後になるようにし、それよりも長くなるときは、キリの良いところで改行しましょう。
そのほか、段落分けは話の内容が変わるタイミングで行いますが、このとき直前の文から1行空けて書き始めるのがポイントです。


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