履歴書はパソコン作成でOK！失礼にならない作り方や印刷方法を解説

「履歴書をパソコンで作るのは失礼？」「手書きでないとだめ？」と不安に感じる就活生もいるでしょう。企業から指定がなければ、履歴書はパソコンで作成しても問題ありません。
この記事では、履歴書をパソコンで作成する際のメリット・デメリットや、作成の際のポイントを解説します。また、手書きを選んだほうが良いケースや印刷・提出方法もご紹介しているので、ぜひ就活準備にお役立てください。

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履歴書はパソコンで作成しても問題ない

就活で履歴書を作成する場合、パソコンでも手書きでも問題ありません。

履歴書は作成方法よりも内容が重視されるものであり、作成方法が書類選考の合否を直接左右することはないでしょう。現代ではパソコンを使うのが当たり前であり、履歴書をパソコンで作成することに忌避感を覚える採用担当者は少ないためです。

また、近年では、管理のしやすさやパソコンスキルの確認ができることから、パソコンで作成した履歴書を好む企業もあります。企業から特別な指示やフォーマットの提示がなければ、手書き・パソコンのうち自分のやりやすい方法で履歴書を作成しましょう。

手書きでもパソコンでも丁寧に作成することが大事

履歴書では作成方法そのものよりも、読み手に配慮して丁寧に書類を作成することが大切です。

手書きであれば文字のきれいさだけでなく、「枠線の中にバランス良く収まっているか」「誤字脱字を修正液で直していないか」といった点がチェックされます。パソコン作成の場合は「フォントの種類やサイズが統一されているか」「文章の改行位置が不自然ではないか」など、画面上での見栄えが評価を左右するでしょう。

どちらの方法を選ぶにしても、提出前に仕上がりを確認し、雑な印象を与えないように心掛ける必要があります。

企業から指定がある場合は必ず従う

応募先の企業から履歴書の作成方法について指示が出されているときは、そのルールを最優先してください。募集要項やマイページのアナウンスに「手書き」や「データ提出」と書かれている場合は、必ず指定されたとおりに準備を進めましょう。

もし指定と異なる方法で提出した場合、どれだけ内容が優れていても「指示を正しく読めない」と判断されてしまう恐れがあります。事前の確認を徹底したうえで、指定された手順に沿って履歴書を作成しましょう。

履歴書の書き方から確認したい人は、「履歴書の就活での書き方は？種類や証明写真から提出マナーまで解説」の記事を参考にしてみてください。

なお、履歴書は選考前のエントリーで必要になる可能性もあります。エントリーについては、「就活におけるエントリーとは？開始時期や応募数などを解説」の記事をご覧ください。

大学指定の履歴書がある場合は確認する

大学によっては、キャリアセンターなどで大学指定の履歴書を配布・販売しています。大学指定の履歴書は大学名が印字されていたり、就活向けに使いやすいフォーマットになっていたりするため、応募先から指定がない場合に使いやすいでしょう。

近年は、パソコンで入力できるデータを用意している大学もあります。まずは学内のポータルサイトやキャリアセンターで、データ版の履歴書がないか探してみましょう。

大学指定の履歴書を使うべきか迷ったときは、「就活は学校指定の履歴書を使わないとダメ？応募書類のマナーを解説」の記事で詳しく解説しています。

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履歴書をパソコンで作成するメリット・デメリット

履歴書をパソコンで作成するメリットには、時間を短縮できることやパソコンスキルをアピールできることなどが挙げられます。一方で、ミスに気づきにくいといったデメリットもあるため、メリット・デメリット両面を知ったうえで作成しましょう。

以下でそれぞれを解説するので、履歴書を作成する際の参考にしてみてください。

パソコン作成のメリット

パソコンで履歴書を作成すれば、作成時間や労力といったコストを大幅に減らせます。具体的には、以下のようなメリットがあるでしょう。

一度履歴書データを作成して保存しておけば、複数社に応募する際もそのデータをベースにしながら、志望動機などの一部分を書き換えるだけで完成します。手書きのように一枚ずつ最初から書き直す必要がないため、履歴書作成の負担を大幅に軽減することが可能です。

また、基本的なパソコンスキルを企業側にアピールできることも見逃せません。文字の配置を揃えたり、読みやすいフォントを選んだりして見栄えの良い書類を作ることは、入社後に不可欠なビジネス文書の作成能力を証明する材料になります。

就活でパソコンスキルをアピールしようと考えている場合は、「就活で問われる『PCスキル』ってなに？具体例や証明に便利な資格を紹介」の記事もご一読ください。

パソコン作成のデメリット

誤変換やデータの消し忘れなど、パソコン作成ならではのデメリットもあります。

パソコンだと手書きと比べて一文字ずつ確認しながら進める意識が薄れがちになり、細かい部分のミスに気づきにくいでしょう。生成AIを活用してセルフ添削したり作成後はプリントアウトして音読したりと、ミスを防ぐための工夫が必要です。

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手書きの履歴書を選んだほうが良いケース

基本的に履歴書の作成方法は自由ですが、応募先や自分の状況によっては手書きの履歴書が向いているケースもあります。自分の志望業界や企業の傾向、選考対策にかけられる時間などを考慮に入れつつ、履歴書をパソコンと手書きのどちらで作成すべきか判断しましょう。

ここでは、手書きの履歴書を選んだほうが良い2つのケースを紹介します。

伝統や前例を重んじる業界・企業に応募する場合

歴史のある老舗企業や、伝統や前例を大切にする社風の企業に応募する場合は、手書きの履歴書を用意するのも手。こうした企業では、手書きの文字に表れる丁寧さや人柄が評価につながる可能性があるためです。

また、入社後に手書きの書類を扱う機会が多い職場も、手書きの履歴書と相性が良いといえるでしょう。

字に自信があり熱意を伝えたい場合

文字を丁寧に書くことに自信がある人や、第一志望の企業に熱意を伝えたい人は、手書きを選ぶのも一つの方法です。読みやすい字で整えられた手書きの履歴書は、一枚を仕上げるまでにかけた時間や手間が伝わりやすく、誠実な印象を与えられる可能性があります。

ただし、手書きは1ヶ所でも書き間違えると最初から書き直しになるため、応募社数が多い時期には大きな負担になりがちです。手書きにする企業は志望度の高い数社に絞るなど、選考スケジュールに無理のない範囲で取り入れましょう。

なお、手書きで作成する際は、消せるペンではなく黒のボールペンを使い、修正液や修正テープは使わないのが基本のマナーです。筆記用具の選び方は、「履歴書のボールペンにおすすめの種類は？選び方のポイントや注意点を解説」の記事でも詳しく解説しています。

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履歴書をパソコンで作成する6つの手順

パソコンで履歴書を作成する際は、手順に沿って進めると迷わずに仕上げられます。ここでは、テンプレートの準備から印刷後の最終チェックまで、履歴書の作り方を6つの手順で解説します。

1.テンプレートをダウンロードする

パソコンで履歴書を作成する場合、まずはテンプレートをダウンロードしましょう。

インターネット上には、無料でダウンロードできる履歴書テンプレートが豊富にあります。まずは、職歴欄が狭く自己PR欄が広い「新卒就活向け」の履歴書テンプレートがないか探してみましょう。

たとえば厚生労働省では「厚生労働省履歴書様式例」を公開しており、誰でも自由にダウンロードして使えます。A4版とA3版がPDFとExcelの形式で用意されているため、どの履歴書を使うか迷ったら活用してみましょう。

なお、ExcelやWordを使って自分だけの履歴書テンプレートを作ることも可能です。ただし、ソフトの操作に慣れていないと作成に手間取ったり、盛り込む項目や配置に悩んでしまったりする恐れがあります。まずはテンプレートを使ってみて、カスタマイズしたいと思ったら自作してみるのがおすすめです。

Excelで履歴書を作る具体的な方法は、「履歴書をエクセルで作る方法は？作成のメリットやポイントを解説」の記事にまとめています。

参照元
ハローワークインターネットサービス
履歴書・職務経歴書の書き方

2.フォーマットとサイズを選ぶ

テンプレートを選ぶ際は、履歴書のフォーマット（様式）とサイズもあわせて確認しておきましょう。

新卒の就活では、学歴や資格に加えて志望動機や自己PRを書く欄があるものを選べば問題ありません。市販のフォーマットには志望動機欄が広いものや自己PR欄が独立したものなどがあるため、自分がアピールしたい内容を書きやすいものを選ぶのもポイントです。

サイズはA4（A3二つ折り）が一般的

パソコンで作成する履歴書のサイズは、A4サイズ（A3サイズを二つ折りにしたもの）が一般的です。ビジネスではA4用紙が主流のため、特別な指定がなければA3サイズを二つ折りにするタイプの履歴書を選びましょう。

また、A4サイズはB5サイズよりも一回り大きく、情報を読みやすくまとめられるのもメリット。パソコン作成でも文字が詰まって見えにくくなるのを防げます。

履歴書のサイズの違いや選び方は、「就活の履歴書サイズはどれが一般的？選ぶ基準やマナーを解説」の記事をご参照ください。

3.フォントと文字サイズを設定する

履歴書をパソコンで作成する場合、フォントは以下のなかから選びましょう。

これらのフォントはWordやExcelに標準搭載されているので、誰でも使用できます。教科書体やポップスタイルなどのフォントは履歴書にふさわしくないという印象を与えやすいので、避けましょう。

また、文字サイズは10.5〜11pt程度に設定すると読みやすい仕上がりになります。氏名欄など大きく見せたい箇所を除き、フォントの種類とサイズは履歴書全体で統一しましょう。

4.各項目を入力する

フォーマットの設定ができたら、氏名や住所、学歴、資格、志望動機などの各項目を入力していきます。年号は西暦か和暦のどちらかに統一し、学校名や資格名は省略せずに正式名称で記入しましょう。

志望動機や自己PRなど文章量の多い欄は、先に下書きを作ってから貼り付けると、文字数や改行位置を調整しやすくなります。入力を終えたら、文字が枠からはみ出していないか、行の途中で不自然に改行されていないかも確認してください。

履歴書の志望動機や自己PRの内容を充実させるためには、自己分析だけでなく企業説明会やOB・OG訪問などに参加して企業研究を深めることも大切です。「就活のやり方と流れを解説！準備から内定までのポイントと相談先も紹介」の記事で履歴書作成までの流れを解説しているので、あわせて参考にしてみてください。

5.証明写真のデータを貼り付ける

パソコンで履歴書を作成する際は、顔写真のデータを不自然な歪みがないように正しく配置する必要があります。写真データをExcelやWordに挿入する際、縦横の比率を固定せずにサイズを変更すると、顔が横に広がったり縦に伸びたりして本人確認ができなくなってしまうため注意が必要です。

貼り付けるデータのサイズは、一般的な履歴書用である「縦4：横3」の比率にあらかじめトリミングしておきましょう。ファイル形式は、画質が劣化しにくく容量も抑えられる「JPEG（.jpg）」を使用するのが無難です。写真の枠線にぴったりと合わせ、背景や服の境界線が不自然に切れていないかを確認してから保存してください。

なお、郵送や持参で紙の履歴書を提出する場合は、写真データを挿入せずに印刷し、写真欄に証明写真を貼り付ける方法もあります。

6.印刷して誤字脱字をチェックする

パソコンで履歴書を作成したら、印刷してチェックするようにしましょう。紙で内容を確認することで、パソコンの画面上では見落としてしまったミスを見つけやすくなるからです。

たとえば、紙で一文字一文字確認することで、誤字脱字や違和感のある表現に気づきやすくなります。他社向けに作成したデータを流用した場合は、提出日や企業名が古いままになっていないかもあわせて確認しましょう。

また、「編集画面では問題なく表示されていても、印刷すると枠がずれていたり文字がはみ出したりしていた」といった想定外のトラブルも考えられます。データでの提出であっても、印刷してチェックするのがおすすめです。

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履歴書をパソコンで作成する際の注意点

手順どおりに作成したあとも、パソコン作成ならではの注意点を押さえておくことが大切です。ここでは、履歴書をパソコンで作成する際に気をつけたい2つの注意点を解説します。

余計な装飾をしない

履歴書はビジネス書類にあたるため、余計な装飾はせずに提出しましょう。強調したい部分を太字にしたり、アンダーラインを引いたりするのも控えてください。

履歴書に装飾してしまうと、「ビジネス文書の書き方がなっていない」といった評価につながる恐れがあります。装飾ではなく、文章の完成度やアピール内容で個性を示しましょう。

データを使い回さない

履歴書をパソコンで作成する場合、データをそのまま使い回すのは避けましょう。データを使い回して履歴書を作成していると、内容がどの企業にも当てはまるものになってしまいます。その企業ならではの魅力や強みに触れていない文章では、「本当にうちを志望しているのか」「使い回しでは」といったマイナス評価につながる恐れがあるでしょう。

同じ業界・職種の求人でも、企業が違えばアピールすべき点は異なります。名前や学歴などの基本情報はコピーペーストが可能ですが、志望動機や自己PRなどは企業の特徴をしっかり調査し、一社ごとにカスタマイズしましょう。

志望動機や自己PRの使い回しについては、「履歴書の使い回しがいけない理由！志望動機や証明写真もダメ？」の記事をご確認ください。

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パソコンで作成した履歴書の印刷・提出方法

パソコンで作成した履歴書は、紙で提出するのか、データで提出するのかによって必要な準備が異なります。ここでは、履歴書の印刷方法と、郵送・データ送付それぞれの提出方法を解説します。

印刷する際の用紙の選び方

完成した履歴書を郵送や手渡しで提出する場合、使用する用紙は「履歴書用の特厚口」または「上質紙」を選ぶのが一般的です。通常のコピー用紙は厚みが薄く、触ったときに安っぽさや頼りない印象を与えてしまう恐れがあります。

市販されている履歴書印刷専用の用紙を利用すれば、ビジネス文書としてふさわしい適度なハリと厚みをもたせられるため、採用担当者が手にとった際にもしっかりとした印象を残せるでしょう。

自宅にプリンターがない場合はコンビニで印刷する

家に印刷機がないときは、コンビニエンスストアに設置されているマルチコピー機を活用して印刷しましょう。各コンビニが提供しているネットプリントサービスを利用すれば、パソコンで作成したPDFデータをスマートフォン経由で登録するだけで、手軽に高品質な印刷が可能です。

コンビニで印刷する際も、普通紙ではなく「光沢紙」や「備え付けの厚手の用紙」を選択するか、自分で持ち込んだ履歴書専用紙に対応している機種を選ぶと仕上がりがきれいになります。Web提出ではなく紙での提出を求められた場合に備えて、身近な印刷手段として手順を確認しておくのがおすすめです。

コンビニや自宅での印刷手順をより詳しく知りたい場合は、「履歴書の印刷方法は？コンビニや自宅でのやり方や注意点を解説」の記事もご覧ください。

郵送する場合は普通郵便で送る

履歴書を郵送する場合は、普通郵便で送りましょう。キャラクター切手や記念切手は使わず、普通切手を利用します。書類の重さによって郵便料金が変わるので、郵便局の窓口で手続きをすると安心です。

締切に遅れそうなときには速達を利用する方法もありますが、速達料金（250グラムまでの郵便物なら300円）がかかります。締め切りまでの余裕をもって、普通郵便で送るのがおすすめです。

なお、履歴書を送るときに簡易書留を利用するのは避けましょう。受取に押印が必要になり、企業側に手間をかけてしまいます。

履歴書の郵送マナーについては、「履歴書を簡易書留で送るのはNG？適切な送り方や郵送時のマナーをご紹介」の記事でも解説しています。こちらもあわせてご一読ください。

データで送る場合はPDFに変換して送る

履歴書をデータで送信する場合、以下のポイントを押さえてPDF形式で送りましょう。

メールでデータを送るときの注意点やポイントは、「エントリーシートをメールで送るにはどうする？マナーや例文を解説」の記事で解説しています。あわせてご覧ください。

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履歴書の作成をパソコンか手書きかで迷っているあなたへ

履歴書は、企業からの指示がなければパソコンと手書きのどちらで書いても問題ありません。志望企業の社風やアピールしたい能力、自分にとってのやりやすさなどを総合的に考え、適した方法で履歴書を作成しましょう。

企業が重視しているのは履歴書の作成方法ではなく、志望動機や自己PRの内容です。自分の強みと企業が求める人物像を結びつけて伝えられれば、書き方にかかわらず評価につながるでしょう。

しかし、なかには「パソコンは得意だけど、履歴書に何を書けば良いかが分からない」「どう差別化すべき？」とお悩みの方もいるかもしれません。そのような場合は一人で悩まず、プロの目線で作り方の指導や添削をしてくれる就職エージェントにご相談ください。

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さらに、応募書類の書き方や模擬面接などの選考対策も実施。企業の社風や求める人物像に合わせた履歴書の書き方や、自分の強みを効果的にアピールする方法を親身にアドバイスするので、応募書類に関する不安や疑問も一気に解消できます。

このほかにも、自己分析・企業研究サポートやスケジュール管理、内定後のフォローなど、就活に関するあらゆる支援を受けることが可能です。すべてのサービスを無料で受けられるので、まずはお気軽にキャリアチケットまでお問い合わせください。

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履歴書をパソコンで作成する際のQ＆A

ここでは、履歴書をパソコンで作成する際によくある疑問やお悩みにQ＆A形式でお答えします。

署名だけ手書きにしても良い？

Word・Excelがない場合はどうする？

「自筆」と指定されたら手書き必須？

スマホだけで履歴書を作成できる？

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