このページのまとめ
- 履歴書を簡易書留で送るのは、企業に受領印を押す手間をかけるので避けよう
- 簡易書留は、企業から指定があった場合のみ利用する
- 配達状況が心配なら、簡易書留ではなく受領印不要な「特定記録郵便」を利用する
- 急ぎで履歴書を送りたいときは速達を利用しよう
- トラブル防止のため、履歴書はポストよりも郵便窓口から送るのがベター
履歴書を送付する際、簡易書留を使って良いのかお悩みの方もいるのではないでしょうか。簡易書留は確実に届いたことが確認できる反面、受け取り印を押す手間が必要になるため、送付先の企業に迷惑をかける恐れがあります。そのため、履歴書は普通郵便で送るのが無難です。
このコラムでは、簡易書留以外の郵送方法や履歴書を送る際のマナー、注意点などを解説。適切な対応で企業に好印象を与え、後悔のない就職活動に繋げましょう。
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履歴書は簡易書留で送ってはダメ？
結論からいうと、履歴書を郵送する際は簡易書留を利用しないのがベターです。
簡易書留は手渡しでの受取が必要となり、受け取り印も貰わなくてはならないため、相手に余計な手間をかけてしまう恐れがあります。
また、簡易書留は料金も余分にかかるため、コスト意識を疑われてしまう可能性も。
企業への迷惑や与える印象を考えるなら、履歴書は簡易書留で送らないほうが良いでしょう。
そもそも簡易書留とは？
簡易書留とは、手渡しによる配達や紛失時の補償などにより、安全性の高い郵送方法の1つです。
簡易書留で郵便物を送る際に受けられる主なサービスには、以下のようなものがあります。
・日曜、祝日も配達可能
・「引受け」と「配達」の追跡サービス有り
・受け取りは手渡しのみ
・紛失、破損時は上限5万円まで補償
・再配達は日時指定可
簡易書留は重要な郵便物の送付に適している郵送サービスといえるでしょう。
ただし、前述したとおり、就活では履歴書の送付に普通郵便を利用するのが基本です。
履歴書を送るなら普通郵便が一般的
履歴書は普通郵便で送るのが一般的です。
基本的に相手の住所、切手の料金にミスがなければ応募書類は問題なく届きます。簡易書留のように余分なコストもかからないため、相手からの印象が下がる心配もありません。
郵送トラブル防止のため、送る前に封筒の宛名や切手の料金に間違いがないかチェックしておきましょう。
簡易書留の利用は企業から指定があった場合のみ
簡易書留は、企業から指定があった場合のみ利用しましょう。
郵便局で専用の用紙をもらい、手続きをする必要があるため、ポストへの投函はできません。郵送に手間がかかるため、履歴書は早めに完成させましょう。
宅配便やメール便は利用してOK？
法律違反になるため、履歴書を宅配便やメール便で送ることはできません。履歴書はハガキや手紙などを指す「信書」に該当するからです。郵便法という法律により、宅配便やメール便で信書を発送することは禁止されています。違反すると罰せられてしまうので、決して利用してはいけません。
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簡易書留以外の便利な郵送方法
簡易書留以外で就活に使える便利な郵送方法を、状況別にご紹介します。普通郵便で履歴書を送るのが困難になってしまった場合、下記の郵送方法を利用するのも手です。
届いたか心配なら特定記録郵便もアリ
どうしても相手に届いたことを確認したいなら、追加料金はかかりますが「特定記録郵便」という郵送方法もあります。
特定記録郵便は、送り先の郵便受箱に届くまでの記録を追跡できるサービスです。簡易書留と異なり、相手の受け取り印は必要ありません。
急ぎのときは速達で送ろう
普通郵便で送ると履歴書の提出期限に間に合わない場合は、速達を利用しましょう。郵便窓口からの郵送と、ポスト投函どちらも可能です。速達の目印として、縦書きの場合は封筒の表面の右上部、横書きの場合は右側部に赤い線を引きます。
重さによって規定の切手代に上乗せされる料金が変わるので、間違えないよう注意が必要です。日本郵便のWebサイトで料金の計算ができるため、事前に確認しておくと良いでしょう。
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履歴書を送付する際の5つのマナー
履歴書を送る際は相手に迷惑をかけないよう、下記の5つのマナーを守りましょう。
1.履歴書は余裕を持って早めに送る
提出期限に間に合うよう、履歴書は余裕を持って早めに送りましょう。
前項で急ぎの場合の郵送方法として速達をご紹介しましたが、普通郵便で提出期限に間に合わせることを前提として準備するのが基本です。
速達で送る必要がないよう、早めに履歴書の作成に取り掛かりましょう。
2.記念切手やキャラクター物の切手はNG
記念切手やキャラクターの描かれた切手を使用するのは避けましょう。郵送に支障はないものの、履歴書は「ビジネス書類」に分類されるため、特殊なデザインの切手は相応しくありません。履歴書の送付には、普通切手を使用するのが無難です。
普通切手は郵便窓口のほかにも、郵便局のオンラインショップ、コンビニ、スーパーなどで購入できます。
3.トラブルを防ぐためなるべく郵便局の窓口から送る
トラブル防止のため、履歴書を郵送するときは直接郵便局の窓口へ持っていくのがおすすめです。
ポスト投函でも問題はありませんが、切手料金が不足していると返送されるか、不足分を相手が負担することになるため、応募先に迷惑をかける恐れがあります。
また、履歴書がうまくポストに入らず、折れたり傷がついたりしてしまう可能性も。
郵便局の窓口なら郵便物の重さを計測してくれるため、正確な料金を支払ってから郵送できます。履歴書をきれいな状態で確実に届けるためにも、郵便窓口を利用しましょう。
4.封筒は白無地の角形2号
履歴書を入れる封筒は、白無地の角形2号（角2）が一般的。A4サイズの書類を折らずに入れられます。
茶封筒に入れても選考に落ちる可能性は低いですが、白い封筒なら清潔感があってよりきちんとした印象になり、ほかの郵便物に紛れる心配も軽減されるでしょう。
履歴書が入っていることを分かりやすくするために、封筒の表面の左下に赤い字で「履歴書在中」と記入しておきます。
5.添え状を同封する
応募書類には、添え状を同封して送りましょう。
添え状は、相手先への簡単な挨拶と送った書類の種類・部数を記載した書類です。
添え状が最上部にくるよう、下記の順番で封筒に入れましょう。
（1）添え状
（2）エントリーシート
（3）履歴書
（4）その他の応募書類
書類はクリアファイルに挟むと破損を防止できます。封筒に入れる際は書類を折らないよう注意しましょう。
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宛名の正しい書き方5つのポイント
履歴書をきちんと先方に届けるために、宛名の正しい書き方を知っておきましょう。
間違いのないよう、よく確認しながら記入してください。
1.黒のサインペンかボールペンで書く
宛名は黒のサインペンかボールペンで記入しましょう。
水性ペンは雨でにじむこともあるので避けるのが無難です。文字が潰れないよう、見やすい太さの書きやすいペンを使いましょう。宛名書きに使用するペンの太さは、サインペンなら0.5mm～0.7mm、ボールペンなら1.6mmの極太がおすすめです。
2.会社名や住所は省略せずに書く
宛名の会社名や住所は省略せずに書きましょう。
たとえば、「株式会社」「有限会社」は（株）（有）と略さずに記入します。たとえ相手の企業が応募要項などで略していても、正式名称で書くようにしましょう。
3.「様」と「御中」の使い分けに注意する
宛名を書く時に気をつけたいのが「様」と「御中」の使い分けです。
「様」は宛名に個人名が含まれる場合に使用する敬称になります。担当者の名前を明記する際は「◯◯様」、採用担当者宛てに書類を送付する際は「ご担当者様」と書きましょう。
いっぽう、「御中」は宛名が会社名や部署名の場合につける敬称です。「株式会社◯◯御中」「株式会社◯◯ 営業部御中」と書きます。
4.封筒の裏に投函日を記入する
郵送時は投函日、直接持ち込みの場合は持込日を封筒の裏に記入します。縦書きになるので、日付は漢数字で書きましょう。
作成しておいた履歴書を後日投函する場合は、送る当日にまとめて日付を記入すると間違いを防げます。
5.封をしたら〆マークをつける
〆マークは、封筒が開封されていないことを示す印です。封筒を扱うマナーとして、書類に封をする場合は〆マークを入れましょう。やり方は、封をしたあと、封筒の中央の綴じ目部分に黒いペンで〆マークを書きます。
〆マークを書く際は、×マークと間違えないように気をつけましょう。「〆」と「×」は形が似ていますが、全く違います。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
