履歴書を送るときに送付状は必要?封筒の選び方や書き方も詳しく紹介!

このページのまとめ

  • 封筒のサイズは、履歴書を2つ折りで送付できる角形A4号または角形2号がおすすめ
  • 履歴書を入れる封筒の色は、ほかの郵便物と区別がつきやすい白色で送付しよう
  • 履歴書を入れた封筒の表面左下には、赤字で「履歴書在中」と記載し送付する
  • 履歴書を送付するときは、送付状を同封しよう
  • 履歴書を送付するときは、書留は使用しないほうが良い

履歴書を送付する際に、「どんな封筒を使えば良いの?」「書き方にルールはある?」など、悩んでいる就活生は多いでしょう。履歴書は、書く内容はもちろん、送付のマナーを守ることも大切です。
このコラムでは、封筒の選び方や書き方を解説。また、送付状の例文や送る前のチェックポイントなどを詳しくまとめています。マナーを守って履歴書を送付し、担当者に良い印象を与えましょう!
 

封筒は書類が折らずに入る白いものを選ぼう

封筒は、履歴書を二つ折りにした状態で、それ以上折り目を付けずに封入できるサイズを選びましょう。一般的な履歴書の用紙はB4またはA3サイズなので、角形A4号、または角形2号の封筒がおすすめです。セットで付いている縦長の封筒は履歴書を小さく折りたたまないと封入できないため、就職活動には適しません。
封筒の色は白色が最適です。茶封筒は事務用品として使われることが多く、企業に届いた際にダイレクトメールやほかの書類と混ざってしまう恐れがあります。また、白色の封筒は茶封筒に比べてきちんとした印象を与えられることもメリットです。履歴書は白い封筒に入れて送りましょう。

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封筒の書き方で押さえておくべき3つのこと

封筒に記入するときは、「住所や社名を省略しないこと」「敬称に注意すること」「履歴書在中と記載すること」を念頭においてください。
また、「履歴書在中」の部分を除き、記入には油性の黒サインペンを使用すると良いでしょう。油性であれば雨や湿気でも文字が滲みません。

1.住所や社名は省略しない

住所は都道府県から正確に記入しましょう。
また、社名も「(株)」や「(有)」などと省略せず、「株式会社」や「有限会社」のように正式名称で書きます。

2.「御中」と「様」の違いに注意する

「御中」は組織の中の誰かに、「様」は特定の個人に対して使用する敬称です。したがって、宛先を書く場合は、「◯◯株式会社 人事部御中」や「◯◯株式会社 人事部◯◯様」のような使い方をします。
「人事部御中 ◯◯様」のように、「御中」と「様」を併用することはできないので注意しましょう。

 3.赤字で「履歴書在中」と記載する

封筒表面の左下に、赤字で「履歴書在中」と記載しましょう。これが書いてあると、企業に届いた際に重要な書類と判断され、丁寧かつ迅速に取り扱ってもらえる可能性が高まります。
「履歴書在中」の文字は、書いたら線で四角く囲みましょう。フリーハンドだと大雑把な印象を与えてしまうので、定規の使用をおすすめします。または、文具店で取り扱っているスタンプを使っても良いでしょう。
「履歴書在中」の文字は、宛名の近くに記載しないようにしてください。宛名部分に記載できる項目は「内国郵便約款」によって決められています。「至急」「親展」などは宛名記載部分に含んでも良いですが、「履歴書在中」はすぐ近くには書けないので気をつけましょう。
 
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履歴書を送るときは送付状を付けよう

履歴書を送る場合は、送付状を同封するのが一般的です。送付状は、物を送る際に添付するあいさつ状で、添え状とも呼ばれることもあります。
以下、送付状に記載すべき項目をまとめました。

日付

投函する日付を右上に記載します。

宛名

左上に、送り先の企業名と部署名、担当者の名前を書きます。

署名

日付の下に、自分の住所や氏名、連絡先を記載しましょう。

件名

履歴書を送付する場合、件名は「応募書類の送付につきまして」とするのが良いでしょう。

頭語と結語

初めに「拝啓」、終わりに「敬具」と書きます。

本文

簡単な挨拶文と、用件を記載します。

送付書類

「記」と記載したあとに、同封した書類の種類と部数を書きます。最後に「以上」として完成です。
 

送付状の例

 
                                     令和◯年◯月◯日
 
◯◯株式会社
◯◯部
◯◯様
                                    〒◯◯◯ー◯◯◯◯                                 東京都渋谷区◯◯町◯番地                                         山田太郎                             電話番号:◯◯ー◯◯◯ー◯◯◯◯               
                 
               応募書類の送付につきまして
 
 
拝啓 貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、下記の書類を送付いたします。
ぜひ面接の機会を頂けますと幸いに存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
 
                                          敬具
                    
                      記
 
履歴書 1部
エントリーシート 1部
                              
                                          以上
 
 
ぜひ作成する際の参考にしてみてください。
 
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送付前のチェックポイント

履歴書をはじめとした応募書類がすべてそろったら、封を閉じる前に最終確認をしましょう。以下のチェックポイントを参考にしてください。

・空欄になっている項目はないか
・誤字、脱字はないか
・ふりがなのふり忘れはないか
・証明写真は真っ直ぐに貼られているか
・印鑑は押し忘れていないか(履歴書に押印欄がある場合)
・住所は都道府県から省略せずに正確に書かれているか(建物名や号室まで記載する)
・学歴の年月は間違っていないか
・学校名や企業名は省略せずに正式名称で書かれているか
・送付状を同封したか

上記のチェックポイントを確認し、問題がなければコピーをとってから封をしましょう。履歴書の内容は、面接でも質問される場合がほとんど。内容に一貫性を持たせるためにも、面接前に読み返しておくと安心です。
もし誤字脱字があった場合は、面倒でも新しい履歴書に書き直しましょう。修正テープで直すと手抜きしている印象を与え、志望度が低いと思われてしまう恐れがあります。履歴書の作成は手間がかかるので、ゆとりを持って取り掛かりましょう。
 

封筒に書類を入れるときの3つのポイント

書類を封筒に入れる際は、下記のポイントを意識しましょう。

1.書類を順番に重ねる

書類は、送付状が一番上に来るようにします。その下に履歴書を、さらにその下にそのほかの書類を重ねましょう。送付状は担当者への挨拶が含まれているため、先頭に置く必要があります。

2.クリアファイルに挟む

書類を順番に重ねたら、クリアファイルに挟んで封筒に入れましょう。書類が雨に濡れるのを防止できることに加えて、採用担当者が書類を管理しやすくなるといったメリットもあります。

3.封字を書く

封筒に糊付けしたら、封字を書きます。封字は、確実に封をしたサインです。「〆」の字は、カタカナの「メ」や「バツ」と間違いやすいので注意しましょう。
 
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履歴書を送付する際の4つの注意点

履歴書を送付するときは、下記の4つの点に注意しましょう。

1.期限に余裕を持って送付する

履歴書は期日に余裕を持って準備し、普通郵便で送ります。もし期日ぎりぎりになってしまった場合は、速達を利用しても良いでしょう。

2.書留は使用しない

きちんと応募先企業に届いているか把握するために書留を使う方もいますが、これはおすすめできません。書留は受け取った際に受領印を押す必要がある郵便物。採用担当者の負担になるので、避けるのが無難です。
いつ応募先企業に届いたのかどうしても知りたいという人は、書留ではなく特定記録郵便を使って送付してください。特定記録郵便は受取人が受領印を押す必要がないうえ、差出人はインターネット上で配達状況を確認できます。配達完了メール通知サービスも受けられるので、気になる方は特定記録郵便を使うと良いでしょう。

3.普通切手を使用する

ビジネスシーンでは、普通切手を使用するのが一般的です。キャラクターものや慶事用、弔事用などの切手を使用するのは避けましょう。

4.過不足のない料金で送付する

切手は過不足のない金額を貼りましょう。窓口で重さを測ってもらうと確実です。
 
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履歴書を送付したらメールで報告する?

応募先の企業から指示がない場合、メールの報告は必要ないでしょう。しかし、メールを送信しておくことで、丁寧な印象を与えられたり、郵送時にトラブルが合った場合は早期解決に繋がりやすかったりするといったメリットもあります。

◯郵送報告メールの例文
郵送報告メールを送信する場合は、下記の例文を参考にしてみてください。

件名:履歴書送付の件/氏名

株式会社◯◯
人事部
◯◯様

お世話になります。
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。

この度は、採用選考の機会をいただき誠にありがとうございます。
本日◯月◯日付で、履歴書を郵送いたしました。
何卒よろしくお願い申し上げます。

もしメールを出す場合は、履歴書を送付した当日中に送るようにしましょう。
 

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