履歴書をデータで作成する方法とは?企業に送るメールの例文もご紹介!

このページのまとめ

  • 履歴書をデータ作成する際は基本的にWordかExcelを使う
  • 企業から作成方法を指定されたときは指示に従う
  • 履歴書に適した文字フォントは、明朝体もしくはゴシック体
  • 企業にデータ化した履歴書をメールする場合、文面は宛先→本文→署名という流れ
  • 履歴書のデータを送る前に誤字や脱字がないか確認する

履歴書をデータで作成する方法を知りたい就活生の方。このコラムでは、履歴書をデータ化する際の注意点や、メール作成のポイントなどをお伝えしています。志望先の企業によっては、「履歴書をメールで送ってください」と求められるケースあるでしょう。データの保存方法や履歴書に適したフォントなども説明しているので、ぜひ参考にしてみてください。
 

履歴書はデータ作成と手書きどちらが良い?

企業に提出する履歴書は、パソコン作成と手書きのどちらでも問題ありません。ただし、企業から指定されたときは、指示に従うようにしてください。
この項目では、パソコンでデータを作成する場合、手書きの場合のメリットをご紹介します。

データで作成するメリット

履歴書をデータで作るメリットは、効率的に作成できる点です。フォーマットを作っておけば、短時間で履歴書を仕上げられます。修正したい箇所があっても、簡単に直せるのがポイント。そのため、就活中の貴重な時間を有効に使えます。また、出来栄えによってはパソコンスキルの高さをアピールできるでしょう。

手書きで作成するメリット

履歴書を手書きにするメリットは、丁寧な字で書くことで入社意欲や熱意、真面目な性格などをアピールできることです。また、手書きならではの温かみもあります。企業によっては「手書きが好ましい」と考えている場合もあるでしょう。

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履歴書をデータ作成する際の3つのポイント

履歴書をデータで作る際、保存先やフォントなどいくつかのポイントがあります。

1.WordかExcelを使う

WordやExcelは多くの企業で使われているため、履歴書をデータで送ったとしても「ファイルを開けない」というトラブルは少ないでしょう。履歴書を一から作る自信がない方は、インターネット上でテンプレートをダウンロードできます。必要事項の入力のみで、簡単に履歴書が作成できるものです。テンプレートによって項目や記入スペースの大きさなども異なるため、自身の強みをアピールできる仕様を選びましょう。
作成した履歴書は、PDFに変換するとデータ送信時にレイアウトが崩れません。名前をつけて保存した後、ファイル形式で「PDF」を選べばPDFに変換できます。

2.フォントは明朝体かゴシック体が良い

履歴書では、「MS 明朝」や「MS ゴシック」といったフォントが無難です。たとえば、ポップ体だと「カジュアルでビジネスシーンにふさわしくない」、行書体だと「文字が読みづらい」と思われる恐れもあるでしょう。テンプレートをダウンロードした場合は基本的にフォントが設定されているため、適宜調整してください。

3.装飾をしない

強調したい箇所があったとしても、アンダーラインを引いたり文字を太くしたりするのは避けましょう。企業から「自由形式でアピールしてください」と求められた場合を除き、応募書類は装飾しないのが基本。志望動機や自己PRなどを読みやすくしたいときは、適宜改行する、一文を短くするといった方法が有効です。

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メールで履歴書のデータを送る4つの流れ

ここでは、メールの件名や本文の書き方、パスワードの設定などデータを送る流れについて解説します。

1.件名を書く

件名は、「履歴書送付(○○大学 就活太郎)」のように、用件と大学名・氏名を記載します。「誰がどんな目的で送ったのか」がひと目で把握できる内容にしましょう。

2.メール本文を作成

基本的には、宛名→本文→署名という流れにします。
宛名の企業名は正式名称で書き、敬称は企業・部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」にしましょう。採用担当者は、多忙な業務中に時間を割いて応募者のメールを読んでいます。本文では、用件を簡潔に述べることを意識してください。就活生の署名は、下記のように氏名、大学名・学科名・学年、電話番号、メールアドレスを記載します。本文と署名を区別しやすくなるよう、「-」や「=」で線を引くのがおすすめです。

〈署名の例〉
---------------------------------------------------
就活太郎
○○大学○○学部○○学科 ○年
電話番号:○○○-○○○○-○○○○
メールアドレス:○○○@○○.jp
---------------------------------------------------

3.履歴書のファイル名を作成

企業側が履歴書のデータを管理しやすくなるように気をつけましょう。ファイル名は、「20190902_履歴書_就活太郎」のように送信日やデータ名、氏名を記載しましょう。

4.パスワードを設定

履歴書には連絡先や学歴などの個人情報を記載しているため、宛先を間違えたときに備えて、パスワードを設定しておくと安心です。
パスワードの設定は、データをPDFに変換→フォルダに格納→zip形式でパスワードを設定、という流れです。パスワードを設定した際は、企業宛のメールにその旨を記載するほか、別途パスワードを書いたメールを送るようにしてください。
 

データの履歴書で気になるQ&A

この項目では、データで作成した履歴書の証明写真と印鑑について解説します。

履歴書に写真を貼る方法

郵送や手渡しの場合、プリントアウトした履歴書に証明写真を貼ります。メールで送る場合は、事前にデータ化した証明写真を、WordやExcelで作成中に挿入します。その際、添付位置やサイズが合うように調節してください。データ上とはいえ、携帯電話で撮影したものや実際の証明写真をスキャンしたものは避けましょう。

印鑑の有無

データで作成した履歴書でも、郵送や手渡しであれば捺印できますが、メールの場合は不可能です。しかし、企業からの指示がない限り、捺印の有無によって選考に影響することはないでしょう。メールで履歴書データ送る場合は、印鑑の箇所がないテンプレートを選ぶか、自身でフォーマットを修正してください。
 

3つのパターン別メールの例文

ここでは、「履歴書を送る」「パスワードを連絡する」「受付メールに返信する」の3パターンのメールの例文をご紹介します。

1.履歴書を送る際のメールの例文

件名:履歴書送付(○○大学 就活太郎)

(本文)
株式会社○○
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の就活太郎です。

添付ファイルにて履歴書をお送りいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

---------------------------------------------------
就活太郎
○○大学○○学部○○学科 ○年
電話番号:○○○-○○○○-○○○○
メールアドレス:○○○@○○.jp
---------------------------------------------------

2.パスワードを連絡する際のメールの例文

件名:履歴書のパスワード(○○大学 就活太郎)

(本文)
株式会社○○
人事部 ○○様

先程履歴書をお送りした就活太郎です。
履歴書のパスワードをお送りいたします。

パスワード:○○○○○○

お手数をおかけしますが、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

---------------------------------------------------
就活太郎
○○大学○○学部○○学科 ○年
電話番号:○○○-○○○○-○○○○
メールアドレス:○○○@○○.jp
---------------------------------------------------

3.企業からの受付メールに返信する際のメールの例文

件名:Re:履歴書を受け付けました

(本文)
株式会社○○
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の就活太郎です。

履歴書受付のご連絡をくださり、ありがとうございました。
お手数をおかけしますが、引き続きよろしくお願い申し上げます。

---------------------------------------------------
就活太郎
○○大学○○学部○○学科 ○年
電話番号:○○○-○○○○-○○○○
メールアドレス:○○○@○○.jp
---------------------------------------------------

企業からのメールに返信する際、「Re:」や件名はそのままにするのがポイント。件名を変えずに送れば、企業側は返信メールであることをすぐに把握できるからです。
 

送信前のチェックポイント

メールを送信する前に、以下のポイントを確認しておきましょう。

・誤字や脱字がないか
・証明写真は貼ってあるか
・ファイルが添付されているか
・宛先に間違いがないか
・署名はあるか

誤字・脱字や添付漏れがあると、「仕事でもミスをするのでは?」とうイメージにつながる可能性も。履歴書の内容が魅力的であっても、高評価を得るのが難しくなってしまうため、見直しをしてから送りましょう。

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