履歴書はコピーを提出してOK？マナー違反を避ける注意点と印刷方法

「履歴書を何枚も手書きするのは大変。コピーでも良いの？」と考える就活生もいるでしょう。1枚ずつ手書きするのは時間も労力もかかり、効率の悪さに焦りを感じてしまうのも無理はありません。

この記事では、履歴書のコピーの是非や具体的な印刷方法、押さえておくべきマナーと注意点を解説します。効率的かつ失礼のない応募書類の作り方が知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

かんたん1分！無料登録27卒の就活について相談したい

手書きの履歴書をコピーして提出するのはNG

手書きで作成した履歴書をコピーし、そのまま他社へ提出するのは厳禁です。履歴書はあなたの熱意を伝える大切な書類であり、コピーを提出することは「手間を惜しんだ」というネガティブな印象を与えかねません。ここでは、なぜNGなのかという理由を詳しく解説します。

使いまわしは就活への熱意や入社意欲を疑われやすい

採用担当者は日々膨大な数の書類に目を通しており、コピーされた履歴書は特有の質感や印影の不自然さから、すぐに見抜かれてしまいます。「他社の使い回しではないか」という疑念を抱かれれば、どれほど立派な志望動機も説得力を失ってしまうでしょう。

就職活動において、履歴書は企業へあなたの熱意をアピールするための重要な書類です。そこに誠意が感じられなければ、優れた経歴や強みがあっても「入社意欲が低い」と判断され、選考で不利になる可能性があります。1社ごとに心を込めて清書することが、内定への近道といえるでしょう。

履歴書の書き方については、「就活用履歴書の書き方は？迷わず作成するためのポイントを見本付きで紹介！」の記事で詳しく解説しています。

市販の履歴書はコピー不可の場合があるので注意

市販の履歴書は、デザインや構成に著作権が発生しているケースがあります。また、独自のロゴやマークが商標登録されている場合、それらを無断で複製して使用することは、権利を侵害する恐れがあるため注意が必要です。

実際に「複製禁止」と明記されている製品は少なくありません。企業の採用担当者はこうした製品知識をもっていることも多く、コピーされた履歴書を見ることで「権利意識やコンプライアンス精神が欠如している」と判断されるリスクがあるので注意しましょう。

「自分用の控え」としてコピーするのはOK

提出用としてのコピーは厳禁ですが、自分自身のためにコピーを取っておくのは問題ありません。面接は、提出した履歴書の内容に基づいて進行します。自分が何を書いたか正確に把握するためにも、自分用の控えは手元に残しておきましょう。

控えがあれば、面接直前の最終確認に活用できるだけでなく、他社の志望動機を練る際の参考にもなります。最近ではスマートフォンで写真を撮って保存することも可能ですが、紙の控えがあれば、面接後に気づいた点や反省点を直接メモできて便利です。

まずはあなたのモヤモヤを相談してみましょう

「キャリアチケット就職エージェント」は、量より質の就活を叶える無料の就活支援サービスです。経験豊富なキャリアアドバイザーが、あなたの希望や適性に寄り添い、自己分析から企業紹介、面接対策まで一貫して伴走します。

就活の進め方に迷う時期から内定獲得まで、就活に関わるどんな悩みも丁寧に寄り添い、あなたの就活をバックアップします。

こんなお悩みはありませんか？

就活は、正解が見えない中で決断の連続です。「何から始めればいいかわからない」「本当にこの会社でいいのか」「自分の強みは何なのか」と、一人で抱え込んでしまうのは無理もありません。

キャリアチケット就職エージェントは、そんなあなたの試行錯誤に寄り添い、最後まで伴走します。孤独になりがちな就活を、プロと一緒に「納得感のある就活」へ変えてみませんか？

かんたん1分で登録

【無料】就活の不安を相談してみる

パソコン作成の履歴書はコピー（印刷）して使用可能

最近の就活では、パソコンで履歴書を作成し、それをコピー（印刷）して提出するスタイルが一般的になっています。この場合、手書きのコピーとは異なり、印刷物そのものが「正本」として扱われるためマナー違反にはあたりません。

必要な部分を書き換えるだけで他社にも使える

パソコンで履歴書を作成するメリットの一つは、情報の再利用ができる点です。氏名や住所、学歴などの情報はそのままに、志望動機や自己PRといった企業ごとにカスタマイズすべき箇所だけを書き換えることで、作成時間を大幅に短縮できます。

ただし、前回の会社名が残っていたり、他社向けの具体的なエピソードを消し忘れたりするミスには細心の注意を払いましょう。デジタルならではの利便性を活かしつつ、1社ごとに内容を見直すことで、効率と熱意を両立させた質の高い履歴書を作成できます。

間違えてもすぐに修正できる

手書きの場合、1文字でも書き間違えると最初からすべて書き直さなければなりません。しかし、パソコン作成であれば該当箇所のみを修正できるため、万が一提出直前に誤字脱字を見つけても、すぐに修正と再印刷が可能です。

この柔軟性は、スケジュールが過密になりがちな就活中の大きな支えとなります。納得いくまで文章を練り直せて、結果としてより完成度の高い履歴書を仕上げられるのは、パソコンならではの強みです。

業界・企業の社風によって手書きと使い分けるのもおすすめ

手書きとパソコンのどちらが好まれるのか、業界や企業の雰囲気から判断して使い分けるのもおすすめです。

たとえば、IT業界や外資系企業、ベンチャー企業などでは、パソコン作成の履歴書が「ITリテラシーの証明」として好まれる傾向にあります。一方で、老舗企業や伝統を重んじる一部の国内メーカーなどでは、手書きのほうが人柄や丁寧さ、誠実な姿勢が伝わると評価されることもあるようです。

ただし、募集要項に指定がない限り、手書きとパソコンどちらで作成しても問題ありません。不安な場合は企業の雰囲気をリサーチし、「論理性や効率を重視するならパソコン」「誠実さや熱意を視覚的に訴えたいなら手書き」といった基準で判断しましょう。

就活において、企業のリサーチは欠かせない重要な工程です。「就活のやり方と流れを解説！準備から内定までのポイントと相談先も紹介」の記事で就活全体のやり方と流れを確認し、計画的に企業研究を行ってください。

こんなお悩みはありませんか？

自分に合った仕事ってなんだろうと不安になりますよね。強みや適性に合わない仕事を選んでしまうと、せっかく就職しても早期退職のリスクがあります。そこで活用したいのが、「適職診断」です。

まずは所要時間1分でできる診断に取り組んでみませんか？自分の特性とそれに合う企業を客観的に把握できれば、企業探しや自己分析をよりスムーズに進めることができるでしょう。

かんたん6問で診断

【無料】さっそく診断スタート

パソコン作成の履歴書をコピー（印刷）する方法

パソコンで作成した履歴書は、さまざまなコピーの仕方があります。以下で、3つの印刷方法を紹介するので、それぞれの特徴を理解し自分に合った方法を選びましょう。

コンビニ

自宅にプリンターがない学生にとって、コンビニのマルチコピー機は身近で頼れる存在です。USBメモリにPDFデータを入れて持参するか、専用のネットワークプリントアプリを使えば、スマホ一つで24時間いつでも印刷できます。

コンビニのコピー機の魅力は、家庭用よりも高性能な大型機を使用しているため、くっきりと鮮明に仕上がり、A3サイズの見開き印刷に対応している点です。ただし、普通紙での出力となり、自分で持ち込んだ用紙への印刷は基本的にできません。

自宅にプリンターがない人や、外出先で急に履歴書が必要になった場合におすすめの方法です。

大学のキャリアセンター

大学内のキャリアセンターやPCルームにあるプリンターを利用するのもおすすめです。大学によっては履歴書専用の用紙が用意されていたり、無料で印刷できたりする場合があります。

キャリアセンターで印刷するメリットは、印刷後にそのまま職員の方に内容の添削や不備のチェックをお願いできる点です。印刷のついでに「これで失礼がないでしょうか」と意見を聞くことで、より精度の高い履歴書に仕上がるでしょう。これは、学生ならではの特権といえます。

自宅

自宅にプリンターがある場合は、時間の制限なくいつでも印刷できます。深夜や早朝に急いで準備しなければならないときも、慌てずに対応できるでしょう。

ただし、インク残量やノズルの状態には常に注意してください。文字にかすれや横線が入った履歴書は、だらしない印象を与え書類選考で不利になってしまう可能性があります。

また、一般的な家庭用のプリンターはA3サイズ非対応のものが多く、コンビニや大学の業務用プリンターと比べると画質が劣る場合がある点も理解しておきましょう。

履歴書を手書きとパソコンのどちらで作成するか迷っている方は、「履歴書はパソコンと手書きのどちらで作成する？それぞれのメリットや注意点を紹介」の記事をご一読ください。

かんたん1分！無料登録27卒の就活について相談したい

履歴書をコピー（印刷）する際のマナーと注意点

履歴書が完成しても、印刷の仕方一つでマナー違反と取られてしまうケースがあります。細部まで気を配ることで、丁寧な仕事ができる人物であることをアピールできるでしょう。

用紙サイズはA4（見開きA3）が一般的

履歴書のサイズは、A4サイズ（見開きでA3）が現在のビジネスシーンにおける標準です。企業側もA4サイズでファイリングする場合が多いため、サイズを合わせることで採用担当者が管理しやすいというメリットがあります。

家庭用プリンターなどでA3用紙1枚に見開きで収めるのが難しい場合は、A4用紙2枚に分けて印刷しても問題ありません。

2枚になる場合は左上をクリップで留める

履歴書が2枚に渡る場合、ホチキス留めは避け、左上をゼムクリップで留めましょう。これは、企業側が書類をスキャンしてデータ化したり、コピーを配布したりする際に、ホチキスの針を外す手間を省くための配慮です。

クリップであれば、書類がバラバラになるのを防ぎつつ、必要なときにすぐ外せます。クリアファイルに入れて提出する場合は、それだけで書類がバラける可能性が低くなりますが、心配な場合はクリップも留めておきましょう。

コピー用紙は少し厚めの上質紙を使う

履歴書を印刷する用紙は普通のコピー用紙でも問題ありませんが、少し厚手でハリのある「上質紙」や「履歴書専用の印刷紙」がおすすめです。一般的な薄いコピー用紙だと、裏の文字が透けて見えたり、手に取った際に安っぽい印象を与えたりする可能性があるからです。

採用担当者は毎日多くの書類に触れているため、用紙の質感からも応募者の意気込みを無意識に感じ取っています。厚みのあるしっかりとした紙を選ぶことは、「細部まで準備を怠らない」「丁寧な仕事をする」という評価や、企業への誠実な姿勢として伝わるでしょう。

両面印刷はしない

紙を節約しようとして、履歴書を両面印刷するのは避けましょう。ビジネス書類において、履歴書の両面印刷は一般的ではなく、採用担当者がコピーを取ったりファイリングしたりする際に手間をかけさせてしまうからです。

また、裏面に記載された情報が見落とされるリスクがあるほか、インクの裏写りによって視認性が低下する懸念もあります。読み手にとっての管理のしやすさや、情報の確実な伝達に気を配ることこそが、社会人としてのマナーの本質です。

証明写真は印刷後に貼る

パソコンで履歴書を作成する場合も、顔写真データを直接レイアウトして印刷するのは望ましくありません。履歴書を印刷したあと、写真の現物を丁寧に貼り付けるのが正しいマナーです。

履歴書にデータとして貼り付けた状態で印刷すると、解像度や発色が不十分になり、表情が暗くぼんやりとした印象になりがち。写真は第一印象を左右する重要な要素です。写真館で撮った写真やスピード写真の現物を貼ることで、特有の光沢と立体感が生まれ、清潔感を演出できます。

また、万が一剥がれたときのために、写真の裏面に「氏名と大学名」を記入しておくことも忘れないでください。

PDF化して印刷する

印刷する際は、WordやExcelの形式のままではなく、必ず一度「PDF形式」に変換してから実行しましょう。

元のファイルのまま印刷すると、使っているパソコンやソフトのバージョンの違いにより、レイアウトが崩れたり、文字化けが起きたりすることがあるので注意が必要です。PDF化することで、画面で見ているとおりのデザインで固定され、どの環境で印刷してもズレのない仕上がりになります。

これらのマナーを事前に確認しておけば、エントリー後の手続きがスムーズです。就活におけるエントリーの意味合いについては「就活におけるエントリーとは？開始時期や応募数などを解説」の記事をご覧ください。

かんたん1分！無料登録27卒の就活について相談したい

履歴書をコピーして良いのか迷っている就活生へ

履歴書はあなたの印象を左右する重要な書類です。手書きした履歴書をコピーして使いまわすのは、企業に対する志望度の低さと捉えられる可能性があるので避けましょう。1社ごとに内容を考え、かつ効率的に履歴書作成をしたい場合は、パソコンでの作成も検討してみてください。

履歴書の作成方法やマナーに自信がない方は、プロの手を借りてみるのがおすすめです。キャリアチケット就職エージェントでは、キャリアアドバイザーが1対1であなたの就活をサポート。丁寧にヒアリングを行ったうえで、あなたに合う求人を紹介します。

ESや履歴書作成のサポート、面接対策なども行っているので、応募書類作成の基本や面接時のマナーに自信がない方も安心です。ぜひお気軽にご相談ください。

かんたん1分！無料登録27卒の就活について相談したい

履歴書のコピーに関するFAQ

最後に、履歴書のコピーに関するよくある質問をQ&A方式にまとめました。疑問や不安の解消にお役立てください。

Q.履歴書は普通のコピー用紙に印刷したらだめ？

A.普通のコピー用紙に印刷したからといって、それだけで不採用が確定するわけではありませんが、できれば避けるのが無難です。普通のコピー用紙は薄くて裏写りしやすく、ほかの応募者の書類と比較されたときに「安っぽい」「準備不足」という印象を与える恐れがあります。

履歴書は、一生を左右する可能性のある大切な書類です。少し費用は掛かりますが、厚手の上質紙を使い細部までこだわりを見せることで、意欲や誠実な姿勢が伝わるでしょう。

履歴書の印刷に推奨される用紙については、「履歴書の印刷にコピー用紙はだめ？正しいプリントアウトの方法を解説します」の記事でも解説しています。

Q.面接で履歴書をコピーされたのは不採用サイン？

A.そのようなことはありません。むしろ、面接官があなたの情報を共有するためにコピーを取るのは、選考を真剣に進めている証拠とも取れます。複数の面接官が同席する場合、全員があなたの原本を見るわけにはいかないため、社内共有用にコピーするのは一般的な事務作業です。

合否とは直接関係ないので、自信をもって面接に臨んでください。面接における「不採用サイン」については、「『面接に落ちたかも』と思うサイン13選！落ちる人の特徴や対処法を解説」の記事で詳しく解説しています。

Q.履歴書をコピーするときはカラーのほうが良い？

A.基本的には白黒（モノクロ）で問題ありません。ビジネス書類はモノクロが標準だからです。写真はデータとして履歴書と一緒にモノクロ印刷するのではなく、証明写真で別途貼りましょう。

ただし、やむを得ず顔写真をデータで一緒に印刷する場合は、顔が鮮明に分かるようにカラーで印刷してください。。

Q.履歴書をコピーするのは違法って本当？

A.市販の履歴書フォーマットを個人的な利用の範囲でコピーすることは、著作権法第三十条の「私的使用のための複製」として許容されるのが一般的です。したがって、自分だけで使う下書き用や面接に備えた確認用にコピーしたからといって、即座に違法になることは考えにくいでしょう。

ただし、コピーした履歴書を企業へ提出する行為は、個人利用の範囲外と見なされる恐れがあります。また違法かどうかにかかわらず、市販の履歴書をコピーして提出することはモラルやマナーを疑われかねません。絶対にやめましょう。

参照元
e-Gov法令検索
著作権法

Q.履歴書をコピーするとばれる？

A.手書きの履歴書をコピーして提出した場合、高確率でばれます。コピー特有のテカリや文字の輪郭のわずかなぼやけなどは、多くの書類を見てきた人事担当者なら即座に見抜くでしょう。

ばれるリスクを冒してコピーを提出するのではなく、堂々と印刷して提出できるパソコン作成に切り替えるか、手書きで一から書くことをおすすめします。

かんたん1分！無料登録27卒の就活について相談したい