履歴書はエクセルで作成してもOK?メリットと注意点

このページのまとめ

  • 外資系企業など自由度の高い企業なら、履歴書をエクセルで作成してもOK
  • エクセルで履歴書を作成すると、データ保存可能、修正が簡単などのメリットがある
  • エクセルで履歴書を作成するときは、フォントの統一感や誤字脱字に気をつける
  • 履歴書をデータで送るときはファイル形式をPDFに変換する
  • 印刷する場合、サイズはA4で光沢のない上質紙を使用する

就活で履歴書を作成する際、「毎回手書きで書くのは大変」「字に自信がないから、エクセルで作りたい」などと考えたことはありませんか?

とは言え、手書きの方が評価されるのではないか、マナー違反にならないか、と心配な面が大きく、躊躇している就活生も多いでしょう。

実は、必ずしも「デジタル作成はマナー違反」というわけではありません。このコラムでは履歴書をエクセルで作るときのメリットや注意点をご紹介。気になる人はぜひチェックしてみてください。

履歴書は手書きかパソコン作成か


新卒の就活では、「履歴書=手書き」という文化が根強く浸透しているため、基本的には手書きで取り組むほうが無難です。特に、古くからある老舗の大手や、年齢層の高い役員がいる企業では手書きを好む傾向が強く、提出の時点で義務付けられているケースもあります。

反対に、外資系企業やベンチャーといった自由度の高い実力主義の会社では、「肝心なのは中身。内容が分かればどちらでも良い」と考える傾向にあるようです。また、パソコンで作成された履歴書のほうが「癖がなく読みやすい」と感じる人もいます。

判断基準として、メールで履歴書の提出を求める企業であれば、エクセルを使いパソコンで作成しても問題ないでしょう。郵送や持参での提出を求める会社には、手書きでの作成をおすすめします。

エクセルで履歴書を作るメリット


次に、履歴書をエクセルで作成するメリットについて、以下より詳しくチェックしていきましょう。

データ保存ができる


エクセルで作成した履歴書はデータ保存できるため、一度作ってしまえば氏名、年月日、住所、学歴といった基本的な情報は使い回せます。志望企業や応募日をファイル名にすることで、記録としても遡りやすいです。

また、ネット上に保存するクラウドサービスなどを使用すれば、外出先やスマートフォンからなどからも確認できます。時間や場所を選ばず編集可能な点は大きなメリットと言えます。

修正が簡単


デジタルの場合、手書きに比べて修正が簡単なことも魅力です。消せるボールペンや修正液・修正テープの使用はマナー違反となるため、手書きで書き損じがあったときは訂正印で修正するか、最初から書き直します。

その点、デジタルは間違いがあったときにすぐに修正できます。修正量が多い場合も、置換機能を使えば手間はかかりません。検索機能を使って誤字脱字を見つけることも可能です。

手書きの履歴書は1枚完成させるまでとても労力がかかります。就活では何十社にも履歴書を送りますから、エクセルを使うことで作業効率アップに繋がるでしょう。

履歴書をエクセルで作成するときのポイント


履歴書をエクセルで作成するときは、自分で最初から作ると手間がかかり不備も生じやすくなるので、既存のテンプレートを使用しましょう。テンプレートはインターネットの就活サイトなどからダウンロードすることができます。

そのほか、気をつけたいポイントを以下にまとめました。

フォントは「明朝体」か「ゴシック体」


履歴書で使うフォントは、ビジネス書類でよく使われる「明朝体」か「ゴシック体」を推奨します。カジュアルに見える「ポップ体」や、繊細な印象の「行書体」「教科書体」などは、印象が下がってしまう可能性があるので避けましょう。

また、住所はゴシック、志望動機は明朝、などのように項目ごとに書体を変更すると読みにくくなってしまいます。履歴書内で使うフォントは1種類にとどめましょう。

フォントサイズを統一する


本文のフォントサイズは一般的にベターとされる10.5~11ptに合わせて、全体的に統一します。項目によって大きさをバラバラにするのは控えましょう。ただし、見出しと本文が同じサイズだと可読性が低くなることもあるので、見出しと本文に限っては-2pt程度を目安に調整してもOKです。

文頭は左に揃える


見出しはセンターに配置し、本文の文頭は左揃えにすると統一感が出て読みやすくなります。ここでも全体でフォーマットを揃えるようにしましょう。

フォントのカスタマイズはしない


一部の文字を太字にしたり、アンダーラインを引いたり、色を付けたりなどの強調は、悪目立ちするだけで印象を下げてしまいます。余計なカスタマイズは避けてください。

誤字脱字や打ち込みミスをチェック


パソコンは本文作成が楽な分、打ち込みや変換ミスの頻度が高まります。提出前に全体をしっかり見直し、誤字脱字がないかチェックしましょう。

また、データを使い回すときに起こりがちな失敗として、日付欄や内容の更新を忘れてしまうケースがあります。企業名などが入る項目は特に注意深く確認することをおすすめします。

データ送信のときはファイルをPDFに変換


履歴書のデータをメールなどに添付する際には、ファイル形式を「PDF」に変換しましょう。エクセルのままだと、企業のソフトとバージョンが合わなかったときに、レイアウトが崩れてしまったり、ファイルが壊れてしまったりと、トラブルが起こる可能性が高まります。

履歴書を印刷するときの注意点


最後に、データで作った履歴書を印刷して郵送する場合の注意点を紹介しましょう。

紙の質やサイズは?


履歴書を印刷するときは、薄くて裏が透けてしまうコピー用紙などは避け、0.2mm程度の厚みのある紙を使用しましょう。その中でも、光沢のないマットな上質紙がおすすめです。

また、サイズはA4に設定し、2枚に分けて印刷したものをクリップで綴る方法が一般的です。もし、志望企業からサイズや綴り方に指定がある場合は、それに従いましょう。

インクのかすれをチェック


印刷の場合は、インクのかすれがないかをチェックすることも大切です。文字が潰れていたり、濃度に差が出たりしている場合は、インクの残量や汚れを確認し、改善に努めましょう。

写真の印刷は避ける


履歴書の顔写真をデータ印刷で済ますのはルール違反となります。手書きの場合と同じように、撮影した証明写真を貼り付けましょう。

就活では履歴書の書き方に細かなマナーが多く、仕上がりに不安を感じている学生もいるでしょう。そんな人には、新卒就活支援サービスのキャリアチケットがおすすめです。

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