履歴書の送付方法を解説!郵送・メールそれぞれの注意点や例文を紹介

このページのまとめ

  • 封筒のサイズは、履歴書を2つ折りで送付できる角形A4号または角形2号がおすすめ
  • 履歴書を入れる封筒の色は、ほかの郵便物と区別がつきやすい白色で送付しよう
  • 履歴書を入れた封筒の表面左下に赤字で「履歴書在中」と記載し、送付する
  • 履歴書を送付するときは、送付状を同封しよう
  • メールで送付する場合は、PDF化してパスワードの設定をしよう

履歴書を送付する際に、「封筒の種類が分からない」「書き方にルールはある?」と悩む就活生は多いでしょう。内定に近づくためには、郵送・メールともに送付時のマナーを守る必要があります。
本コラムを読めば、封筒の選び方や書き方、送付状の具体例を学ぶことが可能です。就活生がやってしまいがちな3つの失敗事例とともに、その後の対処方法を解説。履歴書送付で、担当者に良い印象を与えましょう。

 

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履歴書を送付する封筒の選び方

封筒は、履歴書を二つ折りにした状態で、それ以上折り目を付けずに封入できるサイズを選びましょう。一般的な履歴書の用紙はB4またはA3サイズなので、角形A4号、または角形2号の封筒がおすすめです。セットで付いている縦長の封筒は履歴書を小さく折りたたまないと封入できないため、就職活動には適しません。
封筒の色は白色が最適です。茶封筒は事務用品として使われることが多く、企業に届いた際にダイレクトメールやほかの書類と混ざってしまう恐れがあります。また、白色の封筒は茶封筒に比べてきちんとした印象を与えられることもメリットです。履歴書は白い封筒に入れて送りましょう。

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履歴書を送付する封筒の書き方の3つのポイント

封筒に記入するときは、「住所や社名を省略しないこと」「敬称に注意すること」「履歴書在中と記載すること」を念頭においてください。
また、「履歴書在中」の部分を除き、記入には油性の黒サインペンを使用すると良いでしょう。油性であれば雨や湿気でも文字が滲みません。

1.住所や社名は省略しない

住所は都道府県から正確に記入しましょう。
また、社名も「(株)」や「(有)」などと省略せず、「株式会社」や「有限会社」のように正式名称で書きます。

2.「御中」と「様」の違いに注意する

「御中」は組織の中の誰かに、「様」は特定の個人に対して使用する敬称です。したがって、宛先を書く場合は、「◯◯株式会社 人事部御中」や「◯◯株式会社 人事部◯◯様」のような使い方をします。
「人事部御中 ◯◯様」のように「御中」と「様」を併用することはできないので注意しましょう。

 3.赤字で「履歴書在中」と記載する

封筒表面の左下に、赤字で「履歴書在中」と記載しましょう。これが書いてあると、企業に届いた際に重要な書類と判断され、丁寧かつ迅速に取り扱ってもらえる可能性が高まります。
「履歴書在中」の文字は、書いたら線で四角く囲みましょう。フリーハンドだと大雑把な印象を与えてしまうので、定規の使用をおすすめします。または、文具店で取り扱っているスタンプを使っても良いでしょう。
「履歴書在中」の文字は、宛名の近くに記載しないようにしてください。宛名部分に記載できる項目は「内国郵便約款」によって決められています。「至急」「親展」などは宛名記載部分に含んでも良いですが、「履歴書在中」はすぐ近くには書けないので気をつけましょう。
ちなみに、送付する書類が複数の場合、「応募書類在中」というフレーズを使ってください。「履歴書とエントリーシート」や「履歴書と自己紹介書」など、どのような組み合わせでも使用できます。 

 

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履歴書を送るときは送付状を付けよう

履歴書を送る場合は、送付状を同封して送るのが一般的です。送付状は、物を送る際に添付するあいさつ状で、添え状とも呼ばれることもあります。

履歴書の送付状に記載する7つの項目

以下、送付状に記載すべき項目をまとめました。

1.日付

投函する日付を右上に記載します。

2.宛名

左上に、送り先の企業名と部署名、担当者の名前を書きます。

3.署名

日付の下に、自分の住所や氏名、連絡先を記載しましょう。

4.件名

履歴書を送付する場合、件名は「応募書類の送付につきまして」とするのが良いでしょう。

5.頭語と結語

初めに「拝啓」、終わりに「敬具」と書きます。

6.本文

簡単な挨拶文と、用件を記載します。

7.送付書類

「記」と記載したあとに、同封した書類の種類と部数を書きます。最後に「以上」として完成です。

 送付状の例文

 
                                     令和◯年◯月◯日
 
◯◯株式会社
◯◯部
◯◯様
                                    〒◯◯◯-◯◯◯◯                                 東京都渋谷区◯◯町◯番地                                         山田太郎                         電話番号:◯◯-◯◯◯-◯◯◯◯               
                 
               応募書類の送付につきまして
 
 
拝啓 貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、下記の書類を送付いたします。
ぜひ面接の機会を頂けますと幸いに存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
 
                                          敬具
                    
                      記
 
履歴書 1部
エントリーシート 1部
                              
                                          以上
 
 
ぜひ作成する際の参考にしてみてください。

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履歴書送付前のチェックポイント

履歴書をはじめとした応募書類がすべてそろったら、封を閉じる前に最終確認をしましょう。以下のチェックポイントを参考にしてください。

・空欄になっている項目はないか
・誤字、脱字はないか
・ふりがなのふり忘れはないか
・証明写真は真っ直ぐに貼られているか
・印鑑は押し忘れていないか(履歴書に押印欄がある場合)
・住所は都道府県から省略せずに正確に書かれているか(建物名や号室まで記載する)
・学歴の年月は間違っていないか
・学校名や企業名は省略せずに正式名称で書かれているか
・送付状を同封したか

上記のチェックポイントを確認し、問題がなければコピーをとってから封をしましょう。
履歴書の内容は、面接でも質問される場合がほとんど。内容に一貫性を持たせるためにも、面接前に読み返しておくと安心です。

もし誤字脱字があった場合は、面倒でも新しい履歴書に書き直しましょう。修正テープで直すと手抜きしている印象を与え、志望度が低いと思われてしまう恐れがあります。
履歴書の作成は手間がかかるので、ゆとりを持って取り掛かりましょう。

 

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封筒に送付する履歴書を入れるときの3つのポイント

履歴書などの応募書類を封筒に入れる際は、下記のポイントを意識しましょう。

1.書類を順番に重ねる

書類は、送付状が一番上にくるようにします。その下に履歴書を、さらにその下にそのほかの書類を重ねましょう。
送付状は担当者への挨拶が含まれているため、先頭に置く必要があります。

2.クリアファイルに挟む

書類を順番に重ねたら、クリアファイルに挟んだうえで封筒に入れましょう。
書類が雨に濡れるのを防止できることに加えて、採用担当者が書類を管理しやすくなるといったメリットもあります。

3.封字を書く

封筒に糊付けしたら、封字を書きます。
封字は、確実に封をしたサインです。「〆」の字は、カタカナの「メ」や「バツ」と間違いやすいので注意しましょう。

 

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 履歴書を送付する際の4つの注意点

履歴書を送付するときは、下記の4つの点に注意しましょう。

1.期限に余裕を持って送付する

履歴書は期日に余裕を持って準備し、普通郵便で送ります。締切のギリギリに送付するのはできるかぎり避けてください。
もし期日の直前になってしまった場合は、速達を利用しても良いでしょう。

2.書留は使用しない

きちんと応募先企業に届いているか把握するために書留を使う方もいますが、これはおすすめできません。書留は受け取った際に受領印を押す必要がある郵便物。採用担当者の負担になるので、避けるのが無難です。
いつ応募先企業に届いたのかどうしても知りたいという人は、書留ではなく特定記録郵便を使って送付してください。
特定記録郵便は受取人が受領印を押す必要がないうえ、差出人はインターネット上で配達状況を確認できます。配達完了メール通知サービスも受けられるので、気になる方は特定記録郵便を使うと良いでしょう。

3.普通切手を使用する

ビジネスシーンでは、普通切手を使用するのが一般的です。キャラクターものや慶事用、弔事用などの切手を使用するのは避けましょう。

4.過不足のない料金で送付する

切手は過不足のない金額を貼りましょう。窓口で重さを測ってもらうと確実です。
どうしても窓口に行く時間がない場合は、封筒の大きさと重さから料金を割り出しましょう。
一般的に、履歴書送付に使われるのは角形A4号と角形2号で、どちらも定形外郵便物(規格内)に当てはまります。封筒とクリアファイル、添え状に応募書類2~3枚であれば、重量は100グラム以内。郵送料金は「140円」です。応募書類が5枚以上の場合は、重量150グラム以内の「210円」となります。
あくまでも目安となりますが、緊急時には参考にしてみてください。

 

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履歴書を送付したらメールで報告する?

応募先の企業から指示がない場合、メールの報告は必要ないでしょう。しかし、メールを送信しておくことで、丁寧な印象を与えられたり、郵送時にトラブルが合った場合は早期解決に繋がりやすかったりするといったメリットもあります。

郵送報告メールの例文

郵送報告メールを送信する場合は、下記の例文を参考にしてみてください。

件名:履歴書送付の件/氏名

株式会社◯◯
人事部
◯◯様

お世話になります。
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。

この度は、採用選考の機会をいただきまして誠にありがとうございます。
本日◯月◯日付で、履歴書を郵送いたしました。
何卒よろしくお願い申し上げます。

もしメールを出す場合は、履歴書を送付した当日中に送信するようにしましょう。

 

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履歴書送付でやりがちな3つのミス

応募先企業に好印象を持ってもらうため、履歴書送付のミスは避けたいところです。就活生がやりがちな3つのミスと対処法を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

1.切手の料金が足りなかった

切手の料金が足りなかった場合には、以下のいずれかの方法で対処されます。

・送り主に返送される(受け取り拒否含め)
・受取人(応募先企業)が不足料金を支払う

応募先企業に多大なる迷惑をかけてしまいますし、ネガティブな印象を抱かれてしまうでしょう。
もしも、相手元に到達する前にミスに気づけたら、郵便局で「取り戻し請求」を行ってください。管轄外に出る前であれば、あらためて正しい金額分の切手を貼り、素早く再投函できる可能性があります。
すでに相手元に到達したと思われる場合は、応募先企業に連絡し、事情を話して謝罪しましょう。

2.送付が締め切りの直前になってしまった

履歴書の送付がギリギリになってしまった場合は、速達を利用します。窓口に持ち込み、到着の日付を確認したうえで手続きしてください。
締め切り日の設定には、「必着」と「消印有効」の2種類があります。「必着」の場合は、書類がその日までに、相手の元に到達している必要があるので、より一層注意しましょう。
速達を利用しても間に合わない場合、まずは応募先企業の人事担当者に連絡します。正直に事情を話し、お詫びを伝えてください。そのうえで、選択可能な手段について相談しましょう。
その後の対応は企業によってさまざまですが、「連絡もないまま遅れる」よりも、事前に連絡した方がはるかに好印象です。

3.メール便で送ってしまった

履歴書は郵便法で「信書」に分類されるため、メール便では送れません。送ってしまった場合は、応募先企業の判断に委ねることになります。「些細なミス」として問題視しない企業もあれば、「非常識な応募者」としてマイナス評価につながってしまうケースも。どちらの場合も、次からはミスしないよう注意しましょう。

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メールで履歴書送付するときの4つのポイント

履歴書をメールで送るように指示された場合は、できるだけ素早く、マナーに則って送付しましょう。注意したいポイントは以下の4つです。

1.分かりやすい件名にする

履歴書を送付する際には、メールの見落としを防ぐために「履歴書ご送付の件/氏名」と、シンプルで分かりやすい件名にしてください。
件名を「おつかれさまです」「ご確認ください」などにした場合、内容が分からず、受信ボックスで埋もれてしまう可能性があります。

2.メール本文に必要な5つの基本情報を入れる

メール本文には、以下の5つの情報を忘れずに記載します。

・宛先(株式会社◯◯ 人事部 ▲▲様など)
・氏名
・要件
・結びの言葉
・署名(名前・住所・メールアドレス・電話番号)

不足があると、ビジネスマナーを疑われてしまう恐れがあるので、間違いなく記載しましょう。

3.履歴書の文書をPDF化する

エクセルやワードを使って履歴書を作成した場合、PDF化して送付しましょう。
PDF化によって、「オフィスバージョンが違っていても対応可能」「第三者による変更が不可能」「印刷時にレイアウトが崩れない」などのメリットがあります。

4.パスワードを設定する

個人情報が記載された履歴書の扱いは慎重に、パスワードを設定した上で送付しましょう。
また、パスワードは同一メール内で送らず、別のメールで送信します。万が一、別のアドレスに送付してしまった場合の、情報漏洩対策につながるでしょう。

 

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