封筒の準備から郵送方法まで！履歴書提出時のマナー徹底解説

履歴書を完璧に仕上げても、安心するのはまだ早い…。次にすることは、履歴書の郵送です。
企業に提出する履歴書は、ただ封筒に入れて送れば良いというわけではありません。
履歴書を郵送する際にも、先方に失礼のないよう、しっかり覚えておかないといけない基本マナーがあります。
本記事では、履歴書の基本的な郵送マナーを詳しく解説していきます。

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封筒の準備方法

まずは履歴書を郵送するのに適した封筒を準備しましょう。

封筒のサイズ

履歴書は、折り目をつけずに提出するのが望ましいとされています。
ですから、封筒も、履歴書がそのまま入る大きさを選ぶと良いでしょう。
A4サイズの履歴書を入れる場合ですと、「角形2号」がおすすめです。
同じA4サイズが入る「角形A4号」だと、応募書類をクリアファイルに入れると、入りきらない可能性があります。
しかし、角形2号だと、応募書類で分厚くなっても余裕を持って入れることができるので、応募書類が数枚ある方は、角形2号を選ぶと良いでしょう。

封筒の色

封筒と聞くと茶色を思い浮かべる方も多いと思いますが、履歴書を入れる場合は、「白」の封筒を選びましょう。
茶封筒は、企業内で頻繁に使用されるので、事務用の書類だと勘違いされてしまう可能性があります。
確実に履歴書だと認識してもらうためにも、白色の封筒を選びましょう。

応募書類のまとめ方

封筒に入れる際、履歴書や他の応募書類は、必ずクリアファイルにまとめ、採用担当者が扱いやすいように気を配りましょう。
就活用の応募書類をまとめるときは、「添え状→履歴書→その他応募書類」となるように重ねるのが基本的なマナーです。

添え状をつける

履歴書を送る際は、必ず「添え状」を付けましょう。
添え状とは、書類を送る際の礼儀ともいえるあいさつ状です。
封入した書類の詳細に、時候の挨拶を添えたもので、ビジネスマナーをわきまえた人間だと思ってもらうためにも、また、企業への誠意を伝えるためにも、忘れずに付けましょう。

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封筒の書き方・マナー

次に、封筒に宛名などを書く際の方法とマナーを確認しましょう。

宛名を書く

表面に、相手企業の宛名を書きます。
その際、住所は都道府県名から書き、番地やビル名は省略せず正確に記入しましょう。
社名を記入する際も、株式会社を「（株）」などと略すのは控えてください。
送付先が「課」や「部署」など組織の場合は、後にかならず「御中」をつけるのがマナーです。
また、送付先が採用担当者など個人の場合は、「御中」ではなく、「様」になるので、気をつけましょう。

「履歴書在中」と書く

表面の左側に、履歴書が入っていることを示す「履歴書在中」を朱書きします。
そして、目立つように四角く囲いましょう。
また、履歴書以外の応募書類も同封している場合は、「応募書類在中」と書くと無難です。
文房具屋や100円均一には、「履歴書在中」のスタンプが売っています。
手書きに自信がなく、綺麗に仕上げたい方はスタンプを使用しても良いでしょう。

裏に自分の住所と氏名を書く

自分の住所と氏名は、封筒の裏面、主に左下に記入します。
この際も、書き慣れている自身の住所だからといって、都道府県や番地を省略するのは必ず控えましょう。

封をする際は「〆」マーク

封筒に必要事項を書き、応募書類を入れたら、裏面の封にのり付けし、封の中央部分に「〆」マークを書きます。
これは、最後まで誰にも開けられずに、送付先に届いたということを証すためのもので、書類を送る際のビジネスマナーの一つです。覚えておきましょう。

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履歴書の正しい送り方・マナー

最後に、封筒に入った履歴書を企業に送る際の細かなマナーを解説します。

郵便局の窓口で送る

履歴書は、必ず郵便局の窓口から出しましょう。
宅配便やメール便での送付は好ましくありません。
履歴書は一般信書であり、郵便以外での送付が禁止されています。
ですから、ポストに投函する場合は、不足ない金額の切手を貼っておく必要があります。
もし送付書類に対する切手の金額が少なかった場合、自分自身に返却されれば良いですが、場合によっては企業側に不足金額を請求されてしまうこともあります。
企業に迷惑をかけないためにも、履歴書は確実に正しい切手代金で送付できる郵便局の窓口を利用して送りましょう。

普通便で送るのが一般的

履歴書を郵送する場合、普通便を使うのが一般的です。
ただ、企業に確実に履歴書が届いているのか心配な方は、簡易書留で送る手段もあります。
簡易書留では、郵便物の追跡ができるようになっているので、本当に履歴書が届いているのか心配する必要がなくなるでしょう。
しかし、簡易書留の場合は、企業の受取印が必要となります。企業に手間をかけさせてしまうので、簡易書留で送りたい場合は注意しましょう。

「企業に手間はかけさせたくないけど、郵便物の追跡をしないと不安…」という方は、特定記録郵便の利用をおすすめします。
こちらは、簡易書留のように郵便物の追跡ができ、企業側の受取印も不要。
しかし、企業側のポストに届いたことは確認できても、担当者は確実に受け取ったかというところまでは把握できないので、そこまで確認できてやっと安心できる方は簡易書留を使用するほかないでしょう。

締め切り間際のものは速達で

どうしても履歴書の完成が締め切り間際になってしまった場合は、速達で送ることをおすすめします。
前提として履歴書は、期日を守り、余裕を持って送ることができるようにしましょう。
しかし、どうしても期限ぎりぎりになってしまった場合は、確実に届くよう速達を使用してください。
ただ、速達の場合でも、送付書類を出した時間帯や場所などにより、当日に着くか、次の日になってしまうか変わってきます。
ですから、速達で出す場合、確実に期限に間に合うか窓口でよく確認しましょう。

「必着」なのか「当日消印有効」なのか確認する

また、その書類が「必着」なのか、「当日消印有効」なのか、必ず企業の応募要項を確認しておきましょう。
「当日消印有効」と書いてあれば、配達受付の消印が期日内になっていれば有効となり、「必着」であれば、必ず期日内に書類が企業に届いていないといけません。
どちらなのかによって、郵送方法も変わってくる場合があります。

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以上、履歴書の郵送マナーをお伝えしました。
先方に失礼のないよう、基本ルールを守って送りましょう。
肝心の履歴書の書き方に自信がない方は、キャリアチケットを利用してみてはいかがでしょうか。

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